Îmbrățișând Kaizen: excelență prin inovare continuă

Kaizen este un cuvânt japonez care se traduce vag prin „schimbare bună” sau „schimbare în bine” în engleză. Este o filozofie pentru îmbunătățirea continuă în căutarea excelenței.

Masaki Imai a popularizat filosofia Kaizen în cartea sa din 1986 intitulată „ Kaizen: Cheia succesului competitiv japonez ”. Aceasta susține efectuarea unor mici schimbări incrementale în timp, ca o modalitate mai ușoară de a obține îmbunătățiri ale productivității, eficienței și calității.

Modul Kaizen funcționează pentru inginerie, producție, afaceri bazate pe servicii și chiar pentru dezvoltare personală și multe alte domenii ale vieții. Această postare vă arată cum afacerea dvs. poate atinge excelența îmbrățișând principiile Kaizen ale inovației continue.

Kaizen Vs Inovație

În centrul filosofiei Kaizen se află condiția umană – suntem ființe emoționale care acționăm adesea irațional. Motivul este că, creierul uman este programat să intre în modul de luptă sau fugi ori de câte ori simte emoții de frică, cum ar fi schimbarea. Acest mecanism este gestionat de amigdala creierului și este un mecanism util de supraviețuire. Dar, pe de altă parte, face adesea inovația dificilă pentru oameni.

Inovația se referă aici la schimbarea radicală într-o afacere sau în alt cadru. O solicitare de a se angaja la o schimbare majoră declanșează de obicei acel răspuns uman de frică sau anxietate, care activează mijlocul creierului și menține persoana respectivă emoționată cu privire la problemă. De fapt, aceste emoții ocolesc neocortexul care se ocupă de gândirea rațională și logica necesare pentru o astfel de muncă.

Kaizen, pe de altă parte, pledează pentru mici schimbări care sunt nesemnificative din punct de vedere emoțional. Această abordare menține persoana într-o stare de spirit rațională și rațională și facilitează crearea de îmbunătățiri continue atât în ​​mediul profesional, cât și în cel personal. Kaizen crede că niciun proces nu poate fi perfect, deoarece va fi întotdeauna loc de îmbunătățire. Aceasta pune bazele pentru atingerea excelenței prin învățare și creștere continuă.

Promisiunea unei schimbări bune

Filozofia Kaizen a dat naștere multor sisteme de management care sunt folosite de nenumărate mărci de succes și globale pentru a atinge excelența în diferitele lor domenii.

De la sistemul de producție Just-In-Time de la Toyota la aplicații în spitale, dezvoltare de software, aeroporturi, supermarketuri și multe alte industrii, Kaizen se află în centrul gândirii Lean și al culturii de producție.

Kaizen este o abordare de management care își propune să realizeze fapte mari prin disciplină și răbdare. Rezolvarea treptată a obiectivelor dvs. prin îmbunătățirea treptată a procesului și o strategie pe termen lung oferă o abordare non-tehnologică și adesea mai ieftină a inovației.

Acesta a fost modul în care industria de producție japoneză a obținut îmbunătățiri substanțiale în calitatea produselor și reduceri de costuri prin anii 1960 și 70, ducând la cartea clasică a lui Masaaki Imai.

Principiile cheie Kaizen

Principiile Kaizen formează fundația pe care se construiesc mișcarea și numeroasele sale variații. Iată cele mai importante pe care trebuie să le știți.

• Îmbunătățirea continuă: Kaizen subliniază căutarea excelenței prin îmbunătățiri mici, dar continue în timp. Pentru că, deși este imposibil să atingi perfecțiunea în orice proces, este totuși posibil să atingi un nivel atât de ridicat de excelență după atâtea iterații încât rezultatul eforturilor tale începe să uite perfect. Acest proces include revizuiri continue, adaptări și standardizare.
• Modificări mici, incrementale: Schimbările mari pot duce la probleme mari, deoarece cu cât schimbarea necesară este mai mare, cu atât ar putea fi necesare mai multe probleme emoționale, complexități, capital și operațiuni radicale pentru implementarea acesteia. O mică schimbare, pe de altă parte, de obicei nu este mare lucru. Dar când o faci din nou și din nou, atunci magia lui Kaizen se întâmplă.
• Împuternicirea angajaților / Gemba: Kaizen înțelege că numai cei care sunt cel mai aproape de o sarcină sau un proces sunt în cea mai bună poziție pentru a identifica zonele de îmbunătățire. De exemplu, doar cei care folosesc instrumentele software ale unei companii pot oferi cel mai bine feedback pentru a aduce îmbunătățiri. Același lucru este valabil pentru fiecare membru al echipei sau pentru angajații unei companii, fiecare trebuie să ia parte la rezolvarea problemelor companiei și la luarea deciziilor.
• Decizii bazate pe date: Kaizen susține colectarea și analiza datelor reale de proces pentru a ajuta la luarea deciziilor de îmbunătățire.
• Proces nu rezultat: Kaizen îl învață pe operator să se concentreze pe proces și nu pe rezultat. De exemplu, dacă rezultatul este un produs fizic care are defecte, atunci înseamnă că procesul său de producție a fost cumva defect. Aceasta înseamnă, de asemenea, că puteți corecta defectul doar studiind procesul de producție și făcând modificările necesare.
• Concentrați-vă pe calitate: Sistemul Kaizen se concentrează, de asemenea, pe îmbunătățirea calității rezultatelor unei organizații prin concentrarea și îmbunătățirea proceselor care creează acele rezultate.
• Standardizare: Prin standardizarea proceselor sale, orice organizație reduce variația și economisește timp și costuri, sporind în același timp calitatea generală a produselor sale finite. Kaizen oferă cadrul PDCA/SDCA pentru a ajuta la standardizarea și iterarea proceselor de producție ale unei companii. În funcție de industrie, standardizarea poate fi la fel de simplă ca și scrierea a Manual de operare standard pentru lucrătorii de servicii sau crearea unui sistem asistat de unelte care include măsurători specifice pentru fiecare pas din proces.
• Eliminarea deșeurilor: Kaizen învață că deșeurile (mudra) sunt un ucigaș al eficienței și al profitabilității. Deci, pledează pentru eliminarea celor 7 mudre din toate operațiunile dvs. pentru a crește eficiența. Aceste deșeuri includ supraproducția, mișcarea, inventarul, defecte, supraprocesarea, transportul și așteptarea. Cu cât reduceți mai mult fiecare dintre acești factori de producție în organizația dvs., cu atât eficiența operațională este mai mare.
• Eliminarea tulpinii: suprasolicitarea sau încordarea, cunoscută și sub numele de muri în japoneză, pot deprecia în egală măsură producția unei companii. O astfel de eliminare presupune folosirea instrumentelor și a capacității potrivite pentru locul de muncă, angajarea sau formarea unor profesioniști calificați și așa mai departe.
• Următorul proces este clientul: Acest principiu se leagă bine cu căutarea de calitate superioară. În loc să controleze un produs o dată la sfârșitul dezvoltării sale, produsul este controlat pentru calitate la fiecare moment, tratând următorul proces ca un client. Acest principiu se bazează pe fiecare proces precedent pe care trebuie să-l asigure datoria de control al calității cele mai bune produse de calitate pentru ei clienţii (procesul următor) pentru a lucra.

Aplicarea Kaizen în afaceri

Aplicarea principiilor Kaizen în afacerea dvs. depinde de tipul dvs. de organizație și de procesele pe care trebuie să le îmbunătățiți. Așadar, afacerea ta ar putea fi o ținută de un singur om, o echipă sau o organizație mare, dar principiile de bază rămân aceleași și aplicația este următoarea.

• Promovează o cultură Kaizen: Este foarte important să ai o cultură Kaizen în organizația ta, deoarece pune bazele unei îmbunătățiri constante. Trebuie să antrenezi întreaga echipă. Toți angajații trebuie să fie la bord și să înțeleagă că nicio contribuție nu este prea mică. Conducerea ar trebui, de asemenea, să se angajeze să organizeze întâlniri regulate cu întreaga echipă pentru a discuta și a găsi soluții.
• Identificați cele mai relevante probleme: Veți avea întotdeauna probleme la care trebuie să lucrați și să le îmbunătățiți. Kaizen susține principiul Gemba. Adică, colectarea informațiilor de la stația exactă în care se lucrează. De asemenea, puteți utiliza analiza datelor, casetele de sugestii, feedback-ul clienților, valorile de performanță și orice alte soluții pentru a identifica soluții de îmbunătățire. Dacă există multe probleme, puteți prioritiza sarcinile folosind o analiză 80/20 pentru cele mai bune rezultate.
• Rulați Procesul Kaizen: PDCA/SDCA Plan-Do-Check-Act / Standardize-Do-Check-Act sunt ciclurile majore de proces, în care faceți îmbunătățirile necesare în organizație. SDCA se face întotdeauna mai întâi, astfel încât să puteți crea standarde, iar apoi ciclurile ulterioare sunt PDCA. Iată cum funcționează
  
  1. Planifică/Standardizează: A planifica aici se referă la stabilirea unui obiectiv de îmbunătățire în orice domeniu al afacerii dumneavoastră. Filosofia Kaizen cere să existe întotdeauna o țintă de îmbunătățire și planuri de acțiune pentru a o atinge. La prima rulare, însă, și de fiecare dată când apare o anomalie, ar trebui să existe o standardizare. Etapa de standardizare stabilește regulile, valorile sau pașii exacti care trebuie urmați de fiecare dată când lucrarea este efectuată. Și numai după ce procesul de lucru este stabilizat, acum faceți planuri de îmbunătățire pentru fiecare ciclu sau iterație.
  2. Do: Acesta este pur și simplu procesul de realizare a lucrării urmând standardele stabilite în Pasul 1) de mai sus.
  3. Verifica: verificați procesul pentru a determina dacă implementarea dvs. a obținut rezultatele dorite sau dacă este încă pe drumul cel bun.
  4. act: Se referă la efectuarea noii proceduri și normalizarea acesteia ca modalitate standard de a gestiona o astfel de sarcină în afacerea dvs.
     
• Clătiți și repetați: Kaizen este despre îmbunătățiri continue și inovare, așa că trebuie să continuați după fiecare ciclu. Sau vă puteți concentra în egală măsură eforturile de îmbunătățire pe alt proces. Doar clătiți și repetați.

Aplicarea Kaizen în viața de zi cu zi

Puteți aplica în egală măsură filosofia Kaizen în viața personală pentru a obține rezultate din activități precum a fi în formă, a mânca mai bine, a studia, a lucra și a atinge diverse obiective. Trucul aici este să vă concentrați la început pe obiective mici și irelevante din punct de vedere emoțional. Ceva care nu te va stresa sau nu te va face anxios în niciun fel.

De exemplu, dacă doriți să vă puneți în formă făcând jogging, vă puteți stabili un obiectiv relativ simplu de a face jogging pe loc doar 1 minut pe zi și apoi să creșteți de acolo. Dacă doriți să renunțați la fumat, puteți reduce un singur băț din țigări în fiecare săptămână sau lună, până când vă renunțați. De asemenea, puteți dedica doar 5 minute gândirii sau lucrului la un proiect mare sau terifiant, până când acesta începe.

Scopul este de a începe cu pași mici și apoi de a face schimbări mici, incrementale și continue în timp. Funcționează pentru că elimină amânarea, anxietatea și alte comportamente de auto-sabotare care împiedică oamenii să-și atingă obiectivele.

Lista de fraze și concepte Kaizen

Deoarece filozofia Kaizen își are originea în Japonia, veți găsi o mulțime de termeni japonezi în folosință constantă cu ea. Iată o listă rapidă a termenilor majori Kaizen și semnificațiile acestora.

5S: Cele cinci (5S) principii ale unei bune gospodării sunt următoarele.

1. Seiri (Sortare): Clasificați articolele, păstrați elementele necesare și aruncați articolele inutile.
2. Seiton (Îndreptați): Organizați-vă instrumentele în funcție de utilizare pentru a minimiza timpul și efortul.
3. Seiso (Scrub): Curăţaţi şi păstraţi locul de muncă curat.
4. Seiketsu (sistematizare): Urmați sistemul și utilizați instrumentele, protecția și echipamentul potrivit.
5. Shitsuke (Standardizare): Păstrați autodisciplina.

Muda: Muda înseamnă deșeu și există 7 muda sau deșeuri, după cum urmează.

1. Supraproducţie: Producerea mai mult decât este necesar este o risipă.
2. Inventar: Multe produse finite sau nefinisate din inventar nu adaugă valoare.
3. defecte: Fiecare produs defect este o risipă de resurse.
4. Mişcare: Efortul fizic care nu adaugă valoare produsului este o risipă.
5. Supraprocesare: O abordare greșită și neoptimizată de procesare poate fi risipitoare.
6. Aşteptare: Un operator inactiv este o risipă.
7. Transport: Cu cât un produs este transportat mai mult, cu atât se creează mai multe deșeuri.

Gemba: Locul unde se întâmplă lucrurile sau se lucrează. Fiecare manager are nevoie de o experiență directă.

Muri: (Supraîncărcare) O situație dificilă. Ca și cum i-ai da unui angajat nou postul de muncitor veteran fără a-i oferi mai întâi instruirea adecvată.

Mura: (Variație) Acest lucru se întâmplă atunci când fluxul lin al muncii este oprit din cauza unor mici diferențe în sarcina sau timpul petrecut în proces. Standardizarea se ocupă de acest lucru.

Jidoka: Automatizare

Organizații care folosesc Kaizen

O mulțime de organizații mari și mici despre care știi că folosesc principiile Kaizen în operațiunile lor. Acestea includ pe toți, de la Toyota la Sony, Canon, Panasonic, Honda, Samsung, Nestle, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes și guverne precum Emiratele Arabe Unite, Mauritius, Kenya și India.

Desigur, lista poate continua.

Întrebări frecvente

Iată câteva întrebări frecvente legate de metodologia Kaizen și inovarea continuă.

Concluzie

Încheind acest ghid rapid despre principiile Kaizen și despre modul în care acestea vă pot ajuta să obțineți excelența în afacerea dvs. prin inovare continuă, ar trebui să aveți o idee sau două până acum despre cum să implementați unele schimbări.

Kaizen este o filozofie călăuzitoare, iar metodele sale nu sunt stabilite în piatră. Dar atunci când îi urmezi îndrumarea și pornești în călătoria ta de transformare continuă, atunci cu siguranță vei atinge excelența.