تعزيز الإنتاجية: تطبيق مبدأ 80/20 في عملك

الحياة ليست متوازنة، فبعض الأشياء أكثر أهمية من غيرها. وإذا طبقنا هذا على الأعمال التجارية، فهذا يعني أن أقلية من جهودك تجلب لك أغلب عائداتك.

اكتشف فيلفريدو باريتو منذ أكثر من 100 عام أن عددًا قليلًا نسبيًا من الناس يمتلكون غالبية الثروة، وكانت تلك بداية مبدأ باريتو، المعروف أيضًا باسم مبدأ 80/20.

مبدأ باريتو عالمي، فهو ينطبق على كل شيء ويؤثر على إنتاجية الأعمال وأرباحها، وكذلك على الأسواق والعملاء. يوضح لك هذا المنشور كيفية تطبيقه في عملك.

فهم مبدأ باريتو أو مبدأ 80/20

إذا كنت مثل أغلب الناس، فسوف تخصص قدرًا متساويًا من وقتك وجهدك للمهام المختلفة التي تحتاج إلى تنفيذها للحفاظ على استمرار عملك. يخبرك مبدأ باريتو ببساطة أن مثل هذا النهج خاطئ لأن معظم المهام التي تقضي وقتًا فيها لا تساهم إلا قليلاً في صافي أرباحك.

إن السر في إطلاق العنان لمبدأ 80/20 في عملك من خلال تعزيز الإنتاجية هو فهم قانون التوزيع غير المتكافئ - هناك عدد قليل من العوامل الحيوية والعديد من العوامل التافهة التي تلعب دورًا في أي موقف.

من خلال إدراك هذا القانون والبحث عن هذه العوامل في عملك، ستكتشف بالتأكيد أنماطًا فريدة تحمل مفتاح زيادة إنتاجيتك. كل ما تحتاج إلى معرفته هو ما أو أين تركز أنشطتك وسيقوم مبدأ بذل أقل جهد ممكن بالباقي نيابة عنك.

اختلافات المبدأ

إن مبدأ 80/20 أو مبدأ باريتو ليس دالة رياضية ثابتة، بل هو قاعدة عامة للظواهر والأحداث الطبيعية، وهو ما يفسر العبارة القليل الحيوي والكثير التافه. 

وبعبارات أبسط، فإن القلة الحيوية هي الأقلية التي لها أهمية في كل الأحوال، في حين أن الكثيرين التافهين هم الأغلبية التي لا تهم. بعبارة أخرى، لا يتعين على مبدأ 80/20 أن يكون دائمًا علاقات بنسبة 20% و80%. فقد يكون أيضًا 10% و90%، أو 30% و70%، أو علاقات غير متوازنة أخرى تصل إلى 0.3% و99%.

ستجد هذه العلاقة الطبيعية في كل مكان بدءًا من الأعمال والرياضة والاقتصاد ووسائل التواصل الاجتماعي وحل المشكلات وهندسة البرمجيات والمبيعات. 

بعض الأمثلة من الحياة الواقعية

قد تتسبب أقلية من الأخطاء في أغلب الأعطال التي تصيب أحد برامج الكمبيوتر. وقد يشغل عدد قليل من العملاء أغلب وقت خدمة العملاء لديك. وقد يستخدم أغلب المستخدمين أقل من 40% فقط من ميزات تطبيقك أو قد تأتي 70% من مبيعاتك من 31% من عملائك.

إن حقيقة 80/20 عالمية – متعددة الاستخدامات وفي كل مكان. وفيما يلي قائمة بوقائع قانون باريتو الشائعة في مختلف الصناعات.

• في مجال التمويل، غالبًا ما يمتلك أغنى 20% من السكان حوالي 80% من الثروة.
• ستنتج أقلية من منتجات الشركة 80% من مبيعاتها.
• في التداول، تكون الأسواق داخل نطاق محدد معظم الوقت ولا تشهد تحركات حادة إلا في أقلية من الأوقات.
• تقوم وحدة المعالجة المركزية بتنفيذ حوالي 20% فقط من كود تطبيق البرنامج في 80% من الوقت.
• حوالي 80% من شكاوى خدمة العملاء تنشأ من عدة أسباب.
• 20% من المجرمين يرتكبون أغلب الجرائم.
• معظم التلوث ناتج عن عدد قليل من المصانع.
• حوالي 80% من جودة النوم تحدث خلال ما يقرب من 20% من النوم.
• يعتبر عدد قليل من موظفيك مسؤولين عن معظم المبيعات في الشركة.
• 20% من الآفات يمكن أن تسبب غالبية الأضرار التي تلحق بالمحاصيل.
• حوالي 20% من محفظة استثماراتك سوف تنتج أغلبية أرباحك.
• تحدث معظم تجاوزات الميزانية بسبب بعض النفقات.
• معظم الأرباح في أي صناعة تحصل عليها عدد قليل من الشركات.
• إن جزءًا صغيرًا من المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي يولد معظم المشاركات والإعجابات.
• يتم تزويد أغلب الأسواق من قبل عدد قليل من الموردين.
• يتفاعل حوالي 80% من المستخدمين مع 20% من واجهة المستخدم الخاصة بالتطبيق.
• يعتبر جزء صغير من السجادة هو الجزء الأكثر عرضة للتآكل والتلف.
• قليل من أفكارك ستؤدي إلى أفكار ناجحة.
• حوالي 20% من المدن لديها 80% من السكان.
• تستهلك نسبة صغيرة من شاربي الكحول معظم الكحول.
• أنت تستخدم فقط حوالي 20% من معرفتك في 80% من الوقت.

فوائد تبني مبدأ 80/20

إن تبني مبدأ 80/20 أو باريتو وطرق تطبيقه يمكن أن يحقق فوائد عديدة لشركتك، وهنا بعض منها.

1. زيادة الكفاءة: يمكن أن يساعدك مبدأ 80/20 على تحقيق المزيد بمجهود أقل لأنه يعلمك التركيز على ما هو مهم، وبالتالي تعظيم كفاءتك.
2. ربحية أعلى:إن معرفة الأنشطة أو العملاء الذين يجب التركيز عليهم سيعزز ربحيتك ويفتح عملك أمام آفاق جديدة للنمو.
3. إدارة أفضل للوقت:إن الانخراط بشكل أساسي في الأنشطة أو المجالات الحيوية للمشروع يساعدك وفريقك على إنجاز المزيد في وقت أقل وبالتالي يفتح المزيد من الوقت إما لعمل آخر أو للترفيه.
4. تحسين الموارد:إن تبني مبدأ 80/20 سيمكن عملك من تحسين الموارد من خلال التركيز بشكل أساسي على ما يهم. وهذا من شأنه أن يؤدي إلى خفض التكاليف، وخفض النفقات العامة، وتبسيط سير العمل، وغير ذلك الكثير.

مخططات ورسوم باريتو

المخططات أو الرسوم البيانية لباريتو هي أدوات بصرية يمكنها مساعدتك أو مساعدة فريقك على رؤية العلاقة بين الأسباب والنتائج في أي موقف. الميزة المهمة هنا هي النسبة المئوية التراكمية للأسباب. أنت تبحث عن العناصر القليلة التي تشكل مجتمعة حوالي 80% من الإجمالي حتى تعرف أين تركز جهودك.

فيما يلي نموذجان لمخطط باريتو:

الصورة 1. مخطط باريتو لفئات المنتجات

الشكل 2. مخطط باريتو لمجموعات العملاء

كما يمكنك أن ترى من الرسوم التوضيحية، فإن أحذية النساء والنعال والأحذية الرجالية تشكل ما يقرب من 80% من حجم المبيعات لهذه المؤسسة النظرية. ويحقق العملاء من النوعين (أ) و(ب) و(ج) على قدم المساواة أغلب الأرباح (78%)، في حين يتكبد العملاء من النوعين (ج) و(ح) خسائر، مما يكلف الشركة نحو 2% من الأرباح.

هذا هو الوضع المعتاد في أغلب تحليلات 80/20. والهدف الطبيعي هنا هو تعظيم الحملات التسويقية الحالية للشركة فيما يتعلق بأحذية النساء والنعال والأحذية الرجالية مع إجراء المزيد من الأبحاث على أحذية الأولاد وأحذية البنات وأحذية الأطفال من أجل ابتكار استراتيجية تسويقية محسنة.

وفي الوقت نفسه، ستخصص الشركة المزيد من الوقت لخدمة العملاء من الأنواع A وB وC، مع تقليل مستويات الخدمة للأنواع E وF والتفكير بجدية في إطلاق النوعين G وF.

نعم، يمكنك طرد أحد العملاء أو ببساطة زيادة رسومك بما يكفي لجعل هذه المجموعة من العملاء إما أن تجعل معاملاتك مربحة أو إرسالهم للبحث عن صفقة أرخص.

كيفية تغيير عملك بطريقة 80/20

يتطلب تغيير عملك بطريقة 80/20 إجراء تحليل 80/20 لأصول عملك للحصول على رؤى كافية لإجراء التغيير. أنت تريد أكبر قدر ممكن من البيانات التفصيلية، حتى تتمكن من إنشاء مخطط باريتو لكل مجموعة من مجموعات أصول عملك.

كل عمل تجاري فريد من نوعه وسوف يحتوي على أنواع مختلفة من الأصول التي تشكل أساسه. لذا، فيما يلي قائمة بأنواع الأصول الشائعة وكيفية الحصول على المعلومات التي تحتاجها منها لإحداث بعض التغييرات.

أصول الأعمال التي يجب تحسينها

• العمليات:العملية هي مجموعة دقيقة من الخطوات التي يجب اتباعها لخلق القيمة في أي عمل تجاري. قد تكون هذه الخطوات إجراء مكالمات هاتفية، أو إنشاء حملة إعلانية، أو تطوير منتج جديد، أو العصف الذهني، أو تصنيع المنتج، أو إلقاء محاضرة، أو تقديم عروض تقديمية، وغير ذلك الكثير. يجب عليك جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات من كل خطوة من خطوات العملية.
• عملاء:تركز بعض الشركات على العملاء، في حين لا تركز شركات أخرى على ذلك. لذا، إذا كانت شركتك تعتمد على العملاء الذين يدفعون مقابل خدماتها، فأنت بحاجة إلى جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات عن كل منهم.
• المنتجات:هنا، يمكنك التركيز على حجم المبيعات، والربحية، والميزات، والإيرادات المتكررة الشهرية، ومشاركة العملاء، وأي مقياس آخر يمكن أن يمنحك رؤى أعمق حول منتجاتك.
• الخدمات:يمكن للشركات العاملة في قطاع الخدمات الاستفادة من مبدأ 80/20 من خلال تقسيم عملائها إلى مجموعات سكانية مختلفة. أنت تتطلع إلى فصل عملائك ذوي القيمة العالية أو الأكثر قيمة عن الباقي لتخصيص خدماتك لهم. هذا أمر طبيعي فريميوم .
• الحملات:إن متابعة حملاتك التسويقية ونتائجها قد توفر لك أيضًا بيانات كافية لمساعدتك في الحصول على رؤى التحسين.
• التوقيت إذا كان بوسعك جمع البيانات حول كيفية استخدامك لوقتك في العمل، فيمكنك أيضًا تطبيق مبادئ 80/20 لتحسين إنتاجيتك. أحد الحلول هو استخدام أداة تتبع الوقت مثل Toggl.
• أدوات أخرى:في الواقع، يمكنك استخدام مبدأ 80/20 لتحسين أي شيء تقريبًا يمكنك جمع البيانات عنه، وهذا يشمل جميع أنواع أدوات الأعمال والتطبيقات.

إجراءات التحسين 80/20

الآن بعد أن أصبحت لديك البيانات اللازمة لأصول العمل التي ترغب في تحسينها، إليك الخطوات التالية التي يجب اتباعها.

1. تحديد القليل الحيوي:استخدم البيانات التي جمعتها لإنشاء جدول أو مخطط باريتو. ثم حدد المدخلات القليلة الحيوية التي تشكل حوالي 80% من الناتج.
2. ركز أنشطتك على القليل من الأمور الحيوية:حاول تعزيز أنشطتك التجارية من خلال القليل من المجالات الحيوية. سواء كانت حملات إعلانية أو تصميم أو إنشاء منتجات أو خدمات. حاول توسيع نطاق عملك في هذه المجالات الحيوية فقط.
3. إزالة أو تفويض العديد من الأمور التافهة:يمكنك اختيار تفويض المهام المرتبطة بالعديد من المهام التافهة أو التخلص من المهام الأكثر تافهة والتي لها أقل تأثير على عملك.
4. شطف وكرر:تذكر أن قانون 80/20 هو قانون عالمي. لذا، بعد تحديد أهم 20% من مدخلاتك، يمكنك تحديد أهم 20% من الـ 20% الأولية. بعبارة أخرى، أهم 4% أو نحو ذلك.

الصناعات المختلفة وتطبيقات باريتو

مبدأ باريتو أو 80/20 هو مبدأ عالمي. وهذا يعني أنه يمكنك تطبيقه بسهولة على أي نوع من أنواع الأعمال لتعزيز الإنتاجية والأرباح، بمجرد إتقانك لفن تحديد الخصائص الضرورية التي يجب التركيز عليها في هذه الصناعة. وفيما يلي ملخص سريع لهذا المبدأ.

• خدمات البيع بالتجزئة:تحديد المنتجات أو فئات المنتجات الأكثر مبيعًا. تقسيم العملاء وتحسين مساحة الرفوف.
• خدمة مبنية على:قم بتقسيم عملائك وتوفير المزيد من الخدمات لفئتك السكانية ذات القيمة العالية.
• تصنيع:قم بتبسيط عملياتك باستخدام تحليل وتحسين 80/20 لتنفيذ مفاهيم التصنيع المرن وتحسين سلسلة القيمة وتقليل التكاليف الإجمالية.
• تطوير حلول برمجية مبتكرة:حدد وطبق أهم الميزات التي يقدرها العملاء في التطبيق. يساعدك هذا على تلبية احتياجات غالبية المستخدمين. وبالمثل، ركز على حل الأخطاء الأكثر أهمية أولاً.
• التجارة الإلكترونية:تحسين تصميم موقع الويب ووضع المنتج والحملات للحصول على عروض ترويجية أكثر استهدافًا وتجربة عملاء أكثر تخصيصًا.
• إدارة المشاريع:حدد أولويات المهام الأكثر أهمية لبدء مشروعاتك. عالج الأنشطة الأكثر تأثيرًا لإكمال 20% من المهام التي تمثل 80% من قيمة المشروع بسرعة.
• قائم على الاشتراك:حدد المشتركين ذوي القيمة العالية الذين يولدون لك أكبر قدر من الإيرادات، ثم قم بتخصيص خدمات أفضل لهم، وبناء علاقات أفضل، وتحسين الاحتفاظ بالعملاء.
• اعلان و تسويق:تحديد وتركيز جهود المنظمة على المهام التسويقية والإعلانية الأكثر أهمية أولاً.
• أبحاثتتعلم نماذج الذكاء الاصطناعي الميزات المهمة وغير الأساسية في أي تطبيق من خلال ملايين التجارب والأخطاء. من ناحية أخرى، يُسهّل اتباع نهج 80/20 في أي مجال بحثي تحقيق إنجازات نوعية من خلال البحث الدقيق عن العوامل المهمة.
• الاستثمار:تعلم كيفية البحث عن أهم عوامل النجاح قبل الاستثمار في أي عمل تجاري. مبدأ النجمة by ريتشارد كوخ يجعل هذه العملية بسيطة.

الأسئلة الشائعة

فيما يلي الأسئلة الأكثر شيوعًا حول مبدأ 80/20 وتعزيز الإنتاجية.

الخاتمة

عند الانتهاء من هذا الدليل السريع حول إطلاق العنان لمبدأ باريتو أو 80/20 وكيف يمكن أن يمنح عملك دفعة الإنتاجية التي يحتاجها لتحقيق المزيد من الأرباح، يجب أن تفهم أننا بالكاد خدشنا سطح هذه الحقيقة العالمية.

لقراءة المزيد عن قانون باريتو وكيف يمكن أن يغير حياتك وأعمالك، فكر في الحصول على ريتشارد كوخ"الكلاسيكية الخالدة"مبدأ 80/20".
حتى أنه صاغ المصطلح مبدأ 80/20.