Cum să-ți automatizezi afacerea

Automatizarea fluxurilor de lucru poate fi un factor foarte util în dezvoltarea afacerii dvs. Este posibil să nu putem înlocui lucrătorii umani, dar putem oricând să creștem eficiența prin introducerea automatizării.

Există multe sarcini pe care le puteți automatiza într-o afacere și multe moduri de a le face. Chiar și o mulțime de software specifice industriei includ acum funcții de automatizare proprii, dar există și software care funcționează în diferite industrii și platforme.

Indiferent de calea pe care o alegeți, depinde de dvs., deoarece aceasta depinde de afacerea dvs. și de ceea ce încercați să realizați. Această postare vă oferă o perspectivă amplă a subiectului și aduce o lumină asupra perspectivelor care vă pot duce afacerea la următorul nivel.

Calculatorul este un automat

Da. Deși majoritatea oamenilor văd computerul ca pe un dispozitiv uimitor care le permite să navigheze pe web și să interacționeze pe rețelele sociale, mai puțini își dau seama că este o mașină proiectată să funcționeze.

Aplicațiile pentru computer sunt instrucțiuni care continuă să facă aceleași lucruri din nou și din nou în timp ce verifică condițiile modificate. Aceștia operează în lumea exterioară emulând comportamentul uman, cum ar fi calculele și desenul, dar o fac mult mai rapid.

Ideea aici este că, odată ce vedeți fiecare computer, smartphone sau server web ca mașina de monitorizare și finalizare a sarcinilor care este. Apoi, puteți profita mai bine de puterea lor pentru a vă crește productivitatea.

Flux de lucru vs automatizarea proceselor

Există o mică distincție pe care trebuie să o cunoașteți. Și aceasta este diferența dintre automatizarea fluxului de lucru și automatizarea proceselor de afaceri.

Un flux de lucru se referă la pașii pe care trebuie să-i parcurgă o sarcină pentru a fi finalizată. Acest lucru ar putea însemna trecerea de la un lucrător la altul, a fi verificat de un membru al echipei, apoi semnat de un supervizor. Și așa mai departe. Fluxurile de lucru sunt adesea simple și implică interacțiunea dintre oameni și documente.

Un proces de afaceri, pe de altă parte, implică sarcini mai complexe și interconectate. Poate fi văzut și ca un flux de lucru al multor fluxuri de lucru. Coordonarea diferitelor sarcini interconectate care lucrează împreună pentru a garanta succesul afacerii în ansamblu.

Iată o scurtă comparație tabelară a ambilor termeni. Vă rugăm să rețineți că această postare se concentrează pe automatizarea fluxului de lucru.

Automatizarea fluxului de lucru	Automatizarea proceselor de afaceri
Gestionează una sau mai multe sarcini pentru a face o treabă	Gestionează unul sau fluxuri de lucru care duc la îndeplinire sarcinile
Se concentrează pe eficiența muncii	Se concentrează pe coordonarea generală a sistemului
Poate implica interacțiuni umane și mașini	Implica concepte organizaționale mai abstracte
Mai puțin complex și mai rapid de implementat	Mai complex și mai scalabil
Cel mai bun pentru organizarea oamenilor și a documentelor	Cel mai bun pentru gestionarea sistemelor, inițiativelor, oamenilor

Avantajele automatizării fluxului de lucru

După cum vă puteți imagina, există multe avantaje care pot fi obținute din automatizarea fluxului de lucru. Și, deși acestea vor depinde în cele din urmă de afacerea dvs. exactă și de sarcinile pe care le faceți, iată o listă de avantaje universale de așteptat.

• Economii de timp – Acesta este evident. Odată ce automatizați toate acele sarcini banale și repetitive care costă un angajat de birou mediu peste 30 de zile pe an, veți economisi timp. În al doilea rând, puteți investi acest timp economisit în eforturi mai productive pentru a stimula afacerea.
  
  
• Transparență – Este nevoie de un nivel de disciplină pentru a analiza corect un flux de lucru și pentru a-l automatiza. Acest lucru, la rândul său, creează ordine în modul în care afacerea dvs. își desfășoară sarcinile. Făcând mai ușor să vedeți cât de repede progresează un proiect și să faceți estimări.
  
  
• Creșterea eficienței și a creșterii – Automatizarea unor părți din munca dumneavoastră vă îmbunătățește eficiența generală, deoarece puteți realiza mai multă muncă cu mai puține intervenții umane. Acest impuls se va traduce printr-o productivitate mai mare, care, la rândul său, se traduce prin creșterea afacerii și mai multe profituri.
  
  
• Costuri mai mici – Folosirea mai puțină a forței de muncă înseamnă, de asemenea, mai puține salarii, ceea ce se traduce prin costuri de operare mai mici. Acest avantaj este evident mai ales în întreprinderile mai mari, unde economiile cumulate se pot ridica la o sumă considerabilă. Rețineți, totuși, că automatizarea reduce în general costurile cu forța de muncă, nu le elimină.
  
  
• Mai puține greșeli – Acesta este unul dintre avantajele majore ale automatizării în unele industrii. Ființa umană este predispusă la erori, așa că cei care trebuie să introducă cantități nesfârșite de date vor ajunge să facă greșeli din când în când. Mașinile nu fac astfel de greșeli. Și chiar și atunci când există o problemă, corecțiile sunt mai durabile.
  
  
• scalabilitate – Alegerea unei afaceri scalabile și automatizarea acesteia cât mai mult posibil este motivul principal din spatele poveștilor de succes ale majorității milionarilor de pe Internet. Odată ce ați structurat și automatizat corespunzător sarcinile repetitive, tot ce aveți nevoie pentru a câștiga mai mulți bani în afacerea dvs. este să măriți pur și simplu volumul.

Dezavantajele automatizării fluxului de lucru

Dezavantajul major al automatizării fluxului de lucru al afacerii dvs. este investiția inițială. Deși variază de la o afacere la alta, această investiție poate consta în timpul de care aveți nevoie pentru a învăța procesul de automatizare, banii pe care i-ați cheltuit pentru ao cumpăra și orice alte costuri.

Cu toate acestea, succesele pe care multe afaceri le experimentează în urma automatizării arată că majoritatea investițiilor vor merita.

Sarcini ideale pentru automatizare

Nu orice sarcină sau afacere se pretează automatizării. Unele sunt mai usoare decat altele. Deci, depinde de tine să verifici mai întâi și să vezi ce se poate și ce nu se poate face. De cele mai multe ori, tot ce aveți nevoie este să vă simplificați fluxul de lucru în sarcini mai ușor de gestionat și să simplificați automatizarea acestuia.

Orice s-ar întâmpla, următoarele tipuri de sarcini au fost automatizate în moduri diferite de către diferite companii. Și asta înseamnă că și tu ar trebui să găsești succes în automatizarea celor similare.

• Colectarea datelor – Calculatoarele au devenit atât de bune în ultimele decenii încât majoritatea lucrărilor care implică numere și litere pot fi automatizate cu ușurință. Acest lucru este valabil mai ales pentru alfabetele digitizate, deși tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) nu este departe. Dacă îl puteți vedea și citi, atunci poate și computerul dvs., folosind aplicația potrivită.
  
  
• Sarcini de volum mare – Calculatoarele sunt rapide și nu obosesc. Când este mult de lucru, atunci este adesea cel mai bine să petreceți mai întâi puțin timp pentru a automatiza și a economisi timp mai târziu.
  
  
• Necesita intrări multiple – Când sarcinile trebuie să treacă de la mână la mână sau de la birou la birou, atunci un singur blocaj poate perturba întregul flux de lucru. Dar automatizarea cât mai mult posibil reduce întreruperile.
  
  
• Sarcini obositoare – Unele sarcini sunt plictisitoare ca naiba și aduc puține satisfacții. Deci, dacă le puteți automatiza, atunci grozav!

• Sarcini sensibile la timp – Este posibil ca tu și membrii echipei tale să nu fii mereu acolo pentru a răspunde tuturor nevoilor tale de afaceri. Și asta înseamnă că de multe ori este posibil să ratezi termenele limită pentru sarcinile care necesită timp. Cu toate acestea, automatizarea unora sau a majorității acestor sarcini ar trebui să rezolve problema.
  
  
• Sarcini repetitive – Unele sarcini sunt prost de repetitive și te vor face să întrebi „trebuie să continui să fac asta?”. Automatizarea este cel mai bun răspuns acolo.
  
  
• Sarcini fără spațiu pentru eroare – Deși sunt încă predispuse la erori, computerele nu greșesc. Deci, un sistem automat configurat corespunzător cu detectarea erorilor va depăși întotdeauna sistemele manuale la niveluri de precizie.
  
  
• Resurse Umane – De la integrare la actualizări, știri despre companie, urmărire a timpului, concedii ale angajaților, administrarea concediilor medicale și medicale. Automatizarea managementului resurselor umane poate face minuni pentru orice afacere.
  
  
• Contabilitate – Evitați greșelile și durerile de cap inutile prin automatizarea contabilității.
  
  
• Vanzari & Marketing – Sunt multe populare platforme de marketing și CRM care oferă automatizare. Și s-a dovedit că acest lucru crește eficiența și profiturile.
  
  
• Management de Proiect - Mulți platforme de management de proiect de asemenea, vă permit să automatizați și să economisiți timp.

Tipuri de instrumente de automatizare

Există 3 tipuri de instrumente de automatizare a fluxului de lucru pe care le veți găsi acolo: codificat, cod redus și fără cod. Iată o privire mai atentă asupra fiecăruia.

1. Instrumente de automatizare codificate – Acestea sunt instrumente pentru care aveți nevoie să scrieți cod de computer pentru a îndeplini sarcinile necesare. Un exemplu perfect este Linux Shell.
   
   
2. Instrumente de automatizare Low Code – Instrumentele low-code funcționează în esență fără codare. Dar tot trebuie să știți cum să codificați, deoarece va trebui adesea să faceți modificări sau să introduceți câteva rânduri de cod. Platforma Salesforce este un bun exemplu.
   
   
3. Fără instrumente de automatizare a codului – Aproape toată lumea poate folosi aceste instrumente. Nu trebuie să cunoașteți un limbaj de programare pentru a-l face să funcționeze. Mulți chiar vin cu interfețe de utilizator frumoase și bine gândite pentru eficiență.

Top software și metode de automatizare

Există multe moduri și instrumente de a vă automatiza afacerea. Ele funcționează diferit, au cerințe prealabile variate, iar lista este aproape nesfârșită. Cu toate acestea, iată cele mai importante nume de care ar trebui să le cunoașteți.

• Smartsheet — Numele spune totul. O aplicație fără cod și asemănătoare unei foi de calcul care oferă diferite tipuri de câmpuri de introducere. De asemenea, permite echipelor să lucreze mai rapid prin automatizare.
  
  
• Cron – Programator de joburi Linux și *nix. Vă permite să configurați lucrări pentru a fi executate la intervale stabilite de la minute la luni și chiar anual. Un loc de muncă aici poate fi orice cod de calculator executabil.
  
  
• shell a Scripting – Veți avea nevoie de cunoștințe de programare pentru a putea scrie scripturi de linie de comandă pe Linux Shell sau orice sistem de operare la alegere. Dar, odată ce puteți, atunci există puține lucruri pe care nu le puteți automatiza, deoarece majoritatea serverelor web au un Shell.
  
  
• Integrifie – Oferă soluții de automatizare a fluxului de lucru pentru companii de toate dimensiunile. Este o platformă low-code cu aplicații pre-construite, formulare, e-mail, funcții mobile, integrări API și o interfață intuitivă.
  
  
• Zapier – O platformă populară de automatizare fără cod. Zapier ajută companiile să automatizeze totul, de la marketing la comenzi și gestionarea relațiilor cu clienții. Vă conectează cu peste 3,000 de aplicații SaaS.
  
  
• IFTTT – Este similar cu Zapier, dar puțin mai concentrat pe utilizarea personală și a întreprinderilor mici. IFTTT înseamnă If This Then That și este o platformă de dezvoltare fără cod.
  
  
• Nintex – Un instrument de gestionare a fluxului de lucru cu cod redus. Dispune de management și automatizare a proceselor pentru multe industrii, de la bancar la finanțe, energie, producție, guvern și așa mai departe. Începe de la 955 USD pe lună pentru utilizatori nelimitați.
  
  
• Hubspot – O platformă de management al relațiilor cu clienții (CRM) impresionantă și plină de caracteristici. Oferă multe funcții de automatizare pentru toate tipurile de afaceri.
  
  
• Flokzu – O platformă de gestionare a proceselor de afaceri și a fluxului de lucru low-code și bazată pe cloud. Ideal pentru companii cu operațiuni complexe.
  
  
• Flux gravitațional – Acesta este un plugin de gestionare și automatizare a fluxului de lucru pentru site-urile WordPress.
  
  
• Piton – Acesta este limbajul de programare Python. Un limbaj de computer modern și versatil, disponibil pe aproape toate platformele. Este ușor de citit și de scris și vă permite să faceți o mulțime de lucruri uimitoare cu biblioteca sa vastă.

Concluzie

Ajunși la sfârșitul acestei postări privind fluxul de lucru și automatizarea sarcinilor, ați văzut multe opțiuni de top și ce au de oferit.

Cu toții avem nevoi diferite și avem niveluri diferite de abilități. Deci, nu există o singură opțiune cea mai bună aici. Mai degrabă, depinde de tine să găsești ceea ce funcționează cel mai bine.