Kuidas oma äri automatiseerida

Töövoogude automatiseerimine võib olla teie ettevõtte kasvatamisel väga kasulik tegur. Me ei pruugi olla suutelised asendama inimtöölisi, kuid me saame alati tõhusust tõsta automatiseerimise kasutuselevõtuga.

Ettevõttes on palju ülesandeid, mida saate automatiseerida, ja palju võimalusi selle tegemiseks. Isegi paljud tööstusharuspetsiifilised tarkvarad sisaldavad nüüd oma automatiseerimisfunktsioone, kuid on ka tarkvara, mis töötab erinevates tööstusharudes ja platvormidel.

See, millise tee valite, on teie otsustada, kuna see sõltub teie ettevõttest ja sellest, mida soovite saavutada. See postitus annab teile teemast laia ülevaate ja heidab valgust arusaamadele, mis võivad viia teie ettevõtte järgmisele tasemele.

Arvuti on automaat

Jah. Kuigi enamik inimesi näeb arvutit hämmastava seadmena, mis võimaldab neil veebi sirvida ja sotsiaalmeedias suhelda, mõistavad vähemad, et see on masin, mis on loodud töö tegemiseks.

Arvutirakendused on juhised, mis teevad muutunud tingimusi kontrollides ikka ja jälle samu asju. Nad tegutsevad välismaailmaga, jäljendades inimeste käitumist, nagu arvutused ja joonistamine, kuid teevad seda palju kiiremini.

Asi on selles, et kui näete iga arvutit, nutitelefoni või veebiserverit ülesannete jälgimise ja lõpetamise masinana, mis see on. Siis saate nende jõudu oma tootlikkuse suurendamiseks paremini ära kasutada.

Töövoog vs protsessi automatiseerimine

On väike erinevus, mida peate teadma. Ja see on erinevus töövoo automatiseerimise ja äriprotsesside automatiseerimise vahel.

Töövoog viitab sammudele, mida ülesanne peab lõpule viimiseks läbima. See võib tähendada ühe töötaja juurest teise juurde minemist, meeskonnaliikme kontrollimist ja juhendaja allkirjastamist. Ja nii edasi. Töövood on sageli lihtsad ja hõlmavad inimeste ja dokumentide vahelist suhtlust.

Äriprotsess seevastu hõlmab keerukamaid ja omavahel seotud ülesandeid. Seda võib vaadelda ka paljude töövoogude töövoona. Erinevate omavahel seotud ülesannete koordineerimine, mis töötavad koos, et tagada ettevõtte kui terviku edu.

Siin on mõlema termini lühike tabelivõrdlus. Pange tähele, et see postitus keskendub töövoo automatiseerimisele.

Töövoo automatiseerimine	Äriprotsesside automatiseerimine
Haldab ühte või mitut ülesannet töö tegemiseks	Haldab üht või töövooge, mis saavad tööd tehtud
Keskendutakse töö efektiivsusele	Keskendutakse üldisele süsteemi koordineerimisele
Võib hõlmata inimeste ja masinate koostoimeid	Hõlmab abstraktsemaid organisatsioonilisi mõisteid
Vähem keeruline ja kiiremini rakendatav	Keerulisem ja skaleeritavam
Parim inimeste ja dokumentide korraldamiseks	Parim süsteemide, algatuste ja inimeste haldamiseks

Töövoo automatiseerimise eelised

Nagu võite ette kujutada, on töövoo automatiseerimisel palju eeliseid. Ja kuigi need sõltuvad lõppkokkuvõttes teie ettevõttest ja tehtavatest ülesannetest, on siin loetelu universaalsetest eelistest, mida oodata.

• Aja kokkuhoid – See on ilmne. Kui automatiseerite kõik need igapäevased ja korduvad toimingud, mis maksavad keskmisele kontoritöötajale üle 30 päeva aastas, säästate aega. Teiseks saate selle säästetud aja investeerida produktiivsematesse ettevõtmistesse, et äritegevust edendada.
  
  
• läbipaistvus – Töövoo nõuetekohaseks analüüsimiseks ja automatiseerimiseks on vaja teatud distsipliini. See omakorda loob korra teie ettevõtte ülesannete täitmisel. Projekti edenemise kiiruse nägemise ja hinnangute tegemise lihtsamaks muutmine.
  
  
• Tõhususe ja kasvu tõuge – Osade töö automatiseerimine parandab teie üldist tõhusust, kuna saate teha rohkem tööd väiksema inimpanusega. See tõuge tähendab suuremat tootlikkust, mis omakorda tähendab ettevõtte kasvu ja suuremat kasumit.
  
  
• Madalamad kulud – Väiksema inimtööjõu kasutamine tähendab ka väiksemat palka, mis tähendab madalamaid tegevuskulusid. See eelis on eriti ilmne suuremates ettevõtetes, kus kumulatiivne sääst võib ulatuda märkimisväärse summani. Pidage aga meeles, et automatiseerimine üldiselt vähendab tööjõukulusid, mitte ei kaota neid.
  
  
• Vähem vigu – See on mõnedes tööstusharudes üks peamisi automatiseerimise eeliseid. Inimene on vigadele kalduv, nii et need, kes peavad sisestama lõputult palju andmeid, teevad aeg-ajalt vigu. Masinad selliseid vigu ei tee. Ja isegi probleemi korral on parandused kestvad.
  
  
• Skaalautuvus – Enamiku Interneti-miljonäride edulugude peamine põhjus on skaleeritava ettevõtte valimine ja selle võimalikult suur automatiseerimine. Kui olete korduvad ülesanded korralikult struktureeritud ja automatiseerinud, on ettevõttes raha teenimiseks vaja lihtsalt helitugevust tõsta.

Töövoo automatiseerimise puudused

Teie ettevõtte töövoo automatiseerimise peamine puudus on esialgne investeering. Kuigi see investeering on ettevõtteti erinev, võib see investeering koosneda ajast, mida vajate automatiseerimisprotsessi õppimiseks, selle ostmiseks kulutatud rahast ja muudest kuludest.

Paljude ettevõtete automatiseerimisega seotud edusammud näitavad aga, et suurem osa investeeringutest tasub end ära.

Ideaalsed ülesanded automatiseerimiseks

Mitte iga ülesanne või äri ei sobi automatiseerimiseks. Mõned on lihtsamad kui teised. Seega on teie ülesanne kõigepealt kontrollida ja vaadata, mida saab teha ja mida mitte. Enamasti on ikkagi vaja ainult oma töövoo lihtsustamist paremini hallatavateks ülesanneteks ja selle automatiseerimist.

Mis ka ei juhtuks, erinevad ettevõtted on järgmist tüüpi ülesandeid erineval viisil automatiseerinud. Ja see tähendab, et ka teie peaksite sarnaste automatiseerimisel edu saavutama.

• Andmete kogumine – Arvutid on viimastel aastakümnetel muutunud nii heaks, et enamikku numbreid ja tähti puudutavaid töid saab hõlpsasti automatiseerida. See kehtib eriti digiteeritud tähestiku kohta, kuigi optilise märgituvastuse (OCR) tehnoloogia ei jää kaugele maha. Kui sina seda näed ja loed, siis õiget rakendust kasutades näeb seda ka sinu arvuti.
  
  
• Suure mahuga ülesanded – Arvutid on kiired ja ei väsi. Kui tööd on palju, on sageli kõige parem kulutada kõigepealt veidi aega, et automatiseerida ja hiljem aega säästa.
  
  
• Vajab mitut sisendit – Kui ülesanded peavad liikuma käest kätte või laualt lauale, võib üks kitsaskoht kogu töövoo häirida. Kuid võimalikult suure osa automatiseerimine vähendab häireid.
  
  
• Tüütud ülesanded - Mõned ülesanded on pagana igavad ja pakuvad vähe rahulolu. Nii et kui saate need automatiseerida, siis suurepärane!

• Ajatundlikud ülesanded – Teie ja teie meeskonnaliikmed ei pruugi alati olla teie kõigi ärivajaduste täitmisel. Ja see tähendab, et sageli võite ajatundlike ülesannete tähtaegadest mööda minna. Mõne või enamiku selliste ülesannete automatiseerimine peaks siiski probleemi lahendama.
  
  
• Korduvad ülesanded - Mõned ülesanded on rumalalt korduvad ja sunnib teid küsima: "Kas ma pean seda tegema?". Automatiseerimine on seal parim lahendus.
  
  
• Vearuumita ülesanded – Kuigi need on endiselt altid vigadele, ei tee arvutid vigu. Seega ületab õigesti konfigureeritud veatuvastusega automatiseeritud süsteem täpsuse osas alati käsitsi süsteeme.
  
  
• Inimressursid – Alates sissetulekust kuni uuenduste, ettevõtte uudiste, aja jälgimise, töötajate puhkuse, haigus- ja puhkusehalduseni. Personalijuhtimise automatiseerimine võib iga ettevõtte jaoks imesid teha.
  
  
• raamatupidamine - Vältige vigu ja tarbetut peavalu, automatiseerides oma raamatupidamise.
  
  
• Müük – Populaarseid on palju turundus- ja CRM-platvormid mis pakuvad automatiseerimist. Ja on tõestatud, et see suurendab tõhusust ja kasumit.
  
  
• Projektijuhtimine - Palju projektijuhtimise platvormid võimaldab teil ka automatiseerida ja säästa aega.

Automatiseerimisvahendite tüübid

Seal on 3 tüüpi töövoo automatiseerimise tööriistu: kodeeritud, madal kood ja ilma koodita. Siin on iga üksikasjalikum ülevaade.

1. Kodeeritud automatiseerimistööriistad – Need on tööriistad, mille jaoks peate vajalike ülesannete täitmiseks kirjutama arvutikoodi. Ideaalne näide on Linux Shell.
   
   
2. Madala koodiga automatiseerimise tööriistad - Madala koodiga tööriistad töötavad sisuliselt ilma kodeerimiseta. Kuid peate siiski teadma, kuidas kodeerida, sest sageli peate tegema muudatusi või sisestama paar koodirida. Salesforce platvorm on hea näide.
   
   
3. Koodi automatiseerimise tööriistad puuduvad – Peaaegu kõik saavad neid tööriistu kasutada. Selle toimimiseks ei pea te programmeerimiskeelt tundma. Paljudel on tõhususe tagamiseks isegi ilusad ja läbimõeldud kasutajaliidesed.

Parim automatiseerimistarkvara ja -meetodid

Ettevõtte automatiseerimiseks on palju võimalusi ja tööriistu. Nad töötavad erinevalt, neil on erinevad eeldused ja nimekiri on peaaegu lõputu. Siin on aga populaarseimad nimed, millest peaksite teadma.

• Smartsheet – Nimi ütleb kõik. Koodivaba ja arvutustabelitaoline rakendus, mis pakub erinevat tüüpi sisestusvälju. Samuti võimaldab see meeskondadel automatiseerides kiiremini töötada.
  
  
• cron – Linuxi ja *nixi töögraafik. See võimaldab teil seadistada töid täitmiseks määratud intervallidega minutitest kuudeni ja isegi kord aastas. Siin võib töö olla mis tahes käivitatav arvutikood.
  
  
• Shelli skriptimine – Linuxi shellis või mis tahes valitud operatsioonisüsteemis käsurea skriptide kirjutamiseks vajate arvutiprogrammeerimise teadmisi. Aga kui saate, siis on vähe, mida te ei saa automatiseerida, kuna enamikul veebiserveritel on Shell.
  
  
• Integrifitseerima – Pakub töövoo automatiseerimise lahendusi igas suuruses ettevõtetele. See on madala koodiga platvorm koos eelehitatud rakenduste, vormide, meili, mobiilifunktsioonide, API-integratsioonide ja intuitiivse liidesega.
  
  
• Zapier - Populaarne koodita automatiseerimisplatvorm. Zapier aitab ettevõtetel automatiseerida kõike alates turundusest kuni tellimuste ja kliendisuhete haldamiseni. See ühendab teid enam kui 3,000 SaaS-i rakendusega.
  
  
• IFTTT – See sarnaneb Zapieriga, kuid on veidi rohkem keskendunud isiklikule ja väikeettevõttele. IFTTT tähendab If This Then That ja on koodita arendusplatvorm.
  
  
• nintex – Madala koodiga töövoohaldustööriist. Sellel on protsesside haldamine ja automatiseerimine paljudes tööstusharudes pangandusest finants-, energeetika-, tootmis-, valitsus- ja nii edasi. See algab 955 dollarist kuus piiramatute kasutajate jaoks.
  
  
• Hubspot - Muljetavaldav ja funktsioonidega kliendisuhete halduse (CRM) platvorm. See pakub palju automatiseerimisfunktsioone igat tüüpi ettevõtetele.
  
  
• Flokzu – Madala koodi ja pilvepõhine töövoo- ja äriprotsesside haldamise platvorm. Ideaalne keerukate tegevustega ettevõtetele.
  
  
• Gravitatsiooni vool – See on WordPressi saitide töövoohalduse ja automatiseerimise pistikprogramm.
  
  
• Python - See on Pythoni programmeerimiskeel. Kaasaegne ja mitmekülgne arvutikeel, mis on saadaval peaaegu kõigil platvormidel. Seda on lihtne lugeda ja kirjutada ning selle tohutu raamatukogu abil saate teha palju hämmastavaid asju.

Järeldus

Selle töövoo ja ülesannete automatiseerimise postituse lõppu jõudes olete näinud paljusid parimaid valikuid ja seda, mida neil on pakkuda.

Meil kõigil on erinevad vajadused ja erinevate oskuste tase. Seega pole siin ühtegi parimat võimalust. Pigem on teie otsustada, mis kõige paremini töötab.