Як автоматизувати свій бізнес

Автоматизація робочих процесів може бути дуже корисним фактором у розвитку вашого бізнесу. Можливо, ми не зможемо замінити людей, але ми завжди можемо підвищити ефективність, запровадивши автоматизацію.

Є багато завдань, які можна автоматизувати в бізнесі, і багато способів це зробити. Навіть багато галузевого програмного забезпечення тепер включають власні функції автоматизації, але є також програмне забезпечення, яке працює в різних галузях і платформах.

Який би спосіб ви не вибрали, вирішувати вам, оскільки це залежить від вашого бізнесу та ваших цілей. Ця публікація дає вам широке уявлення про предмет і проливає світло на ідеї, які можуть вивести ваш бізнес на новий рівень.

Комп’ютер – це автомат

так Хоча більшість людей бачать комп’ютер як дивовижний пристрій, який дозволяє їм переглядати веб-сторінки та взаємодіяти в соціальних мережах, мало хто розуміє, що це машина, яка створена для роботи.

Комп’ютерні програми — це інструкції, які продовжують робити те саме знову й знову, перевіряючи змінені умови. Вони діють із зовнішнім світом, імітуючи людську поведінку, наприклад обчислення та малювання, але роблять це набагато швидше.

Справа в тому, що як тільки ви бачите кожен комп’ютер, смартфон або веб-сервер як машину для моніторингу та виконання завдань, це так і є. Тоді ви зможете краще використовувати їхню силу для підвищення продуктивності.

Робочий процес проти автоматизації процесів

Є невелика відмінність, яку вам потрібно знати. І це різниця між автоматизацією робочого процесу та автоматизацією бізнес-процесів.

Робочий процес означає кроки, які потрібно пройти, щоб виконати завдання. Це може означати перехід від одного працівника до іншого, перевірку членом команди, а потім підпис керівника. І так далі. Робочі процеси часто прості та передбачають взаємодію між людьми та документами.

Бізнес-процес, з іншого боку, включає більш складні та взаємопов’язані завдання. Його також можна розглядати як робочий процес багатьох робочих процесів. Координація різноманітних взаємопов’язаних завдань, які працюють разом, щоб гарантувати успіх бізнесу в цілому.

Ось коротке табличне порівняння обох термінів. Зверніть увагу, що ця публікація присвячена автоматизації робочого процесу.

Автоматизація робочого процесу	Автоматизація бізнес-процесів
Керує одним або декількома завданнями для виконання роботи	Керує одним або робочими процесами, які виконують завдання
Орієнтується на ефективність роботи	Зосереджується на загальній системній координації
Може включати взаємодію людини та машини	Включає більш абстрактні організаційні концепції
Менш складний і швидший у реалізації	Більш складний і масштабований
Найкраще для організації людей і документів	Найкраще для управління системами, ініціативами, людьми

Переваги автоматизації документообігу

Як ви можете собі уявити, від автоматизації робочого процесу можна отримати багато переваг. І хоча вони зрештою залежатимуть від вашого бізнесу та завдань, які ви виконуєте, ось перелік універсальних переваг, яких ви можете очікувати.

• Економія часу – Цей очевидний. Автоматизувавши всі ті буденні та повторювані завдання, які коштують середньому офісному працівнику понад 30 днів на рік, ви заощадите час. По-друге, ви можете інвестувати цей зекономлений час у більш продуктивні зусилля для розвитку бізнесу.
  
  
• прозорість – Щоб правильно проаналізувати робочий процес і автоматизувати його, потрібен певний рівень дисципліни. Це, у свою чергу, створює порядок у тому, як ваш бізнес виконує свої завдання. Полегшує спостереження за тим, як швидко просувається проект, і складання оцінок.
  
  
• Ефективність і прискорення зростання – Автоматизація частин вашої роботи покращує вашу загальну ефективність, оскільки ви можете виконувати більше роботи з меншим людським внеском. Це підвищення призведе до підвищення продуктивності, що, у свою чергу, означає зростання бізнесу та збільшення прибутку.
  
  
• Зниження витрат – Використання меншої кількості людської праці також означає меншу заробітну плату, що означає нижчі експлуатаційні витрати. Ця перевага особливо очевидна на великих підприємствах, де сукупна економія може становити значну суму. Однак майте на увазі, що автоматизація загалом зменшує витрати на робочу силу, а не усуває їх.
  
  
• Менше помилок – Це одна з головних переваг автоматизації в деяких галузях. Людина схильна до помилок, тому ті, кому доводиться вводити нескінченну кількість даних, час від часу припускаються помилок. Машини таких помилок не роблять. І навіть коли є проблема, виправлення тривають довше.
  
  
• масштабованість – Вибір масштабованого бізнесу та його максимальна автоматизація є основною причиною успіху більшості інтернет-мільйонерів. Якщо ви правильно структуруєте та автоматизуєте повторювані завдання, все, що вам потрібно, щоб заробити більше грошей у вашому бізнесі, це просто збільшити гучність.

Недоліки автоматизації документообігу

Головним недоліком автоматизації робочого процесу вашого бізнесу є початкові інвестиції. Хоча це залежить від бізнесу до бізнесу, ці інвестиції можуть складатися з часу, необхідного вам для вивчення процесу автоматизації, грошей, які ви витратили на його придбання, та будь-яких інших витрат.

Однак успіхи багатьох компаній завдяки автоматизації показують, що більшість інвестицій того варті.

Ідеальні завдання для автоматизації

Не кожне завдання чи бізнес піддаються автоматизації. Деякі легші, ніж інші. Отже, ви повинні спочатку перевірити та побачити, що можна, а що не можна робити. У більшості випадків все, що вам потрібно, це спростити робочий процес до більш керованих завдань і спростити його автоматизацію.

Що б не сталося, наступні типи завдань були автоматизовані різними способами різними компаніями. А це означає, що ви теж повинні досягти успіху в автоматизації подібних.

• Збір даних – За останні десятиліття комп’ютери стали настільки хорошими, що більшість роботи, пов’язаної з цифрами та літерами, можна легко автоматизувати. Особливо це стосується оцифрованих алфавітів, хоча технологія оптичного розпізнавання символів (OCR) не відстає. Якщо ви можете це побачити та прочитати, то це може зробити і ваш комп’ютер, використовуючи відповідну програму.
  
  
• Завдання великого обсягу – Комп’ютери швидкі та не втомлюються. Коли роботи багато, найкраще спочатку витратити трохи часу на автоматизацію та економію часу пізніше.
  
  
• Потребує кількох входів – Коли завдання доводиться переходити з рук в руки або від столу до столу, одне вузьке місце може порушити весь робочий процес. Але автоматизація якомога більшої частини цього зменшує збої.
  
  
• Утомливі завдання – Деякі завдання нудні й приносять мало задоволення. Отже, якщо ви можете автоматизувати їх, тоді чудово!

• Завдання, чутливі до часу – Ви та члени вашої команди не завжди можете бути поруч, щоб задовольнити всі потреби вашого бізнесу. А це означає, що ви часто можете пропускати дедлайни для термінових завдань. Однак автоматизація деяких або більшості таких завдань має вирішити проблему.
  
  
• Повторювані завдання – Деякі завдання безглуздо повторюються, і ви будете запитувати: «Чи потрібно мені продовжувати це робити?». Автоматизація – найкраща відповідь.
  
  
• Завдання без права на помилку – Хоча комп’ютери все ще схильні до помилок, вони не помиляються. Отже, належним чином налаштована автоматизована система з виявленням помилок завжди перевершить ручні системи за рівнями точності.
  
  
• Людськими ресурсами – Від реєстрації до оновлень, новин компанії, відстеження робочого часу, відпусток працівників, адміністрування лікарняних і відпусток. Автоматизація управління людськими ресурсами може творити чудеса для будь-якого бізнесу.
  
  
• бухгалтерський облік – Уникайте помилок і непотрібних головних болів, автоматизувавши свій облік.
  
  
• Продажі і Маркетинг – Є багато популярних маркетингові та CRM платформи які пропонують автоматизацію. Доведено, що це підвищує ефективність і прибуток.
  
  
• Управління проектом - Багато платформи управління проектами також дозволяють автоматизувати та заощадити час.

Види засобів автоматизації

Існує 3 типи інструментів автоматизації робочого процесу, які ви знайдете: закодовані, з низьким кодом і без коду. Ось ближчий огляд кожного.

1. Закодовані засоби автоматизації – Це інструменти, для яких вам потрібно написати комп’ютерний код для виконання потрібних завдань. Прекрасним прикладом є Linux Shell.
   
   
2. Інструменти автоматизації з низьким кодом – Інструменти з низьким кодом, по суті, працюють без кодування. Але вам все одно потрібно знати, як кодувати, тому що вам часто потрібно буде вносити зміни або вводити кілька рядків коду. Хорошим прикладом є платформа Salesforce.
   
   
3. Немає інструментів автоматизації коду – Майже кожен може використовувати ці інструменти. Вам не потрібно знати мову програмування, щоб це запрацювало. Багато навіть мають красиві та добре продумані інтерфейси користувача для підвищення ефективності.

Найкраще програмне забезпечення та методи автоматизації

Існує багато способів та інструментів для автоматизації вашого бізнесу. Вони працюють по-різному, мають різні передумови, і список майже нескінченний. Однак ось найпопулярніші імена, про які вам слід знати.

• Smartsheet – Назва говорить сама за себе. Програма без коду та схожа на електронну таблицю, яка пропонує різні типи полів введення. Це також дозволяє командам працювати швидше завдяки автоматизації.
  
  
• Cron – Планувальник завдань Linux і *nix. Це дозволяє налаштовувати завдання для виконання через задані проміжки часу від хвилин до місяців і навіть щорічно. Роботою тут може бути будь-який виконуваний комп’ютерний код.
  
  
• Сценарії Shell – Вам знадобляться знання комп’ютерного програмування, щоб мати можливість писати сценарії командного рядка в оболонці Linux або будь-якій ОС на ваш вибір. Але якщо ви можете, то мало що ви зможете автоматизувати, оскільки більшість веб-серверів мають оболонку.
  
  
• Інтенсифікуйте – Пропонує рішення автоматизації робочого процесу для компаній будь-якого розміру. Це платформа з низьким кодом із попередньо створеними програмами, формами, електронною поштою, мобільними функціями, інтеграцією API та інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом.
  
  
• Zapier – Популярна платформа автоматизації без коду. Zapier допомагає компаніям автоматизувати все, від маркетингу до замовлення та управління взаємовідносинами з клієнтами. Він з’єднує вас із понад 3,000 програмами SaaS.
  
  
• IFTTT – Він схожий на Zapier, але трохи більше орієнтований на особисте використання та використання в малому бізнесі. IFTTT означає If This Then That і є платформою розробки без коду.
  
  
• Nintex – Інструмент керування робочим процесом із низьким кодом. Він включає в себе управління процесами та автоматизацію для багатьох галузей, від банківської справи до фінансів, енергетики, виробництва, державного управління тощо. Вона починається від 955 доларів США на місяць для необмежених користувачів.
  
  
• Hubspot – Вражаюча та багатофункціональна платформа управління відносинами з клієнтами (CRM). Він пропонує багато функцій автоматизації для всіх типів бізнесу.
  
  
• Флокзу – Платформа керування робочим процесом і бізнес-процесами на базі хмари з низьким кодом. Ідеально підходить для компаній зі складною діяльністю.
  
  
• Гравітаційний потік – Це плагін керування та автоматизації робочого процесу для сайтів WordPress.
  
  
• Python – Це мова програмування Python. Сучасна та універсальна комп’ютерна мова, доступна майже на всіх платформах. Його легко читати й писати, а його величезна бібліотека дозволяє робити багато дивовижних речей.

Висновок

Підійшовши до кінця цієї публікації про автоматизацію робочого процесу та завдань, ви побачили багато найкращих варіантів і те, що вони можуть запропонувати.

Усі ми маємо різні потреби та маємо різний рівень навичок. Отже, єдиного найкращого варіанту тут немає. Швидше, вам вирішувати знайти те, що працює найкраще.