Áp dụng Kaizen: Sự xuất sắc thông qua đổi mới liên tục

Kaizen là một từ tiếng Nhật có nghĩa là "Thay đổi tốt" hoặc "thay đổi để tốt hơn" trong tiếng Anh. Đây là một triết lý cải tiến liên tục trong việc theo đuổi sự xuất sắc.

Masaki Imai đã phổ biến triết lý Kaizen với cuốn sách xuất bản năm 1986 có tựa đề “Kaizen: Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản”. Nó ủng hộ việc thực hiện những thay đổi gia tăng nhỏ theo thời gian, như một cách dễ dàng hơn để đạt được cải tiến về năng suất, hiệu quả và chất lượng.

Phương pháp Kaizen áp dụng cho các doanh nghiệp kỹ thuật, sản xuất, dịch vụ và thậm chí là phát triển cá nhân và nhiều lĩnh vực khác trong cuộc sống. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách doanh nghiệp của bạn có thể đạt được sự xuất sắc bằng cách áp dụng các nguyên tắc Kaizen về đổi mới liên tục.

Kaizen so với đổi mới

Cốt lõi của triết lý Kaizen nằm ở tình trạng con người – chúng ta là những sinh vật cảm xúc thường hành động phi lý trí. Lý do là bộ não con người được kết nối để đi vào Cuộc chiến hoặc máy bay chế độ bất cứ khi nào nó cảm nhận được những cảm xúc sợ hãi, chẳng hạn như thay đổi. Cơ chế này được xử lý bởi hạch hạnh nhân của não và là một cơ chế sinh tồn hữu ích. Nhưng mặt trái là nó thường khiến con người khó đổi mới.

Đổi mới ở đây đề cập đến sự thay đổi triệt để trong một doanh nghiệp hoặc bối cảnh khác. Yêu cầu cam kết thực hiện một thay đổi lớn thường kích hoạt phản ứng sợ hãi hoặc lo lắng của con người, kích hoạt não giữa và khiến người đó cảm xúc về vấn đề đó. Trên thực tế, những cảm xúc này bỏ qua vỏ não mới xử lý tư duy hợp lý và logic cần thiết cho một công việc như vậy.

Ngược lại, Kaizen ủng hộ những thay đổi nhỏ không đáng kể về mặt cảm xúc. Cách tiếp cận này giúp con người luôn tỉnh táo, lý trí và dễ dàng tạo ra những cải tiến liên tục trong cả môi trường chuyên nghiệp và cá nhân. Kaizen tin rằng không có quy trình nào có thể hoàn hảo, vì sẽ luôn có chỗ để cải thiện. Điều này đặt nền tảng để đạt được sự xuất sắc thông qua việc học tập và phát triển liên tục.

Lời hứa về một sự thay đổi tốt đẹp

Triết lý Kaizen đã tạo ra nhiều hệ thống quản lý được vô số thương hiệu thành công và toàn cầu sử dụng để đạt được sự xuất sắc trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Từ hệ thống sản xuất Just-In-Time của Toyota đến các ứng dụng trong bệnh viện, phát triển phần mềm, sân bay, siêu thị và nhiều ngành công nghiệp khác, Kaizen nằm ở cốt lõi của Tư duy tinh gọn và sản xuất văn hóa.

Kaizen là một phương pháp quản lý nhằm đạt được những thành tựu to lớn thông qua tính kỷ luật và sự kiên nhẫn. Việc từ từ thực hiện mục tiêu của bạn thông qua cải tiến quy trình dần dần và chiến lược dài hạn, cung cấp một phương pháp tiếp cận đổi mới phi công nghệ và thường rẻ hơn.

Đây chính là cách ngành sản xuất của Nhật Bản đạt được những cải tiến đáng kể về chất lượng sản phẩm và giảm chi phí trong những năm 1960 và 70, dẫn đến cuốn sách kinh điển của Masaaki Imai.

Các nguyên tắc chính của Kaizen

Các nguyên tắc của Kaizen tạo thành nền tảng mà phong trào và nhiều biến thể của nó được xây dựng. Sau đây là những nguyên tắc chính mà bạn cần biết.

• Cải tiến liên tục: Kaizen nhấn mạnh vào việc theo đuổi sự hoàn hảo bằng cách thực hiện những cải tiến nhỏ nhưng liên tục theo thời gian. Bởi vì, mặc dù không thể đạt được sự hoàn hảo trong bất kỳ quy trình nào, nhưng vẫn có thể đạt được mức độ hoàn hảo cao như vậy sau rất nhiều lần lặp lại đến mức kết quả của những nỗ lực của bạn bắt đầu xem hoàn hảo. Quá trình này bao gồm việc đánh giá liên tục, điều chỉnh và chuẩn hóa.
• Những thay đổi nhỏ, gia tăng: Những thay đổi lớn có thể dẫn đến những vấn đề lớn, vì sự thay đổi cần thiết càng lớn thì càng cần nhiều vấn đề về cảm xúc, sự phức tạp, vốn và các hoạt động cấp tiến để thực hiện. Ngược lại, một thay đổi nhỏ thường không phải là vấn đề lớn. Nhưng khi bạn thực hiện nó nhiều lần, thì phép màu của Kaizen sẽ xảy ra.
• Trao quyền cho nhân viên / Gemba: Kaizen hiểu rằng chỉ những người gần gũi nhất với một nhiệm vụ hoặc quy trình mới có vị trí tốt nhất để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Ví dụ, chỉ những người sử dụng các công cụ phần mềm của công ty mới có thể đưa ra phản hồi tốt nhất để cải thiện. Tương tự như vậy đối với mỗi thành viên trong nhóm hoặc nhân viên của công ty, mọi người đều phải tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề và ra quyết định của công ty.
• Quyết định theo hướng dữ liệu:Kaizen ủng hộ việc thu thập và phân tích dữ liệu quy trình thực tế để hỗ trợ đưa ra quyết định cải tiến.
• Quá trình không phải là kết quả: Kaizen dạy người vận hành tập trung vào quy trình chứ không phải kết quả. Ví dụ, nếu kết quả là một sản phẩm vật lý có lỗi, thì điều đó có nghĩa là quy trình sản xuất của nó có lỗi ở một khía cạnh nào đó. Điều này cũng có nghĩa là bạn chỉ có thể sửa lỗi bằng cách nghiên cứu quy trình sản xuất và thực hiện những thay đổi cần thiết.
• Tập trung vào chất lượng:Hệ thống Kaizen cũng tập trung vào việc cải thiện chất lượng đầu ra của tổ chức bằng cách tập trung và cải thiện các quy trình tạo ra những đầu ra đó.
• Tiêu chuẩn hoá: Bằng cách chuẩn hóa các quy trình của mình, bất kỳ tổ chức nào cũng giảm được sự sai lệch, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng chung của các sản phẩm hoàn thiện. Kaizen cung cấp khuôn khổ PDCA/SDCA để hỗ trợ chuẩn hóa và lặp lại các quy trình sản xuất của công ty. Tùy thuộc vào ngành, chuẩn hóa có thể đơn giản như viết một Hướng dẫn vận hành tiêu chuẩn dành cho nhân viên dịch vụ hoặc tạo ra một hệ thống hỗ trợ công cụ bao gồm các phép đo cụ thể cho từng bước trong quy trình.
• Loại bỏ chất thải: Kaizen dạy rằng lãng phí (mudra) là kẻ giết chết hiệu quả và lợi nhuận. Vì vậy, nó ủng hộ việc loại bỏ 7 mudra khỏi tất cả các hoạt động của bạn để tăng hiệu quả. Những lãng phí này bao gồm sản xuất quá mức, chuyển động, hàng tồn kho, lỗi, chế biến quá mức, vận chuyển và chờ đợi. Bạn càng giảm từng yếu tố sản xuất này trong tổ chức của mình, hiệu quả hoạt động của bạn càng cao.
• Loại bỏ căng thẳng: Gánh nặng hoặc căng thẳng, còn được gọi là muri trong tiếng Nhật, có thể làm giảm sản lượng của công ty. Việc loại bỏ như vậy đòi hỏi phải sử dụng đúng công cụ và năng lực cho công việc, thuê hoặc đào tạo các chuyên gia có trình độ, v.v.
• Quá trình tiếp theo là khách hàng: Nguyên tắc này gắn chặt với việc theo đuổi chất lượng hàng đầu. Thay vì kiểm soát sản phẩm một lần vào cuối quá trình phát triển, sản phẩm được kiểm soát chất lượng tại mỗi thời điểm bằng cách coi quy trình tiếp theo là khách hàng. Nguyên tắc này đặt nhiệm vụ kiểm soát chất lượng vào mỗi quy trình trước đó phải cung cấp sản phẩm chất lượng tốt nhất cho nó khách hàng (quy trình tiếp theo) để thực hiện.

Áp dụng Kaizen vào kinh doanh

Áp dụng các nguyên tắc Kaizen vào doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào loại hình tổ chức và các quy trình mà bạn cần cải thiện. Vì vậy, doanh nghiệp của bạn có thể là một tổ chức 1 người, một nhóm hoặc một tổ chức lớn, nhưng các nguyên tắc cơ bản vẫn giống nhau và ứng dụng như sau.

• Nuôi dưỡng văn hóa Kaizen: Có một nền văn hóa Kaizen trong tổ chức của bạn là rất quan trọng vì nó đặt nền tảng cho sự cải tiến liên tục. Bạn cần đào tạo toàn bộ nhóm. Tất cả nhân viên phải tham gia và hiểu rằng không có đóng góp nào là quá nhỏ. Lãnh đạo cũng nên cam kết tổ chức các cuộc họp thường xuyên với toàn bộ nhóm để thảo luận và tìm giải pháp.
• Xác định các vấn đề có liên quan nhất: Bạn sẽ luôn có những vấn đề cần giải quyết và cải thiện. Kaizen ủng hộ nguyên tắc Gemba. Nghĩa là, thu thập thông tin đầu vào từ chính nơi công việc diễn ra. Bạn cũng có thể sử dụng phân tích dữ liệu, hộp gợi ý, phản hồi của khách hàng, số liệu hiệu suất và bất kỳ giải pháp nào khác để xác định các giải pháp cải tiến. Nếu có nhiều vấn đề, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách sử dụng một phân tích 80/20 để có kết quả tốt nhất.
• Chạy Quy trình Kaizen: PDCA/SDCA của Plan-Do-Check-Act / Standardize-Do-Check-Act là các chu trình quy trình chính, nơi bạn thực hiện các cải tiến cần thiết trong tổ chức. SDCA luôn được thực hiện trước, vì vậy bạn có thể tạo ra các tiêu chuẩn, và sau đó các chu trình tiếp theo là PDCA. Đây là cách thức hoạt động
  
  1. Lên kế hoạch/Chuẩn hóa: Lên kế hoạch ở đây có nghĩa là thiết lập mục tiêu cải tiến trong bất kỳ lĩnh vực nào của doanh nghiệp bạn. Triết lý Kaizen đòi hỏi phải luôn có mục tiêu cải tiến và các kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, trong lần chạy đầu tiên và mỗi lần xảy ra bất thường, cần phải có sự chuẩn hóa. Bước chuẩn hóa đặt ra các quy tắc, số liệu hoặc các bước chính xác cần tuân theo mỗi khi công việc được thực hiện. Và chỉ sau khi quy trình làm việc được ổn định, bạn mới lập kế hoạch cải tiến cho từng chu kỳ hoặc lần lặp lại.
  2. Do:Đây chỉ đơn giản là quá trình thực hiện công việc theo các tiêu chuẩn được nêu ở Bước 1) ở trên.
  3. kiểm tra:Bạn kiểm tra quy trình để xác định liệu việc triển khai của bạn có đạt được kết quả mong muốn hay vẫn đang đi đúng hướng hay không.
  4. Hành động: Chỉ việc thực hiện quy trình mới và chuẩn hóa nó như là cách tiêu chuẩn để xử lý nhiệm vụ như vậy trong doanh nghiệp của bạn.
     
• Rửa sạch và lặp lại: Kaizen là về cải tiến và đổi mới liên tục, vì vậy bạn cần tiếp tục sau mỗi chu kỳ. Hoặc bạn cũng có thể tập trung nỗ lực cải tiến của mình vào một quy trình khác. Chỉ cần rửa sạch và lặp lại.

Áp dụng Kaizen vào cuộc sống hàng ngày

Bạn cũng có thể áp dụng triết lý Kaizen vào cuộc sống cá nhân để đạt được kết quả từ các hoạt động như tập thể dục, ăn uống lành mạnh hơn, học tập, làm việc và đạt được nhiều mục tiêu khác nhau. Bí quyết ở đây là tập trung vào những mục tiêu nhỏ và không liên quan đến cảm xúc lúc đầu. Một mục tiêu sẽ không khiến bạn căng thẳng hoặc lo lắng theo bất kỳ cách nào.

Ví dụ, nếu bạn muốn khỏe mạnh bằng cách chạy bộ, bạn có thể đặt mục tiêu tương đối đơn giản là chạy bộ tại chỗ chỉ trong 1 phút mỗi ngày, rồi tăng dần từ đó. Nếu bạn muốn bỏ thuốc lá, bạn có thể giảm một điếu thuốc mỗi tuần hoặc mỗi tháng, cho đến khi bạn bỏ thuốc. Bạn cũng có thể dành 5 phút để suy nghĩ hoặc làm việc trên một dự án lớn hoặc đáng sợ cho đến khi nó bắt đầu.

Mục tiêu là bắt đầu bằng những bước nhỏ, sau đó thực hiện những thay đổi nhỏ, tăng dần và liên tục theo thời gian. Nó hiệu quả vì nó loại bỏ sự trì hoãn, lo lắng và các hành vi tự phá hoại khác khiến mọi người không đạt được mục tiêu của mình.

Danh sách các cụm từ và khái niệm Kaizen

Vì triết lý Kaizen có nguồn gốc từ Nhật Bản, bạn sẽ thấy rất nhiều thuật ngữ tiếng Nhật được sử dụng thường xuyên. Sau đây là danh sách nhanh các thuật ngữ chính của Kaizen và ý nghĩa của chúng.

5s: Năm (5S) của việc quản lý nhà cửa tốt là như sau.

1. Seiri (Sắp xếp): Phân loại đồ vật, giữ lại những đồ vật cần thiết và loại bỏ những đồ vật không cần thiết.
2. Seiton (Sắp xếp thẳng): Sắp xếp các công cụ theo mục đích sử dụng để giảm thiểu thời gian và công sức.
3. Seiso (Chà rửa): Vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ.
4. Seiketsu (Săn sóc): Thực hiện theo hệ thống và sử dụng đúng công cụ, đồ bảo hộ và thiết bị.
5. Shitsuke (Chuẩn hóa): Duy trì tính kỷ luật.

Thay đổi: Muda có nghĩa là chất thải và có 7 muda hay chất thải như sau.

1. sản xuất thừa:Sản xuất nhiều hơn mức cần thiết là lãng phí.
2. Hàng tồn kho:Nhiều sản phẩm đã hoàn thiện hoặc chưa hoàn thiện trong kho đều không mang lại giá trị.
3. Khiếm khuyết:Mỗi sản phẩm lỗi là một sự lãng phí tài nguyên.
4. Chuyển động:Hoạt động thể chất không mang lại giá trị cho sản phẩm là lãng phí.
5. Xử lý quá mức:Một phương pháp xử lý sai và chưa được tối ưu hóa có thể gây lãng phí.
6. Đợi: Một người điều hành nhàn rỗi là một sự lãng phí.
7. Giao thông:Càng vận chuyển nhiều sản phẩm thì càng tạo ra nhiều chất thải.

Gemba: Nơi diễn ra mọi việc hoặc công việc. Mọi nhà quản lý đều cần có kinh nghiệm trực tiếp.

Muri: (Quá tải) Một tình huống căng thẳng. Giống như giao cho một nhân viên mới công việc của một công nhân kỳ cựu mà không đào tạo họ trước.

Mura: (Biến thể) Điều này xảy ra khi luồng công việc trôi chảy bị dừng lại do có sự khác biệt nhỏ trong nhiệm vụ hoặc thời gian dành cho quy trình. Chuẩn hóa sẽ giải quyết vấn đề này.

Jidoka: Tự động hóa

Các tổ chức sử dụng Kaizen

Rất nhiều tổ chức lớn và nhỏ mà bạn biết áp dụng các nguyên tắc Kaizen trong hoạt động của họ. Bao gồm tất cả mọi người từ Toyota đến Sony, Canon, Panasonic, Honda, Samsung, Nestle, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes và các chính phủ như Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất, Mauritius, Kenya và Ấn Độ.

Tất nhiên, danh sách vẫn còn dài.

Câu Hỏi Thường Gặp

Sau đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến phương pháp Kaizen và đổi mới liên tục.

Kết luận

Kết thúc hướng dẫn nhanh này về các nguyên tắc của Kaizen và cách chúng có thể giúp bạn đạt được sự xuất sắc trong doanh nghiệp thông qua đổi mới liên tục, giờ đây bạn hẳn đã có một hoặc hai ý tưởng về cách thực hiện một số thay đổi.

Kaizen là một triết lý chỉ đạo và các phương pháp của nó không phải là bất di bất dịch. Nhưng khi bạn làm theo sự chỉ dẫn của nó và bắt đầu hành trình chuyển đổi liên tục, thì bạn chắc chắn sẽ đạt được sự xuất sắc.