Làm thế nào để tự động hóa doanh nghiệp của bạn

Tự động hóa quy trình làm việc có thể là một yếu tố rất hữu ích trong việc phát triển doanh nghiệp của bạn. Chúng ta có thể không thể thay thế người lao động, nhưng chúng ta luôn có thể tăng hiệu quả bằng cách áp dụng tự động hóa.

Có nhiều nhiệm vụ mà bạn có thể tự động hóa trong một doanh nghiệp và nhiều cách để thực hiện. Ngay cả nhiều phần mềm dành riêng cho ngành hiện nay cũng bao gồm các tính năng tự động hóa của riêng chúng, nhưng cũng có phần mềm hoạt động trên nhiều ngành và nền tảng.

Bất kỳ cách nào bạn chọn đều tùy thuộc vào bạn, vì điều này phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn và những gì bạn đang cố gắng đạt được. Bài đăng này cung cấp cho bạn góc nhìn rộng về chủ đề này và làm sáng tỏ một số hiểu biết có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Máy tính là một máy tự động

Có. Mặc dù hầu hết mọi người coi máy tính là một thiết bị tuyệt vời cho phép họ duyệt web và tương tác trên mạng xã hội, nhưng ít người nhận ra rằng đó là một cỗ máy được thiết kế để làm việc.

Ứng dụng máy tính là các hướng dẫn thực hiện cùng một việc lặp đi lặp lại trong khi kiểm tra các điều kiện thay đổi. Chúng hoạt động trên thế giới bên ngoài bằng cách mô phỏng hành vi của con người như tính toán và vẽ, nhưng chúng thực hiện nhanh hơn nhiều.

Vấn đề ở đây là khi bạn coi mọi máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy chủ web là cỗ máy giám sát và hoàn thành tác vụ, thì bạn có thể tận dụng tốt hơn sức mạnh của chúng để tăng năng suất.

Quy trình làm việc so với Tự động hóa quy trình

Có một sự khác biệt nhỏ mà bạn cần biết. Đó là sự khác biệt giữa tự động hóa quy trình làm việc và tự động hóa quy trình kinh doanh.

Quy trình công việc đề cập đến các bước mà một nhiệm vụ cần trải qua để hoàn thành. Điều này có thể có nghĩa là chuyển từ người lao động này sang người lao động khác, được một thành viên trong nhóm kiểm tra, sau đó được giám sát viên ký. Và cứ như vậy. Quy trình công việc thường đơn giản và liên quan đến sự tương tác giữa mọi người và tài liệu.

Mặt khác, quy trình kinh doanh bao gồm nhiều nhiệm vụ phức tạp và có liên quan với nhau hơn. Nó cũng có thể được coi là quy trình làm việc của nhiều quy trình làm việc. Sự phối hợp của nhiều nhiệm vụ có liên quan với nhau cùng hoạt động để đảm bảo sự thành công của toàn bộ doanh nghiệp.

Sau đây là bảng so sánh ngắn gọn của cả hai thuật ngữ. Xin lưu ý rằng bài đăng này tập trung vào tự động hóa quy trình làm việc.

Tự động hóa quy trình làm việc	Tự động hóa quy trình kinh doanh
Quản lý một hoặc nhiều nhiệm vụ để hoàn thành công việc	Quản lý một hoặc nhiều luồng công việc để hoàn thành công việc
Tập trung vào hiệu quả công việc	Tập trung vào sự phối hợp toàn bộ hệ thống
Có thể liên quan đến tương tác giữa con người và máy móc	Bao gồm nhiều khái niệm tổ chức trừu tượng hơn
Ít phức tạp hơn và triển khai nhanh hơn	Phức tạp hơn và có khả năng mở rộng
Tốt nhất để sắp xếp mọi người và tài liệu	Tốt nhất để quản lý hệ thống, sáng kiến, con người

Những lợi thế của tự động hóa quy trình làm việc

Như bạn có thể hình dung, có rất nhiều lợi ích có thể đạt được từ tự động hóa quy trình làm việc. Và mặc dù cuối cùng chúng sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp cụ thể của bạn và các nhiệm vụ bạn thực hiện, sau đây là danh sách các lợi ích chung có thể mong đợi.

• Tiết kiệm thời gian – Điều này thì hiển nhiên. Khi bạn tự động hóa tất cả những công việc tầm thường và lặp đi lặp lại khiến nhân viên văn phòng trung bình mất hơn 30 ngày mỗi năm, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian. Thứ hai, sau đó bạn có thể đầu tư thời gian tiết kiệm được này vào những nỗ lực hiệu quả hơn để thúc đẩy doanh nghiệp.
  
  
• Minh bạch – Cần có một mức độ kỷ luật nhất định để phân tích đúng quy trình công việc và tự động hóa quy trình đó. Điều này, đến lượt nó, tạo ra trật tự trong cách doanh nghiệp của bạn xử lý các nhiệm vụ của mình. Giúp bạn dễ dàng xem tiến độ của một dự án và đưa ra ước tính.
  
  
• Hiệu quả & Tăng trưởng thúc đẩy – Tự động hóa một số phần công việc của bạn sẽ cải thiện hiệu quả chung vì bạn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn với ít sự can thiệp của con người hơn. Sự thúc đẩy này sẽ chuyển thành năng suất cao hơn, từ đó chuyển thành tăng trưởng kinh doanh và nhiều lợi nhuận hơn.
  
  
• Giá rẻ – Sử dụng ít lao động con người hơn cũng có nghĩa là ít tiền lương hơn, điều này có nghĩa là chi phí hoạt động thấp hơn. Ưu điểm này đặc biệt rõ ràng ở các doanh nghiệp lớn hơn, nơi mà khoản tiết kiệm tích lũy có thể lên tới một khoản tiền đáng kể. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng tự động hóa thường làm giảm chi phí lao động chứ không phải loại bỏ chúng.
  
  
• Ít lỗi hơn – Đây là một trong những lợi ích lớn của tự động hóa trong một số ngành công nghiệp. Con người dễ mắc lỗi, vì vậy những người phải nhập vô số dữ liệu sẽ thỉnh thoảng mắc lỗi. Máy móc không mắc lỗi như vậy. Và ngay cả khi có vấn đề, việc sửa lỗi cũng lâu dài hơn.
  
  
• khả năng mở rộng – Lựa chọn một doanh nghiệp có khả năng mở rộng và tự động hóa nó càng nhiều càng tốt là lý do chính đằng sau những câu chuyện thành công của hầu hết các triệu phú Internet. Khi bạn đã cấu trúc và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại một cách hợp lý, tất cả những gì bạn cần để kiếm thêm tiền trong doanh nghiệp của mình là chỉ cần tăng khối lượng.

Những bất lợi của tự động hóa quy trình làm việc

Nhược điểm lớn nhất của việc tự động hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn là khoản đầu tư ban đầu. Mặc dù khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, khoản đầu tư này có thể bao gồm thời gian bạn cần để học quy trình tự động hóa, số tiền bạn đã chi để mua nó và bất kỳ chi phí nào khác.

Tuy nhiên, những thành công mà nhiều doanh nghiệp đạt được từ tự động hóa cho thấy rằng phần lớn các khoản đầu tư đều xứng đáng.

Nhiệm vụ lý tưởng để tự động hóa

Không phải mọi nhiệm vụ hoặc doanh nghiệp đều có thể tự động hóa. Một số dễ hơn những nhiệm vụ khác. Vì vậy, trước tiên bạn phải kiểm tra và xem những gì có thể và không thể thực hiện được. Hầu hết thời gian, tất cả những gì bạn cần là đơn giản hóa quy trình làm việc của mình thành các nhiệm vụ dễ quản lý hơn và bạn đơn giản hóa quá trình tự động hóa.

Dù có chuyện gì xảy ra, các loại tác vụ sau đây đã được tự động hóa theo những cách khác nhau bởi các công ty khác nhau. Và điều này có nghĩa là bạn cũng sẽ thành công trong việc tự động hóa những tác vụ tương tự.

• Thu Thập Dữ Liệu – Máy tính đã trở nên tốt hơn rất nhiều trong những thập kỷ qua đến mức hầu hết các công việc liên quan đến số và chữ cái đều có thể dễ dàng tự động hóa. Điều này đặc biệt đúng đối với bảng chữ cái được số hóa, mặc dù công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) cũng không hề kém cạnh. Nếu bạn có thể nhìn thấy và đọc được nó, thì máy tính của bạn cũng có thể làm được như vậy, bằng cách sử dụng đúng ứng dụng.
  
  
• Nhiệm vụ khối lượng lớn – Máy tính nhanh và không mệt mỏi. Khi có nhiều việc phải làm, thì thường tốt nhất là dành một ít thời gian trước để tự động hóa và tiết kiệm thời gian sau.
  
  
• Cần nhiều đầu vào – Khi các nhiệm vụ phải chuyển từ tay này sang tay khác hoặc từ bàn này sang bàn khác, thì một nút thắt cổ chai duy nhất có thể làm gián đoạn toàn bộ quy trình làm việc. Nhưng tự động hóa càng nhiều càng tốt sẽ giảm thiểu sự gián đoạn.
  
  
• Nhiệm vụ tẻ nhạt – Một số nhiệm vụ rất nhàm chán và không mang lại nhiều sự hài lòng. Vì vậy, nếu bạn có thể tự động hóa chúng thì thật tuyệt!

• Nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian – Bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có thể không phải lúc nào cũng có mặt để giải quyết mọi nhu cầu kinh doanh của mình. Và điều này có nghĩa là bạn có thể thường xuyên bỏ lỡ thời hạn cho các nhiệm vụ khẩn cấp. Tuy nhiên, việc tự động hóa một số hoặc hầu hết các nhiệm vụ như vậy sẽ giải quyết được vấn đề.
  
  
• Các nhiệm vụ lặp lại nhiều lần – Một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại một cách ngớ ngẩn và khiến bạn phải tự hỏi “tôi có nên tiếp tục làm việc này không?”. Tự động hóa là câu trả lời tốt nhất ở đây.
  
  
• Nhiệm vụ không có chỗ cho lỗi – Mặc dù vẫn dễ mắc lỗi, máy tính không mắc lỗi. Vì vậy, một hệ thống tự động được cấu hình đúng với chức năng phát hiện lỗi sẽ luôn đánh bại các hệ thống thủ công về mức độ chính xác.
  
  
• Nhân sự – Từ việc tuyển dụng đến cập nhật, tin tức công ty, theo dõi thời gian, ngày nghỉ của nhân viên, quản lý ốm đau và nghỉ phép. Tự động hóa quản lý nguồn nhân lực có thể tạo nên điều kỳ diệu cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
  
  
• Kế toán – Tránh sai sót và những rắc rối không đáng có bằng cách tự động hóa công việc kế toán.
  
  
• Bán hàng & Tiếp thị – Có nhiều loại phổ biến nền tảng tiếp thị và CRM cung cấp khả năng tự động hóa. Và điều này đã được chứng minh là có thể tăng hiệu quả và lợi nhuận.
  
  
• Quản lý dự án - Nhiều nền tảng quản lý dự án cũng cho phép bạn tự động hóa và tiết kiệm thời gian.

Các loại công cụ tự động hóa

Có 3 loại công cụ tự động hóa quy trình làm việc mà bạn sẽ tìm thấy: Có mã, ít mã và không có mã. Sau đây là cái nhìn sâu hơn về từng loại.

1. Công cụ tự động hóa được mã hóa – Đây là những công cụ mà bạn cần viết mã máy tính để thực hiện các tác vụ cần thiết. Một ví dụ hoàn hảo là Linux Shell.
   
   
2. Công cụ tự động hóa mã thấp – Các công cụ mã thấp về cơ bản hoạt động mà không cần mã hóa. Nhưng bạn vẫn cần biết cách mã hóa, vì bạn thường cần thực hiện thay đổi hoặc nhập một vài dòng mã. Nền tảng Salesforce là một ví dụ điển hình.
   
   
3. Công cụ tự động hóa không cần mã – Hầu như ai cũng có thể sử dụng những công cụ này. Bạn không cần biết ngôn ngữ lập trình để sử dụng chúng. Nhiều công cụ thậm chí còn có giao diện người dùng đẹp và được thiết kế kỹ lưỡng để tăng hiệu quả.

Phần mềm và phương pháp tự động hóa hàng đầu

Có nhiều cách và công cụ để tự động hóa doanh nghiệp của bạn. Chúng hoạt động khác nhau, có nhiều điều kiện tiên quyết khác nhau và danh sách này gần như vô tận. Tuy nhiên, đây là những cái tên hàng đầu mà bạn nên biết.

• Tờ thông tin – Tên gọi nói lên tất cả. Một ứng dụng không cần mã và giống như bảng tính cung cấp nhiều loại trường nhập liệu khác nhau. Nó cũng cho phép các nhóm làm việc nhanh hơn bằng cách tự động hóa.
  
  
• cron – Linux & *nix job scheduler. Nó cho phép bạn thiết lập các công việc để thực hiện theo các khoảng thời gian đã đặt từ vài phút đến vài tháng, thậm chí là hàng năm. Một công việc ở đây có thể là bất kỳ mã máy tính nào có thể thực thi được.
  
  
• Shell Scripting – Bạn sẽ cần kiến ​​thức lập trình máy tính để có thể viết các tập lệnh dòng lệnh trên Linux Shell hoặc bất kỳ hệ điều hành nào bạn chọn. Nhưng một khi bạn có thể, thì có rất ít thứ bạn không thể tự động hóa, vì hầu hết các máy chủ web đều có Shell.
  
  
• Tích hợp – Cung cấp các giải pháp tự động hóa quy trình làm việc cho các công ty ở mọi quy mô. Đây là nền tảng mã thấp với các ứng dụng, biểu mẫu, email, tính năng di động, tích hợp API và giao diện trực quan được xây dựng sẵn.
  
  
• Zapier – Một nền tảng tự động hóa không cần mã phổ biến. Zapier giúp các công ty tự động hóa mọi thứ từ tiếp thị đến quản lý đơn hàng và quan hệ khách hàng. Nó kết nối bạn với hơn 3,000 ứng dụng SaaS.
  
  
• IFTTT – Tương tự như Zapier, nhưng tập trung hơn một chút vào mục đích sử dụng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. IFTTT là viết tắt của If This Then That, và là nền tảng phát triển không cần mã.
  
  
• Nintex – Một công cụ quản lý quy trình công việc mã thấp. Nó có tính năng quản lý quy trình và tự động hóa cho nhiều ngành công nghiệp từ ngân hàng đến tài chính, năng lượng, sản xuất, chính phủ, v.v. Giá khởi điểm là 955 đô la một tháng cho người dùng không giới hạn.
  
  
• Hubspot – Một nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) ấn tượng và đầy đủ tính năng. Nó cung cấp nhiều tính năng tự động hóa cho mọi loại hình doanh nghiệp.
  
  
• Flokzu – Nền tảng quản lý quy trình kinh doanh và luồng công việc dựa trên đám mây và mã thấp. Lý tưởng cho các công ty có hoạt động phức tạp.
  
  
• Dòng chảy trọng lực – Đây là plugin quản lý và tự động hóa quy trình làm việc cho các trang web WordPress.
  
  
• Python – Đây là ngôn ngữ lập trình Python. Một ngôn ngữ máy tính hiện đại và đa năng có sẵn trên hầu hết mọi nền tảng. Dễ đọc và viết, cho phép bạn làm nhiều thứ tuyệt vời với thư viện khổng lồ của nó.

Kết luận

Khi kết thúc bài đăng về tự động hóa quy trình công việc và tác vụ này, bạn đã thấy nhiều tùy chọn hàng đầu hiện có và những gì chúng cung cấp.

Tất cả chúng ta đều có nhu cầu khác nhau và sở hữu các trình độ kỹ năng khác nhau. Vì vậy, không có lựa chọn nào là tốt nhất ở đây. Thay vào đó, bạn phải tự tìm ra lựa chọn nào hiệu quả nhất.