Merangkul Kaizen: Keunggulan Melalui Inovasi Berkelanjutan

Kaizen adalah kata dalam bahasa Jepang yang secara bebas diterjemahkan menjadi "Perubahan Baik" atau "perubahan menjadi lebih baik" dalam bahasa Inggris. Ini adalah filosofi untuk perbaikan berkelanjutan dalam mengejar keunggulan.

Masaki Imai mempopulerkan filosofi Kaizen dengan buku tahun 1986 berjudul “Kaizen: Kunci Sukses Kompetitif Jepang”. Ia menganjurkan untuk membuat perubahan-perubahan kecil yang bertahap dari waktu ke waktu, sebagai cara yang lebih mudah untuk mencapai peningkatan produktivitas, efisiensi, dan kualitas.

Cara Kaizen dapat diterapkan pada bisnis teknik, produksi, berbasis layanan, dan bahkan pengembangan pribadi serta berbagai bidang kehidupan lainnya. Artikel ini menunjukkan kepada Anda bagaimana bisnis Anda dapat mencapai keunggulan dengan menerapkan prinsip-prinsip Kaizen berupa inovasi berkelanjutan.

Kaizen Vs Inovasi

Inti dari filosofi Kaizen terletak pada kondisi manusia – kita adalah makhluk emosional yang sering bertindak tidak rasional. Alasannya adalah otak manusia terhubung untuk memasuki Melawan atau penerbangan mode setiap kali merasakan emosi yang menakutkan, seperti perubahan. Mekanisme ini ditangani oleh amigdala otak dan merupakan mekanisme bertahan hidup yang bermanfaat. Namun di sisi negatifnya, hal ini sering kali membuat inovasi menjadi sulit bagi manusia.

Inovasi di sini mengacu pada perubahan radikal dalam bisnis atau lingkungan lainnya. Permintaan untuk berkomitmen pada perubahan besar biasanya memicu respons ketakutan atau kecemasan manusia, yang mengaktifkan otak tengah dan membuat orang tersebut emosional tentang masalah tersebut. Akibatnya, emosi ini melewati neokorteks yang menangani pemikiran rasional dan logika yang diperlukan untuk pekerjaan semacam itu.

Sebaliknya, Kaizen menganjurkan perubahan-perubahan kecil yang tidak penting secara emosional. Pendekatan ini menjaga orang tersebut dalam kondisi pikiran yang tenang dan rasional serta memudahkan terciptanya perbaikan berkelanjutan baik dalam lingkungan profesional maupun pribadi. Kaizen percaya bahwa tidak ada proses yang sempurna, karena akan selalu ada ruang untuk perbaikan. Hal ini menjadi dasar untuk mencapai keunggulan melalui pembelajaran dan pertumbuhan berkelanjutan.

Janji Perubahan yang Baik

Filosofi Kaizen telah melahirkan banyak sistem manajemen yang digunakan oleh banyak merek global yang sukses untuk mencapai keunggulan di berbagai bidangnya.

Dari sistem produksi Just-In-Time Toyota hingga aplikasi di rumah sakit, pengembangan perangkat lunak, bandara, supermarket, dan banyak industri lainnya, Kaizen terletak di inti Pemikiran dan produksi ramping budaya.

Kaizen adalah pendekatan manajemen yang bertujuan untuk mencapai prestasi besar melalui disiplin dan kesabaran. Secara perlahan mencapai tujuan Anda melalui perbaikan proses secara bertahap dan strategi jangka panjang, memberikan pendekatan non-teknologis dan seringkali lebih murah untuk inovasi.

Beginilah cara industri manufaktur Jepang mencapai peningkatan substansial dalam kualitas produk dan pengurangan biaya sepanjang tahun 1960-an dan 70-an, yang menghasilkan buku klasik Masaaki Imai.

Prinsip Utama Kaizen

Prinsip-prinsip Kaizen menjadi dasar yang mendasari gerakan dan berbagai variasinya. Berikut ini adalah prinsip-prinsip utama yang perlu Anda ketahui.

• Continuous Improvement: Kaizen menekankan pengejaran keunggulan dengan melakukan perbaikan kecil namun berkelanjutan dari waktu ke waktu. Karena, meskipun tidak mungkin mencapai kesempurnaan dalam proses apa pun, masih mungkin untuk mencapai tingkat keunggulan yang tinggi setelah begitu banyak iterasi sehingga hasil usaha Anda mulai melihat sempurna. Proses ini mencakup tinjauan berkelanjutan, adaptasi, dan standardisasi.
• Perubahan Kecil dan Bertahap: Perubahan besar dapat menimbulkan masalah besar, karena semakin besar perubahan yang dibutuhkan, semakin banyak masalah emosional, kompleksitas, modal, dan operasi radikal yang mungkin diperlukan untuk menerapkannya. Di sisi lain, perubahan kecil biasanya bukan masalah besar. Namun, jika Anda melakukannya berulang-ulang, keajaiban Kaizen akan terjadi.
• Pemberdayaan Karyawan / Gemba: Kaizen memahami bahwa hanya mereka yang paling dekat dengan suatu tugas atau proses yang berada dalam posisi terbaik untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Misalnya, hanya mereka yang menggunakan perangkat lunak perusahaan yang dapat memberikan umpan balik terbaik untuk melakukan perbaikan. Hal yang sama berlaku untuk setiap anggota tim atau karyawan perusahaan, setiap orang harus mengambil bagian dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan perusahaan.
• Keputusan Berdasarkan Data:Kaizen menganjurkan pengumpulan dan analisis data proses nyata untuk membantu dalam mencapai keputusan perbaikan.
• Proses bukan Hasil: Kaizen mengajarkan operator untuk fokus pada proses dan bukan pada hasil. Misalnya, jika hasilnya adalah produk fisik yang cacat, maka itu berarti proses produksinya cacat. Ini juga berarti bahwa Anda hanya dapat memperbaiki cacat tersebut dengan mempelajari proses produksi dan membuat perubahan yang diperlukan.
• Fokus pada KualitasSistem Kaizen juga berfokus pada peningkatan kualitas keluaran organisasi dengan berfokus pada dan meningkatkan proses yang menciptakan keluaran tersebut.
• Standardisasi: Dengan menstandardisasi prosesnya, organisasi mana pun mengurangi varians, dan menghemat waktu dan biaya, sekaligus meningkatkan kualitas keseluruhan produk jadinya. Kaizen menawarkan kerangka kerja PDCA/SDCA untuk membantu dalam menstandardisasi dan mengulangi proses produksi perusahaan. Bergantung pada industrinya, standardisasi mungkin semudah menulis Manual Operasional Standar untuk pekerja layanan atau menciptakan sistem berbantuan alat yang mencakup pengukuran khusus untuk setiap langkah dalam proses.
• Penghapusan Limbah: Kaizen mengajarkan bahwa pemborosan (mudra) adalah pembunuh efisiensi dan profitabilitas. Jadi, ia menganjurkan penghapusan 7 mudra dari semua operasi Anda untuk meningkatkan efisiensi. Pemborosan ini meliputi produksi berlebih, gerakan, inventaris, cacat, pemrosesan berlebih, transportasi, dan waktu tunggu. Semakin Anda mengurangi masing-masing faktor produksi ini dalam organisasi Anda, semakin tinggi efisiensi operasional Anda.
• Penghapusan KeteganganBeban berlebih atau tekanan, yang juga dikenal sebagai muri dalam bahasa Jepang, dapat menurunkan hasil produksi perusahaan. Penghapusan beban berlebih memerlukan penggunaan alat dan kapasitas yang tepat untuk pekerjaan tersebut, perekrutan atau pelatihan profesional yang berkualifikasi, dan sebagainya.
• Proses Berikutnya Adalah Pelanggan: Prinsip ini berkaitan erat dengan pencarian kualitas terbaik. Alih-alih mengendalikan suatu produk sekali di akhir pengembangannya, produk tersebut dikendalikan kualitasnya di setiap titik dengan memperlakukan proses selanjutnya sebagai pelanggan. Prinsip ini meletakkan tugas pengendalian kualitas pada setiap proses sebelumnya yang harus menyediakan produk dengan kualitas terbaik untuk yang pelanggan (proses selanjutnya) untuk dikerjakan.

Menerapkan Kaizen pada Bisnis

Penerapan prinsip Kaizen pada bisnis Anda bergantung pada jenis organisasi dan proses yang perlu ditingkatkan. Jadi, bisnis Anda bisa berupa perusahaan perorangan, tim, atau organisasi besar, tetapi prinsip dasarnya tetap sama dan penerapannya adalah sebagai berikut.

• Membangun Budaya Kaizen: Memiliki budaya Kaizen di organisasi Anda sangatlah penting karena budaya ini menjadi dasar bagi perbaikan yang berkelanjutan. Anda perlu melatih seluruh tim. Semua karyawan harus terlibat dan memahami bahwa tidak ada kontribusi yang terlalu kecil. Kepemimpinan juga harus berkomitmen untuk mengadakan rapat rutin dengan seluruh tim guna membahas dan menemukan solusi.
• Identifikasi Masalah yang Paling Relevan: Anda akan selalu memiliki masalah yang perlu Anda tangani dan tingkatkan. Kaizen menganjurkan prinsip Gemba. Yaitu, mengumpulkan masukan dari tempat yang tepat di mana pekerjaan terjadi. Anda juga dapat menggunakan analisis data, kotak saran, umpan balik pelanggan, metrik kinerja, dan solusi lainnya untuk mengidentifikasi solusi perbaikan. Jika ada banyak masalah, Anda dapat memprioritaskan tugas menggunakan analisis 80/20 untuk hasil terbaik.
• Jalankan Proses Kaizen: PDCA/SDCA dari Plan-Do-Check-Act / Standardize-Do-Check-Act adalah siklus proses utama, di mana Anda melakukan perbaikan yang dibutuhkan dalam organisasi. SDCA selalu dilakukan terlebih dahulu, sehingga Anda dapat membuat standar, dan kemudian siklus berikutnya adalah PDCA. Beginilah cara kerjanya
  
  1. Rencanakan/Standarisasi: Perencanaan di sini mengacu pada penetapan target perbaikan di setiap area bisnis Anda. Filosofi Kaizen menuntut agar selalu ada target perbaikan dan rencana tindakan untuk mencapainya. Namun, pada tahap awal, dan setiap kali terjadi ketidaknormalan, harus ada standarisasi. Langkah standarisasi menetapkan aturan, metrik, atau langkah pasti yang harus diikuti setiap kali pekerjaan dilakukan. Dan hanya setelah proses kerja stabil, Anda sekarang membuat rencana perbaikan untuk setiap siklus atau iterasi.
  2. Do: Ini hanyalah proses melakukan pekerjaan dengan mengikuti standar yang ditetapkan pada Langkah 1) di atas.
  3. Memeriksa: Anda memeriksa proses untuk menentukan apakah implementasi Anda telah mencapai hasil yang diinginkan atau masih berada di jalur yang benar.
  4. Bertindak: Mengacu pada pelaksanaan prosedur baru dan menormalkannya sebagai cara standar dalam menangani tugas tersebut dalam bisnis Anda.
     
• Bilas & Ulangi: Kaizen adalah tentang perbaikan dan inovasi berkelanjutan, jadi Anda perlu terus melakukannya setelah setiap siklus. Atau Anda juga dapat memfokuskan upaya perbaikan Anda pada proses lain. Cukup bilas dan ulangi.

Menerapkan Kaizen dalam Kehidupan Sehari-hari

Anda juga dapat menerapkan filosofi Kaizen dalam kehidupan pribadi Anda untuk mendapatkan hasil dari berbagai aktivitas seperti menjadi bugar, makan lebih baik, belajar, bekerja, dan mencapai berbagai tujuan. Triknya di sini adalah berfokus pada tujuan-tujuan kecil dan tidak relevan secara emosional pada awalnya. Sesuatu yang tidak akan membuat Anda stres atau cemas dengan cara apa pun.

Misalnya, jika Anda ingin menjadi bugar dengan jogging, Anda dapat menetapkan tujuan yang relatif sederhana yaitu jogging di tempat selama 1 menit sehari, lalu tingkatkan dari sana. Jika Anda ingin berhenti merokok, Anda dapat mengurangi satu batang rokok setiap minggu atau bulan, hingga Anda berhenti. Anda juga dapat mendedikasikan hanya 5 menit untuk berpikir atau mengerjakan proyek besar atau menakutkan hingga proyek tersebut berjalan.

Tujuannya adalah memulai dengan langkah-langkah kecil, lalu membuat perubahan kecil, bertahap, dan berkelanjutan dari waktu ke waktu. Cara ini berhasil karena menghilangkan penundaan, kecemasan, dan perilaku merusak diri lainnya yang menghalangi orang mencapai tujuan mereka.

Daftar Frasa dan Konsep Kaizen

Karena filosofi Kaizen berasal dari Jepang, Anda akan menemukan banyak istilah Jepang yang terus digunakan. Berikut ini adalah daftar singkat istilah utama Kaizen dan artinya.

5an: Lima (5S) tata graha yang baik adalah sebagai berikut.

1. Seiri (Urutkan): Klasifikasikan barang-barang, simpan barang-barang yang diperlukan, dan buang barang-barang yang tidak diperlukan.
2. Seiton (Luruskan): Atur peralatan Anda berdasarkan penggunaan untuk meminimalkan waktu dan tenaga.
3. Seiso (Semak Lumut): Bersihkan dan jaga tempat kerja Anda tetap bersih.
4. Seiketsu (Sistematisasi): Ikuti sistemnya, dan gunakan alat, perlindungan, dan perlengkapan yang tepat.
5. Shitsuke (Standarisasi):Pertahankan disiplin diri.

Mengubah: Muda berarti sampah dan ada 7 muda atau sampah, sebagai berikut.

1. Overproduksi:Memproduksi lebih dari yang dibutuhkan adalah suatu pemborosan.
2. Inventaris: Banyaknya produk yang sudah jadi atau belum selesai dalam inventaris tidak menambah nilai.
3. Cacat:Setiap produk yang cacat merupakan pemborosan sumber daya.
4. Gerakan:Pengerahan tenaga fisik yang tidak memberikan nilai tambah pada produk adalah suatu pemborosan.
5. Pemrosesan berlebihan: Pendekatan pemrosesan yang salah dan tidak optimal dapat menjadi pemborosan.
6. Menunggu:Operator yang menganggur adalah suatu pemborosan.
7. angkutan: Semakin banyak produk yang diangkut, semakin banyak pula sampah yang dihasilkan.

Gemba: Tempat terjadinya berbagai hal atau pekerjaan. Setiap manajer membutuhkan pengalaman langsung.

Muri: (Beban berlebih) Situasi yang berat. Seperti memberi karyawan baru pekerjaan seperti pekerja lama tanpa terlebih dahulu memberinya pelatihan yang tepat.

Mura: (Variasi) Hal ini terjadi ketika kelancaran alur kerja terhenti karena sedikit perbedaan dalam tugas atau waktu yang dihabiskan untuk proses tersebut. Standardisasi menangani hal ini.

Jidoka: Otomatisasi

Organisasi yang Menggunakan Kaizen

Banyak organisasi besar dan kecil yang Anda ketahui menerapkan prinsip Kaizen dalam operasi mereka. Mereka mencakup semua orang mulai dari Toyota hingga Sony, Canon, Panasonic, Honda, Samsung, Nestle, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes, dan pemerintah seperti Uni Emirat Arab, Mauritius, Kenya, dan India.

Tentu saja, daftarnya terus bertambah.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait dengan metodologi Kaizen dan inovasi berkelanjutan.

Kesimpulan

Setelah menyelesaikan panduan singkat tentang prinsip Kaizen dan bagaimana prinsip tersebut dapat membantu Anda mencapai keunggulan dalam bisnis Anda melalui inovasi berkelanjutan, Anda seharusnya sudah memiliki satu atau dua ide tentang cara menerapkan beberapa perubahan.

Kaizen adalah sebuah filosofi panduan dan metodenya tidak ditetapkan secara baku. Namun, jika Anda mengikuti panduannya dan memulai perjalanan transformasi berkelanjutan, Anda pasti akan mencapai keunggulan.