Tự động hóa quy trình bằng robot cho doanh nghiệp nhỏ

Tự động hóa quy trình bằng robot không chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn. Các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ nhiều lợi ích của nó bằng cách thực hiện đúng các bước.

Từ việc hoàn thành các nhiệm vụ lặp đi lặp lại đến xử lý các quy trình tốn nhiều công sức hoặc thời gian, không có giới hạn nào cho những gì RPA có thể làm cho một tổ chức. Như một phần thưởng, nó cũng tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào công việc hiệu quả hơn.
Thị trường tự động hóa quy trình bằng robot được định giá ở mức $ 2.3 tỷ 2022 và dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ kép hàng năm (CAGR) là 39% lên hơn 30 tỷ đô la vào năm 2030. Bài đăng này sẽ cho bạn thấy RPA có thể giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn.

Mục lục ẩn

RPA hoạt động như thế nào?

Lợi ích của RPA

Các loại công ty có thể hưởng lợi từ RPA

Các trường hợp sử dụng RPA phổ biến

Nhược điểm của RPA

Cách Áp Dụng RPA Trong Doanh Nghiệp Của Bạn

Danh sách phần mềm RPA phổ biến

Câu Hỏi Thường Gặp

Kết luận

RPA hoạt động như thế nào?

RPA hay tự động hóa quy trình bằng robot là một phương pháp tiếp cận dựa trên phần mềm cho phép cá nhân hoặc tổ chức hoàn thành các nhiệm vụ khối lượng lớn và thường là nhiệm vụ đơn điệu bằng cách kết hợp công nghệ thị giác máy tính, máy học và các công nghệ tự động hóa khác.

Người dùng đầu tiên cần cài đặt robot trên máy tính và sau đó chỉ cho robot cách thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Sau đó, robot có thể phát lại các động tác của người dùng khi một sự kiện cụ thể được kích hoạt. Các sự kiện như vậy có thể là nhận email, nhấn nút, v.v. Các nhiệm vụ cụ thể có thể bao gồm từ chuyển tệp đến nhập dữ liệu, khởi động ứng dụng, duyệt web, v.v.

Nói cách khác, hệ thống RPA là những robot ảo có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau thường do con người thực hiện và đòi hỏi nhiều bước hoặc ứng dụng. Chúng có thể thực hiện những điều này bằng cách tuân theo các hành động dựa trên quy tắc và không cần sự can thiệp của con người.

Lợi ích của RPA

RPA mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó cung cấp những lợi ích mà nếu không thì chỉ có các tập đoàn lớn với ngân sách lớn mới có. Những lợi ích chính như sau.

Tăng năng suất:Robot làm việc không biết mệt mỏi suốt ngày đêm mà không nghỉ ngơi hay mệt mỏi. Chúng có thể thực hiện hầu hết các nhiệm vụ nhanh hơn bất kỳ con người nào và điều này có nghĩa là một robot duy nhất có thể làm công việc của nhiều người trong một phần nhỏ thời gian, dẫn đến nhiều đầu ra hơn cho doanh nghiệp.
Độ chính xác nâng cao: Giảm lỗi là một lý do chính đáng khác để triển khai tự động hóa quy trình bằng robot vì robot không mắc lỗi như con người. Kết quả là chất lượng đầu ra của doanh nghiệp cao hơn.
Tiết kiệm chi phí: Một phần mềm RPA tốt sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm tiền bằng cách giảm chi phí hoàn thành các tác vụ lặp đi lặp lại xuống dưới mức của con người. Bằng cách tự động hóa càng nhiều quy trình lặp đi lặp lại càng tốt, bạn thậm chí có thể loại bỏ nhu cầu về nhân viên bổ sung, bằng cách tăng năng suất của mình. Cuối cùng, công ty kiếm được nhiều lợi nhuận hơn bằng cách trả ít tiền hơn cho cùng một công việc hoặc nhiều hơn.
Tuân thủ nâng cao:Các quy trình làm việc đòi hỏi phải tuân thủ nhiều quy định, giao thức hoặc luật lệ sẽ đạt được kết quả tốt hơn với quy trình tự động hóa bằng robot.
Khả năng mở rộng dễ dàng hơn: Khi một quy trình đã được tự động hóa, việc mở rộng quy mô trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Bí quyết là trước tiên hãy xác định và lập bản đồ các quy trình trong tổ chức của bạn có thể được tự động hóa nhanh chóng.
Phân tích tốt hơn:Robot lưu giữ hồ sơ tốt hơn con người, do đó, có thể dễ dàng xem chúng đã làm việc như thế nào trong một khung thời gian nhất định.
Dịch vụ khách hàng nâng cao:Tự động hóa quy trình bằng robot có thể giúp giải quyết các vấn đề về dịch vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, do đó cải thiện lòng trung thành của khách hàng và giảm tỷ lệ khách hàng bỏ đi.

Các loại công ty có thể hưởng lợi từ RPA

Hầu như mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ tự động hóa quy trình bằng robot. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực tài chính, kế toán, bất động sản, dịch vụ y tế, bán lẻ, viễn thông, sản xuất và nhiều lĩnh vực khác đều có thể hưởng lợi từ việc tự động hóa hoạt động của mình.

Yêu cầu duy nhất ở đây là doanh nghiệp có các nhiệm vụ lặp đi lặp lại dễ nhận biết và có thể tự động hóa. Hơn nữa, việc có nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại như vậy sẽ giúp doanh nghiệp phù hợp hơn với RPA.

Các trường hợp sử dụng RPA phổ biến

Có rất nhiều quy trình trong một tổ chức có thể được tự động hóa bằng RPA. Thực tế này được chứng minh từ nhiều tổ chức khác nhau đã đạt được một số mức độ tự động hóa quy trình. Chúng có thể được chia thành các phòng ban hoặc lĩnh vực khác nhau như sau.

Nhập dữ liệu:Một trong những lợi ích tốt nhất của RPA khi nhập dữ liệu là xác thực dữ liệu, bao gồm một số quy tắc khiến việc nhập thông tin sai trong những trường hợp quan trọng là không thể.
Tính toán: Nhiều tác vụ yêu cầu tính toán từ trọng lượng gói hàng đơn giản đến các quy trình phức tạp hơn như tính toán lãi lỗ, tính toán hóa đơn, xử lý phúc lợi, v.v. RPA giúp các công việc như vậy trở nên dễ dàng và chính xác.
Lưu trữ hồ sơ:Từ việc ghi lại các giao dịch đến lưu dữ liệu hoặc tài liệu quan trọng cần thiết cho doanh nghiệp, cập nhật CRM và thực hiện sao lưu tự động, RPA có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm rất nhiều công sức và tiền bạc.
Bán hàng & Tiếp thị:Hầu hết các tổ chức bán hàng và tiếp thị đã áp dụng tự động hóa cho email và lập hóa đơn của họ, nhưng vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp nhỏ tiếp tục thực hiện theo cách thủ công.
Tài chính & Ngân hàng:Từ việc di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng đến xử lý yêu cầu vay, sao lưu biên lai, quản lý tài khoản khách hàng, xác thực dữ liệu và phát hiện gian lận, ngành ngân hàng sẽ gặp rắc rối lớn nếu không có tự động hóa.
Dịch Vụ CSKH: Bao gồm cập nhật thông tin khách hàng để lên lịch hẹn, tin nhắn theo dõi, gửi phiếu hỗ trợ khách hàng và hỗ trợ.
Bán lẻ:Bạn có thể trích xuất thông tin sản phẩm từ các trang web và cập nhật hệ thống của mình, nhập email bán hàng, cập nhật hàng tồn kho, v.v.
Viễn thông: RPA có thể giúp các công ty sao lưu dữ liệu khách hàng, trích xuất thông tin có liên quan và xử lý hóa đơn của khách hàng.
phù hợp túi tiền: Xử lý dữ liệu bệnh nhân, xử lý hóa đơn y tế, lưu trữ dữ liệu bệnh nhân, xử lý bảo hiểm, v.v.
HR: Từ xử lý bảng lương đến tuyển dụng nhân viên và nhiều nhiệm vụ khác.
Dịch vụ khách hàng: Quản lý đặt chỗ và đặt chỗ, phản hồi và khảo sát của khách hàng, xử lý thanh toán, yêu cầu dịch vụ, v.v.

Nhược điểm của RPA

Bên cạnh nhiều ưu điểm, tự động hóa quy trình bằng robot cũng có những nhược điểm/thách thức. Sau đây là những nhược điểm chính cần lưu ý.

Chi phí ban đầu: Việc triển khai ban đầu một chiến lược RPA có thể tốn kém vì nó bao gồm chi phí cho phần mềm RPA, đào tạo, cơ sở hạ tầng và chi phí tích hợp. Do đó, tính khả thi của nó phụ thuộc vào ngân sách và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Độ phức tạp thực hiện: Việc tích hợp hệ thống vào các hệ thống CNTT và quy trình làm việc hiện có có thể là một công việc phức tạp và tốn thời gian. Hơn nữa, thành công của nó phụ thuộc vào nhân viên và mức độ hợp tác hoặc cởi mở của họ.
Giới hạn nhận thức: Tự động hóa quy trình bằng robot về cơ bản chạy theo các quy tắc cứng nhắc, có nghĩa là chúng thường gặp vấn đề với các nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo hoặc ra quyết định của con người. Mặt khác, việc làm cho chúng linh hoạt hơn sẽ mở ra khả năng xảy ra lỗi không thể đoán trước. Tích hợp AI sẽ giúp ích, nhưng nó cũng có giới hạn.

Cách Áp Dụng RPA Trong Doanh Nghiệp Của Bạn

Áp dụng tự động hóa quy trình bằng robot cho hầu hết các doanh nghiệp nhỏ có thể giúp hợp lý hóa hoạt động của họ bằng cách tạo ra một tổ chức có cấu trúc tốt hơn, cuối cùng sẽ thấy hiệu quả tăng lên. Sau đây là hướng dẫn từng bước để đạt được điều đó.

Bước 1: Đánh giá các cơ hội tự động hóa

Bước đầu tiên của bạn là xem xét tổ chức của mình để cố gắng tìm ra những lĩnh vực tốt nhất cho tự động hóa quy trình. Bạn đang tìm kiếm các tác vụ lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc và có thể tự động hóa. Khám phá càng nhiều càng tốt. Trao đổi với nhân viên của bạn để có thêm thông tin chi tiết.

Bước 2: Xác định lợi ích kinh doanh

Tiếp theo, bạn cần cân nhắc đến lợi ích kinh doanh của việc tự động hóa từng quy trình mà bạn đã chọn. Mỗi quy trình phức tạp như thế nào và có thể tiết kiệm được bao nhiêu lao động cho doanh nghiệp của bạn? Đánh giá các tác vụ tự động hóa của bạn dựa trên lợi tức đầu tư tiềm năng của chúng.

Bước 3: Chọn phần mềm RPA phù hợp

Bây giờ là lúc để chọn công cụ RPA phù hợp hoặc tự thiết kế một công cụ nếu bạn có kỹ năng. Dưới đây là danh sách các ưu đãi hàng đầu hiện có, bao gồm các biến thể trả phí và mã nguồn mở.

Bước 4: Bắt đầu nhỏ

Tốt nhất là bắt đầu bằng một dự án thí điểm để thử nghiệm và đánh giá tác động của RPA trong tổ chức của bạn ở quy mô nhỏ hơn. Điều này hạn chế rủi ro và giúp bạn có được một số kinh nghiệm trong việc giải quyết các dự án lớn hơn.

Bước 5: Triển khai RPA và đào tạo nhóm

Bước này phụ thuộc vào loại nhân viên bạn có và số lượng của họ. Vì vậy, nó có thể dễ hoặc khó, tùy thuộc vào. Mục tiêu là nhân viên của bạn hiểu cách làm việc cùng với bot, cách theo dõi tiến trình của chúng và can thiệp nếu cần.

Bước 6: Quan sát và phân tích

Không có hệ thống nào là hoàn hảo – ngay cả những công ty tốt nhất cũng tiếp tục cải thiện. Vì vậy, trong khi bạn đã triển khai một số mức độ tự động hóa bằng rô-bốt trong hoạt động kinh doanh của mình, bạn vẫn cần theo dõi toàn bộ quy trình công việc và phân tích chúng theo thời gian để tìm ra các lĩnh vực có thể tối ưu hóa.

Danh sách phần mềm RPA phổ biến

Có rất nhiều giải pháp phần mềm RPA và chúng có sẵn ở mọi hình thức – từ phiên bản thương mại hoàn toàn đến phiên bản cộng đồng và mã nguồn mở. Bạn phải tự tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Sau đây là các lựa chọn hàng đầu.

Câu Hỏi Thường Gặp

Sau đây là một số câu hỏi thường gặp về tự động hóa quy trình bằng robot dành cho các doanh nghiệp nhỏ.

RPA khác với tự động hóa truyền thống như thế nào?

RPA linh hoạt hơn vì nó xem xét tên, số, giao diện người dùng, v.v. để quyết định hành động tiếp theo trong chuỗi.

RPA có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ của tôi không?

Đúng vậy, RPA có thể mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường.

Tôi có cần kỹ năng lập trình để triển khai RPA trong doanh nghiệp của mình không?

Không, hầu hết các công cụ RPA đều được thiết kế dành cho người không rành về công nghệ và thân thiện với người dùng.

RPA có an toàn không?

Có, có thể. Phần mềm RPA tốt có các tính năng bảo mật tích hợp và nếu bạn triển khai các biện pháp bảo vệ dữ liệu tốt trong công ty của mình thì mọi chuyện sẽ ổn.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể tiết kiệm chi phí thông qua RPA không?

Có thể. Nhưng điều này phụ thuộc vào ngành của bạn và các quy trình mà bạn muốn tự động hóa.

Có phần mềm RAP miễn phí hoặc mã nguồn mở không?

Có, nhiều phần mềm RPA như UiPath đi kèm với phiên bản cộng đồng miễn phí hoặc phiên bản dùng thử. Những phiên bản khác như Robocorp và TagUI là các dự án nguồn mở.

Kết luận

Kết thúc bài viết này về tự động hóa quy trình bằng robot và những lợi ích của nó đối với các doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể thấy rằng tự động hóa không còn là một lựa chọn trong thế giới ngày nay nữa – bạn phải bắt kịp hoặc sẽ bị bỏ lại phía sau.

Tuy nhiên, cách bạn chọn để tiếp cận bước này là tùy thuộc vào bạn. Nhưng hãy nhớ rằng mỗi doanh nghiệp là duy nhất và chỉ những người điều hành chương trình mới biết những nhiệm vụ thực sự tầm thường nào là hoàn hảo cho tự động hóa.