अपने व्यवसाय को स्वचालित कैसे करें

उबाऊ, दोहराव वाले काम से थक गए हैं और अपने व्यवसाय को स्वचालित करने और कुछ समय बचाने के तरीकों की तलाश कर रहे हैं? यहां वह सब कुछ है जो आपको जानना आवश्यक है।

स्वचालित कार्यप्रवाह आपके व्यवसाय को बढ़ाने में एक बहुत ही सहायक कारक हो सकता है। हम मानव श्रमिकों को बदलने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, लेकिन हम हमेशा स्वचालन शुरू करके दक्षता बढ़ा सकते हैं।

ऐसे कई कार्य हैं जिन्हें आप व्यवसाय में स्वचालित कर सकते हैं और इसे करने के कई तरीके हैं। यहां तक ​​कि बहुत से उद्योग-विशिष्ट सॉफ़्टवेयर में अब स्वयं की स्वचालन सुविधाएँ शामिल हैं, लेकिन ऐसे सॉफ़्टवेयर भी हैं जो उद्योगों और प्लेटफार्मों पर काम करते हैं।

आप जो भी तरीका चुनते हैं वह आप पर निर्भर है, क्योंकि यह आपके व्यवसाय पर निर्भर करता है और आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं। यह पोस्ट आपको विषय के बारे में एक व्यापक दृष्टिकोण प्रदान करती है और अंतर्दृष्टि पर कुछ प्रकाश डालती है जो आपके व्यवसाय को अगले स्तर पर ले जा सकती है।

कंप्यूटर एक ऑटोमेटर है

हाँ। हालांकि अधिकांश लोग कंप्यूटर को एक अद्भुत उपकरण के रूप में देखते हैं जो उन्हें वेब ब्राउज़ करने और सोशल मीडिया पर बातचीत करने देता है, कम ही लोग जानते हैं कि यह एक ऐसी मशीन है जिसे काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

कंप्यूटर ऐप ऐसे निर्देश हैं जो बदले हुए हालात की जाँच करते समय एक ही काम को बार-बार करते रहते हैं। वे गणना और ड्राइंग जैसे मानव व्यवहार का अनुकरण करके बाहरी दुनिया पर काम करते हैं, लेकिन वे इसे बहुत तेजी से करते हैं।

यहां बात यह है कि एक बार जब आप प्रत्येक कंप्यूटर, स्मार्टफोन, या वेब सर्वर को कार्य निगरानी और पूर्णता मशीन के रूप में देखते हैं तो यह है। तब आप अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए उनकी शक्ति का बेहतर लाभ उठा सकते हैं।

वर्कफ़्लो बनाम प्रोसेस ऑटोमेशन

एक छोटा सा अंतर है जिसे आपको जानना आवश्यक है। और यही वर्कफ़्लो ऑटोमेशन और बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन के बीच का अंतर है।

वर्कफ़्लो उन चरणों को संदर्भित करता है जिन्हें पूरा करने के लिए किसी कार्य को पूरा करने की आवश्यकता होती है। इसका मतलब यह हो सकता है कि एक कार्यकर्ता से दूसरे कार्यकर्ता के पास जाना, टीम के किसी सदस्य द्वारा जाँच किया जाना, फिर पर्यवेक्षक द्वारा हस्ताक्षरित। और इसी तरह। कार्यप्रवाह अक्सर सरल होते हैं और इसमें लोगों और दस्तावेज़ों के बीच सहभागिता शामिल होती है।

दूसरी ओर, एक व्यावसायिक प्रक्रिया में अधिक जटिल और परस्पर संबंधित कार्य शामिल होते हैं। इसे कई वर्कफ़्लोज़ के वर्कफ़्लो के रूप में भी देखा जा सकता है। विभिन्न परस्पर जुड़े कार्यों का समन्वय जो समग्र रूप से व्यवसाय की सफलता की गारंटी के लिए एक साथ काम करते हैं।

यहाँ दोनों शब्दों की एक संक्षिप्त सारणीबद्ध तुलना है। कृपया ध्यान दें कि यह पोस्ट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन पर केंद्रित है।

कार्यप्रवाह स्वचालनव्यापार प्रक्रिया स्वचालन
कार्य पूर्ण करने के लिए एक या अधिक कार्यों का प्रबंधन करता हैएक या कार्यप्रवाह प्रबंधित करता है जो कार्य पूर्ण करता है
कार्य कुशलता पर केंद्रित हैसमग्र प्रणाली समन्वय पर ध्यान केंद्रित करता है
मानव और मशीन इंटरैक्शन शामिल कर सकते हैंअधिक अमूर्त संगठनात्मक अवधारणाओं को शामिल करता है
लागू करने के लिए कम जटिल और तेज़अधिक जटिल और स्केलेबल
लोगों और दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के लिए सर्वश्रेष्ठप्रबंधन प्रणालियों, पहलों, लोगों के लिए सर्वश्रेष्ठ

कार्यप्रवाह स्वचालन के लाभ

जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, वर्कफ़्लो स्वचालन से प्राप्त होने वाले कई लाभ हैं। और यद्यपि वे अंततः आपके सटीक व्यवसाय और आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों पर निर्भर होंगे, यहां उम्मीद करने के लिए सार्वभौमिक लाभों की एक सूची है।

  • समय की बचत - यह स्पष्ट है। एक बार जब आप उन सभी सांसारिक और दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर देते हैं, जिनकी औसत कार्यालय कार्यकर्ता प्रति वर्ष 30 दिनों से अधिक खर्च करती है, तो आप समय की बचत करेंगे। दूसरे, आप इस बचाए गए समय को व्यवसाय को बढ़ावा देने के लिए अधिक उत्पादक प्रयासों में निवेश कर सकते हैं।

  • ट्रांसपेरेंसी - किसी कार्यप्रवाह का ठीक से विश्लेषण करने और उसे स्वचालित करने के लिए अनुशासन के स्तर की आवश्यकता होती है। यह, बदले में, आपके व्यवसाय के कार्यों को संभालने के तरीके में क्रम बनाता है। यह देखना आसान बनाता है कि कोई परियोजना कितनी तेजी से आगे बढ़ रही है और अनुमान लगाना।

  • दक्षता और विकास को बढ़ावा - आपके काम के कुछ हिस्सों को स्वचालित करने से आपकी समग्र दक्षता में सुधार होता है क्योंकि आप कम मानव इनपुट के साथ अधिक काम कर सकते हैं। यह बढ़ावा उच्च उत्पादकता में तब्दील होगा, जो बदले में व्यापार वृद्धि और अधिक मुनाफे में तब्दील हो जाएगा।

  • कमतर लागतें - कम मानव श्रम का उपयोग करने का मतलब कम मजदूरी भी है, जो कम परिचालन लागत का अनुवाद करता है। यह लाभ विशेष रूप से बड़े उद्यमों में स्पष्ट होता है, जहां संचयी बचत एक बड़ी राशि हो सकती है। हालांकि, ध्यान रखें कि स्वचालन आम तौर पर श्रम लागत को कम करता है, उन्हें समाप्त नहीं करता है।

  • कम गलतियाँ - यह कुछ उद्योगों में प्रमुख स्वचालन लाभों में से एक है। मनुष्य त्रुटि-प्रवण है, इसलिए जिन्हें अंतहीन मात्रा में डेटा इनपुट करना पड़ता है, वे समय-समय पर गलतियाँ करते रहेंगे। मशीनें ऐसी गलती नहीं करती हैं। और जब कोई समस्या होती है, तब भी सुधार लंबे समय तक चलते हैं।

  • अनुमापकता - एक स्केलेबल व्यवसाय चुनना और जितना संभव हो इसे स्वचालित करना अधिकांश इंटरनेट करोड़पतियों की सफलता की कहानियों के पीछे प्रमुख कारण है। एक बार जब आप ठीक से संरचित और स्वचालित दोहराव वाले कार्य कर लेते हैं, तो आपको अपने व्यवसाय में अधिक पैसा बनाने की आवश्यकता होती है, बस वॉल्यूम को क्रैंक करना होता है।

वर्कफ़्लो स्वचालन के नुकसान

आपके व्यवसाय के वर्कफ़्लो को स्वचालित करने का प्रमुख नुकसान प्रारंभिक निवेश है। यद्यपि यह व्यवसाय से व्यवसाय में भिन्न होता है, इस निवेश में वह समय शामिल हो सकता है जिसमें आपको स्वचालन प्रक्रिया सीखने की आवश्यकता होती है, इसे खरीदने के लिए आपने जो पैसा खर्च किया है, और कोई अन्य लागत।

हालाँकि, स्वचालन से कई व्यवसायों को जो सफलताएँ मिलती हैं, वे बताती हैं कि अधिकांश निवेश इसके लायक होंगे।

स्वचालित करने के लिए आदर्श कार्य

प्रत्येक कार्य या व्यवसाय स्वयं को स्वचालन के लिए उधार नहीं देता है। कुछ दूसरों की तुलना में आसान हैं। इसलिए, यह आप पर निर्भर है कि आप पहले जाँच करें और देखें कि क्या किया जा सकता है और क्या नहीं। अधिकांश समय अभी भी, आपको केवल अपने कार्यप्रवाह को अधिक प्रबंधनीय कार्यों में सरल बनाने और इसके स्वचालन को सरल बनाने की आवश्यकता है।

कुछ भी हो, निम्न प्रकार के कार्यों को विभिन्न कंपनियों द्वारा अलग-अलग तरीकों से स्वचालित किया गया है। और इसका मतलब है कि आपको भी इसी तरह के ऑटोमेशन में सफलता मिलनी चाहिए।

  • डेटा संग्रहण - पिछले दशकों में कंप्यूटर इतने अच्छे हो गए हैं कि संख्याओं और अक्षरों से जुड़े अधिकांश कार्यों को आसानी से स्वचालित किया जा सकता है। यह डिजीटल अक्षरों के लिए विशेष रूप से सच है, हालांकि ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) तकनीक भी पीछे नहीं है। यदि आप इसे देख और पढ़ सकते हैं, तो आपका कंप्यूटर भी सही एप्लिकेशन का उपयोग करके ऐसा कर सकता है।

  • उच्च मात्रा कार्य -कंप्यूटर तेज होते हैं और थकते नहीं हैं। जब बहुत सारे काम करने होते हैं, तो अक्सर पहले थोड़ा समय स्वचालित करने और बाद में समय बचाने के लिए खर्च करना सबसे अच्छा होता है।

  • एकाधिक इनपुट की आवश्यकता है - जब कार्यों को हाथ से हाथ या डेस्क से डेस्क पर जाना पड़ता है, तो एक ही अड़चन पूरे वर्कफ़्लो को बाधित कर सकती है। लेकिन जितना संभव हो उतना इसे स्वचालित करने से व्यवधान कम हो जाते हैं।

  • थकाऊ कार्य - कुछ कार्य नरक के रूप में उबाऊ होते हैं और थोड़ा संतुष्टि लाते हैं। तो, अगर आप उन्हें स्वचालित कर सकते हैं, तो बढ़िया!
  • समय के प्रति संवेदनशील कार्य - हो सकता है कि आप और आपकी टीम के सदस्य आपकी सभी व्यावसायिक ज़रूरतों को पूरा करने के लिए हमेशा मौजूद न हों। और इसका मतलब है कि आप अक्सर समय-संवेदी कार्यों के लिए समय सीमा चूक सकते हैं। हालाँकि, ऐसे कुछ या अधिकांश कार्यों को स्वचालित करने से समस्या का समाधान होना चाहिए।

  • दोहराव कार्य - कुछ कार्य मूर्खतापूर्ण तरीके से दोहराए जाते हैं, और क्या आप पूछेंगे कि "क्या मुझे ऐसा करते रहना चाहिए?"। स्वचालन वहां सबसे अच्छा जवाब है।

  • नो-रूम-फॉर-एरर टास्क - हालांकि वे अभी भी त्रुटियों से ग्रस्त हैं, कंप्यूटर गलतियाँ नहीं करते हैं। इसलिए, त्रुटि का पता लगाने के साथ एक उचित रूप से कॉन्फ़िगर किया गया स्वचालित सिस्टम हमेशा सटीकता के स्तर में मैन्युअल सिस्टम को हरा देगा।

  • मानव संसाधन - ऑनबोर्डिंग से लेकर अपडेट, कंपनी की खबरें, टाइम ट्रैकिंग, कर्मचारियों की छुट्टियां, बीमार और छुट्टी का प्रशासन। मानव संसाधन प्रबंधन को स्वचालित करना किसी भी व्यवसाय के लिए अद्भुत काम कर सकता है।

  • लेखांकन - अपने लेखांकन को स्वचालित करके गलतियों और अनावश्यक सिरदर्द से बचें।

  • खरीद और बिक्री - कई लोकप्रिय हैं मार्केटिंग और सीआरएम प्लेटफॉर्म जो स्वचालन प्रदान करता है। और यह दक्षता और मुनाफे को बढ़ावा देने के लिए सिद्ध हुआ है।

  • परियोजना प्रबंधन - बहुत बह परियोजना प्रबंधन मंच आपको स्वचालित करने और समय बचाने की सुविधा भी देता है।

स्वचालन उपकरण के प्रकार

3 प्रकार के वर्कफ़्लो ऑटोमेशन टूल हैं जो आपको वहां मिलेंगे: कोडित, कम कोड, और कोई कोड नहीं। यहां प्रत्येक पर करीब से नज़र डाली गई है।

  1. कोडित स्वचालन उपकरण - ये ऐसे उपकरण हैं जिनके लिए आपको आवश्यक कार्यों को पूरा करने के लिए कंप्यूटर कोड लिखने की आवश्यकता होती है। एक आदर्श उदाहरण लिनक्स शेल है।

  2. कम कोड स्वचालन उपकरण - लो-कोड टूल अनिवार्य रूप से बिना कोडिंग के काम करते हैं। लेकिन आपको अभी भी यह जानने की जरूरत है कि कोड कैसे किया जाता है, क्योंकि आपको अक्सर बदलाव करने या कोड की कुछ पंक्तियों को दर्ज करने की आवश्यकता होगी। सेल्सफोर्स प्लेटफॉर्म एक अच्छा उदाहरण है।

  3. कोई कोड स्वचालन उपकरण नहीं - लगभग हर कोई इन उपकरणों का उपयोग कर सकता है। इसे काम करने के लिए आपको प्रोग्रामिंग भाषा जानने की आवश्यकता नहीं है। कई तो दक्षता के लिए सुंदर और सुविचारित यूजर इंटरफेस के साथ भी आते हैं।

शीर्ष स्वचालन सॉफ्टवेयर और तरीके

आपके व्यवसाय को स्वचालित करने के कई तरीके और उपकरण हैं। वे अलग तरह से काम करते हैं, विभिन्न पूर्वापेक्षाएँ रखते हैं, और सूची लगभग अंतहीन है। हालाँकि, यहाँ शीर्ष नाम हैं जिनसे आपको अवगत होना चाहिए।

  • छोटी चादर - नाम से सब कुछ पता चलता है। एक नो-कोड और स्प्रेडशीट जैसा एप्लिकेशन जो विभिन्न प्रकार के इनपुट फ़ील्ड प्रदान करता है। यह स्वचालित रूप से टीमों को तेजी से काम करने में सक्षम बनाता है।

  • Cron - लिनक्स और * निक्स जॉब शेड्यूलर। यह आपको मिनटों से लेकर महीनों और यहां तक ​​कि वार्षिक अंतराल पर निष्पादित करने के लिए कार्य सेट करने देता है। यहां कोई भी कार्य निष्पादन योग्य कंप्यूटर कोड हो सकता है।

  • शैल स्क्रिप्टिंग - लिनक्स शेल या अपनी पसंद के किसी भी ओएस पर कमांड-लाइन स्क्रिप्ट लिखने में सक्षम होने के लिए आपको कंप्यूटर प्रोग्रामिंग ज्ञान की आवश्यकता होगी। लेकिन एक बार जब आप कर सकते हैं, तो बहुत कम है जिसे आप स्वचालित नहीं कर सकते, क्योंकि अधिकांश वेब सर्वरों में एक शेल होता है।

  • एकीकृत करना - सभी आकार की कंपनियों के लिए वर्कफ़्लो ऑटोमेशन समाधान प्रदान करता है। यह प्री-बिल्ट ऐप्स, फॉर्म, ईमेल, मोबाइल फीचर्स, एपीआई इंटीग्रेशन और एक सहज ज्ञान युक्त इंटरफेस के साथ एक लो-कोड प्लेटफॉर्म है।

  • Zapier - एक लोकप्रिय नो-कोड ऑटोमेशन प्लेटफॉर्म। जैपियर कंपनियों को मार्केटिंग से लेकर ऑर्डर और ग्राहक संबंध प्रबंधन तक सब कुछ स्वचालित करने में मदद करता है। यह आपको 3,000 से अधिक SaaS ऐप्स से जोड़ता है।

  • IFTTT - यह जैपियर के समान है, लेकिन व्यक्तिगत और लघु-व्यावसायिक उपयोग पर थोड़ा अधिक केंद्रित है। IFTTT का मतलब इफ दिस दैट दैट है, और यह एक नो-कोड डेवलपमेंट प्लेटफॉर्म है।

  • निनटेक्स - एक कम-कोड कार्यप्रवाह प्रबंधन उपकरण। इसमें बैंकिंग से लेकर वित्त, ऊर्जा, विनिर्माण, सरकार आदि कई उद्योगों के लिए प्रक्रिया प्रबंधन और स्वचालन की सुविधा है। यह असीमित उपयोगकर्ताओं के लिए प्रति माह $ 955 से शुरू होता है।

  • Hubspot - एक प्रभावशाली और सुविधा से भरा ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) मंच। यह सभी प्रकार के व्यवसायों के लिए कई स्वचालन सुविधाएँ प्रदान करता है।

  • फ्लोक्ज़ु - एक कम-कोड और क्लाउड-आधारित वर्कफ़्लो और व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म। जटिल संचालन वाली कंपनियों के लिए आदर्श।

  • गुरुत्वाकर्षण प्रवाह - यह वर्डप्रेस साइटों के लिए वर्कफ़्लो प्रबंधन और स्वचालन प्लगइन है।

  • अजगर - यह पायथन प्रोग्रामिंग लैंग्वेज है। एक आधुनिक और बहुमुखी कंप्यूटर भाषा जो लगभग सभी प्लेटफार्मों पर उपलब्ध है। इसे पढ़ना और लिखना आसान है और आप इसके विशाल पुस्तकालय के साथ बहुत सारी अद्भुत चीजें कर सकते हैं।

निष्कर्ष

इस वर्कफ़्लो और टास्क ऑटोमेशन पोस्ट के अंत में आते हुए, आपने कई शीर्ष विकल्प देखे हैं और उन्हें क्या पेशकश करनी है।

हम सभी की अलग-अलग ज़रूरतें होती हैं और अलग-अलग कौशल स्तर होते हैं। तो, यहां कोई भी सबसे अच्छा विकल्प नहीं है। इसके बजाय, यह आप पर निर्भर है कि सबसे अच्छा क्या काम करता है।

Nnamdi Okeke

ननमदी ओकेके

ननमदी ओकेके एक कंप्यूटर उत्साही हैं जो पुस्तकों की एक विस्तृत श्रृंखला को पढ़ना पसंद करते हैं। उसे विंडोज़/मैक पर लिनक्स के लिए प्राथमिकता है और वह उपयोग कर रहा है
अपने शुरुआती दिनों से उबंटू। आप उसे ट्विटर पर पकड़ सकते हैं बोंगोट्रैक्स

लेख: 278

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