Tăng năng suất: Giải phóng nguyên tắc 80/20 trong doanh nghiệp của bạn

Cuộc sống không cân bằng – một số thứ có hậu quả hơn những thứ khác. Áp dụng vào kinh doanh, điều này có nghĩa là một số ít nỗ lực của bạn mang lại phần lớn lợi nhuận.

Hơn 100 năm trước, Vilfredo Pareto đã phát hiện ra rằng có tương đối ít người nắm giữ phần lớn tài sản và đó chính là sự ra đời của nguyên lý Pareto, còn được gọi là nguyên lý 80/20.

Nguyên lý Pareto mang tính phổ quát – nó có hiệu quả ở mọi nơi và ảnh hưởng đến mọi thứ. Nó có hiệu quả đối với năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp, cũng như đối với thị trường và khách hàng. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng nó cho doanh nghiệp của bạn.

Hiểu về nguyên lý Pareto hoặc 80/20

Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, bạn sẽ dành thời gian và công sức như nhau cho các nhiệm vụ khác nhau mà bạn cần thực hiện để duy trì hoạt động kinh doanh của mình. Nguyên tắc Pareto chỉ đơn giản cho bạn biết rằng cách tiếp cận như vậy là sai vì hầu hết các nhiệm vụ mà bạn dành thời gian vào đó đóng góp rất ít vào lợi nhuận ròng của bạn.

Bí quyết để áp dụng nguyên lý 80/20 vào doanh nghiệp của bạn để tăng năng suất là hiểu được quy luật phân phối không bình đẳng – có ít yếu tố quan trọng và nhiều yếu tố tầm thường tác động đến mọi tình huống.

Bằng cách nhận thức được luật này và tìm kiếm những yếu tố này trong doanh nghiệp của bạn, bạn chắc chắn sẽ khám phá ra những mô hình độc đáo nắm giữ chìa khóa cho sự gia tăng năng suất của bạn. Tất cả những gì bạn cần biết là tập trung hoạt động của mình vào đâu hoặc vào đâu và nguyên tắc nỗ lực tối thiểu sẽ thực hiện phần còn lại cho bạn.

Các biến thể của Nguyên lý

Nguyên lý 80/20 hay nguyên lý Pareto không phải là một hàm toán học cố định. Thay vào đó, nó là một quy tắc chung của các hiện tượng và sự kiện tự nhiên, giải thích cụm từ số ít quan trọng và số nhiều tầm thường. 

Nói một cách đơn giản hơn, số ít quan trọng là thiểu số có tầm quan trọng trong mọi sự kiện, trong khi số nhiều tầm thường là đa số không quan trọng. Nói cách khác, nguyên tắc 80/20 không phải lúc nào cũng phải là mối quan hệ 20% và 80%. Nó cũng có thể là 10% và 90%, 30% và 70%, hoặc các mối quan hệ không cân bằng khác lên đến 0.3% và 99%.

Bạn sẽ tìm thấy mối quan hệ tự nhiên này ở mọi nơi, từ kinh doanh đến thể thao, kinh tế, mạng xã hội, giải quyết vấn đề, kỹ thuật phần mềm và bán hàng. 

Một số ví dụ thực tế

Một số ít lỗi có thể gây ra phần lớn sự cố trong một chương trình phần mềm. Một số ít khách hàng có thể chiếm phần lớn thời gian dịch vụ khách hàng của bạn. Hầu hết người dùng có thể chỉ sử dụng ít hơn 40% tính năng của ứng dụng hoặc 70% doanh số của bạn sẽ đến từ 31% khách hàng của bạn.

Thực tế của 80/20 là phổ biến – đa dạng và ở khắp mọi nơi. Sau đây là danh sách các sự kiện phổ biến trong luật Pareto thực tế trong các ngành công nghiệp khác nhau.

• Trong tài chính, 20% người giàu nhất trong dân số thường nắm giữ khoảng 80% tài sản.
• Một số ít sản phẩm của công ty sẽ tạo ra 80% doanh số bán hàng.
• Trong giao dịch, thị trường thường dao động trong phạm vi nhất định và chỉ có những biến động mạnh trong một số ít trường hợp.
• CPU chỉ thực thi khoảng 20% ​​mã của ứng dụng phần mềm trong 80% thời gian.
• Khoảng 80% khiếu nại về dịch vụ khách hàng xuất phát từ một số nguyên nhân sau.
• 20% tội phạm là những kẻ thực hiện hầu hết các tội ác.
• Phần lớn ô nhiễm là do một vài nhà máy gây ra.
• Khoảng 80% chất lượng giấc ngủ xảy ra trong khoảng 20% ​​thời gian ngủ.
• Một số nhân viên của bạn chịu trách nhiệm về hầu hết doanh số bán hàng trong công ty.
• 20% sâu bệnh có thể gây ra phần lớn thiệt hại cho mùa màng.
• Khoảng 20% ​​danh mục đầu tư của bạn sẽ tạo ra phần lớn thu nhập của bạn.
• Hầu hết tình trạng vượt ngân sách đều do một vài khoản chi phí gây ra.
• Phần lớn lợi nhuận trong bất kỳ ngành công nghiệp nào đều do một số ít công ty kiếm được.
• Chỉ một phần nhỏ các bài đăng trên mạng xã hội tạo ra phần lớn lượt chia sẻ và thích.
• Phần lớn các chợ đều được cung cấp bởi một số ít nhà cung cấp.
• Khoảng 80% người dùng tương tác với 20% giao diện người dùng của ứng dụng.
• Một phần nhỏ của tấm thảm của bạn bị mòn và rách nhiều nhất.
• Chỉ một vài suy nghĩ của bạn sẽ dẫn đến những ý tưởng thành công.
• Khoảng 20% ​​số thành phố có 80% dân số.
• Một tỷ lệ nhỏ người uống rượu tiêu thụ phần lớn lượng rượu.
• Bạn chỉ sử dụng khoảng 20% ​​kiến ​​thức của mình trong 80% thời gian.

Lợi ích của việc áp dụng Nguyên lý 80/20

Áp dụng nguyên lý 80/20 hay Pareto và các phương pháp của nó có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và sau đây là một số lợi ích trong số đó.

1. Tăng hiệu quả: Nguyên lý 80/20 có thể giúp bạn đạt được nhiều hơn với ít nỗ lực hơn vì nó dạy bạn cách tập trung vào những gì quan trọng và do đó, tối đa hóa hiệu quả của bạn.
2. Khả năng sinh lời cao hơn:Biết nên tập trung vào hoạt động hoặc khách hàng nào sẽ thúc đẩy lợi nhuận và mở ra những hướng đi mới cho doanh nghiệp của bạn để phát triển.
3. Quản lý thời gian tốt hơn:Tham gia chủ yếu vào các hoạt động hoặc lĩnh vực quan trọng của một dự án sẽ giúp bạn và nhóm của bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và do đó có nhiều thời gian hơn cho công việc hoặc giải trí khác.
4. Tối ưu hóa tài nguyên: Áp dụng nguyên tắc 80/20 sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa nguồn lực bằng cách tập trung chủ yếu vào những gì quan trọng. Điều này sẽ giúp giảm chi phí, giảm chi phí chung, hợp lý hóa quy trình làm việc và nhiều hơn thế nữa.

Biểu đồ & Sơ đồ Pareto

Biểu đồ hoặc sơ đồ Pareto là công cụ hỗ trợ trực quan có thể giúp bạn hoặc nhóm của bạn thấy được mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả trong mọi tình huống. Tính năng quan trọng ở đây là tỷ lệ phần trăm tích lũy của các nguyên nhân. Bạn đang tìm kiếm một số mục tích lũy chiếm khoảng 80% tổng số để bạn biết nên tập trung nỗ lực vào đâu.

Sau đây là hai mẫu biểu đồ Pareto:

Hình 1. Biểu đồ Pareto của các danh mục sản phẩm

Hình 2. Biểu đồ Pareto của nhóm khách hàng

Như bạn có thể thấy từ hình minh họa, giày nữ, dép tông và giày nam chiếm gần 80% doanh số bán hàng của doanh nghiệp lý thuyết này. Khách hàng loại A, B và C đều mang lại phần lớn lợi nhuận (78%), trong khi khách hàng loại G và H chịu lỗ, khiến công ty mất khoảng 2% lợi nhuận.

Đây là tình huống điển hình trong hầu hết các phân tích 80/20. Mục tiêu tự nhiên ở đây là tối đa hóa các chiến dịch tiếp thị hiện tại của công ty đối với giày nữ, dép xỏ ngón và giày nam trong khi tiến hành nghiên cứu sâu hơn về giày nam, giày nữ và giày trẻ em để đưa ra chiến lược tiếp thị được cải thiện.

Đồng thời, công ty sẽ dành nhiều thời gian hơn để phục vụ các loại khách hàng A, B và C, đồng thời giảm mức dịch vụ cho loại khách hàng E và F và cân nhắc nghiêm túc việc sa thải loại khách hàng G và F.

Đúng vậy, bạn có thể sa thải một khách hàng hoặc chỉ cần tăng phí đủ để nhóm khách hàng này có thể biến giao dịch của bạn thành có lãi hoặc khiến họ tìm kiếm một giao dịch rẻ hơn.

Làm thế nào để thay đổi doanh nghiệp của bạn theo cách 80/20

Thay đổi doanh nghiệp theo cách 80/20 đòi hỏi bạn phải tiến hành phân tích 80/20 đối với tài sản doanh nghiệp của mình để có đủ thông tin chi tiết để thực hiện thay đổi. Bạn muốn có càng nhiều dữ liệu chi tiết càng tốt để có thể tạo biểu đồ Pareto cho từng nhóm tài sản doanh nghiệp của mình.

Mỗi doanh nghiệp là duy nhất và sẽ có các loại tài sản khác nhau tạo nên nền tảng của doanh nghiệp. Vì vậy, sau đây là danh sách các loại tài sản phổ biến và cách lấy thông tin bạn cần từ chúng để tạo ra một số thay đổi.

Tài sản doanh nghiệp cần tối ưu hóa

• Quy trình: Một quy trình là tập hợp chính xác các bước cần thực hiện để tạo ra giá trị trong một doanh nghiệp. Có thể là gọi điện thoại, tạo chiến dịch quảng cáo, phát triển sản phẩm mới, động não, sản xuất sản phẩm, thuyết trình, thuyết trình và nhiều bước khác nữa. Bạn muốn thu thập càng nhiều thông tin từ mỗi bước trong quy trình của mình càng tốt.
• Khách Hàng: Một số doanh nghiệp tập trung vào khách hàng, trong khi một số khác thì không. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào khách hàng trả tiền, thì bạn cần thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về từng khách hàng.
• Sản phẩm: Tại đây, bạn có thể tập trung vào khối lượng bán hàng, lợi nhuận, tính năng, doanh thu định kỳ hàng tháng, mức độ tương tác của khách hàng và bất kỳ số liệu nào khác có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết hơn về sản phẩm của mình.
• Dịch vụ:Các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ cũng có thể sử dụng nguyên tắc 80/20 bằng cách phân khúc khách hàng của họ thành các nhóm nhân khẩu học khác nhau. Bạn đang tìm cách tách biệt những khách hàng có giá trị cao hoặc có giá trị nhất của mình khỏi những khách hàng còn lại để tùy chỉnh các dịch vụ của bạn cho họ. Đây là điển hình của freemium cung cấp.
• Chiến dịch:Theo dõi các chiến dịch tiếp thị và kết quả của chúng cũng có thể cung cấp đủ dữ liệu giúp bạn có được thông tin chi tiết về tối ưu hóa.
• Thời gian: Nếu bạn có thể thu thập dữ liệu về cách bạn sử dụng thời gian làm việc, thì bạn cũng có thể áp dụng các nguyên tắc 80/20 để tối ưu hóa năng suất của mình. Một giải pháp là sử dụng công cụ theo dõi thời gian như Toggl.
• Các công cụ khác:Trong thực tế, bạn có thể sử dụng nguyên tắc 80/20 để tối ưu hóa hầu hết mọi thứ mà bạn có thể thu thập dữ liệu, bao gồm mọi loại công cụ và ứng dụng kinh doanh.

Quy trình tối ưu hóa 80/20

Bây giờ bạn đã có dữ liệu cần thiết cho các tài sản kinh doanh mà bạn muốn tối ưu hóa, sau đây là các bước tiếp theo cần thực hiện.

1. Xác định số ít quan trọng: Sử dụng dữ liệu đã thu thập để tạo bảng hoặc biểu đồ Pareto. Sau đó, xác định một số đầu vào quan trọng chiếm khoảng 80% đầu ra.
2. Tập trung hoạt động của bạn vào số ít quan trọng: Cố gắng thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn bằng một số ít yếu tố quan trọng. Cho dù đó là chiến dịch, thiết kế, sáng tạo sản phẩm hay dịch vụ. Cố gắng mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn chỉ trong những lĩnh vực quan trọng này.
3. Loại bỏ hoặc ủy quyền những điều tầm thường:Bạn có thể chọn phân công các nhiệm vụ liên quan đến nhiều việc tầm thường hoặc loại bỏ những việc tầm thường nhất nhưng mang lại tác động ít nhất cho doanh nghiệp của bạn.
4. Rửa sạch và lặp lại: Hãy nhớ rằng 80/20 là một quy luật phổ quát. Vì vậy, sau khi xác định 20% đầu vào quan trọng nhất của bạn, bạn có thể xác định thêm 20% quan trọng nhất trong 20% ​​ban đầu. Nói cách khác, 4% quan trọng nhất của bạn hoặc khoảng đó.

Các ngành công nghiệp khác nhau và ứng dụng Pareto

Nguyên lý Pareto hay 80/20 là nguyên lý phổ biến. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng áp dụng nó vào bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào để tăng năng suất và lợi nhuận, một khi bạn đã thành thạo nghệ thuật xác định các đặc điểm cần thiết để tập trung vào ngành đó. Sau đây là tóm tắt nhanh.

• Bán lẻ: Xác định các sản phẩm hoặc danh mục sản phẩm bán chạy nhất. Phân khúc khách hàng và tối ưu hóa không gian kệ hàng.
• Dựa trên dịch vụ: Phân khúc khách hàng của bạn và cung cấp nhiều dịch vụ hơn cho nhóm nhân khẩu học có giá trị cao.
• Sản xuất Chế tạo:Hiệu quả hóa hoạt động của bạn với phân tích và tối ưu hóa 80/20 để triển khai các khái niệm sản xuất tinh gọn, tối ưu hóa chuỗi giá trị và giảm tổng chi phí.
• Phát triển phần mềm: Xác định và triển khai các tính năng quan trọng nhất mà khách hàng đánh giá cao trong ứng dụng. Điều này giúp bạn đáp ứng nhu cầu của phần lớn người dùng. Tương tự, hãy tập trung giải quyết các lỗi quan trọng nhất trước.
• Thương mại điện tử: Tối ưu hóa thiết kế trang web, vị trí đặt sản phẩm và các chiến dịch để quảng cáo có mục tiêu tốt hơn và mang đến trải nghiệm tùy chỉnh hơn cho khách hàng.
• Quản lý dự án: Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất để khởi động dự án của bạn. Giải quyết các hoạt động có tác động lớn nhất để nhanh chóng hoàn thành 20% nhiệm vụ chiếm 80% giá trị của dự án.
• Dựa trên đăng ký:Xác định những người đăng ký có giá trị cao tạo ra nhiều doanh thu nhất cho bạn, sau đó cung cấp dịch vụ tốt hơn cho họ, xây dựng mối quan hệ tốt hơn và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng.
• Quảng cáo tiếp thị: Xác định và tập trung nỗ lực của tổ chức vào các nhiệm vụ tiếp thị và quảng cáo quan trọng nhất trước tiên.
• Nghiên cứu: Các mô hình AI học các tính năng quan trọng và không cần thiết trong bất kỳ ứng dụng nào thông qua hàng triệu lần thử và sai. Mặt khác, phương pháp tiếp cận 80/20 trong bất kỳ lĩnh vực nghiên cứu nào sẽ giúp bạn đạt được đột phá nhanh hơn và dễ dàng hơn bằng cách tìm kiếm cụ thể các yếu tố quan trọng.
• Đầu tư: Học cách tìm kiếm các yếu tố thành công quan trọng nhất trước khi đầu tư vào một doanh nghiệp. Nguyên lý ngôi sao by Richard Koch làm cho quá trình này trở nên đơn giản.

Câu Hỏi Thường Gặp

Sau đây là những câu hỏi thường gặp về nguyên tắc 80/20 và cách tăng năng suất.

Kết luận

Để tóm tắt hướng dẫn nhanh này về việc giải phóng nguyên lý Pareto hay 80/20 và cách nguyên lý này có thể giúp doanh nghiệp của bạn tăng năng suất cần thiết để có nhiều lợi nhuận hơn, bạn phải hiểu rằng chúng ta mới chỉ khai thác được bề nổi của chân lý phổ quát này.

Để đọc thêm về luật Pareto và cách nó có thể thay đổi cuộc sống và công việc kinh doanh của bạn, hãy cân nhắc việc nắm bắt Richard Kochtác phẩm kinh điển vượt thời gian “Nguyên lý 80/20".
Ông thậm chí còn đặt ra thuật ngữ Nguyên tắc 80/20.