Kuinka automatisoida yrityksesi

Oletko kyllästynyt tylsään, toistuvaan työhön ja etsimään tapoja automatisoida yrityksesi ja säästää aikaa? Tässä on kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää.

Työnkulkujen automatisointi voi olla erittäin hyödyllinen tekijä yrityksesi kasvattamisessa. Emme ehkä pysty korvaamaan ihmistyöntekijöitä, mutta voimme aina lisätä tehokkuutta ottamalla käyttöön automaation.

Yrityksessä on monia tehtäviä, jotka voit automatisoida, ja monia tapoja tehdä se. Jopa monet toimialakohtaiset ohjelmistot sisältävät nyt omia automaatioominaisuuksia, mutta on myös ohjelmistoja, jotka toimivat eri toimialoilla ja alustoilla.

Valitset itse, minkä tavan valitset, sillä se riippuu yrityksestäsi ja siitä, mitä yrität saavuttaa. Tämä viesti antaa sinulle laajan näkemyksen aiheesta ja valaisee oivalluksia, jotka voivat viedä yrityksesi seuraavalle tasolle.

Tietokone on automaatti

Joo. Vaikka useimmat ihmiset pitävät tietokonetta hämmästyttävänä laitteena, jonka avulla he voivat selata verkkoa ja olla vuorovaikutuksessa sosiaalisessa mediassa, harvat ymmärtävät, että se on kone, joka on suunniteltu tekemään työtä.

Tietokonesovellukset ovat ohjeita, jotka tekevät samoja asioita yhä uudelleen ja uudelleen tarkistaessaan muuttuneita olosuhteita. Ne toimivat ulkomaailmassa jäljittelemällä ihmisten käyttäytymistä, kuten laskelmia ja piirtämistä, mutta tekevät sen paljon nopeammin.

Asia on siinä, että kun näet jokaisen tietokoneen, älypuhelimen tai verkkopalvelimen tehtävien valvonta- ja suorittamiskoneena. Sitten voit hyödyntää paremmin niiden voimaa tuottavuuden parantamiseksi.

Työnkulku vs prosessiautomaatio

Siinä on pieni ero, joka sinun on tiedettävä. Ja tämä on ero työnkulkuautomaation ja liiketoimintaprosessien automatisoinnin välillä.

Työnkulku viittaa vaiheisiin, jotka tehtävän on suoritettava loppuun. Tämä saattaa tarkoittaa siirtymistä työntekijältä toiselle, tiimin jäsenen tarkastamista ja esimiehen allekirjoittamista. Ja niin edelleen. Työnkulut ovat usein yksinkertaisia ​​ja sisältävät ihmisten ja asiakirjojen välistä vuorovaikutusta.

Liiketoimintaprosessi sen sijaan sisältää monimutkaisempia ja toisiinsa liittyviä tehtäviä. Sitä voidaan pitää myös monien työnkulkujen työnkulkuna. Erilaisten toisiinsa liittyvien tehtävien koordinointi, jotka yhdessä takaavat koko liiketoiminnan menestymisen.

Tässä on lyhyt taulukkovertailu molemmista termeistä. Huomaa, että tämä viesti keskittyy työnkulun automatisointiin.

Työnkulun automatisointiLiiketoimintaprosessien automatisointi
Hallitsee yhtä tai useampaa tehtävää saadakseen työn valmiiksiHallitsee yhtä tai työnkulkuja, jotka saavat työt tehtyä
Panostaa työn tehokkuuteenKeskittyy järjestelmän yleiseen koordinointiin
Voi sisältää ihmisen ja koneen vuorovaikutustaSisältää abstraktimpia organisaatiokäsitteitä
Vähemmän monimutkainen ja nopeampi toteuttaaMonimutkaisempi ja skaalautuvampi
Paras ihmisten ja asiakirjojen järjestämiseenParas järjestelmien, aloitteiden ja ihmisten hallintaan

Työnkulun automatisoinnin edut

Kuten voit kuvitella, työnkulun automaatiolla on monia etuja. Ja vaikka ne riippuvat viime kädessä tarkasta liiketoiminnastasi ja tekemistäsi tehtävistä, tässä on luettelo odotetuista yleisistä eduista.

  • Ajan säästö – Tämä on selvää. Kun automatisoit kaikki ne arkipäiväiset ja toistuvat tehtävät, jotka maksavat keskivertotoimistotyöntekijälle yli 30 päivää vuodessa, säästät aikaa. Toiseksi voit sijoittaa tämän säästyneen ajan tuottavampiin ponnisteluihin liiketoiminnan tehostamiseksi.

  • Läpinäkyvyys – Työnkulun analysointi ja automatisointi vaatii jonkin verran kurinalaisuutta. Tämä puolestaan ​​luo järjestystä tapaan, jolla yrityksesi hoitaa tehtävänsä. Helpottaa projektin etenemisen nopeutta ja arvioiden tekemistä.

  • Tehokkuus ja kasvuvauhti – Osien työsi automatisointi parantaa yleistä tehokkuuttasi, koska saat enemmän työtä tehtyä pienemmällä ihmispanoksella. Tämä lisäys merkitsee korkeampaa tuottavuutta, mikä puolestaan ​​​​merkitsee liiketoiminnan kasvua ja lisää voittoja.

  • Alemmat kustannukset – Henkilötyövoiman vähentäminen tarkoittaa myös pienempiä palkkoja, mikä puolestaan ​​pienentää käyttökustannuksia. Tämä etu näkyy erityisesti suuremmissa yrityksissä, joissa kumulatiivinen säästö voi olla huomattavan suuri. Muista kuitenkin, että automaatio yleensä vähentää työvoimakustannuksia, ei poista niitä.

  • Vähemmän virheitä – Tämä on eräillä toimialoilla yksi suurimmista automaation eduista. Ihminen on altis virheille, joten ne, jotka joutuvat syöttämään loputtomasti dataa, tekevät virheitä ajoittain. Koneet eivät tee tällaisia ​​virheitä. Ja vaikka ongelma olisikin, korjaukset kestävät pidempään.

  • skaalautuvuus – Skaalautuvan liiketoiminnan valinta ja sen mahdollisimman pitkälle automatisointi on suurin syy useimpien Internet-miljonäärien menestystarinoihin. Kun sinulla on oikein jäsennellyt ja automatisoidut toistuvat tehtävät, sinun tarvitsee vain ansaita enemmän rahaa yritykselläsi.

Työnkulun automatisoinnin haitat

Suurin haitta yrityksesi työnkulun automatisoinnissa on alkuinvestointi. Vaikka investointi vaihtelee yrityksittäin, tämä investointi voi koostua ajasta, jonka tarvitset automaatioprosessin oppimiseen, sen ostamiseen käyttämästäsi rahasta ja kaikista muista kuluista.

Kuitenkin onnistumiset, joita monet yritykset kokevat automaatiosta, osoittavat, että suurin osa investoinneista on sen arvoista.

Ihanteelliset tehtävät automatisoitavaksi

Kaikki tehtävät tai liiketoiminta eivät sovellu automatisointiin. Jotkut ovat helpompia kuin toiset. Joten sinun on ensin tarkistettava, mitä voidaan tehdä ja mitä ei. Useimmiten sinun tarvitsee vain yksinkertaistaa työnkulkusi hallittavammiksi tehtäviksi ja yksinkertaistaa sen automatisointia.

Tapahtuipa mitä tahansa, eri yritykset ovat automatisoineet seuraavan tyyppiset tehtävät eri tavoin. Ja tämä tarkoittaa, että sinunkin pitäisi menestyä vastaavien automatisoinnissa.

  • Tiedonkeruu – Tietokoneet ovat kehittyneet niin hyviksi viime vuosikymmeninä, että suurin osa numeroihin ja kirjaimiin liittyvistä töistä on helposti automatisoitavissa. Tämä pätee erityisesti digitoituihin aakkosiin, vaikka optinen merkintunnistustekniikka (OCR) ei ole kaukana jäljessä. Jos näet ja luet sen, niin voi myös tietokoneesi oikean sovelluksen avulla.

  • Suuren volyymin tehtävät – Tietokoneet ovat nopeita eivätkä väsy. Kun työtä on paljon, on usein parasta käyttää vähän aikaa ensin automatisointiin ja säästämiseen myöhemmin.

  • Tarvitsee useita tuloja – Kun tehtäviä on siirrettävä kädestä käteen tai pöydältä pöydälle, yksi pullonkaula voi häiritä koko työnkulkua. Mutta mahdollisimman suuren osan automatisointi vähentää häiriöitä.

  • Tylsiä tehtäviä – Jotkut tehtävät ovat helvetin tylsiä eivätkä tuo juurikaan tyydytystä. Joten jos voit automatisoida ne, niin hienoa!
  • Aikaherkät tehtävät – Sinä ja tiimisi jäsenet ette välttämättä ole aina paikalla huolehtimassa kaikista yrityksesi tarpeista. Ja tämä tarkoittaa, että saatat usein ohittaa aikaherkkien tehtävien määräajat. Joidenkin tai useimpien tällaisten tehtävien automatisoinnin pitäisi kuitenkin ratkaista ongelma.

  • Toistuvat tehtävät – Jotkut tehtävät ovat typerästi toistuvia ja saavat sinut kysymään "pitääkö minun jatkaa tätä?". Automaatio on paras vastaus tähän.

  • Tehtävät, joissa ei ole tilaa virheille – Vaikka ne ovat edelleen alttiita virheille, tietokoneet eivät tee virheitä. Joten oikein konfiguroitu automaattinen järjestelmä, jossa on virheiden havaitseminen, voittaa aina manuaaliset järjestelmät tarkkuustasoilla.

  • Human Resources – Perehdytyksestä päivityksiin, yritysuutisiin, ajan seurantaan, työntekijöiden lomiin, sairaus- ja lomahallintaan. Henkilöstöhallinnon automatisointi voi tehdä ihmeitä mille tahansa yritykselle.

  • kirjanpito – Vältä virheitä ja turhaa päänsärkyä automatisoimalla kirjanpito.

  • Myynti – Suosittuja on monia markkinointi- ja CRM-alustoilla jotka tarjoavat automaatiota. Ja tämän on osoitettu lisäävän tehokkuutta ja tuottoa.

  • Projektinhallinta - Monet projektinhallinnan alustat voit myös automatisoida ja säästää aikaa.

Automaatiotyökalujen tyypit

Siellä on kolmenlaisia ​​työnkulun automatisointityökaluja: koodattu, matala koodi ja ei koodia. Tässä on lähempi katsaus jokaiseen.

  1. Koodatut automaatiotyökalut – Nämä ovat työkaluja, joille sinun on kirjoitettava tietokonekoodi tarvittavien tehtävien suorittamiseksi. Täydellinen esimerkki on Linux Shell.

  2. Low Code Automation Tools – Matalakoodityökalut toimivat käytännössä ilman koodausta. Mutta sinun on silti osattava koodata, koska sinun on usein tehtävä muutoksia tai syötettävä muutama koodirivi. Salesforce-alusta on hyvä esimerkki.

  3. Ei koodiautomaatiotyökaluja – Lähes kaikki voivat käyttää näitä työkaluja. Sinun ei tarvitse osata ohjelmointikieltä saadaksesi sen toimimaan. Monissa on jopa kauniit ja hyvin harkitut käyttöliittymät tehokkuuden takaamiseksi.

Parhaat automaatioohjelmistot ja menetelmät

On monia tapoja ja työkaluja automatisoida liiketoimintaa. He toimivat eri tavalla, niillä on vaihtelevat edellytykset, ja luettelo on lähes loputon. Tässä ovat kuitenkin suosituimmat nimet, jotka sinun tulee olla tietoisia.

  • Smartsheet – Nimi kertoo kaiken. Kooditon ja laskentataulukkomainen sovellus, joka tarjoaa erityyppisiä syöttökenttiä. Se myös mahdollistaa tiimien työskentelyn nopeammin automatisoimalla.

  • cron – Linux- ja *nix-työn ajoitus. Sen avulla voit määrittää töitä suoritettavaksi tietyin aikavälein minuuteista kuukausiin ja jopa vuosittain. Työ tässä voi olla mikä tahansa suoritettava tietokonekoodi.

  • Shell-komentosarjat – Tarvitset tietokoneohjelmointitaitoja voidaksesi kirjoittaa komentorivikomentosarjoja Linux Shellissä tai missä tahansa valitsemassasi käyttöjärjestelmässä. Mutta kun voit, niin vähän et voi automatisoida, koska useimmissa web-palvelimissa on Shell.

  • Integrified – Tarjoaa työnkulkuautomaatioratkaisuja kaikenkokoisille yrityksille. Se on matalakoodialusta, jossa on valmiita sovelluksia, lomakkeita, sähköpostia, mobiiliominaisuuksia, API-integraatioita ja intuitiivinen käyttöliittymä.

  • Zapier – Suosittu kooditon automaatioalusta. Zapier auttaa yrityksiä automatisoimaan kaiken markkinoinnista tilausten ja asiakkuuksien hallintaan. Se yhdistää sinut yli 3,000 XNUMX SaaS-sovellukseen.

  • IFTTT – Se on samanlainen kuin Zapier, mutta keskittyy hieman enemmän henkilökohtaiseen ja pienyrityskäyttöön. IFTTT on lyhenne sanoista If This Then That, ja se on kooditon kehitysalusta.

  • nintex – Matalakoodin työnkulun hallintatyökalu. Se sisältää prosessinhallinnan ja automaation monille aloille pankista rahoitukseen, energiaan, tuotantoon, hallintoon ja niin edelleen. Se alkaa 955 dollarista kuukaudessa rajoittamattomille käyttäjille.

  • Hubspot – Vaikuttava ja monipuolinen asiakassuhteiden hallintaalusta (CRM). Se tarjoaa monia automaatioominaisuuksia kaikentyyppisille yrityksille.

  • Flokzu – Matala koodi ja pilvipohjainen työnkulku- ja liiketoimintaprosessien hallintaalusta. Ihanteellinen monimutkaisen toiminnan yrityksille.

  • Painovoima – Tämä on työnkulun hallinta- ja automaatiolaajennus WordPress-sivustoille.

  • Python – Tämä on Python-ohjelmointikieli. Moderni ja monipuolinen tietokonekieli, joka on saatavilla lähes kaikilla alustoilla. Sitä on helppo lukea ja kirjoittaa, ja sen laajan kirjaston avulla voit tehdä paljon uskomattomia asioita.

Yhteenveto

Tämän työnkulun ja tehtävien automatisointiviestin loppuun mennessä olet nähnyt monia parhaita vaihtoehtoja ja mitä heillä on tarjottavanaan.

Meillä kaikilla on erilaiset tarpeet ja erilaiset taidot. Tässä ei siis ole yhtä parasta vaihtoehtoa. Pikemminkin on sinun tehtäväsi löytää se, mikä toimii parhaiten.

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke on tietokoneharrastaja, joka rakastaa lukea monenlaisia ​​kirjoja. Hän pitää Linuxista parempana kuin Windows/Mac ja on käyttänyt
Ubuntu alusta alkaen. Voit saada hänet kiinni Twitterissä bongotrax

Artikkelit: 278

Vastaanota teknisiä tavaroita

Tekniset trendit, startup-trendit, arvostelut, online-tulot, verkkotyökalut ja markkinointi kerran tai kahdesti kuukaudessa

Jätä vastaus

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *