Roboottinen prosessiautomaatio pienyrityksille

Robottiprosessiautomaatio ei ole vain suurille yrityksille. Pienet yritykset voi yhtä hyvin hyötyä sen monista eduista ryhtymällä oikeisiin toimiin.

Toistuvien tehtävien suorittamisesta työläiden tai aikaa vievien prosessien käsittelyyn ei ole rajoituksia sille, mitä RPA voi tehdä organisaation hyväksi. Bonuksena se antaa myös työntekijöille mahdollisuuden osallistua enemmän tuottava työtä.
Robottiprosessiautomaatiomarkkinat arvostettiin $ 2.3 miljardia 2022 ja sen odotetaan kasvavan 39 %:n vuosittaisella kasvuvauhdilla (CAGR) yli 30 miljardiin dollariin vuoteen 2030 mennessä. Tämä viesti näyttää, kuinka RPA voi olla avuksi yrityksellesi.

Miten RPA toimii?

RPA eli robottiprosessiautomaatio on ohjelmistopohjainen lähestymistapa, jonka avulla yksilö tai organisaatio voi suorittaa suuria ja usein arkipäiväisiä tehtäviä käyttämällä tietokonenäön, koneoppimisen ja muiden automaatiotekniikoiden yhdistelmää.

Ihmisen käyttäjän on ensin asennettava robotti tietokoneelle ja sitten näytettävä sille, kuinka hän suorittaa tiettyjä tehtäviä. Robotti pystyy sitten toistamaan käyttäjän liikkeet, kun tietty tapahtuma laukeaa. Tällaisia tapahtumia voivat olla vastaanottaminen email, napin painallus ja niin edelleen. Erityistehtävät voivat vaihdella tiedostojen siirtämisestä tietojen syöttö, sovelluksen käynnistäminen, verkon selaaminen ja niin edelleen.

Toisin sanoen RPA-järjestelmät ovat virtuaalisia robotteja, jotka pystyvät suorittamaan erilaisia tehtäviä, jotka tavallisesti suorittavat ihmisen ja jotka vaativat useita vaiheita tai sovelluksia. He voivat tehdä tämän noudattamalla sääntöihin perustuvia toimia ja ilman ihmisen puuttumista.

RPA:n edut

RPA tuo kilpailuetua pienille yrityksille, koska se tarjoaa etuja, jotka ovat muutoin vain suurien budjetin omaavien yritysten saatavilla. Tärkeimmät edut ovat seuraavat.

Tuottavuuden lisäys: Robotit työskentelevät väsymättä kellon ympäri ilman taukoja tai väsymistä. Ne pystyvät suorittamaan useimmat tehtävät nopeammin kuin kukaan ihminen, ja tämä tarkoittaa, että yksi robotti voi suorittaa useiden ihmisten työn murto-osassa aikaa, mikä johtaa enemmän tuotoksia liiketoiminnalle.
Parannettu tarkkuus: Error Reduction on toinen hyvä syy robottiprosessiautomaation käyttöönotolle, koska robotit eivät tee virheitä kuten ihmiset. Tuloksena on korkeampi tulosten laatu liiketoiminnasta.
Kustannussäästö: Hyvä RPA-ohjelmisto säästää yrityksesi rahaa alentamalla toistuvien tehtävien suorittamisesta aiheutuvat kustannukset ihmistyöntekijöiden tason alapuolelle. Automatisoimalla niin monta toistuvaa prosesseja kuin mahdollista, voit jopa poistaa lisähenkilöstön tarpeen tehostamalla tuotantoasi. Lopulta yritys tekee enemmän voittoa maksamalla vähemmän samasta tai useammasta työstä.
Enhanced Compliance: Työprosessit, joihin liittyy useiden määräysten, protokollien tai lakien noudattaminen, saavuttavat parempia tuloksia robottiprosessiautomaatiolla.
Helpompi skaalautuvuus: Kun prosessi on automatisoitu, sen skaalauksesta tulee helpompaa ja kustannustehokkaampaa. Temppu on ensin tunnistaa ja kartoittaa organisaatiosi prosessit, jotka voidaan nopeasti automatisoida.
Parempi Analytics: Robotit pitävät paremmat tiedot kuin ihmiset, joten on helpompi nähdä, kuinka ne ovat työskennelleet tietyllä aikavälillä.
Parannettu asiakaspalvelu: Roboottinen prosessiautomaatio voi auttaa ratkaisemaan asiakaspalveluongelmia nopeasti ja tehokkaasti, mikä parantaa asiakasuskollisuutta ja vähentää vaihtuvuutta.

Yritykset, jotka voivat hyötyä RPA:sta

Melkein kaikentyyppiset ja -kokoiset yritykset voivat hyötyä robottiprosessiautomaatiosta. Pienet ja keskisuuret yritykset sisään rahoittaa, kirjanpito, kiinteistöt, lääketieteelliset palvelut, vähittäiskauppa, televiestintä, valmistus ja monet muut voivat hyötyä toimintojensa automatisoinnista.

Ainoa vaatimus tässä on, että yrityksellä on toistuvia tehtäviä, jotka ovat helposti tunnistettavissa ja automatisoitavissa. Lisäksi, kun tällaisia toistuvia tehtäviä on enemmän, yritys sopii paremmin RPA:han.

Suosittuja RPA-käyttötapauksia

Organisaatiossa on niin monia prosesseja, jotka voidaan automatisoida RPA:n avulla. Tämä tosiasia käy ilmi erilaisista organisaatioista, jotka ovat jo saavuttaneet jonkin prosessiautomaation tason. Ne voidaan jakaa eri osastoihin tai sektoreihin seuraavasti.

Tiedon syöttö: Yksi tiedon syöttämisen RPA:n parhaista eduista on tietojen validointi, joka sisältää useita sääntöjä, jotka tekevät virheellisten tietojen syöttämisen mahdottomaksi kriittisissä tapauksissa.
laskelmat: Monet tehtävät vaativat laskelmia yksinkertaisista pakettien painoista monimutkaisempiin prosesseihin, kuten voitto- ja tappiolaskelmiin, laskulaskelmiin, etujen käsittelyyn ja niin edelleen. RPA tekee sellaisia työpaikat vaivaton ja tarkka.
Tietueiden säilyttäminen: Tapahtumien kirjaamisesta yritykselle tarpeellisten tärkeiden tietojen tai asiakirjojen tallentamiseen, päivittämiseen CRM, ja automaattisten varmuuskopiointien ansiosta RPA voi säästää tiimiltäsi paljon työtä ja rahaa.
Myynti: Useimmat myynti- ja markkinointiorganisaatiot ovat ottaneet käyttöön sähköpostinsa ja laskutuksensa automatisoinnin, mutta monet pienet yritykset jatkavat edelleen manuaalista reittiä.
Rahoitus ja pankki: Tietojen siirtämisestä sovellusten välillä kohteeseen lainata korvausvaatimusten käsittely, kuittien varmuuskopiointi, asiakastilinhallinta, tietojen validoinnit ja petosten havaitseminen, pankkiala olisi suuressa sotkussa ilman automaatiota.
Asiakaspalvelu: Sisältää asiakastietojen päivitykset tapaamisaikatauluissa, seurantaviestit, asiakastuen liput ja apu.
Vähittäiskauppa: Voit poimia tuotetietoja verkkosivustoilta ja päivittää järjestelmiäsi niillä, tuoda myyntisähköpostiviestejä, päivittää varastosi ja niin edelleen.
Tietoliikenne: RPA voi auttaa yrityksiä varmuuskopioimaan asiakastietoja, poimimaan asiaankuuluvia tietoja ja käsittelemään asiakkaiden laskuja.
Terveydenhuolto: Potilastietojen käsittely, lääkelaskujen käsittely, potilastietojen tallentaminen, vakuutusten käsittely ja niin edelleen.
HR: Palkanlaskennan käsittelystä työntekijän perehdyttämiseen ja moniin muihin tehtäviin.
vieraanvaraisuus: Varaukset ja varausten hallinta, asiakaspalaute ja tutkimukset, maksujen käsittely, palvelupyynnöt ja paljon muuta.

RPA:n huonot puolet

Lukuisten etujensa lisäksi robottiprosessiautomaatiolla on myös haittapuolensa/haasteita. Tässä on tärkeimmät, jotka kannattaa pitää mielessä.

Alkuperäinen hinta: RPA-strategian ensimmäinen käyttöönotto voi olla kallista, koska se sisältää RPA-ohjelmiston, koulutuksen, infrastruktuurin ja integrointikustannukset. Sen toteutettavuus riippuu siis yrityksen budjetista ja toiminnan koosta.
Toteutuksen monimutkaisuus: Järjestelmän integrointi olemassa oleviin IT-järjestelmiin ja työnkulkuihin voi olla monimutkaista ja aikaa vievää. Lisäksi sen menestys riippuu työntekijöistä ja siitä, kuinka yhteistyöhaluisia tai ennakkoluulottomia he ovat.
Kognitiiviset rajat: Roboottinen prosessiautomaatio toimii periaatteessa jäykkien, laadittujen sääntöjen mukaan, mikä tarkoittaa, että heillä on usein ongelmia tehtävissä, jotka vaativat ihmisen luovuutta tai päätöksentekoa. Toisaalta niiden joustavuuden lisääminen avaa mahdollisuuksia ennakoimattomille virheille. AI integraatio auttaa, mutta sillä on myös rajansa.

Kuinka soveltaa RPA:ta yritykseesi

Robottiprosessiautomaation soveltaminen useimpiin pieniin yrityksiin voi auttaa tehostamaan niiden toimintaa luomalla paremmin jäsennellyn organisaation, jonka tehokkuuden pitäisi lopulta lisääntyä. Tässä on vaiheittainen opas sen saavuttamiseen.

Vaihe 1: Arvioi automaatiomahdollisuudet

Ensimmäinen askel on katsoa ympärillesi organisaatiossasi löytääksesi parhaat prosessiautomaatioalueet. Etsit toistuvia tehtäviä, jotka ovat sääntöpohjaisia ja jotka voidaan automatisoida. Löydä niin monta kuin voit. Keskustele työntekijöidesi kanssa saadaksesi tietoa.

Vaihe 2: Selvitä liiketoiminnan edut

Seuraavaksi sinun on harkittava kunkin valitsemasi prosessin automatisoinnin liiketoiminnallisia etuja. Kuinka monimutkainen kukin prosessi on ja kuinka paljon työvoimasäästöjä voidaan tuoda yrityksellesi? Arvioi automaatiotehtäväsi niiden mahdollisen tuoton perusteella investointi.

Vaihe 3: Valitse oikea RPA-ohjelmisto

Nyt on aika valita oikea RPA-työkalu tai suunnitella sellainen itse, jos sinulla on taitoja. Alla on luettelo parhaista tarjouksista, mukaan lukien maksetut ja avoimen lähdekoodin variantteja.

Vaihe 4: Aloita pienestä

On parasta aloittaa lentäjällä projekti testata vesiä ja arvioida RPA:n vaikutusta organisaatiossasi pienemmässä mittakaavassa. Tämä rajoittaa riskejä ja ansaitsee kokemusta suurempien projektien käsittelystä.

Vaihe 5: Ota RPA käyttöön ja kouluta tiimi

Tämä vaihe riippuu siitä, millaisia työntekijöitä sinulla on ja kuinka monta heitä on. Joten se voi olla helppoa tai vaikeaa, riippuen. Tavoitteena on, että työntekijäsi ymmärtävät, kuinka toimia yhdessä robottien kanssa, kuinka seurata edistymistään ja puuttua asiaan tarvittaessa.

Vaihe 6: Tarkkaile ja analysoi

Mikään järjestelmä ei ole täydellinen – jopa parhaat yritykset kehittyvät jatkuvasti. Joten vaikka olet ottanut käyttöön jonkin tason robottiautomaatiota liiketoiminnassasi, sinun on silti seurattava yleisiä työnkulkujasi ja analysoitava niitä aika ajoin löytääksesi mahdollisia optimointikohteita.

Luettelo suosituista RPA-ohjelmistoista

Siellä on monia RPA-ohjelmistoratkaisuja, ja niitä on saatavilla kaikissa muodoissa – täysin kaupallisista yhteisöversioista ja avoimen lähdekoodin versioista. Sinun tehtäväsi on löytää mikä on parasta pienyrityksellesi. Tässä ovat suosituimmat vaihtoehdot.

Usein kysytyt kysymykset

Seuraavassa on joitain usein kysyttyjä kysymyksiä pienyritysten robottiprosessiautomaatiosta.

Miten RPA eroaa perinteisestä automaatiosta?

RPA on joustavampi, koska se ottaa huomioon nimet, numerot, käyttöliittymän ja niin edelleen päättääkseen seuraavasta toiminnastaan järjestyksessä.

Onko RPA hyvä pienille yrityksilleni?

Kyllä, RPA voi antaa pienyrityksille suuren kilpailuedun markkinoilla.

Tarvitsenko ohjelmointitaitoja RPA:n toteuttamiseen yrityksessäni?

Ei, useimmat RPA-työkalut on suunniteltu ei-teknikoille ja ovat käyttäjäystävällisiä.

Onko RPA turvallinen?

Kyllä, se voi olla. Hyvä RPA-ohjelmisto on sisäänrakennettu turvallisuus ominaisuuksia, ja jos otat käyttöön hyviä tietosuojatoimenpiteitä yrityksessäsi, sinun pitäisi olla kunnossa.

Voiko pienyritys säästää kustannuksia RPA:n avulla?

Kyllä se voi. Mutta tämä riippuu toimialastasi ja prosesseista, jotka haluat automatisoida.

Onko olemassa ilmaisia tai avoimen lähdekoodin RAP-ohjelmistoja?

Kyllä, monet RPA-ohjelmistot pitävät UiPath mukana ilmaisia yhteisöversioita tai kokeiluversioita. Muut pitävät Robocorp ja TagUI ovat avoimen lähdekoodin projekteja.

Yhteenveto

Pyöristäen tämän postauksen robottiprosessiautomaatiosta ja sen eduista pienille yrityksille, huomaat, että automaatio ei ole enää vaihtoehto nykymaailmassa – joko kurotaan kiinni tai jäät jälkeen.

Se, miten päätät lähestyä tätä vaihetta, on kuitenkin sinun päätettävissäsi. Mutta muista, että jokainen yritys on ainutlaatuinen ja vain ohjelmaa johtavat tietävät todella arkipäiväiset tehtävät, jotka sopivat täydellisesti automaatio.