কিভাবে আপনার ব্যবসা স্বয়ংক্রিয়

স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহগুলি আপনার ব্যবসা বৃদ্ধিতে একটি খুব সহায়ক কারণ হতে পারে। আমরা হয়তো মানব কর্মীদের প্রতিস্থাপন করতে পারব না, কিন্তু আমরা সবসময় অটোমেশন চালু করে দক্ষতা বাড়াতে পারি।

এমন অনেকগুলি কাজ রয়েছে যা আপনি একটি ব্যবসায় স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন এবং এটি করার অনেক উপায় রয়েছে৷ এমনকি প্রচুর শিল্প-নির্দিষ্ট সফ্টওয়্যার এখন তাদের নিজস্ব অটোমেশন বৈশিষ্ট্যগুলি অন্তর্ভুক্ত করে, তবে এমন সফ্টওয়্যারও রয়েছে যা শিল্প এবং প্ল্যাটফর্ম জুড়ে কাজ করে।

আপনি যে উপায়টি বেছে নিন তা আপনার উপর নির্ভর করে, কারণ এটি আপনার ব্যবসা এবং আপনি কী অর্জন করার চেষ্টা করছেন তার উপর নির্ভর করে। এই পোস্টটি আপনাকে বিষয়ের একটি বিস্তৃত দৃষ্টিভঙ্গি দেয় এবং অন্তর্দৃষ্টিতে কিছু আলোকপাত করে যা আপনার ব্যবসাকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যেতে পারে।

কম্পিউটার একটি অটোমেটর

হ্যাঁ। যদিও বেশিরভাগ মানুষ কম্পিউটারকে একটি আশ্চর্যজনক যন্ত্র হিসেবে দেখে যা তাদের ওয়েব ব্রাউজ করতে এবং সোশ্যাল মিডিয়ায় যোগাযোগ করতে দেয়, খুব কম লোকই বুঝতে পারে যে এটি এমন একটি যন্ত্র যা কাজ করার জন্য তৈরি।

কম্পিউটার অ্যাপ্লিকেশানগুলি হল নির্দেশাবলী যা পরিবর্তিত অবস্থার জন্য পরীক্ষা করার সময় একই জিনিসগুলি বারবার করতে থাকে৷ তারা গণনা এবং অঙ্কনের মতো মানুষের আচরণকে অনুকরণ করে বাইরের জগতে কাজ করে, কিন্তু তারা এটি অনেক দ্রুত করে।

এখানে মূল কথা হল, একবার যখন আপনি প্রতিটি কম্পিউটার, স্মার্টফোন বা ওয়েব সার্ভারকে টাস্ক মনিটরিং এবং সমাপ্তির যন্ত্র হিসেবে দেখতে পাবেন, তখন আপনি আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য তাদের শক্তিকে আরও ভালোভাবে কাজে লাগাতে পারবেন।

ওয়ার্কফ্লো বনাম প্রক্রিয়া অটোমেশন

একটি ছোট পার্থক্য আছে যা আপনাকে জানতে হবে। এবং এটি হল ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনের মধ্যে পার্থক্য।

একটি ওয়ার্কফ্লো বলতে বোঝায় একটি টাস্ক সম্পূর্ণ করার জন্য যে ধাপগুলি অতিক্রম করতে হবে। এর অর্থ হতে পারে এক কর্মী থেকে অন্য কর্মীতে যাওয়া, দলের সদস্য দ্বারা চেক করা, তারপর একজন সুপারভাইজার দ্বারা স্বাক্ষর করা। ইত্যাদি। কর্মপ্রবাহ প্রায়শই সহজ এবং মানুষ এবং নথির মধ্যে মিথস্ক্রিয়া জড়িত।

অন্যদিকে, একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া আরও জটিল এবং আন্তঃসম্পর্কিত কাজগুলিকে জড়িত করে। এটি অনেক কর্মপ্রবাহের কর্মপ্রবাহ হিসাবেও দেখা যায়। সামগ্রিকভাবে ব্যবসার সাফল্যের নিশ্চয়তা দিতে একসাথে কাজ করে এমন বিভিন্ন আন্তঃসংযুক্ত কাজের সমন্বয়।

এখানে উভয় পদের একটি সংক্ষিপ্ত সারণী তুলনা। দয়া করে মনে রাখবেন যে এই পোস্টটি ওয়ার্কফ্লো অটোমেশনের উপর ফোকাস করে।

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন	ব্যবসায় প্রক্রিয়া অটোমেশন
একটি কাজ সম্পন্ন করার জন্য এক বা একাধিক কাজ পরিচালনা করে	কাজ সম্পন্ন করার জন্য একটি বা কর্মপ্রবাহ পরিচালনা করে
কাজের দক্ষতার উপর ফোকাস করে	সামগ্রিক সিস্টেম সমন্বয় উপর ফোকাস
মানুষ এবং মেশিন মিথস্ক্রিয়া জড়িত হতে পারে	আরো বিমূর্ত সাংগঠনিক ধারণা জড়িত
কম জটিল এবং দ্রুত বাস্তবায়ন	আরও জটিল এবং মাপযোগ্য
মানুষ এবং নথি সংগঠিত জন্য সেরা	সিস্টেম, উদ্যোগ, মানুষ পরিচালনার জন্য সেরা

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশনের সুবিধা

আপনি যেমন কল্পনা করতে পারেন, ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন থেকে অনেক সুবিধা পাওয়া যায়। এবং যদিও তারা শেষ পর্যন্ত আপনার সঠিক ব্যবসা এবং আপনি যে কাজগুলি করেন তার উপর নির্ভর করবে, এখানে আশা করা সর্বজনীন সুবিধার একটি তালিকা রয়েছে।

• সময় সঞ্চয় - এই এক স্পষ্ট. একবার আপনি সেই সমস্ত জাগতিক এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে ফেললে যার জন্য বছরে 30 দিনের বেশি অফিস কর্মী খরচ হয়, আপনার সময় বাঁচবে। দ্বিতীয়ত, আপনি তারপরে এই সংরক্ষিত সময়টিকে ব্যবসার উন্নতির জন্য আরও উত্পাদনশীল প্রচেষ্টায় বিনিয়োগ করতে পারেন।
  
  
• স্বচ্ছতা – একটি কর্মপ্রবাহ সঠিকভাবে বিশ্লেষণ এবং স্বয়ংক্রিয় করার জন্য একটি স্তরের শৃঙ্খলার প্রয়োজন। এর ফলে, আপনার ব্যবসা তার কাজগুলি পরিচালনা করার পদ্ধতিতে শৃঙ্খলা তৈরি করে। একটি প্রকল্প কত দ্রুত এগিয়ে চলেছে তা দেখা এবং অনুমান করা সহজ করে তোলে।
  
  
• দক্ষতা এবং বৃদ্ধি বুস্ট - আপনার কাজের অংশগুলি স্বয়ংক্রিয় করা আপনার সামগ্রিক দক্ষতাকে উন্নত করে কারণ আপনি কম মানুষের ইনপুট দিয়ে আরও কাজ করতে পারেন। এই বুস্টটি উচ্চ উত্পাদনশীলতায় অনুবাদ করবে, যা ফলস্বরূপ ব্যবসার বৃদ্ধি এবং আরও মুনাফায় অনুবাদ করবে।
  
  
• কম দাম - কম মানব শ্রম ব্যবহার করার অর্থও কম মজুরি, যা কম পরিচালন ব্যয়কে অনুবাদ করে। এই সুবিধাটি বিশেষ করে বৃহত্তর উদ্যোগে স্পষ্ট, যেখানে ক্রমবর্ধমান সঞ্চয় একটি বড় অঙ্কের হতে পারে। মনে রাখবেন, যাইহোক, অটোমেশন সাধারণত শ্রম খরচ কমায়, সেগুলি দূর করে না।
  
  
• কম ভুল - এটি কিছু শিল্পের প্রধান অটোমেশন সুবিধাগুলির মধ্যে একটি। মানুষ ত্রুটি-প্রবণ, তাই যারা অবিরাম পরিমাণে ডেটা ইনপুট করতে হয় তারা সময়ে সময়ে ভুল করে। মেশিন এই ধরনের ভুল করে না। এবং এমনকি যখন একটি সমস্যা আছে, সংশোধন দীর্ঘস্থায়ী হয়.
  
  
• স্কেলেবিলিটি - একটি পরিমাপযোগ্য ব্যবসা বেছে নেওয়া এবং যতটা সম্ভব এটিকে স্বয়ংক্রিয় করা বেশিরভাগ ইন্টারনেট মিলিয়নিয়ারদের সাফল্যের গল্পের পিছনে প্রধান কারণ। একবার আপনি সঠিকভাবে কাঠামোগত এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি করে ফেললে, আপনার ব্যবসায় আরও বেশি অর্থোপার্জনের জন্য আপনাকে কেবলমাত্র ভলিউম ক্র্যাঙ্ক করতে হবে।

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশনের অসুবিধা

আপনার ব্যবসার কর্মপ্রবাহ স্বয়ংক্রিয় করার প্রধান অসুবিধা হল প্রাথমিক বিনিয়োগ। যদিও এটি ব্যবসা ভেদে পরিবর্তিত হয়, এই বিনিয়োগের মধ্যে অটোমেশন প্রক্রিয়া শেখার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সময়, এটি কিনতে ব্যয় করা অর্থ এবং অন্যান্য যেকোনো খরচ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

যাইহোক, অটোমেশন থেকে অনেক ব্যবসার যে সাফল্যের অভিজ্ঞতা রয়েছে তা দেখায় যে বেশিরভাগ বিনিয়োগই এটির মূল্যবান হবে।

স্বয়ংক্রিয় করার জন্য আদর্শ কাজ

প্রতিটি কাজ বা ব্যবসা অটোমেশনে নিজেকে ধার দেয় না। কিছু অন্যদের তুলনায় সহজ. সুতরাং, এটি আপনার উপর নির্ভর করে প্রথমে পরীক্ষা করা এবং কী করা যায় এবং কী করা যায় না তা দেখুন। বেশিরভাগ সময় এখনও, আপনার যা প্রয়োজন তা হল আপনার কর্মপ্রবাহকে আরও পরিচালনাযোগ্য কাজগুলিতে সরল করা এবং আপনি এটির স্বয়ংক্রিয়তাকে সরল করুন৷

যাই ঘটুক না কেন, নিম্নলিখিত ধরণের কাজগুলি বিভিন্ন কোম্পানি দ্বারা বিভিন্ন উপায়ে স্বয়ংক্রিয় করা হয়েছে। এবং এর মানে হল যে আপনারও অনুরূপগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার ক্ষেত্রে সাফল্য পাওয়া উচিত।

• তথ্য সংগ্রহ - কম্পিউটারগুলি গত কয়েক দশকে এত ভাল হয়েছে যে সংখ্যা এবং অক্ষর জড়িত বেশিরভাগ কাজ সহজেই স্বয়ংক্রিয় হতে পারে। এটি ডিজিটালাইজড বর্ণমালার জন্য বিশেষভাবে সত্য, যদিও অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR) প্রযুক্তি খুব বেশি পিছিয়ে নেই। আপনি যদি এটি দেখতে এবং পড়তে পারেন, তাহলে সঠিক অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে আপনার কম্পিউটারটিও তাই করতে পারে।
  
  
• উচ্চ ভলিউম টাস্ক - কম্পিউটার দ্রুত এবং ক্লান্ত হয় না। যখন অনেক কাজ করতে হয়, তখন স্বয়ংক্রিয় করতে প্রথমে একটু সময় ব্যয় করা এবং পরে সময় বাঁচানো ভাল।
  
  
• একাধিক ইনপুট প্রয়োজন - যখন কাজগুলি হাত থেকে অন্য হাতে বা ডেস্ক থেকে ডেস্কে যেতে হয়, তখন একটি একক বাধা পুরো কর্মপ্রবাহকে ব্যাহত করতে পারে। কিন্তু যতটা সম্ভব স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিঘ্ন হ্রাস করে।
  
  
• ক্লান্তিকর কাজ - কিছু কাজ নরকের মতো বিরক্তিকর এবং সামান্য সন্তুষ্টি নিয়ে আসে। সুতরাং, আপনি যদি তাদের স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, তাহলে দুর্দান্ত!

• সময় সংবেদনশীল কাজ - আপনি এবং আপনার দলের সদস্যরা আপনার সমস্ত ব্যবসার প্রয়োজন মেটানোর জন্য সবসময় সেখানে নাও থাকতে পারে। এবং এর মানে হল যে আপনি প্রায়ই সময়-সংবেদনশীল কাজের জন্য সময়সীমা মিস করতে পারেন। এই ধরনের কিছু বা বেশিরভাগ কাজ স্বয়ংক্রিয় করা, তবে, সমস্যার সমাধান করা উচিত।
  
  
• পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলো - কিছু কাজ নির্বোধভাবে পুনরাবৃত্তিমূলক, এবং আপনি জিজ্ঞাসা করবেন "আমি কি এটি করতে চাই?" অটোমেশন সেখানে সেরা উত্তর।
  
  
• নো-রুম-ফর-এরর টাস্ক - যদিও তারা এখনও ত্রুটির প্রবণ, কম্পিউটার ভুল করে না। সুতরাং, ত্রুটি সনাক্তকরণ সহ একটি সঠিকভাবে কনফিগার করা স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম সর্বদা নির্ভুলতার স্তরে ম্যানুয়াল সিস্টেমকে পরাজিত করবে।
  
  
• মানব সম্পদ - অনবোর্ডিং থেকে আপডেট, কোম্পানির খবর, সময় ট্র্যাকিং, কর্মচারী ছুটি, অসুস্থ এবং ছুটি প্রশাসন। স্বয়ংক্রিয় মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা যেকোনো ব্যবসার জন্য বিস্ময়কর কাজ করতে পারে।
  
  
• হিসাবরক্ষণ - আপনার অ্যাকাউন্টিং স্বয়ংক্রিয় করে ভুল এবং অপ্রয়োজনীয় মাথাব্যথা এড়িয়ে চলুন।
  
  
• বিক্রয় ও বিপণন - অনেক জনপ্রিয় আছে মার্কেটিং এবং CRM প্ল্যাটফর্ম যে অটোমেশন অফার. এবং এটি দক্ষতা এবং লাভ বাড়াতে প্রমাণিত হয়েছে।
  
  
• প্রকল্প ব্যবস্থাপনা - অনেক প্রকল্প ব্যবস্থাপনা প্ল্যাটফর্ম এছাড়াও আপনাকে স্বয়ংক্রিয় এবং সময় বাঁচাতে দেয়।

অটোমেশন টুলের প্রকার

3 ধরনের ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন টুল আছে যা আপনি সেখানে খুঁজে পাবেন: কোডেড, লো কোড এবং কোন কোড নেই। এখানে প্রতিটি একটি ঘনিষ্ঠ চেহারা.

1. কোডেড অটোমেশন টুলস - এগুলি এমন সরঞ্জাম যা আপনাকে প্রয়োজনীয় কাজগুলি সম্পাদন করার জন্য কম্পিউটার কোড লিখতে হবে। একটি নিখুঁত উদাহরণ হল লিনাক্স শেল।
   
   
2. নিম্ন কোড অটোমেশন টুল - লো-কোড টুলগুলি মূলত কোডিং ছাড়াই কাজ করে। কিন্তু আপনাকে এখনও কোড করতে হবে তা জানতে হবে, কারণ আপনাকে প্রায়ই পরিবর্তন করতে হবে বা কোডের কয়েকটি লাইন লিখতে হবে। সেলসফোর্স প্ল্যাটফর্ম একটি ভাল উদাহরণ।
   
   
3. কোন কোড অটোমেশন টুল - প্রায় সবাই এই টুল ব্যবহার করতে পারেন. এটি কাজ করার জন্য আপনাকে একটি প্রোগ্রামিং ভাষা জানার প্রয়োজন নেই। অনেকে এমনকি দক্ষতার জন্য সুন্দর এবং সুচিন্তিত ইউজার ইন্টারফেস নিয়ে আসে।

শীর্ষ অটোমেশন সফ্টওয়্যার এবং পদ্ধতি

আপনার ব্যবসা স্বয়ংক্রিয় করার জন্য অনেক উপায় এবং সরঞ্জাম আছে। তারা ভিন্নভাবে কাজ করে, বিভিন্ন পূর্বশর্ত রয়েছে এবং তালিকাটি প্রায় অন্তহীন। যাইহোক, এখানে শীর্ষস্থানীয় নামগুলি রয়েছে যা আপনার সচেতন হওয়া উচিত।

• Smartsheet - নামই সব বলে। একটি নো-কোড এবং স্প্রেডশীটের মতো অ্যাপ্লিকেশন যা বিভিন্ন ধরনের ইনপুট ক্ষেত্র অফার করে। এটি দলগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে দ্রুত কাজ করতে সক্ষম করে।
  
  
• ক্রন - লিনাক্স এবং *নিক্স কাজের সময়সূচী। এটি আপনাকে কয়েক মিনিট থেকে মাস পর্যন্ত এবং এমনকি বার্ষিক নির্দিষ্ট ব্যবধানে চালানোর জন্য কাজ সেট আপ করতে দেয়। এখানে একটি কাজ যেকোনো এক্সিকিউটেবল কম্পিউটার কোড হতে পারে।
  
  
• শেল স্ক্রিপ্টিং – লিনাক্স শেল বা আপনার পছন্দের যে কোনো ওএস-এ কমান্ড-লাইন স্ক্রিপ্ট লিখতে সক্ষম হওয়ার জন্য আপনার কম্পিউটার প্রোগ্রামিং জ্ঞানের প্রয়োজন হবে। কিন্তু একবার আপনি করতে পারেন, তারপরে আপনি স্বয়ংক্রিয় করতে পারবেন না, কারণ বেশিরভাগ ওয়েব সার্ভারের একটি শেল থাকে।
  
  
• সংহত করা - সকল আকারের কোম্পানির জন্য ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন সমাধান প্রদান করে। এটি একটি লো-কোড প্ল্যাটফর্ম যেখানে আগে থেকে তৈরি অ্যাপ, ফর্ম, ইমেল, মোবাইল বৈশিষ্ট্য, API ইন্টিগ্রেশন এবং একটি স্বজ্ঞাত ইন্টারফেস রয়েছে।
  
  
• Zapier – একটি জনপ্রিয় নো-কোড অটোমেশন প্ল্যাটফর্ম। Zapier কোম্পানিগুলিকে মার্কেটিং থেকে শুরু করে অর্ডার এবং গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা পর্যন্ত সবকিছু স্বয়ংক্রিয় করতে সাহায্য করে। এটি আপনাকে 3,000 টিরও বেশি SaaS অ্যাপের সাথে সংযুক্ত করে।
  
  
• IFTTT - এটি Zapier এর মতই, কিন্তু ব্যক্তিগত এবং ছোট-ব্যবসায়িক ব্যবহারের উপর একটু বেশি দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। IFTTT মানে If This then That, এবং এটি একটি নো-কোড ডেভেলপমেন্ট প্ল্যাটফর্ম।
  
  
• Nintex - একটি লো-কোড ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট টুল। এটি ব্যাংকিং থেকে শুরু করে অর্থ, জ্বালানি, উৎপাদন, সরকার ইত্যাদি অনেক শিল্পের জন্য প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা এবং অটোমেশন বৈশিষ্ট্যযুক্ত। সীমাহীন ব্যবহারকারীদের জন্য এটি প্রতি মাসে $955 থেকে শুরু হয়।
  
  
• Hubspot - একটি চিত্তাকর্ষক এবং বৈশিষ্ট্য-পূর্ণ গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা (CRM) প্ল্যাটফর্ম। এটি সব ধরনের ব্যবসার জন্য অনেক অটোমেশন বৈশিষ্ট্য অফার করে।
  
  
• ফ্লোকজু - একটি নিম্ন-কোড এবং ক্লাউড-ভিত্তিক কর্মপ্রবাহ এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনার প্ল্যাটফর্ম। জটিল অপারেশন সহ কোম্পানিগুলির জন্য আদর্শ।
  
  
• মাধ্যাকর্ষণ প্রবাহ - এটি ওয়ার্ডপ্রেস সাইটের জন্য একটি ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট এবং অটোমেশন প্লাগইন।
  
  
• পাইথন - এটি পাইথন প্রোগ্রামিং ভাষা। একটি আধুনিক এবং বহুমুখী কম্পিউটার ভাষা যা প্রায় সমস্ত প্ল্যাটফর্মে উপলব্ধ। এটি পড়া এবং লিখতে সহজ এবং এর বিশাল লাইব্রেরি সহ আপনাকে প্রচুর আশ্চর্যজনক জিনিস করতে দেয়।

উপসংহার

এই ওয়ার্কফ্লো এবং টাস্ক অটোমেশন পোস্টের শেষে, আপনি সেখানে অনেকগুলি সেরা বিকল্প দেখেছেন এবং সেগুলি কী অফার করে।

আমাদের সকলেরই বিভিন্ন চাহিদা রয়েছে এবং বিভিন্ন দক্ষতার স্তর রয়েছে। সুতরাং, এখানে কোন একক সেরা বিকল্প নেই। বরং কোনটি সবচেয়ে ভালো কাজ করে তা খুঁজে বের করা আপনার উপর নির্ভর করে।