Роботизирана автоматизация на процеси за малки предприятия

Роботизираната автоматизация на процеси не е само за големи предприятия. Малките предприятия могат еднакво да се възползват от многото му предимства, като предприемат правилните стъпки.

От изпълнението на повтарящи се задачи до обработката на трудоемки или отнемащи време процеси, няма ограничение за това, което RPA може да направи за една организация. Като бонус, това също дава път на служителите да се ангажират с по-продуктивна работа.
Пазарът за автоматизация на роботизирани процеси беше оценен на $ 2.3 милиарда в 2022 и се очаква да нарасне с 39% сложен годишен темп на растеж (CAGR) до $30+ милиарда до 2030 г. Тази публикация ви показва как RPA може да бъде от полза за вашия бизнес.

Как работи RPA?

RPA или роботизираната автоматизация на процеси е базиран на софтуер подход, който позволява на индивид или организация да изпълняват големи обеми и често светски задачи, използвайки комбинация от компютърно зрение, машинно обучение и други технологии за автоматизация.

Потребителят първо трябва да инсталира робота на компютър и след това да му покаже как да изпълнява конкретни задачи. След това роботът може да възпроизведе ходовете на потребителя, след като се задейства определено събитие. Такива събития могат да бъдат получаването на имейл, натискането на бутон и т.н. Конкретните задачи могат да варират от прехвърляне на файлове до въвеждане на данни, стартиране на приложение, сърфиране в интернет и т.н.

С други думи, RPA системите са виртуални роботи, които могат да изпълняват различни задачи, обикновено изпълнявани от хора, и които изискват множество стъпки или приложения. Те могат да направят това, като следват основани на правила действия и без човешка намеса.

Ползите от RPA

RPA носи конкурентно предимство на малкия бизнес, защото предлага предимства, които иначе са достъпни само за големи корпорации с огромни бюджети. Основните предимства са следните.

• Повишаване на производителността: Роботите работят неуморно денонощно, без да си правят почивки или да се уморяват. Освен това те могат да изпълняват повечето задачи по-бързо от всеки човек и това означава, че един робот може да свърши работата на много хора за част от времето, което води до повече резултати от бизнеса като цяло.
• Подобрена точност: Намаляването на грешките е друга добра причина за внедряване на роботизирана автоматизация на процеси, защото роботите не правят грешки като хората. Резултатът е по-високо качество на продукцията от бизнеса.
• Спестяване на разходи: Добрият RPA софтуер ще спести пари на вашата компания, като намали разходите за изпълнение на повтарящи се задачи под нивата на човешките работници. Като автоматизирате възможно най-много повтарящи се процеси, можете дори да премахнете нуждата от допълнителен персонал, като увеличите продукцията си. В крайна сметка компанията прави повече печалби, като плаща по-малко за еднаква или повече работа.
• Подобрено съответствие: Работните процеси, които включват спазване на множество разпоредби, протоколи или закони, ще постигнат по-добри резултати с роботизирана автоматизация на процеси.
• По-лесна скалируемост: След като процесът е автоматизиран, мащабирането му става по-лесно и по-рентабилно. Номерът е първо да идентифицирате и начертаете процеси във вашата организация, които могат бързо да бъдат автоматизирани.
• По-добър анализ: Роботите поддържат по-добри записи от хората, така че е по-лесно да се види как са работили през даден период от време.
• Подобрено обслужване на клиенти: Роботизираната автоматизация на процеси може да помогне за бързото и ефективно решаване на проблемите с обслужването на клиентите, като по този начин подобрява лоялността на клиентите и намалява оттока.

Видове компании, които могат да се възползват от RPA

Почти всеки тип и размер на бизнеса може да се възползва от роботизираната автоматизация на процеси. Малки и средни предприятия в областта на финансите, счетоводството, недвижимите имоти, медицинските услуги, търговията на дребно, телекомуникациите, производството и много други могат да се възползват от автоматизирането на своите операции.

Единственото изискване тук е бизнесът да има повтарящи се задачи, които са лесно разпознаваеми и достъпни за автоматизация. Освен това наличието на повече подобни повтарящи се задачи прави бизнеса по-подходящ за RPA.

Популярни случаи на използване на RPA

Има толкова много процеси в една организация, които могат да бъдат автоматизирани с помощта на RPA. Този факт е очевиден от различните организации, които вече са постигнали известно ниво на автоматизация на процесите. Те могат да бъдат разделени на различни отдели или сектори, както следва.

1. Въвеждане на данни: Едно от най-добрите предимства на RPA при въвеждане на данни е валидирането на данни, което включва няколко правила, които правят невъзможно въвеждането на грешна информация в критични случаи.
2. Изчисленията: Много задачи изискват изчисления от прости тегла на пакети до по-сложни процеси като изчисления на печалба и загуба, изчисления на фактури, обработка на ползи и т.н. RPA прави такива задачи лесни и точни.
3. Водене на отчетност: От записване на транзакции до запазване на важни данни или документи, необходими за бизнеса, актуализиране на CRM и извършване на автоматично архивиране, RPA може да спести на вашия екип много работа и пари.
4. продажби и маркетинг: Повечето търговски и маркетингови организации са приели автоматизация за своите имейли и фактуриране, но все още има много малки фирми, които продължават да работят ръчно.
5. Финанси и банково дело: От миграция на данни между приложения до обработка на искове за заеми, архивиране на разписки, управление на клиентски акаунти, валидиране на данни и откриване на измами, банковата индустрия би била в голяма бъркотия без автоматизация.
6. Обслужване на клиенти: Включително актуализации на информация за клиенти за насрочване на срещи, последващи съобщения, билети за поддръжка на клиенти и помощ.
7. На дребно: Можете да извличате информация за продукта от уебсайтове и да актуализирате системите си с тях, да импортирате имейли за продажби, да актуализирате инвентара си и т.н.
8. Телекомуникации: RPA може да помогне на компаниите да архивират клиентски данни, да извличат подходяща информация и да обработват клиентски сметки.
9. Здравеопазване: Обработка на данни за пациенти, обработка на медицински сметки, съхраняване на данни за пациенти, обработка на застраховки и т.н.
10. HR: От обработка на заплатите до адаптиране на служителите и много други задачи.
11. Гостоприемство: Управление на резервации и резервации, обратна връзка с клиенти и проучвания, обработка на плащания, заявки за услуги и др.

Недостатъците на RPA

Освен многобройните си предимства, роботизираната автоматизация на процеси има и своите недостатъци/предизвикателства. Ето основните, които трябва да имате предвид.

• Начална цена: Първоначалното внедряване на RPA стратегия може да бъде скъпо, тъй като включва разходите за RPA софтуер, обучение, инфраструктура и разходи за интеграция. Следователно осъществимостта му зависи от бюджета на бизнеса и размера на операциите.
• Сложност на изпълнението: Интегрирането на системата в съществуващи ИТ системи и работни процеси може да бъде сложна и отнемаща време работа. Освен това неговият успех зависи от служителите и от това доколко кооперативни или непредубедени са те.
• Когнитивни граници: Роботизираната автоматизация на процесите основно работи по строги, изложени правила, което означава, че те често ще имат проблеми със задачи, които изискват човешка креативност или вземане на решения. Правенето им по-гъвкави, от друга страна, отваря възможности за непредвидими грешки. Интегрирането на AI ще помогне, но има и своите граници.

Как да приложите RPA във вашия бизнес

Прилагането на роботизирана автоматизация на процеси в повечето малки предприятия може да помогне за рационализиране на техните операции чрез създаване на по-добре структурирана организация, която в крайна сметка трябва да види тласък в ефективността. Ето ръководство стъпка по стъпка за постигане на това.

Стъпка 1: Оценете възможностите за автоматизация

Първата ви стъпка е да огледате организацията си, за да опитате да намерите най-добрите области за автоматизация на процеси. Вие търсите повтарящи се задачи, които са базирани на правила и могат да бъдат автоматизирани. Открийте колкото можете повече. Говорете с работниците си за представа.

Стъпка 2: Определете бизнес ползите

След това трябва да обмислите бизнес ползите от автоматизирането на всеки от процесите, които сте избрали. Колко сложен е всеки процес и колко спестявания на труд могат да се доведат до вашия бизнес? Оценете задачите си за автоматизация въз основа на тяхната потенциална възвръщаемост на инвестициите.

Стъпка 3: Изберете правилния RPA софтуер

Сега е моментът да изберете правилния RPA инструмент или да проектирате такъв сами, ако имате необходимите умения. По-долу е даден списък с най-добрите оферти, включително платени варианти и варианти с отворен код.

Стъпка 4: Започнете с малко

Най-добре е да започнете с пилотен проект, за да тествате водите и да оцените въздействието на RPA във вашата организация в по-малък мащаб. Това ограничава рисковете и ви печели известен опит в справянето с по-големи проекти.

Стъпка 5: Внедрете RPA и обучете екип

Тази стъпка зависи от типа служители, които имате и колко са те. Така че може да е лесно или трудно, в зависимост. Целта е вашите служители да разберат как да работят заедно с ботове, как да наблюдават напредъка им и да се намесват, ако има нужда.

Стъпка 6: Наблюдавайте и анализирайте

Никоя система не е перфектна – дори най-добрите компании продължават да се подобряват. Така че, въпреки че сте внедрили известно ниво на роботизирана автоматизация във вашите бизнес операции, все още трябва да наблюдавате цялостните си работни процеси и да ги анализирате от време на време, за да намерите области за възможна оптимизация.

Списък на популярния RPA софтуер

Има много RPA софтуерни решения и те са достъпни във всички форми – от напълно комерсиални до общностни и версии с отворен код. От вас зависи да намерите най-доброто за вашия малък бизнес. Ето най-добрите опции.

• UiPath
• Автоматизация навсякъде
• ХУБАВО RPA
• Robocorp
• WorkFusion
• IBM Robotic Process Automation
• akaBot
• Кофакс
• Работа
• Синя призма
• Microsoft Power Automate
• AutomationEdge
• TagUI

Често задавани въпроси

Следват някои често задавани въпроси относно роботизираната автоматизация на процеси за малки предприятия.

Как RPA се различава от традиционната автоматизация?

RPA е по-гъвкав, тъй като взема предвид имена, номера, потребителски интерфейс и т.н., за да реши следващото си действие в последователност.

Добър ли е RPA за моя малък бизнес?

Да, RPA може да даде на малкия бизнес голямо конкурентно предимство на пазара.

Имам ли нужда от умения за програмиране, за да внедря RPA в моя бизнес?

Не, повечето RPA инструменти са предназначени за хора, които не са технически специалисти и са лесни за използване.

Безопасен ли е RPA?

Да, може да бъде. Добрият RPA софтуер има вградени функции за сигурност и ако прилагате добри мерки за защита на данните във вашата компания, тогава трябва да сте добре.

Може ли малък бизнес да спести разходи чрез RPA?

Да, може. Но това зависи от вашата индустрия и процесите, които искате да автоматизирате.

Има ли RAP софтуер с безплатен или отворен код?

Да, много RPA софтуер като UiPath идват с безплатни издания на общността или пробни версии. Други като Robocorp намлява TagUI са проекти с отворен код.

Заключение

Завършвайки тази публикация за роботизираната автоматизация на процеси и ползите от нея за малкия бизнес, можете да видите, че автоматизацията вече не е опция в днешния свят – или наваксвате, или изоставате.

Как ще изберете да подходите към тази стъпка обаче зависи от вас. Но не забравяйте, че всеки бизнес е уникален и само тези, които управляват шоуто, ще знаят кои са наистина светските задачи, които са идеални за автоматизация.