تبني كايزن: التميز من خلال الابتكار المستمر

كايزن كلمة يابانية تُترجم بشكل فضفاض إلى "التغيير الجيد" أو "التغيير للأفضل" باللغة الإنجليزية. إنها فلسفة للتحسين المستمر في السعي إلى التميز.

ماساكي ايماي قام بترويج فلسفة كايزن من خلال كتابه الصادر عام 1986 بعنوان "كايزن: مفتاح النجاح التنافسي الياباني". وهي تدعو إلى إجراء تغييرات تدريجية صغيرة بمرور الوقت، كطريقة أسهل لتحقيق تحسينات في الإنتاجية والكفاءة والجودة.

إن طريقة كايزن مفيدة في الهندسة والإنتاج والشركات القائمة على الخدمات وحتى التطوير الشخصي والعديد من مجالات الحياة الأخرى. يوضح لك هذا المنشور كيف يمكن لشركتك تحقيق التميز من خلال تبني مبادئ كايزن للابتكار المستمر.

كايزن مقابل الابتكار

في صميم فلسفة كايزن تكمن الحالة الإنسانية - فنحن كائنات عاطفية تتصرف غالبًا بشكل غير عقلاني. والسبب هو أن الدماغ البشري مُبرمج للدخول في المكافحة أو الهروب إن الدماغ البشري يستجيب للتغيرات التي تحدث عندما يشعر بمشاعر الخوف، مثل التغيير. ويتم التعامل مع هذه الآلية بواسطة اللوزة الدماغية وهي آلية مفيدة للبقاء على قيد الحياة. ولكن على الجانب السلبي، فإنها غالباً ما تجعل الابتكار صعباً على البشر.

يشير الابتكار هنا إلى التغيير الجذري في مجال الأعمال أو أي مجال آخر. وعادة ما يؤدي طلب الالتزام بتغيير كبير إلى إثارة استجابة الخوف أو القلق لدى البشر، وهو ما ينشط الجزء الأوسط من الدماغ ويجعل الشخص عاطفياً بشأن هذه القضية. وفي الواقع، تتجاوز هذه المشاعر القشرة المخية الحديثة التي تتولى التفكير العقلاني والمنطق اللازمين لمثل هذه الوظيفة.

من ناحية أخرى، يدعو كايزن إلى إجراء تغييرات صغيرة لا تشكل أهمية عاطفية. وهذا النهج يحافظ على الشخص في حالة ذهنية متزنة وعقلانية، ويجعل من السهل خلق تحسينات مستمرة في البيئات المهنية والشخصية. يعتقد كايزن أنه لا يمكن لأي عملية أن تكون مثالية، حيث سيكون هناك دائمًا مجال للتحسين. وهذا يضع الأساس لتحقيق التميز من خلال التعلم والنمو المستمر.

وعد بالتغيير الجيد

لقد أدت فلسفة كايزن إلى ولادة العديد من أنظمة الإدارة التي تستخدمها عدد لا يحصى من العلامات التجارية الناجحة والعالمية لتحقيق التميز في مجالاتها المختلفة.

من نظام الإنتاج الفوري لشركة تويوتا إلى التطبيقات في المستشفيات وتطوير البرمجيات والمطارات والمتاجر الكبرى والعديد من الصناعات الأخرى، فإن كايزن هو جوهر التفكير والإنتاج المرن الثقافة.

إن كايزن هو نهج إداري يهدف إلى تحقيق إنجازات عظيمة من خلال الانضباط والصبر. إن تحقيق أهدافك ببطء من خلال التحسين التدريجي للعمليات واستراتيجية طويلة الأجل يوفر نهجًا غير تكنولوجي وغالبًا ما يكون أقل تكلفة للابتكار.

وهذه هي الطريقة التي نجحت بها صناعة التصنيع اليابانية في تحقيق تحسينات كبيرة في جودة المنتجات وخفض التكاليف خلال الستينيات والسبعينيات من القرن العشرين، مما أدى إلى تأليف ماساكي إيماي كتابه الكلاسيكي.

مبادئ كايزن الرئيسية

تشكل مبادئ كايزن الأساس الذي تقوم عليه الحركة وتنوعاتها العديدة. وفيما يلي المبادئ الرئيسية التي تحتاج إلى معرفتها.

• التطوير الدائم:يؤكد Kaizen على السعي لتحقيق التميز من خلال إجراء تحسينات صغيرة ولكن مستمرة بمرور الوقت. لأنه على الرغم من أنه من المستحيل تحقيق الكمال في أي عملية، إلا أنه لا يزال من الممكن تحقيق مستوى عالٍ من التميز بعد العديد من التكرارات بحيث تبدأ نتيجة جهودك في الظهور. بحث مثالية. تتضمن هذه العملية مراجعات مستمرة وتعديلات وتوحيدًا.
• تغييرات صغيرة تدريجية:قد تؤدي التغييرات الكبيرة إلى مشاكل كبيرة، فكلما كان التغيير المطلوب أكبر، كلما كانت هناك حاجة إلى المزيد من القضايا العاطفية والتعقيدات ورأس المال والعمليات الجذرية لتنفيذه. من ناحية أخرى، لا يشكل التغيير الصغير مشكلة كبيرة عادةً. ولكن عندما تفعله مرارًا وتكرارًا، فإن سحر كايزن يحدث.
• تمكين الموظفين / جيمبا:يدرك كايزن أن أولئك الأقرب إلى المهمة أو العملية هم فقط من هم في أفضل وضع لتحديد مجالات التحسين. على سبيل المثال، فقط أولئك الذين يستخدمون أدوات البرمجيات الخاصة بالشركة هم من يمكنهم تقديم أفضل الملاحظات لإجراء التحسينات. وينطبق نفس الشيء على كل عضو في الفريق أو موظفي الشركة، حيث يتعين على الجميع المشاركة في حل المشكلات واتخاذ القرارات في الشركة.
• قرارات مستندة إلى البيانات:يدعو Kaizen إلى جمع وتحليل بيانات العملية الحقيقية للمساعدة في الوصول إلى قرارات التحسين.
• العملية ليست نتيجة:يُعلِّم كايزن المُشغل التركيز على العملية وليس على النتيجة. على سبيل المثال، إذا كانت النتيجة عبارة عن منتج مادي به عيوب، فهذا يعني أن عملية إنتاجه كانت معيبة بطريقة ما. وهذا يعني أيضًا أنه لا يمكنك تصحيح العيب إلا من خلال دراسة عملية الإنتاج وإجراء التغييرات اللازمة.
• التركيز على الجودة:يركز نظام كايزن أيضًا على تحسين جودة مخرجات المنظمة من خلال التركيز على العمليات التي تخلق تلك المخرجات وتحسينها.
• التقييس:من خلال توحيد معايير عملياتها، تعمل أي منظمة على تقليل التباين وتوفير الوقت والتكاليف، مع تعزيز الجودة الشاملة لمنتجاتها النهائية. تقدم Kaizen إطار عمل PDCA/SDCA للمساعدة في توحيد معايير عمليات الإنتاج في الشركة وتكرارها. اعتمادًا على الصناعة، قد يكون التوحيد بسيطًا مثل كتابة نموذج دليل التشغيل القياسي للعاملين في مجال الخدمة أو إنشاء نظام بمساعدة الأدوات يتضمن قياسات محددة لكل خطوة في العملية.
• القضاء على النفايات:يُعلِّمنا كايزن أن الهدر (المودرا) هو قاتل للكفاءة والربحية. لذا، فهو يوصي بالتخلص من المودرا السبعة من جميع عملياتك لتعزيز الكفاءة. وتشمل هذه الهدر الإفراط في الإنتاج، والحركة، والمخزون، والعيوب، والإفراط في المعالجة، والنقل، والانتظار. وكلما قللت من كل من عوامل الإنتاج هذه في مؤسستك، زادت كفاءتك التشغيلية.
• إزالة الضغط:إن العبء الزائد أو الإجهاد، والمعروف أيضًا باسم موري في اللغة اليابانية، يمكن أن يقلل أيضًا من قيمة مخرجات الشركة. ويستلزم هذا الاستبعاد استخدام الأدوات والقدرات المناسبة للوظيفة، وتوظيف أو تدريب المهنيين المؤهلين، وما إلى ذلك.
• العملية التالية هي العميل:يتوافق هذا المبدأ بشكل جيد مع السعي لتحقيق أعلى جودة. فبدلاً من التحكم في المنتج مرة واحدة في نهاية تطويره، يتم التحكم في المنتج من حيث الجودة في كل مرحلة من مراحله من خلال التعامل مع العملية التالية باعتبارها عميلاً. ويضع هذا المبدأ واجب مراقبة الجودة على كل عملية سابقة يجب أن توفر أفضل المنتجات ذات الجودة ل ه الزبائن (العملية التالية) للعمل عليها.

تطبيق كايزن في الأعمال

يعتمد تطبيق مبادئ كايزن على عملك على نوع مؤسستك والعمليات التي تحتاج إلى تحسينها. لذا، قد يكون عملك عبارة عن مجموعة مكونة من شخص واحد أو فريق أو منظمة كبيرة، لكن المبادئ الأساسية تظل كما هي ويتم التطبيق على النحو التالي.

• تعزيز ثقافة كايزن:إن وجود ثقافة كايزن في مؤسستك أمر بالغ الأهمية لأنها تضع الأساس للتحسين المستمر. تحتاج إلى تدريب الفريق بأكمله. يجب أن يكون جميع الموظفين على دراية بالأمر وأن يفهموا أن أي مساهمة لا يمكن أن تكون صغيرة جدًا. يجب على القيادة أيضًا الالتزام بعقد اجتماعات منتظمة مع الفريق بأكمله لمناقشة وإيجاد الحلول.
• تحديد القضايا الأكثر أهمية:ستواجه دائمًا مشكلات تحتاج إلى العمل عليها وتحسينها. تدافع شركة Kaizen عن مبدأ Gemba. أي جمع المدخلات من المحطة المحددة التي يحدث فيها العمل. يمكنك أيضًا استخدام تحليل البيانات وصناديق الاقتراح وملاحظات العملاء ومقاييس الأداء وأي حلول أخرى لتحديد حلول التحسين. إذا كان هناك العديد من المشكلات، فيمكنك تحديد أولويات المهام باستخدام تحليل 80/20 للحصول على أفضل النتائج.
• قم بتشغيل عملية كايزن:إن PDCA/SDCA لـ Plan-Do-Check-Act / Standardize-Do-Check-Act هي دورات العملية الرئيسية، حيث تقوم بإجراء التحسينات اللازمة في المنظمة. يتم تنفيذ SDCA دائمًا أولاً، حتى تتمكن من إنشاء المعايير، ثم تكون الدورات اللاحقة PDCA. وإليك كيفية عملها
  
  1. التخطيط/التوحيد:يشير التخطيط هنا إلى تحديد هدف للتحسين في أي مجال من مجالات عملك. تتطلب فلسفة كايزن أن يكون هناك دائمًا هدف للتحسين وخطط عمل لتحقيقه. ومع ذلك، في المرة الأولى، وفي كل مرة يحدث فيها خلل، يجب أن يكون هناك توحيد للمقاييس. تحدد خطوة التوحيد القواعد أو المقاييس أو الخطوات الدقيقة التي يجب اتباعها في كل مرة يتم فيها العمل. وفقط بعد استقرار عملية العمل، يمكنك الآن وضع خطط التحسين لكل دورة أو تكرار.
  2. Do:هذه ببساطة هي عملية القيام بالعمل باتباع المعايير المحددة في الخطوة 1) أعلاه.
  3. تحقق:تتحقق من العملية لتحديد ما إذا كان التنفيذ الخاص بك قد حقق النتائج المرجوة أو ما إذا كان لا يزال على المسار الصحيح على الإطلاق.
  4. عمل:يشير إلى تنفيذ الإجراء الجديد وتطبيعه باعتباره الطريقة القياسية للتعامل مع مثل هذه المهمة في عملك.
     
• شطف وكرر:تتمثل عملية Kaizen في التحسين المستمر والابتكار، لذا عليك الاستمرار بعد كل دورة. أو يمكنك أيضًا التركيز على جهود التحسين في عملية أخرى. فقط قم بالتكرار.

تطبيق الكايزن في الحياة اليومية

يمكنك أيضًا تطبيق فلسفة كايزن في حياتك الشخصية للحصول على نتائج من أنشطة مثل اللياقة البدنية، وتناول الطعام بشكل أفضل، والدراسة، والعمل، وتحقيق أهداف متنوعة. والحيلة هنا هي التركيز على أهداف صغيرة وغير ذات صلة عاطفية في البداية. شيء لن يسبب لك التوتر أو يجعلك قلقًا بأي شكل من الأشكال.

على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تحسين لياقتك البدنية من خلال الركض، يمكنك تحديد هدف بسيط نسبيًا وهو الركض في مكانك لمدة دقيقة واحدة فقط يوميًا، ثم الانطلاق من هناك. إذا كنت ترغب في الإقلاع عن التدخين، يمكنك تقليل سيجارة واحدة أسبوعيًا أو شهريًا حتى تُقلع تمامًا. يمكنك أيضًا تخصيص خمس دقائق فقط للتفكير أو العمل على مشروع كبير أو مُرهق حتى يبدأ العمل.

الهدف هو البدء بخطوات صغيرة، ثم إجراء تغييرات صغيرة تدريجية ومتواصلة بمرور الوقت. وهذا ينجح لأنه يقضي على التسويف والقلق وغير ذلك من السلوكيات التي تدمر الذات والتي تمنع الناس من تحقيق أهدافهم.

قائمة عبارات ومفاهيم كايزن

نظرًا لأن فلسفة كايزن نشأت في اليابان، فستجد الكثير من المصطلحات اليابانية المستخدمة باستمرار معها. فيما يلي قائمة سريعة بأهم مصطلحات كايزن ومعانيها.

5 ثانية: إن القواعد الخمس (5S) للتدبير المنزلي الجيد هي كما يلي:

1. Seiri (فرز):تصنيف العناصر، والاحتفاظ بالعناصر الضرورية، والتخلص من العناصر غير الضرورية.
2. سيتون (تقويم):قم بتنظيم أدواتك حسب الاستخدام لتقليل الوقت والجهد.
3. سيسو (فرك):نظف واحتفظ ببيئة عملك نظيفة.
4. سيكيتسو (تنظيم):اتبع النظام، واستخدم الأدوات والحماية والمعدات المناسبة.
5. شيتسوكي (توحيد):حافظ على الانضباط الذاتي.

يتغيرون: مودا تعني النفايات وهناك 7 مودا أو نفايات، على النحو التالي.

1. الإفراط في الإنتاج:إن إنتاج كمية أكبر من الحاجة يعتبر إهدارًا.
2. المعرض:إن وجود كميات كبيرة من المنتجات النهائية أو غير النهائية في المخزون لا يضيف أي قيمة.
3. العيوب:كل منتج معيب هو إهدار للموارد.
4. حركة:إن المجهود البدني الذي لا يضيف قيمة للمنتج هو إهدار.
5. الإفراط في المعالجة:إن اتباع نهج معالجة خاطئ وغير محسن قد يؤدي إلى الإسراف.
6. انتظار:المشغل العاطل هو مضيعة.
7. النقلكلما تم نقل منتج ما، كلما تم إنتاج المزيد من النفايات.

جيمبا: المكان الذي تحدث فيه الأشياء أو العمل. يحتاج كل مدير إلى تجربة مباشرة.

موري: (الإرهاق) موقف شاق. مثل إعطاء موظف جديد وظيفة عامل مخضرم دون تدريبه بشكل مناسب أولاً.

مورا: (التغيير) يحدث هذا عندما يتوقف سير العمل بسلاسة بسبب اختلافات طفيفة في المهمة أو الوقت المستغرق في العملية. يتولى التوحيد القياسي هذا الأمر.

جيدوكا: أتمتة

المنظمات التي تستخدم كايزن

تستخدم العديد من المنظمات الكبيرة والصغيرة التي تعرفها مبادئ كايزن في عملياتها. وتشمل هذه المنظمات كل شيء من تويوتا إلى سوني، وكانون، وباناسونيك، وهوندا، وسامسونج، ونستله، وآيه بي بي، وفورد، ولوكهيد مارتن، وتوشيبا، ومايو كلينيك، وسوسيتيه جنرال، ويونيليفر، وتشيبو، وكادبوري شويبس، والحكومات مثل الإمارات العربية المتحدة، وموريشيوس، وكينيا، والهند.

وبطبيعة الحال، القائمة تطول.

الأسئلة الشائعة

فيما يلي بعض الأسئلة الشائعة المتعلقة بمنهجية كايزن والابتكار المستمر.

الخاتمة

بعد الانتهاء من هذا الدليل السريع حول مبادئ كايزن وكيف يمكنها مساعدتك في تحقيق التميز في عملك من خلال الابتكار المستمر، يجب أن تكون لديك فكرة أو فكرتان الآن حول كيفية تنفيذ بعض التغييرات.

إن كايزن فلسفة توجيهية وأساليبها ليست ثابتة. ولكن عندما تتبع إرشاداتها وتشرع في رحلة التحول المستمر، فإنك ستحقق التميز بالتأكيد.