Cara mengotomatiskan bisnis Anda

Mengotomatiskan alur kerja dapat menjadi faktor yang sangat membantu dalam mengembangkan bisnis Anda. Kita mungkin tidak dapat menggantikan pekerja manusia, tetapi kita selalu dapat meningkatkan efisiensi dengan memperkenalkan otomatisasi.

Ada banyak tugas yang dapat diotomatiskan dalam bisnis dan banyak cara untuk melakukannya. Bahkan banyak perangkat lunak khusus industri kini menyertakan fitur otomatisasinya sendiri, tetapi ada juga perangkat lunak yang berfungsi di berbagai industri dan platform.

Cara mana pun yang Anda pilih, terserah Anda, karena ini bergantung pada bisnis Anda dan apa yang ingin Anda capai. Artikel ini memberi Anda pandangan luas tentang subjek tersebut dan menyoroti beberapa wawasan yang dapat membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

Komputer adalah sebuah otomasi

Ya. Meskipun sebagian besar orang melihat komputer sebagai perangkat luar biasa yang memungkinkan mereka menjelajahi web dan berinteraksi di media sosial, hanya sedikit yang menyadari bahwa komputer adalah mesin yang dirancang untuk bekerja.

Aplikasi komputer adalah instruksi yang terus-menerus melakukan hal yang sama berulang-ulang sambil memeriksa kondisi yang berubah. Aplikasi ini beroperasi di dunia luar dengan meniru perilaku manusia seperti perhitungan dan menggambar, tetapi aplikasi ini melakukannya dengan jauh lebih cepat.

Intinya di sini adalah bahwa begitu Anda melihat setiap komputer, telepon pintar, atau server web sebagai mesin pemantau dan penyelesaian tugas, maka Anda dapat memanfaatkan kekuatan mereka dengan lebih baik untuk meningkatkan produktivitas Anda.

Alur Kerja vs Otomatisasi Proses

Ada sedikit perbedaan yang perlu Anda ketahui. Yaitu perbedaan antara otomatisasi alur kerja dan otomatisasi proses bisnis.

Alur kerja mengacu pada langkah-langkah yang harus dilalui suatu tugas agar dapat diselesaikan. Ini bisa berarti berpindah dari satu pekerja ke pekerja lain, diperiksa oleh anggota tim, lalu ditandatangani oleh supervisor. Dan seterusnya. Alur kerja sering kali sederhana dan melibatkan interaksi antara orang dan dokumen.

Di sisi lain, proses bisnis melibatkan tugas-tugas yang lebih kompleks dan saling terkait. Proses bisnis juga dapat dilihat sebagai alur kerja dari banyak alur kerja. Koordinasi berbagai tugas yang saling terkait yang bekerja sama untuk menjamin keberhasilan bisnis secara keseluruhan.

Berikut ini adalah perbandingan singkat kedua istilah tersebut dalam bentuk tabel. Harap perhatikan bahwa artikel ini berfokus pada otomatisasi alur kerja.

Otomasi Workflow	Otomasi Proses Bisnis
Mengelola satu atau lebih tugas untuk menyelesaikan pekerjaan	Mengelola satu atau beberapa alur kerja yang menyelesaikan pekerjaan
Berfokus pada efisiensi kerja	Berfokus pada koordinasi sistem secara keseluruhan
Dapat melibatkan interaksi manusia & mesin	Melibatkan konsep organisasi yang lebih abstrak
Kurang rumit dan lebih cepat untuk diimplementasikan	Lebih kompleks dan terukur
Terbaik untuk mengatur orang & dokumen	Paling cocok untuk mengelola sistem, inisiatif, dan orang.

Keuntungan otomatisasi alur kerja

Seperti yang dapat Anda bayangkan, ada banyak keuntungan yang dapat diperoleh dari otomatisasi alur kerja. Meskipun pada akhirnya keuntungan tersebut akan bergantung pada jenis bisnis dan tugas yang Anda lakukan, berikut adalah daftar keuntungan umum yang dapat diharapkan.

• Penghematan waktu – Yang ini jelas. Setelah Anda mengotomatiskan semua tugas yang membosankan dan berulang yang menghabiskan waktu rata-rata pekerja kantoran lebih dari 30 hari per tahun, Anda akan menghemat waktu. Kedua, Anda kemudian dapat menginvestasikan waktu yang dihemat ini ke dalam usaha yang lebih produktif untuk meningkatkan bisnis.
  
  
• Transparansi – Diperlukan tingkat disiplin tertentu untuk menganalisis alur kerja dengan tepat dan mengotomatiskannya. Hal ini pada gilirannya akan menciptakan keteraturan dalam cara bisnis Anda menangani tugas-tugasnya. Hal ini akan mempermudah Anda untuk melihat seberapa cepat kemajuan proyek dan membuat estimasi.
  
  
• Peningkatan Efisiensi & Pertumbuhan – Mengotomatiskan sebagian pekerjaan Anda akan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan karena Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih sedikit masukan manusia. Peningkatan ini akan menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi, yang pada gilirannya akan menghasilkan pertumbuhan bisnis dan lebih banyak keuntungan.
  
  
• Biaya lebih rendah – Menggunakan lebih sedikit tenaga kerja manusia juga berarti lebih sedikit upah, yang berarti biaya operasional yang lebih rendah. Keuntungan ini khususnya terlihat di perusahaan-perusahaan besar, di mana penghematan kumulatif dapat mencapai jumlah yang cukup besar. Namun, perlu diingat bahwa otomatisasi umumnya mengurangi biaya tenaga kerja, bukan menghilangkannya.
  
  
• Lebih sedikit kesalahan – Ini adalah salah satu manfaat utama otomatisasi di beberapa industri. Manusia rentan terhadap kesalahan, jadi mereka yang harus memasukkan data dalam jumlah tak terbatas akan membuat kesalahan dari waktu ke waktu. Mesin tidak membuat kesalahan seperti itu. Dan bahkan ketika terjadi masalah, perbaikannya bertahan lebih lama.
  
  
• Skalabilitas – Memilih bisnis yang dapat diskalakan dan mengotomatiskannya semaksimal mungkin adalah alasan utama di balik kisah sukses sebagian besar jutawan internet. Setelah Anda menyusun dan mengotomatiskan tugas-tugas berulang dengan benar, yang Anda perlukan untuk menghasilkan lebih banyak uang dalam bisnis Anda hanyalah dengan meningkatkan volume.

Kerugian dari otomatisasi alur kerja

Kerugian utama dari mengotomatiskan alur kerja bisnis Anda adalah investasi awal. Meskipun bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lainnya, investasi ini dapat berupa waktu yang Anda perlukan untuk mempelajari proses otomatisasi, uang yang Anda keluarkan untuk membelinya, dan biaya lainnya.

Namun, keberhasilan yang dialami banyak bisnis dari otomatisasi menunjukkan bahwa sebagian besar investasi akan sepadan.

Tugas ideal untuk diotomatisasi

Tidak semua tugas atau bisnis cocok untuk diotomatisasi. Beberapa lebih mudah daripada yang lain. Jadi, terserah Anda untuk memeriksa terlebih dahulu dan melihat apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan. Namun, sering kali, yang Anda perlukan hanyalah menyederhanakan alur kerja Anda menjadi tugas-tugas yang lebih mudah dikelola dan Anda menyederhanakan otomatisasinya.

Apa pun yang terjadi, jenis tugas berikut telah diotomatisasi dengan cara yang berbeda oleh berbagai perusahaan. Dan ini berarti Anda juga akan berhasil mengotomatisasi tugas serupa.

• Pengumpulan Data – Komputer telah berkembang pesat dalam beberapa dekade terakhir sehingga sebagian besar pekerjaan yang melibatkan angka dan huruf dapat dengan mudah diotomatisasi. Hal ini terutama berlaku untuk alfabet digital, meskipun teknologi pengenalan karakter optik (OCR) tidak jauh tertinggal. Jika Anda dapat melihat dan membacanya, maka komputer Anda juga dapat melakukannya, dengan menggunakan aplikasi yang tepat.
  
  
• Tugas Volume Tinggi – Komputer cepat dan tidak cepat lelah. Bila ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan, maka lebih baik meluangkan sedikit waktu terlebih dahulu untuk mengotomatiskannya dan menghemat waktu kemudian.
  
  
• Membutuhkan Beberapa Input – Ketika tugas harus berpindah dari tangan ke tangan atau meja ke meja, maka satu hambatan dapat mengganggu seluruh alur kerja. Namun, mengotomatisasi sebanyak mungkin dapat mengurangi gangguan.
  
  
• Tugas yang Membosankan – Beberapa tugas sangat membosankan dan tidak memberikan kepuasan. Jadi, jika Anda dapat mengotomatiskannya, maka itu hebat!

• Tugas yang Sensitif terhadap Waktu – Anda dan anggota tim Anda mungkin tidak selalu ada untuk memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda. Ini berarti Anda mungkin sering melewatkan tenggat waktu untuk tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu. Namun, mengotomatiskan sebagian atau sebagian besar tugas tersebut seharusnya dapat menyelesaikan masalah tersebut.
  
  
• Tugas Berulang – Beberapa tugas sangat repetitif, dan akan membuat Anda bertanya “haruskah saya terus melakukan ini?”. Otomatisasi adalah jawaban terbaik untuk hal ini.
  
  
• Tugas Tanpa Ruang untuk Kesalahan – Meskipun masih rentan terhadap kesalahan, komputer tidak membuat kesalahan. Jadi, sistem otomatis yang dikonfigurasi dengan benar dengan deteksi kesalahan akan selalu mengalahkan sistem manual dalam hal tingkat akurasi.
  
  
• Sumber Daya Manusia – Dari orientasi hingga pembaruan, berita perusahaan, pelacakan waktu, hari libur karyawan, administrasi cuti sakit dan cuti. Mengotomatiskan manajemen sumber daya manusia dapat memberikan keajaiban bagi bisnis apa pun.
  
  
• akuntansi – Hindari kesalahan dan sakit kepala yang tidak perlu dengan mengotomatiskan akuntansi Anda.
  
  
• penjualan & Pemasaran – Ada banyak yang populer platform pemasaran dan CRM yang menawarkan otomatisasi. Dan ini telah terbukti meningkatkan efisiensi dan keuntungan.
  
  
• Manajemen Proyek - Banyak platform manajemen proyek juga memungkinkan Anda mengotomatisasi dan menghemat waktu.

Jenis-jenis alat otomatisasi

Ada 3 jenis alat otomatisasi alur kerja yang akan Anda temukan di luar sana: Berkode, berkode rendah, dan tanpa kode. Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang masing-masing.

1. Alat Otomasi Berkode – Ini adalah alat yang mengharuskan Anda menulis kode komputer untuk menyelesaikan tugas yang dibutuhkan. Contoh sempurnanya adalah Linux Shell.
   
   
2. Alat Otomatisasi Kode Rendah – Alat-alat low-code pada dasarnya bekerja tanpa coding. Namun, Anda tetap perlu tahu cara membuat kode, karena Anda sering kali perlu membuat perubahan atau memasukkan beberapa baris kode. Platform Salesforce adalah contoh yang bagus.
   
   
3. Alat Otomatisasi Tanpa Kode – Hampir semua orang dapat menggunakan alat ini. Anda tidak perlu menguasai bahasa pemrograman untuk menggunakannya. Banyak yang bahkan dilengkapi dengan antarmuka pengguna yang cantik dan dirancang dengan baik demi efisiensi.

Perangkat lunak & metode otomatisasi teratas

Ada banyak cara dan alat untuk mengotomatiskan bisnis Anda. Cara kerjanya berbeda-beda, memiliki prasyarat yang bervariasi, dan daftarnya hampir tak terbatas. Namun, berikut adalah nama-nama teratas yang perlu Anda ketahui.

• Smartsheet – Namanya sudah menjelaskan semuanya. Aplikasi tanpa kode dan mirip spreadsheet yang menawarkan berbagai jenis kolom input. Aplikasi ini juga memungkinkan tim bekerja lebih cepat dengan mengotomatiskannya.
  
  
• cron – Penjadwal pekerjaan Linux & *nix. Memungkinkan Anda mengatur pekerjaan untuk dijalankan pada interval tertentu mulai dari menit hingga bulan, dan bahkan tahunan. Pekerjaan di sini dapat berupa kode komputer apa pun yang dapat dieksekusi.
  
  
• Shell Scripting – Anda memerlukan pengetahuan pemrograman komputer untuk dapat menulis skrip baris perintah pada Linux Shell atau OS pilihan Anda. Namun, begitu Anda mampu, maka hanya sedikit yang tidak dapat Anda otomatisasi, karena sebagian besar server web memiliki Shell.
  
  
• Mengintegrasikan – Menawarkan solusi otomatisasi alur kerja untuk perusahaan dari segala ukuran. Platform ini berkode rendah dengan aplikasi, formulir, email, fitur seluler, integrasi API, dan antarmuka yang intuitif.
  
  
• Zapier – Platform otomatisasi tanpa kode yang populer. Zapier membantu perusahaan mengotomatiskan segala hal mulai dari pemasaran hingga manajemen pesanan dan hubungan pelanggan. Platform ini menghubungkan Anda dengan lebih dari 3,000 aplikasi SaaS.
  
  
• IFTTT – Mirip dengan Zapier, tetapi sedikit lebih fokus pada penggunaan pribadi dan bisnis kecil. IFTTT adalah singkatan dari If This Then That, dan merupakan platform pengembangan tanpa kode.
  
  
• nintex – Alat manajemen alur kerja dengan kode rendah. Alat ini memiliki fitur manajemen proses dan otomatisasi untuk banyak industri mulai dari perbankan hingga keuangan, energi, manufaktur, pemerintahan, dan sebagainya. Harganya mulai dari $955 per bulan untuk pengguna tak terbatas.
  
  
• Hubspot – Platform manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang mengesankan dan kaya fitur. Platform ini menawarkan banyak fitur otomatisasi untuk semua jenis bisnis.
  
  
• Flokzu – Platform manajemen alur kerja dan proses bisnis berbasis cloud dan low-code. Ideal untuk perusahaan dengan operasi yang kompleks.
  
  
• Aliran Gravitasi – Ini adalah plugin manajemen dan otomatisasi alur kerja untuk situs WordPress.
  
  
• Ular sanca – Ini adalah bahasa pemrograman Python. Bahasa komputer modern dan serbaguna yang tersedia di hampir semua platform. Bahasa ini mudah dibaca dan ditulis dan memungkinkan Anda melakukan banyak hal menakjubkan dengan pustakanya yang luas.

Kesimpulan

Menjelang akhir postingan tentang alur kerja dan otomatisasi tugas ini, Anda telah melihat banyak pilihan terbaik di luar sana dan apa saja yang mereka tawarkan.

Kita semua memiliki kebutuhan yang berbeda dan memiliki tingkat keterampilan yang berbeda. Jadi, tidak ada satu pun pilihan terbaik di sini. Sebaliknya, terserah Anda untuk menemukan apa yang terbaik.