Otomatisasi Proses Robotik untuk Bisnis Kecil

Otomatisasi proses robotik tidak hanya untuk perusahaan besar. Bisnis kecil juga dapat memperoleh banyak manfaatnya dengan mengambil langkah yang tepat.

Mulai dari menyelesaikan tugas berulang hingga menangani proses yang melelahkan atau memakan waktu, tidak ada batasan apa pun yang dapat dilakukan RPA bagi suatu organisasi. Sebagai bonus, RPA juga memberi jalan bagi karyawan untuk terlibat dalam pekerjaan yang lebih produktif.
Pasar otomasi proses robotik dinilai sebesar $ 2.3 miliar 2022 dan diharapkan tumbuh pada tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 39% menjadi $30+ miliar pada tahun 2030. Artikel ini menunjukkan kepada Anda bagaimana RPA dapat membantu bisnis Anda.

Daftar Isi menyembunyikan

Bagaimana RPA Bekerja?

Manfaat RPA

Jenis Perusahaan yang Dapat Mendapatkan Manfaat dari RPA

Kasus Penggunaan RPA yang Populer

Kelemahan RPA

Cara Menerapkan RPA Dalam Bisnis Anda

Daftar Perangkat Lunak RPA Populer

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Kesimpulan

Bagaimana RPA Bekerja?

RPA atau otomatisasi proses robotik adalah pendekatan berbasis perangkat lunak yang memungkinkan individu atau organisasi untuk menyelesaikan tugas bervolume tinggi dan sering kali membosankan menggunakan kombinasi visi komputer, pembelajaran mesin, dan teknologi otomatisasi lainnya.

Pengguna manusia pertama-tama perlu memasang robot di komputer dan kemudian menunjukkan cara melakukan tugas-tugas tertentu. Robot kemudian dapat memutar ulang gerakan pengguna setelah peristiwa tertentu dipicu. Peristiwa tersebut dapat berupa penerimaan email, penekanan tombol, dan sebagainya. Tugas-tugas tertentu dapat berkisar dari mentransfer file hingga entri data, memulai aplikasi, menjelajah web, dan sebagainya.

Dengan kata lain, sistem RPA adalah robot virtual yang dapat menyelesaikan berbagai tugas yang biasanya diselesaikan oleh manusia, dan memerlukan beberapa langkah atau aplikasi. Mereka dapat melakukannya dengan mengikuti tindakan berbasis aturan dan tanpa campur tangan manusia.

Manfaat RPA

RPA memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis kecil karena menawarkan manfaat yang hanya tersedia bagi perusahaan besar dengan anggaran besar. Manfaat utamanya adalah sebagai berikut.

Peningkatan Produktivitas: Robot bekerja tanpa lelah sepanjang hari tanpa istirahat atau merasa lelah. Robot dapat melakukan sebagian besar tugas lebih cepat daripada manusia dan ini berarti bahwa satu robot dapat melakukan pekerjaan banyak orang dalam waktu yang lebih singkat, sehingga menghasilkan lebih banyak hasil dari bisnis secara keseluruhan.
Akurasi yang Ditingkatkan: Pengurangan Kesalahan adalah alasan bagus lainnya untuk menerapkan otomatisasi proses robotik karena robot tidak membuat kesalahan seperti manusia. Hasilnya adalah kualitas output yang lebih tinggi dari bisnis.
Penghematan biaya: Perangkat lunak RPA yang baik akan menghemat biaya perusahaan Anda dengan menurunkan biaya penyelesaian tugas berulang di bawah biaya pekerja manusia. Dengan mengotomatiskan sebanyak mungkin proses berulang, Anda bahkan dapat menghilangkan kebutuhan akan staf tambahan, dengan meningkatkan hasil produksi Anda. Pada akhirnya, perusahaan memperoleh lebih banyak keuntungan dengan membayar lebih sedikit untuk pekerjaan yang sama atau lebih banyak.
Kepatuhan yang Ditingkatkan:Proses kerja yang melibatkan kepatuhan terhadap berbagai peraturan, protokol, atau hukum, akan mencapai hasil yang lebih baik dengan otomatisasi proses robotik.
Skalabilitas Lebih Mudah: Setelah suatu proses diotomatisasi, penskalaannya menjadi lebih mudah dan lebih hemat biaya. Triknya adalah pertama-tama mengidentifikasi dan memetakan proses-proses di organisasi Anda yang dapat diotomatisasi dengan cepat.
Analisis yang Lebih Baik:Robot menyimpan catatan lebih baik daripada manusia, jadi lebih mudah untuk melihat bagaimana mereka bekerja dalam jangka waktu tertentu.
Layanan Pelanggan yang Ditingkatkan:Otomatisasi proses robotik dapat membantu memecahkan masalah layanan pelanggan dengan cepat dan efektif, sehingga meningkatkan loyalitas pelanggan dan mengurangi churn.

Jenis Perusahaan yang Dapat Mendapatkan Manfaat dari RPA

Hampir semua jenis dan ukuran bisnis dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi proses robotik. Bisnis kecil dan menengah di bidang keuangan, akuntansi, real estat, layanan medis, ritel, telekomunikasi, manufaktur, dan masih banyak lagi dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi operasi mereka.

Satu-satunya persyaratan di sini adalah bahwa bisnis tersebut memiliki tugas berulang yang mudah diidentifikasi dan diakses melalui otomatisasi. Lebih jauh lagi, dengan semakin banyaknya tugas berulang seperti itu, bisnis tersebut akan lebih cocok untuk RPA.

Kasus Penggunaan RPA yang Populer

Ada begitu banyak proses dalam suatu organisasi yang dapat diotomatisasi menggunakan RPA. Fakta ini terbukti dari berbagai organisasi yang telah mencapai beberapa tingkat otomatisasi proses. Proses-proses tersebut dapat dipecah menjadi beberapa departemen atau sektor sebagai berikut.

Data Entry:Salah satu manfaat terbaik RPA dengan entri data adalah validasi data, yang mencakup beberapa aturan yang membuat tidak mungkin memasukkan informasi yang salah dalam kasus kritis.
Perhitungan: Banyak tugas yang memerlukan perhitungan mulai dari berat paket sederhana hingga proses yang lebih rumit seperti perhitungan laba rugi, perhitungan faktur, pemrosesan tunjangan, dan sebagainya. RPA membuat pekerjaan tersebut mudah dan akurat.
Penyimpanan Catatan:Dari mencatat transaksi hingga menyimpan data atau dokumen penting yang diperlukan untuk bisnis, memperbarui CRM, dan melakukan pencadangan otomatis, RPA dapat menghemat banyak pekerjaan dan uang tim Anda.
penjualan & Pemasaran:Sebagian besar organisasi penjualan dan pemasaran telah mengadopsi otomatisasi untuk email dan faktur mereka, tetapi masih banyak bisnis kecil di luar sana yang terus menggunakan cara manual.
Keuangan & Perbankan:Dari migrasi data antar aplikasi hingga pemrosesan klaim pinjaman, pencadangan tanda terima, pengelolaan akun pelanggan, validasi data, dan deteksi penipuan, industri perbankan akan berada dalam kekacauan besar tanpa otomatisasi.
Layanan PelangganTermasuk pembaruan informasi pelanggan untuk penjadwalan janji temu, pesan tindak lanjut, tiket dukungan pelanggan, dan bantuan.
Retail: Anda dapat mengekstrak informasi produk dari situs web dan memperbarui sistem Anda dengannya, mengimpor email penjualan, memperbarui inventaris Anda, dan seterusnya.
Telekomunikasi:RPA dapat membantu perusahaan untuk mencadangkan data klien, mengekstrak informasi yang relevan, dan memproses tagihan klien.
Tenaga Kesehatan: Memproses data pasien, memproses tagihan medis, menyimpan data pasien, memproses asuransi, dan sebagainya.
HR:Dari pemrosesan penggajian hingga orientasi karyawan dan banyak tugas lainnya.
Hospitality: Manajemen reservasi dan pemesanan, umpan balik dan survei pelanggan, pemrosesan pembayaran, permintaan layanan, dan banyak lagi.

Kelemahan RPA

Selain berbagai kelebihannya, otomatisasi proses robotik juga memiliki kekurangan/tantangan. Berikut ini adalah beberapa kekurangan utama yang perlu diingat.

Harga awal: Implementasi awal strategi RPA bisa mahal, karena mencakup biaya perangkat lunak RPA, pelatihan, infrastruktur, dan biaya integrasi. Oleh karena itu, kelayakannya bergantung pada anggaran bisnis dan ukuran operasi.
Kompleksitas Implementasi: Mengintegrasikan sistem ke dalam sistem TI dan alur kerja yang ada dapat menjadi urusan yang rumit dan memakan waktu. Selain itu, keberhasilannya bergantung pada karyawan dan seberapa kooperatif atau berpikiran terbuka mereka.
Batasan Kognitif: Otomatisasi proses robotik pada dasarnya berjalan berdasarkan aturan yang kaku dan jelas, yang berarti robot akan sering mengalami masalah dengan tugas yang memerlukan kreativitas atau pengambilan keputusan manusia. Di sisi lain, membuat robot lebih fleksibel membuka kemungkinan terjadinya kesalahan yang tidak terduga. Integrasi AI akan membantu, tetapi juga memiliki keterbatasan.

Cara Menerapkan RPA Dalam Bisnis Anda

Menerapkan otomatisasi proses robotik pada sebagian besar bisnis kecil dapat membantu mengefisienkan operasi mereka dengan menciptakan organisasi yang lebih terstruktur yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk mencapainya.

Langkah 1: Menilai Peluang Otomasi

Langkah pertama Anda adalah melihat-lihat organisasi Anda untuk mencoba dan menemukan area terbaik untuk otomatisasi proses. Anda mencari tugas berulang yang berbasis aturan dan dapat diotomatisasi. Temukan sebanyak mungkin. Bicaralah dengan pekerja Anda untuk mendapatkan wawasan.

Langkah 2: Tentukan Manfaat Bisnis

Selanjutnya, Anda perlu mempertimbangkan manfaat bisnis dari mengotomatiskan setiap proses yang telah Anda pilih. Seberapa rumit setiap proses dan berapa banyak penghematan tenaga kerja yang dapat diperoleh bisnis Anda? Nilai tugas otomatisasi Anda berdasarkan potensi pengembalian investasi.

Langkah 3: Pilih Perangkat Lunak RPA yang Tepat

Sekaranglah saatnya untuk memilih alat RPA yang tepat atau merancangnya sendiri jika Anda memiliki keterampilan tersebut. Berikut adalah daftar penawaran terbaik yang tersedia, termasuk varian berbayar dan open-source.

Langkah 4: Mulailah dari yang Kecil

Sebaiknya Anda memulai dengan proyek percontohan untuk menguji dan mengevaluasi dampak RPA di organisasi Anda dalam skala yang lebih kecil. Hal ini membatasi risiko dan memberi Anda pengalaman dalam menangani proyek yang lebih besar.

Langkah 5: Terapkan RPA & Latih Tim

Langkah ini bergantung pada jenis karyawan yang Anda miliki dan berapa jumlahnya. Jadi, bisa jadi mudah atau sulit, tergantung pada jenisnya. Tujuannya adalah agar karyawan Anda memahami cara bekerja bersama bot, cara memantau kemajuan mereka, dan membantu jika diperlukan.

Langkah 6: Amati & Analisis

Tidak ada sistem yang sempurna – bahkan perusahaan terbaik pun terus mengalami peningkatan. Jadi, meskipun Anda telah menerapkan beberapa tingkat otomatisasi robotik dalam operasi bisnis Anda, Anda tetap perlu memantau keseluruhan alur kerja dan menganalisisnya dari waktu ke waktu untuk menemukan area yang memungkinkan untuk dioptimalkan.

Daftar Perangkat Lunak RPA Populer

Ada banyak solusi perangkat lunak RPA di luar sana dan semuanya tersedia dalam berbagai bentuk – dari versi komersial penuh hingga versi komunitas dan sumber terbuka. Terserah Anda untuk menemukan yang terbaik bagi bisnis kecil Anda. Berikut adalah beberapa pilihan terbaik.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berikut ini beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai otomatisasi proses robotik untuk bisnis kecil.

Bagaimana RPA berbeda dari otomatisasi tradisional?

RPA lebih fleksibel, karena mempertimbangkan nama, nomor, antarmuka pengguna, dan sebagainya untuk memutuskan tindakan selanjutnya dalam suatu urutan.

Apakah RPA baik untuk bisnis kecil saya?

Ya, RPA dapat memberi bisnis kecil keunggulan kompetitif besar di pasar.

Apakah saya memerlukan keterampilan pemrograman untuk menerapkan RPA dalam bisnis saya?

Tidak, sebagian besar alat RPA dirancang untuk non-teknisi dan mudah digunakan.

Apakah RPA aman?

Ya, bisa saja. Perangkat lunak RPA yang baik memiliki fitur keamanan bawaan, dan jika Anda menerapkan langkah-langkah perlindungan data yang baik di perusahaan Anda, maka Anda akan baik-baik saja.

Bisakah usaha kecil menghemat biaya melalui RPA?

Ya, bisa. Namun, hal ini bergantung pada industri Anda dan proses yang ingin Anda otomatisasi.

Apakah ada perangkat lunak RAP yang gratis atau sumber terbuka?

Ya, banyak perangkat lunak RPA seperti Jalan Ui hadir dengan edisi komunitas gratis atau versi uji coba. Yang lain seperti Robocorp dan TagUI adalah proyek sumber terbuka.

Kesimpulan

Sebagai penutup tulisan ini tentang otomatisasi proses robotik dan manfaatnya bagi bisnis kecil, Anda dapat melihat bahwa otomatisasi bukan lagi suatu pilihan di dunia saat ini – Anda harus mengejar ketertinggalan atau ketinggalan.

Namun, bagaimana Anda memilih untuk mendekati langkah ini, terserah Anda. Namun ingatlah bahwa setiap bisnis itu unik dan hanya mereka yang menjalankannya yang akan mengetahui tugas-tugas yang benar-benar biasa yang cocok untuk otomatisasi.