كيفية أتمتة عملك

يمكن أن يكون أتمتة سير العمل عاملاً مفيدًا للغاية في تنمية أعمالك. قد لا نتمكن من استبدال العمال البشريين، ولكن يمكننا دائمًا تعزيز الكفاءة من خلال إدخال الأتمتة.

هناك العديد من المهام التي يمكنك أتمتتها في أي عمل والعديد من الطرق للقيام بذلك. حتى أن العديد من البرامج الخاصة بالصناعات تتضمن الآن ميزات أتمتة خاصة بها، ولكن هناك أيضًا برامج تعمل عبر الصناعات والمنصات.

أيهما تختار، فالأمر متروك لك، حيث يعتمد ذلك على عملك وما تحاول تحقيقه. يمنحك هذا المنشور نظرة عامة على الموضوع ويلقي الضوء على بعض الأفكار التي يمكن أن تأخذ عملك إلى المستوى التالي.

الكمبيوتر هو جهاز آلي

نعم. مع أن معظم الناس يعتبرون الحاسوب جهازًا رائعًا يُمكّنهم من تصفح الإنترنت والتفاعل على مواقع التواصل الاجتماعي، إلا أن قليلين منهم يدركون أنه جهاز مصمم لأداء العمل.

تطبيقات الكمبيوتر عبارة عن تعليمات تستمر في القيام بنفس الأشياء مرارًا وتكرارًا مع التحقق من الظروف المتغيرة. تعمل هذه التطبيقات في العالم الخارجي من خلال محاكاة السلوك البشري مثل الحسابات والرسم، لكنها تفعل ذلك بشكل أسرع كثيرًا.

الفكرة هنا هي أنه بمجرد أن ترى كل جهاز كمبيوتر، أو هاتف ذكي، أو خادم ويب كجهاز لمراقبة المهام وإتمامها، يمكنك حينها الاستفادة بشكل أفضل من قوتها لتعزيز إنتاجيتك.

سير العمل مقابل أتمتة العمليات

هناك فرق بسيط يجب أن تعرفه، وهو الفرق بين أتمتة سير العمل وأتمتة العمليات التجارية.

يشير سير العمل إلى الخطوات التي يجب أن تمر بها المهمة حتى تكتمل. وقد يعني هذا الانتقال من عامل إلى آخر، ثم فحصها من قبل أحد أعضاء الفريق، ثم التوقيع عليها من قبل المشرف. وهكذا. غالبًا ما تكون سير العمل بسيطة وتتضمن التفاعل بين الأشخاص والمستندات.

من ناحية أخرى، تتضمن عملية الأعمال مهام أكثر تعقيدًا وترابطًا. ويمكن أيضًا اعتبارها سير عمل للعديد من سير العمل. تنسيق المهام المترابطة المختلفة التي تعمل معًا لضمان نجاح العمل ككل.

فيما يلي مقارنة جدولية قصيرة بين المصطلحين. يرجى ملاحظة أن هذه التدوينة تركز على أتمتة سير العمل.

أتمتة سير العمل	أتمتة العمليات التجارية
يدير مهمة واحدة أو أكثر لإنجاز مهمة ما	يدير سير عمل واحد أو أكثر لإنجاز المهام
يركز على كفاءة العمل	يركز على تنسيق النظام الشامل
يمكن أن تنطوي على تفاعلات بشرية وآليّة	يتضمن مفاهيم تنظيمية أكثر تجريدية
أقل تعقيدًا وأسرع في التنفيذ	أكثر تعقيدًا وقابلية للتطوير
الأفضل لتنظيم الأشخاص والمستندات	الأفضل لإدارة الأنظمة والمبادرات والأشخاص

مزايا أتمتة سير العمل

كما يمكنك أن تتخيل، هناك العديد من المزايا التي يمكن الحصول عليها من أتمتة سير العمل. وعلى الرغم من أنها ستعتمد في النهاية على عملك المحدد والمهام التي تقوم بها، فإليك قائمة بالمزايا العالمية التي يمكنك توقعها.

• توفير الوقت – هذا أمر واضح. فبمجرد أتمتة كل تلك المهام الروتينية والمتكررة التي تكلف الموظف العادي أكثر من 30 يومًا في العام، ستوفر الوقت. وثانيًا، يمكنك بعد ذلك استثمار هذا الوقت الموفر في مساعٍ أكثر إنتاجية لتعزيز العمل.
  
  
• لشفافية والولاء يتطلب تحليل سير العمل وأتمتته بدقة مستوىً من الانضباط. وهذا بدوره يُنظّم طريقة تعامل شركتك مع مهامها، مما يُسهّل عليك معرفة سرعة تقدم المشروع وتقدير التكاليف.
  
  
• تعزيز الكفاءة والنمو – إن أتمتة أجزاء من عملك تعمل على تحسين كفاءتك الإجمالية لأنك تستطيع إنجاز المزيد من العمل مع تدخل بشري أقل. وسوف تترجم هذه الزيادة إلى إنتاجية أعلى، وهو ما يترجم بدوره إلى نمو الأعمال وزيادة الأرباح.
  
  
• تكاليف أقل – إن استخدام عدد أقل من العمالة البشرية يعني أيضًا انخفاض الأجور، وهو ما يعني انخفاض تكاليف التشغيل. وتتجلى هذه الميزة بشكل خاص في الشركات الأكبر حجمًا، حيث يمكن أن تبلغ المدخرات التراكمية مبلغًا كبيرًا. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن الأتمتة تقلل عمومًا من تكاليف العمالة، وليس القضاء عليها.
  
  
• أخطاء أقل – هذه واحدة من أهم فوائد الأتمتة في بعض الصناعات. فالإنسان معرض للخطأ، لذا فإن أولئك الذين يتعين عليهم إدخال كميات لا حصر لها من البيانات سينتهي بهم الأمر إلى ارتكاب أخطاء من وقت لآخر. لا ترتكب الآلات مثل هذه الأخطاء. وحتى عندما تكون هناك مشكلة، فإن التصحيحات تكون أطول أمدًا.
  
  
• التوسعة – اختيار عمل تجاري قابل للتوسع وأتمتته قدر الإمكان هو السبب الرئيسي وراء قصص نجاح أغلب أصحاب الملايين على الإنترنت. بمجرد أن تقوم بهيكلة المهام المتكررة وأتمتتها بشكل صحيح، فإن كل ما تحتاجه لكسب المزيد من المال في عملك هو ببساطة زيادة حجم العمل.

عيوب أتمتة سير العمل

العيب الرئيسي لأتمتة سير عمل شركتك هو الاستثمار الأولي. مع أن هذا الاستثمار يختلف من شركة لأخرى، إلا أنه قد يشمل الوقت اللازم لتعلم عملية الأتمتة، والمال الذي أنفقته لشرائها، وأي تكاليف أخرى.

ومع ذلك، فإن النجاحات التي تحققها العديد من الشركات بفضل الأتمتة تظهر أن معظم الاستثمارات ستكون تستحق العناء.

المهام المثالية للأتمتة

لا تصلح كل المهام أو الأعمال للأتمتة. بعضها أسهل من غيرها. لذا، الأمر متروك لك للتحقق أولاً ومعرفة ما يمكن وما لا يمكن القيام به. ومع ذلك، في أغلب الأحيان، كل ما تحتاجه هو تبسيط سير عملك إلى مهام أكثر قابلية للإدارة وتبسيط أتمتتها.

مهما حدث، فقد تم أتمتة أنواع المهام التالية بطرق مختلفة من قبل شركات مختلفة. وهذا يعني أنك أيضًا يجب أن تجد النجاح في أتمتة مهام مماثلة.

• جمع البيانات – لقد تطورت أجهزة الكمبيوتر بشكل كبير في العقود الأخيرة لدرجة أنه يمكن أتمتة أغلب الأعمال التي تتضمن أرقامًا وحروفًا بسهولة. وينطبق هذا بشكل خاص على الأبجديات الرقمية، على الرغم من أن تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ليست بعيدة عنها. إذا كان بإمكانك رؤية وقراءة الحروف، فيمكن لجهاز الكمبيوتر الخاص بك أيضًا القيام بذلك باستخدام التطبيق الصحيح.
  
  
• مهام ذات حجم كبير – أجهزة الكمبيوتر سريعة ولا تتعب. عندما يكون هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به، فمن الأفضل غالبًا قضاء القليل من الوقت أولاً لأتمتة العمل وتوفير الوقت لاحقًا.
  
  
• يحتاج إلى مدخلات متعددة – عندما يتعين على المهام أن تنتقل من يد إلى يد أو من مكتب إلى مكتب، فإن عنق زجاجة واحد يمكن أن يعطل سير العمل بالكامل. ولكن أتمتة أكبر قدر ممكن من ذلك يقلل من الانقطاعات.
  
  
• مهام شاقة – بعض المهام مملة للغاية ولا تجلب سوى القليل من الرضا. لذا، إذا كان بإمكانك أتمتتها، فهذا رائع!

• المهام الحساسة للوقت – قد لا تكون أنت وأعضاء فريقك متواجدين دائمًا لتلبية جميع احتياجات عملك. وهذا يعني أنك قد تفوتك المواعيد النهائية للمهام التي تتطلب وقتًا. ومع ذلك، فإن أتمتة بعض أو معظم هذه المهام من شأنها أن تحل المشكلة.
  
  
• مهام متكررة – بعض المهام تتكرر بشكل غبي، وستجعلك تتساءل "هل يجب أن أستمر في القيام بهذا؟". الأتمتة هي أفضل إجابة في هذه الحالة.
  
  
• مهام لا مجال فيها للخطأ – على الرغم من أنها لا تزال عرضة للأخطاء، إلا أن أجهزة الكمبيوتر لا ترتكب أخطاء. لذا، فإن النظام الآلي الذي تم تكوينه بشكل صحيح مع اكتشاف الأخطاء سوف يتفوق دائمًا على الأنظمة اليدوية في مستويات الدقة.
  
  
• الموارد البشرية – من التوجيه إلى التحديثات وأخبار الشركة وتتبع الوقت وإجازات الموظفين وإدارة الإجازات المرضية والإجازات. إن أتمتة إدارة الموارد البشرية يمكن أن تعمل العجائب لأي عمل تجاري.
  
  
• المحاسبة - تجنب الأخطاء والصداع غير الضروري عن طريق أتمتة المحاسبة الخاصة بك.
  
  
• المبيعات والتسويق - هناك العديد من الشعبية منصات التسويق وإدارة علاقات العملاء التي توفر الأتمتة. وقد ثبت أن هذا يعزز الكفاءة والأرباح.
  
  
• إدارة المشاريع - عديدة منصات إدارة المشاريع كما يسمح لك أيضًا بالأتمتة وتوفير الوقت.

أنواع أدوات الأتمتة

هناك ثلاثة أنواع من أدوات أتمتة سير العمل التي ستجدها هناك: مبرمجة، ومنخفضة الكود، وبدون كود. وفيما يلي نظرة عن كثب على كل منها.

1. أدوات الأتمتة المشفرة - هذه هي الأدوات التي تتطلب منك كتابة التعليمات البرمجية للكمبيوتر لإنجاز المهام المطلوبة. ومن الأمثلة المثالية على ذلك Linux Shell.
   
   
2. أدوات أتمتة الكود المنخفض – تعمل الأدوات منخفضة التكلفة بشكل أساسي دون الحاجة إلى كتابة أكواد. ولكنك لا تزال بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة أكواد، لأنك غالبًا ما تحتاج إلى إجراء تغييرات أو إدخال بضعة أسطر من التعليمات البرمجية. ومنصة Salesforce هي مثال جيد على ذلك.
   
   
3. أدوات أتمتة بدون أكواد – يمكن لأي شخص تقريبًا استخدام هذه الأدوات. لست بحاجة إلى معرفة لغة برمجة لتشغيلها. بل إن العديد منها يأتي بواجهات مستخدم جميلة ومدروسة جيدًا لتحقيق الكفاءة.

أفضل برامج وأساليب الأتمتة

هناك العديد من الطرق والأدوات لأتمتة أعمالك. تعمل هذه الطرق والأدوات بشكل مختلف، وتتطلب متطلبات أساسية متنوعة، والقائمة لا تنتهي تقريبًا. ومع ذلك، إليك أفضل الأسماء المتاحة التي يجب أن تكون على دراية بها.

• ورقة ذكية – الاسم يوضح كل شيء. تطبيق بدون أكواد يشبه جدول البيانات ويوفر أنواعًا مختلفة من حقول الإدخال. كما يتيح للفرق العمل بشكل أسرع من خلال الأتمتة.
  
  
• كرون – جدولة المهام في Linux & *nix. تتيح لك إعداد المهام لتنفيذها على فترات زمنية محددة من دقائق إلى أشهر، وحتى سنويًا. يمكن أن تكون المهمة هنا أي كود كمبيوتر قابل للتنفيذ.
  
  
• برمجة شل – ستحتاج إلى معرفة برمجة الكمبيوتر لتتمكن من كتابة نصوص سطر الأوامر على Linux Shell أو أي نظام تشغيل من اختيارك. ولكن بمجرد أن تتمكن من ذلك، فلن يكون هناك الكثير مما لا يمكنك أتمتته، حيث إن معظم خوادم الويب بها Shell.
  
  
• تكامل تقدم حلولاً لأتمتة سير العمل للشركات بمختلف أحجامها. إنها منصة منخفضة التكلفة تتضمن تطبيقات جاهزة، ونماذج، وبريدًا إلكترونيًا، وميزات جوال، وتكاملات واجهات برمجة تطبيقات، وواجهة مستخدم سهلة الاستخدام.
  
  
• Zapier منصة أتمتة شهيرة بدون برمجة. تساعد Zapier الشركات على أتمتة كل شيء، من التسويق إلى إدارة الطلبات وعلاقات العملاء. تربطك بأكثر من 3,000 تطبيق SaaS.
  
  
• IFTTT – إنه مشابه لبرنامج Zapier، ولكنه يركز بشكل أكبر على الاستخدام الشخصي واستخدام الشركات الصغيرة. IFTTT تعني If This Then That، وهي عبارة عن منصة تطوير بدون أكواد.
  
  
• Nintex أداة لإدارة سير العمل بتكلفة منخفضة. تتميز بإدارة العمليات وأتمتتها للعديد من القطاعات، من البنوك إلى التمويل والطاقة والتصنيع والحكومة، وغيرها. يبدأ سعرها من 955 دولارًا أمريكيًا شهريًا لعدد غير محدود من المستخدمين.
  
  
• Hubspot – منصة إدارة علاقات العملاء (CRM) الرائعة والمليئة بالميزات. تقدم العديد من ميزات الأتمتة لجميع أنواع الشركات.
  
  
• فلوكزو – منصة لإدارة سير العمل وعمليات الأعمال منخفضة التكلفة ومبنية على السحابة. مثالية للشركات ذات العمليات المعقدة.
  
  
• تدفق الجاذبية - هذا هو مكون إضافي لإدارة سير العمل والأتمتة لمواقع WordPress.
  
  
• Python – هذه هي لغة برمجة بايثون. لغة كمبيوتر حديثة ومتعددة الاستخدامات ومتاحة على جميع المنصات تقريبًا. من السهل قراءتها وكتابتها وتتيح لك القيام بالعديد من الأشياء المذهلة بمكتبتها الضخمة.

الخاتمة

مع اقترابنا من نهاية منشور سير العمل وأتمتة المهام، فقد شاهدت العديد من الخيارات المتميزة المتاحة وما تقدمه.

كل منا لديه احتياجات مختلفة ومستويات مختلفة من المهارات. لذا، لا يوجد خيار واحد هو الأفضل هنا. بل الأمر متروك لك للعثور على الخيار الأفضل.