Peningkatan Produktivitas: Menerapkan Prinsip 80/20 dalam Bisnis Anda

Hidup itu tidak seimbang – beberapa hal lebih penting daripada yang lain. Jika diterapkan pada bisnis, ini berarti sebagian kecil usaha Anda menghasilkan sebagian besar keuntungan.

Vilfredo Pareto menemukan lebih dari 100 tahun yang lalu bahwa relatif sedikit orang yang memegang sebagian besar kekayaan dan itulah lahirnya prinsip Pareto, yang juga dikenal sebagai prinsip 80/20.

Prinsip Pareto bersifat universal – prinsip ini berlaku di mana-mana dan memengaruhi segalanya. Prinsip ini berlaku pada produktivitas dan laba bisnis, serta pada pasar dan pelanggan. Artikel ini menunjukkan cara menerapkan prinsip ini pada bisnis Anda.

Memahami Prinsip Pareto atau 80/20

Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda akan mendedikasikan waktu dan tenaga Anda dalam jumlah yang sama untuk berbagai tugas yang perlu Anda jalankan agar bisnis Anda tetap berjalan. Prinsip Pareto hanya memberi tahu Anda bahwa pendekatan seperti itu salah karena sebagian besar tugas yang Anda lakukan hanya memberikan kontribusi yang sangat kecil terhadap laba bersih Anda.

Rahasia untuk menerapkan prinsip 80/20 dalam bisnis Anda dengan peningkatan produktivitas adalah memahami hukum distribusi yang tidak merata – hanya ada sedikit faktor penting dan banyak faktor sepele yang berperan dalam situasi apa pun.

Dengan memahami hukum ini dan mencari faktor-faktor tersebut dalam bisnis Anda, Anda pasti akan menemukan pola-pola unik yang menjadi kunci peningkatan produktivitas Anda. Yang perlu Anda ketahui adalah apa atau di mana Anda harus memfokuskan aktivitas Anda dan prinsip usaha paling sedikit akan melakukan sisanya untuk Anda.

Variasi Prinsip

Prinsip 80/20 atau Pareto bukanlah fungsi matematika yang pasti. Melainkan, ini adalah aturan praktis fenomena dan kejadian alam, yang menjelaskan frasa beberapa hal penting dan banyak hal remeh. 

Secara sederhana, sedikit yang penting adalah minoritas yang memegang peranan penting dalam situasi apa pun, sedangkan banyak yang remeh adalah mayoritas yang tidak penting. Dengan kata lain, prinsip 80/20 tidak harus selalu berupa hubungan 20% dan 80%. Bisa juga berupa hubungan 10% dan 90%, 30% dan 70%, atau hubungan tidak seimbang lainnya hingga 0.3% dan 99%.

Anda akan menemukan hubungan alami ini di mana-mana mulai dari bisnis hingga olahraga, ekonomi, media sosial, pemecahan masalah, rekayasa perangkat lunak, dan penjualan. 

Beberapa Contoh Kehidupan Nyata

Sejumlah kecil bug dapat menyebabkan sebagian besar crash dalam sebuah program perangkat lunak. Beberapa pelanggan mungkin menghabiskan sebagian besar waktu layanan pelanggan Anda. Sebagian besar pengguna mungkin hanya menggunakan kurang dari 40% fitur aplikasi Anda atau 70% penjualan Anda akan berasal dari 31% pelanggan Anda.

Realitas hukum Pareto 80/20 bersifat universal – serbaguna dan ada di mana-mana. Berikut adalah daftar kejadian hukum Pareto yang umum terjadi di berbagai industri.

• Dalam keuangan, 20% populasi terkaya sering kali memegang sekitar 80% kekayaan.
• Sebagian kecil produk suatu perusahaan akan menghasilkan 80% penjualannya.
• Dalam perdagangan, pasar berada dalam suatu kisaran hampir sepanjang waktu dan hanya membuat pergerakan tajam dalam sebagian kecil waktu.
• CPU hanya mengeksekusi sekitar 20% kode aplikasi perangkat lunak selama 80% waktunya.
• Sekitar 80% keluhan layanan pelanggan berasal dari beberapa penyebab.
• 20% penjahat melakukan sebagian besar kejahatan.
• Sebagian besar polusi disebabkan oleh beberapa pabrik.
• Sekitar 80% kualitas tidur terjadi selama sekitar 20% tidur.
• Beberapa karyawan Anda bertanggung jawab atas sebagian besar penjualan di perusahaan.
• 20% hama dapat menyebabkan sebagian besar kerusakan tanaman.
• Sekitar 20% dari portofolio investasi Anda akan menghasilkan sebagian besar penghasilan Anda.
• Sebagian besar kelebihan anggaran disebabkan oleh beberapa pengeluaran.
• Sebagian besar laba dalam industri apa pun diperoleh oleh beberapa perusahaan.
• Sebagian kecil unggahan di media sosial menghasilkan sebagian besar share dan like.
• Mayoritas pasar dipasok oleh beberapa pemasok.
• Sekitar 80% pengguna berinteraksi dengan 20% antarmuka pengguna aplikasi.
• Bagian kecil dari karpet Anda yang paling banyak mengalami kerusakan.
• Hanya sedikit pemikiran Anda yang akan menghasilkan ide-ide sukses.
• Sekitar 20% kota memiliki 80% populasi.
• Sejumlah kecil peminum mengonsumsi sebagian besar alkohol.
• Anda hanya menggunakan sekitar 20% pengetahuan Anda dalam 80% waktu Anda.

Manfaat Menganut Prinsip 80/20

Menerapkan prinsip 80/20 atau Pareto dan metodenya dapat membawa banyak manfaat bagi bisnis Anda dan berikut adalah beberapa di antaranya.

1. Peningkatan Efisiensi: Prinsip 80/20 dapat membantu Anda meraih lebih banyak dengan usaha lebih sedikit karena prinsip ini mengajarkan Anda untuk berfokus pada apa yang penting, dan karenanya, memaksimalkan efisiensi Anda.
2. Profitabilitas Lebih Tinggi:Mengetahui aktivitas atau pelanggan mana yang menjadi fokus akan meningkatkan profitabilitas Anda dan membuka jalan baru bagi pertumbuhan bisnis Anda.
3. Manajemen Waktu yang Lebih Baik: Terlibat lebih banyak dalam aktivitas atau area penting suatu proyek membantu Anda dan tim menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat dan dengan demikian membuka lebih banyak waktu untuk pekerjaan lain atau bersantai.
4. Optimasi Sumber Daya: Menerapkan prinsip 80/20 akan memungkinkan bisnis Anda mengoptimalkan sumber daya dengan berfokus pada hal-hal yang penting. Ini akan menurunkan biaya, mengurangi biaya overhead, menyederhanakan alur kerja, dan masih banyak lagi.

Bagan dan Diagram Pareto

Bagan atau diagram Pareto adalah alat bantu visual yang dapat membantu Anda atau tim Anda melihat hubungan antara penyebab dan akibat dalam situasi apa pun. Fitur penting di sini adalah persentase kumulatif penyebab. Anda mencari beberapa item yang secara kumulatif mencapai sekitar 80% dari total sehingga Anda akan tahu di mana harus memfokuskan upaya Anda.

Berikut ini adalah dua contoh diagram Pareto:

Gambar 1. Bagan Pareto kategori produk

Gambar 2. Bagan Pareto kelompok pelanggan

Seperti yang dapat Anda lihat dari ilustrasi, sepatu wanita, sandal jepit, dan sepatu pria menyumbang hampir 80% dari volume penjualan untuk usaha teoritis ini. Pelanggan Tipe A, B, dan C sama-sama mendatangkan mayoritas (78%) laba, sedangkan pelanggan Tipe G dan H menanggung kerugian, sehingga merugikan perusahaan sekitar 2% dari laba.

Ini adalah situasi umum dalam sebagian besar analisis 80/20. Sasaran alami di sini adalah memaksimalkan kampanye pemasaran perusahaan saat ini untuk sepatu wanita, sandal jepit, dan sepatu pria sambil melakukan penelitian lebih lanjut tentang sepatu anak laki-laki, sepatu anak perempuan, dan sepatu bayi untuk merancang strategi pemasaran yang lebih baik.

Pada saat yang sama, perusahaan akan mengalokasikan lebih banyak waktu untuk melayani pelanggan tipe A, B, dan C, sambil mengurangi tingkat layanan untuk tipe E dan F dan secara serius mempertimbangkan pemecatan tipe G dan F.

Ya, Anda dapat memecat pelanggan atau sekadar menaikkan biaya secukupnya agar kelompok pelanggan ini dapat mengubah transaksi Anda menjadi menguntungkan atau membuat mereka mencari penawaran yang lebih murah.

Cara Mengubah Bisnis Anda dengan Cara 80/20

Mengubah bisnis Anda dengan cara 80/20 mengharuskan Anda melakukan analisis 80/20 atas aset bisnis Anda untuk memperoleh wawasan yang cukup guna membuat perubahan. Anda menginginkan data yang terperinci sebanyak mungkin, sehingga Anda dapat membuat diagram Pareto untuk setiap kelompok aset bisnis Anda.

Setiap bisnis bersifat unik dan memiliki jenis aset berbeda yang menjadi fondasinya. Berikut ini adalah daftar jenis aset umum dan cara memperoleh informasi yang Anda perlukan dari aset tersebut untuk melakukan perubahan.

Aset Bisnis Untuk Dioptimalkan

• proses: Suatu proses adalah serangkaian langkah yang tepat yang diperlukan untuk menciptakan nilai dalam suatu bisnis. Proses dapat berupa panggilan telepon, membuat kampanye iklan, mengembangkan produk baru, bertukar pikiran, membuat produk, menyampaikan ceramah, presentasi, dan masih banyak lagi. Anda ingin mengumpulkan informasi sebanyak mungkin dari setiap langkah proses Anda.
• pelanggan: Beberapa bisnis berfokus pada pelanggan, sementara yang lain tidak. Jadi, jika bisnis Anda bergantung pada pelanggan yang membayar, maka Anda perlu mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang masing-masing pelanggan.
• Produk : Di sini, Anda dapat fokus pada volume penjualan, profitabilitas, fitur, pendapatan rutin bulanan, keterlibatan pelanggan, dan metrik lainnya yang dapat memberi Anda wawasan lebih mendalam tentang produk Anda.
• Layanan: Bisnis di industri jasa juga dapat memanfaatkan prinsip 80/20 dengan mengelompokkan klien mereka ke dalam demografi yang berbeda. Anda ingin memisahkan klien bernilai tinggi atau paling berharga dari klien lainnya untuk menyesuaikan layanan Anda dengan mereka. Ini adalah hal yang umum freemium menawarkan.
• Kampanye: Melacak kampanye pemasaran dan hasilnya juga dapat memberikan data yang cukup untuk membantu Anda memperoleh wawasan pengoptimalan.
• Waktu: Jika Anda dapat mengumpulkan data tentang bagaimana Anda menggunakan waktu di tempat kerja, maka Anda dapat menerapkan prinsip 80/20 untuk mengoptimalkan produktivitas Anda. Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan alat pelacak waktu seperti Toggl.
• Peralatan lainnya:Pada kenyataannya, Anda dapat menggunakan prinsip 80/20 untuk mengoptimalkan hampir semua hal yang datanya dapat Anda kumpulkan dan ini mencakup semua jenis alat dan aplikasi bisnis.

Prosedur Optimasi 80/20

Sekarang setelah Anda memiliki data yang diperlukan untuk aset bisnis yang ingin dioptimalkan, berikut langkah selanjutnya yang harus diikuti.

1. Identifikasi Beberapa Hal Penting: Gunakan data yang terkumpul untuk membuat tabel atau diagram Pareto. Kemudian, identifikasi beberapa masukan penting yang membentuk sekitar 80% keluaran.
2. Fokuskan Aktivitas Anda Pada Beberapa Hal Penting: Cobalah untuk meningkatkan aktivitas bisnis Anda dengan beberapa hal yang penting. Baik itu kampanye, desain, pembuatan produk, atau layanan. Cobalah untuk mengembangkan bisnis Anda hanya di area-area penting ini.
3. Hilangkan atau Delegasikan Hal-hal Sepele yang Banyak:Anda dapat memilih untuk mendelegasikan tugas-tugas yang berkaitan dengan banyak hal yang remeh atau menghilangkan tugas-tugas yang paling remeh yang memberikan dampak paling kecil terhadap bisnis Anda.
4. Bilas & Ulangi: Ingatlah bahwa 80/20 adalah hukum universal. Jadi, setelah mengidentifikasi 20% masukan terpenting Anda, Anda dapat mengidentifikasi lebih lanjut 20% terpenting dari 20% awal. Dengan kata lain, 4% terpenting Anda atau sekitar itu.

Berbagai Industri & Aplikasi Pareto

Prinsip Pareto atau 80/20 bersifat universal. Ini berarti Anda dapat dengan mudah menerapkannya pada semua jenis bisnis untuk meningkatkan produktivitas dan laba, setelah Anda menguasai seni mengidentifikasi karakteristik yang diperlukan untuk difokuskan pada industri tersebut. Berikut ini ikhtisar singkatnya.

• Retail: Mengidentifikasi produk atau kategori produk yang paling laku. Segmentasikan pelanggan dan optimalkan ruang di rak.
• Berbasis Layanan: Segmentasikan pelanggan Anda dan berikan lebih banyak layanan kepada demografi bernilai tinggi Anda.
• ManufakturSederhanakan operasi Anda dengan analisis dan pengoptimalan 80/20 untuk menerapkan konsep manufaktur ramping, mengoptimalkan rantai nilai, dan mengurangi biaya keseluruhan.
• Pengembangan Perangkat Lunak: Identifikasi dan terapkan fitur paling penting yang dianggap penting oleh pelanggan dalam suatu aplikasi. Ini membantu Anda memenuhi kebutuhan sebagian besar pengguna. Selain itu, fokuslah untuk mengatasi bug yang paling penting terlebih dahulu.
• E-commerce: Optimalkan desain situs web, penempatan produk, dan kampanye untuk promosi yang lebih tepat sasaran dan pengalaman pelanggan yang lebih disesuaikan.
• Manajemen Proyek: Prioritaskan tugas yang paling penting untuk memulai proyek Anda. Tangani aktivitas yang paling berdampak untuk segera menyelesaikan 20% tugas yang memegang 80% nilai proyek.
• Berbasis Langganan: Identifikasi pelanggan bernilai tinggi yang menghasilkan pendapatan terbesar bagi Anda, lalu sesuaikan layanan yang lebih baik untuk mereka, bangun hubungan yang lebih baik, dan tingkatkan retensi pelanggan.
• Pemasaran & Periklanan: Identifikasi dan fokuskan upaya organisasi pada tugas pemasaran dan periklanan yang paling penting terlebih dahulu.
• Penelitian: Model AI mempelajari fitur penting dan tidak penting dalam aplikasi apa pun melalui jutaan percobaan dan kesalahan. Sebaliknya, pendekatan 80/20 dalam bidang penelitian apa pun akan mempercepat dan mempermudah Anda mencapai terobosan dengan mencari faktor-faktor penting secara khusus.
• Investasi:Belajarlah untuk mencari faktor-faktor kesuksesan yang paling penting sebelum berinvestasi dalam suatu bisnis. Prinsip Bintang by Richard Kocho membuat proses ini sederhana.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berikut adalah pertanyaan yang sering diajukan mengenai prinsip 80/20 dan peningkatan produktivitas.

Kesimpulan

Dalam merangkum panduan cepat ini tentang penerapan prinsip Pareto atau 80/20 dan bagaimana prinsip itu dapat memberikan bisnis Anda peningkatan produktivitas yang dibutuhkan untuk memperoleh lebih banyak keuntungan, Anda harus memahami bahwa kita baru menyentuh permukaan dari kebenaran universal ini.

Untuk membaca lebih lanjut tentang hukum Pareto dan bagaimana hal itu dapat mengubah hidup dan bisnis Anda, pertimbangkan untuk menghubungi Richard Kochoklasik abadi “Prinsip 80/20".
Dia bahkan menciptakan istilah Prinsip 80/20.