Kaip automatizuoti savo verslą

Darbo eigos automatizavimas gali būti labai naudingas veiksnys plėtojant verslą. Galbūt negalėsime pakeisti žmonių, bet visada galime padidinti efektyvumą įdiegę automatizavimą.

Yra daug užduočių, kurias galite automatizuoti versle, ir daug būdų tai padaryti. Netgi daugelyje pramonės šakų programinės įrangos dabar yra automatizavimo funkcijų, tačiau yra ir programinės įrangos, kuri veikia įvairiose pramonės šakose ir platformose.

Kurį būdą pasirinksite, priklauso nuo jūsų, nes tai priklauso nuo jūsų verslo ir to, ko siekiate. Šis įrašas suteikia platų šios temos vaizdą ir parodo įžvalgas, kurios gali pakelti jūsų verslą į kitą lygį.

Kompiuteris yra automatas

Taip. Nors dauguma žmonių mato kompiuterį kaip nuostabų įrenginį, leidžiantį naršyti internete ir bendrauti socialinėje žiniasklaidoje, mažiau supranta, kad tai yra mašina, skirta dirbti.

Kompiuterių programos yra instrukcijos, kurios vis kartoja tuos pačius veiksmus, tikrindamos, ar nepasikeitė sąlygos. Jie veikia išoriniame pasaulyje imituodami žmogaus elgesį, pavyzdžiui, skaičiavimus ir piešimą, tačiau tai daro daug greičiau.

Esmė ta, kad kiekvieną kompiuterį, išmanųjį telefoną ar žiniatinklio serverį matysite kaip užduočių stebėjimo ir užbaigimo mašiną. Tada galėsite geriau panaudoti jų galią, kad padidintumėte savo našumą.

Darbo eiga prieš procesų automatizavimą

Yra nedidelis skirtumas, kurį reikia žinoti. Tai ir yra skirtumas tarp darbo eigos automatizavimo ir verslo procesų automatizavimo.

Darbo eiga nurodo veiksmus, kuriuos turi atlikti užduotis, kad ji būtų baigta. Tai gali reikšti, kad reikia pereiti nuo vieno darbuotojo prie kito, jį patikrinti komandos narys, tada pasirašyti vadovo. Ir taip toliau. Darbo eigos dažnai yra paprastos ir apima žmonių ir dokumentų sąveiką.

Kita vertus, verslo procesas apima sudėtingesnes ir tarpusavyje susijusias užduotis. Tai taip pat gali būti vertinama kaip daugelio darbo eigų darbo eiga. Įvairių tarpusavyje susijusių užduočių, kurios veikia kartu, siekiant užtikrinti viso verslo sėkmę, koordinavimas.

Čia pateikiamas trumpas abiejų terminų palyginimas lentelėje. Atkreipkite dėmesį, kad šiame įraše pagrindinis dėmesys skiriamas darbo eigos automatizavimui.

Darbo eigos automatika	Verslo procesų automatizavimas
Tvarko vieną ar daugiau užduočių, kad būtų atliktas darbas	Tvarko vieną arba darbo eigas, kurios atlieka darbus
Orientuojasi į darbo efektyvumą	Orientuojamasi į bendrą sistemos koordinavimą
Gali apimti žmogaus ir mašinos sąveiką	Apima abstrakčias organizacijos sąvokas
Mažiau sudėtinga ir greičiau įgyvendinama	Sudėtingesnis ir keičiamo dydžio
Geriausiai tinka žmonėms ir dokumentams tvarkyti	Geriausiai tinka valdyti sistemas, iniciatyvas, žmones

Darbo eigos automatizavimo privalumai

Kaip galite įsivaizduoti, darbo eigos automatizavimas turi daug privalumų. Ir nors jie galiausiai priklausys nuo tikslaus jūsų verslo ir atliekamų užduočių, pateikiame universalių pranašumų, kurių tikimasi, sąrašą.

• Laiko taupymas – Tai akivaizdu. Automatizuodami visas tas kasdienes ir pasikartojančias užduotis, kurios vidutiniškai biuro darbuotojui kainuoja daugiau nei 30 dienų per metus, sutaupysite laiko. Antra, šį sutaupytą laiką galite investuoti į produktyvesnes verslo skatinimo pastangas.
  
  
• Skaidrumas – Norint tinkamai išanalizuoti darbo eigą ir ją automatizuoti, reikia tam tikro lygio. Tai savo ruožtu sukuria tvarką, kaip jūsų įmonė atlieka savo užduotis. Kad būtų lengviau matyti, kaip greitai vyksta projektas, ir atlikti sąmatas.
  
  
• Efektyvumo ir augimo skatinimas – Dalies darbo automatizavimas pagerina bendrą efektyvumą, nes galite atlikti daugiau darbo su mažesniu žmogaus įnašu. Šis postūmis padidins produktyvumą, o tai savo ruožtu reiškia verslo augimą ir didesnį pelną.
  
  
• Mažesnės išlaidos – Naudojant mažiau žmonių darbo jėgos, taip pat mažėja atlyginimai, o tai reiškia mažesnes veiklos sąnaudas. Šis pranašumas ypač akivaizdus didesnėse įmonėse, kur kaupiamasis sutaupymas gali siekti nemažą sumą. Tačiau atminkite, kad automatizavimas paprastai sumažina darbo sąnaudas, o ne jas panaikina.
  
  
• Mažiau klaidų – Tai vienas iš pagrindinių automatizavimo pranašumų kai kuriose pramonės šakose. Žmogus yra linkęs į klaidas, todėl tie, kurie turi įvesti begalę duomenų, retkarčiais padarys klaidų. Mašinos tokių klaidų nedaro. Ir net iškilus problemai pataisymai trunka ilgiau.
  
  
• Mastelis – Daugumos interneto milijonierių sėkmės istorijų pagrindinė priežastis yra renkantis keičiamo dydžio verslą ir kuo labiau jį automatizuoti. Kai tinkamai susisteminsite ir automatizuosite pasikartojančias užduotis, viskas, ko jums reikia norint užsidirbti daugiau pinigų, yra tiesiog padidinti garsumą.

Darbo eigos automatizavimo trūkumai

Pagrindinis jūsų verslo darbo eigos automatizavimo trūkumas yra pradinė investicija. Nors investicijos įvairiose įmonėse skiriasi, šią investiciją gali sudaryti laikas, kurio reikia norint išmokti automatizavimo procesą, pinigai, kuriuos išleidote jam įsigyti, ir bet kokios kitos išlaidos.

Tačiau sėkmė, kurią daugelis įmonių patiria automatizuodami, rodo, kad dauguma investicijų bus to vertos.

Idealios užduotys automatizuoti

Ne kiekviena užduotis ar verslas tinka automatizuoti. Kai kurie yra lengvesni nei kiti. Taigi, pirmiausia turite patikrinti, ką galima ir ko negalima padaryti. Vis tiek dažniausiai viskas, ko jums reikia, yra supaprastinti darbo eigą ir padaryti lengviau valdomas užduotis ir supaprastinti jos automatizavimą.

Kad ir kas atsitiktų, skirtingos įmonės įvairiais būdais automatizavo toliau nurodytas užduotis. O tai reiškia, kad ir jums turėtų pasisekti automatizuoti panašius.

• Duomenų rinkimas – Per pastaruosius dešimtmečius kompiuteriai tapo tokie geri, kad daugumą darbų, susijusių su skaičiais ir raidėmis, galima lengvai automatizuoti. Tai ypač pasakytina apie suskaitmenintas abėcėles, nors optinio simbolių atpažinimo (OCR) technologija neatsilieka. Jei galite jį matyti ir skaityti, tada taip pat gali matyti ir jūsų kompiuteris, naudodamiesi tinkama programa.
  
  
• Didelės apimties užduotys – Kompiuteriai greiti ir nepavargsta. Kai reikia daug nuveikti, dažnai geriausia pirmiausia skirti šiek tiek laiko automatizuoti ir vėliau sutaupyti laiko.
  
  
• Reikia kelių įėjimų – Kai užduotys turi pereiti iš rankų į rankas arba nuo stalo prie stalo, viena kliūtis gali sutrikdyti visą darbo eigą. Tačiau kiek įmanoma daugiau jos automatizavus sumažina trikdžių.
  
  
• Varginančios užduotys – Kai kurios užduotys velniškai nuobodžios ir neduoda mažai pasitenkinimo. Taigi, jei galite juos automatizuoti, puiku!

• Laikui jautrios užduotys – Jūs ir jūsų komandos nariai ne visada gali būti ten, kad patenkintumėte visus jūsų verslo poreikius. O tai reiškia, kad dažnai galite praleisti laiko reikalaujančių užduočių terminus. Tačiau kai kurių ar daugumos tokių užduočių automatizavimas turėtų išspręsti problemą.
  
  
• Pasikartojančios užduotys – Kai kurios užduotys yra kvailai pasikartojančios ir privers jus paklausti „ar turiu tai daryti toliau?“. Automatika yra geriausias atsakymas.
  
  
• Užduotys be vietos klaidoms – Nors jie vis dar linkę į klaidas, kompiuteriai klaidų nedaro. Taigi, tinkamai sukonfigūruota automatizuota sistema su klaidų aptikimu visada įveiks rankines sistemas tikslumo lygiu.
  
  
• Žmogiškieji ištekliai – Nuo įtraukimo iki atnaujinimų, įmonės naujienų, laiko sekimo, darbuotojų atostogų, ligos ir atostogų administravimo. Žmogiškųjų išteklių valdymo automatizavimas gali padaryti stebuklus bet kokiam verslui.
  
  
• apskaita – Automatizuodami apskaitą išvengsite klaidų ir nereikalingo galvos skausmo.
  
  
• Pardavimai ir rinkodara – Yra daug populiarių rinkodaros ir CRM platformos kurie siūlo automatizavimą. Įrodyta, kad tai padidina efektyvumą ir padidina pelną.
  
  
• Projektų valdymas - Daugelis projektų valdymo platformos taip pat leidžia automatizuoti ir sutaupyti laiko.

Automatizavimo įrankių tipai

Yra 3 tipų darbo eigos automatizavimo įrankiai, kuriuos rasite: užkoduotas, žemas kodas ir be kodo. Čia atidžiau pažvelgsime į kiekvieną.

1. Užkoduoti automatikos įrankiai – Tai įrankiai, kuriems reikia parašyti kompiuterio kodą, kad atliktumėte reikiamas užduotis. Puikus pavyzdys yra „Linux Shell“.
   
   
2. Žemo kodo automatizavimo įrankiai – Žemo kodo įrankiai iš esmės veikia be kodavimo. Tačiau jūs vis tiek turite žinoti, kaip koduoti, nes dažnai turėsite atlikti pakeitimus arba įvesti kelias kodo eilutes. „Salesforce“ platforma yra geras pavyzdys.
   
   
3. Nėra kodų automatizavimo įrankių – Šiuos įrankius gali naudoti beveik visi. Jums nereikia mokėti programavimo kalbos, kad ji veiktų. Daugelyje jų netgi yra gražios ir gerai apgalvotos vartotojo sąsajos, užtikrinančios efektyvumą.

Populiariausia automatizavimo programinė įranga ir metodai

Yra daug būdų ir įrankių, kaip automatizuoti savo verslą. Jie dirba skirtingai, turi skirtingas prielaidas, o sąrašas yra beveik begalinis. Tačiau čia yra populiariausi vardai, kuriuos turėtumėte žinoti.

• Smartsheet – Pavadinimas viską pasako. Be kodo ir į skaičiuokles panaši programa, siūlanti įvairių tipų įvesties laukus. Tai taip pat leidžia komandoms dirbti greičiau automatizuojant.
  
  
• Cron – Linux ir *nix darbų planavimo priemonė. Tai leidžia nustatyti užduotis, kurios bus vykdomos nustatytais intervalais nuo minučių iki mėnesių ir net kasmet. Darbas čia gali būti bet koks vykdomasis kompiuterio kodas.
  
  
• "Shell scenarijus – Jums reikės kompiuterio programavimo žinių, kad galėtumėte rašyti komandinės eilutės scenarijus Linux Shell arba bet kurioje pasirinktoje OS. Tačiau kai tik galite, tada mažai ką negalėsite automatizuoti, nes dauguma žiniatinklio serverių turi Shell.
  
  
• Integrifikuokite – Siūlo darbo eigos automatizavimo sprendimus įvairaus dydžio įmonėms. Tai žemo kodo platforma su iš anksto sukurtomis programėlėmis, formomis, el. paštu, mobiliosiomis funkcijomis, API integracijomis ir intuityvia sąsaja.
  
  
• Zapier – Populiari bekodinė automatizavimo platforma. „Zapier“ padeda įmonėms automatizuoti viską nuo rinkodaros iki užsakymų ir santykių su klientais valdymo. Jis sujungia jus su daugiau nei 3,000 SaaS programų.
  
  
• IFTTT – Jis panašus į Zapier, bet šiek tiek labiau orientuotas į asmeninį ir smulkaus verslo naudojimą. IFTTT reiškia If This Then That ir yra be kodo kūrimo platforma.
  
  
• „Nintex“ – Mažo kodo darbo eigos valdymo įrankis. Jame yra procesų valdymas ir automatizavimas daugelyje pramonės šakų – nuo ​​bankininkystės iki finansų, energetikos, gamybos, vyriausybės ir kt. Tai prasideda nuo 955 USD per mėnesį neribotam naudotojui.
  
  
• Hubspot – Įspūdinga ir daug funkcijų pilna ryšių su klientais valdymo (CRM) platforma. Ji siūlo daugybę automatizavimo funkcijų visų tipų įmonėms.
  
  
• Flokzu – Mažo kodo ir debesies pagrindu sukurta darbo eigos ir verslo procesų valdymo platforma. Idealiai tinka įmonėms, kurios atlieka sudėtingas operacijas.
  
  
• Gravitacijos srautas – Tai „WordPress“ svetainių darbo eigos valdymo ir automatizavimo papildinys.
  
  
• Pitonas – Tai Python programavimo kalba. Šiuolaikinė ir universali kompiuterių kalba, prieinama beveik visose platformose. Jį lengva skaityti ir rašyti, o didžiulė biblioteka leidžia padaryti daug nuostabių dalykų.

Išvada

Baigiantis šio darbo eigos ir užduočių automatizavimo įrašui, pamatėte daugybę geriausių variantų ir ką jie gali pasiūlyti.

Mes visi turime skirtingus poreikius ir turime skirtingus įgūdžių lygius. Taigi čia nėra vieno geriausio varianto. Atvirkščiai, jūs turite rasti tai, kas geriausiai tinka.