Как да автоматизирате бизнеса си

Автоматизирането на работните процеси може да бъде много полезен фактор за разрастването на вашия бизнес. Може да не сме в състояние да заменим човешките работници, но винаги можем да повишим ефективността чрез въвеждане на автоматизация.

Има много задачи, които можете да автоматизирате в бизнеса и много начини да го направите. Дори много специфичен за индустрията софтуер вече включва свои собствени функции за автоматизация, но има и софтуер, който работи в различни индустрии и платформи.

Какъвто и начин да изберете, зависи от вас, тъй като това зависи от вашия бизнес и това, което се опитвате да постигнете. Тази публикация ви дава широк поглед върху темата и хвърля малко светлина върху прозрения, които могат да изведат бизнеса ви на следващото ниво.

Компютърът е автомат

да Въпреки че повечето хора виждат компютъра като невероятно устройство, което им позволява да сърфират в мрежата и да взаимодействат в социалните медии, по-малко осъзнават, че това е машина, която е проектирана да върши работа.

Компютърните приложения са инструкции, които продължават да правят едни и същи неща отново и отново, докато проверяват за променени условия. Те оперират с външния свят, като подражават на човешкото поведение като изчисления и рисуване, но го правят много по-бързо.

Въпросът тук е, че след като видите всеки компютър, смартфон или уеб сървър като машина за наблюдение и завършване на задачи, той е такъв. Тогава можете по-добре да използвате силата им, за да увеличите производителността си.

Работен поток срещу автоматизация на процеси

Има една малка разлика, която трябва да знаете. И това е разликата между автоматизацията на работния процес и автоматизацията на бизнес процесите.

Работният поток се отнася до стъпките, през които една задача трябва да премине, за да бъде завършена. Това може да означава преминаване от един работник на друг, проверка от член на екипа, след което подписване от ръководител. И т.н. Работните процеси често са прости и включват взаимодействието между хора и документи.

Бизнес процесът, от друга страна, включва по-сложни и взаимосвързани задачи. Може да се разглежда и като работен поток от много работни потоци. Координацията на различни взаимосвързани задачи, които работят заедно, за да гарантират успеха на бизнеса като цяло.

Ето кратко таблично сравнение на двата термина. Моля, имайте предвид, че тази публикация се фокусира върху автоматизацията на работния процес.

Автоматизация на работния поток	Автоматизация на бизнес процесите
Управлява една или повече задачи, за да свърши работа	Управлява един или работни потоци, които изпълняват задачи
Фокусира се върху ефективността на работата	Фокусира се върху цялостната координация на системата
Може да включва човешки и машинни взаимодействия	Включва по-абстрактни организационни концепции
По-малко сложно и по-бързо за изпълнение	По-сложен и мащабируем
Най-добър за организиране на хора и документи	Най-добър за управление на системи, инициативи, хора

Предимствата на автоматизацията на работния процес

Както можете да си представите, има много предимства, които можете да спечелите от автоматизацията на работния процес. И въпреки че в крайна сметка те ще зависят от точния ви бизнес и задачите, които изпълнявате, ето списък с универсални предимства, които да очаквате.

• Спестяване на време – Това е очевидно. След като автоматизирате всички тези обикновени и повтарящи се задачи, които струват на средния офис служител повече от 30 дни годишно, ще спестите време. Второ, след това можете да инвестирате това спестено време в по-продуктивни начинания за стимулиране на бизнеса.
  
  
• Прозрачност – Изисква се ниво на дисциплина, за да анализирате правилно работния процес и да го автоматизирате. Това от своя страна създава ред в начина, по който вашият бизнес се справя със задачите си. Улесняване на виждането колко бързо напредва даден проект и правенето на прогнози.
  
  
• Ефективност и стимулиране на растежа – Автоматизирането на части от вашата работа подобрява цялостната ви ефективност, защото можете да свършите повече работа с по-малко човешки принос. Този тласък ще доведе до по-висока производителност, което от своя страна води до растеж на бизнеса и повече печалби.
  
  
• По-ниски разходи – Използването на по-малко човешки труд също означава по-малко заплати, което означава по-ниски оперативни разходи. Това предимство е особено очевидно в по-големите предприятия, където кумулативните спестявания могат да възлязат на значителна сума. Имайте предвид обаче, че автоматизацията обикновено намалява разходите за труд, а не ги премахва.
  
  
• По-малко грешки – Това е едно от основните предимства на автоматизацията в някои отрасли. Човешкото същество е податливо на грешки, така че онези, които трябва да въвеждат безкрайни количества данни, ще допускат грешки от време на време. Машините не правят такива грешки. И дори когато има проблем, корекциите са по-дълготрайни.
  
  
• скалируемост – Изборът на мащабируем бизнес и автоматизирането му, доколкото е възможно, е основната причина за успеха на повечето интернет милионери. След като имате правилно структурирани и автоматизирани повтарящи се задачи, всичко, от което се нуждаете, за да спечелите повече пари в бизнеса си, е просто да увеличите обема.

Недостатъците на автоматизацията на работния процес

Основният недостатък на автоматизирането на работния процес на вашия бизнес е първоначалната инвестиция. Въпреки че варира от бизнес до бизнес, тази инвестиция може да се състои от времето, което ви е необходимо, за да научите процеса на автоматизация, парите, които сте похарчили, за да го купите, и всякакви други разходи.

Въпреки това, успехите, които много фирми изпитват от автоматизацията, показват, че повечето от инвестициите ще си заслужават.

Идеални задачи за автоматизиране

Не всяка задача или бизнес се поддава на автоматизация. Някои са по-лесни от други. Така че от вас зависи първо да проверите и да видите какво може и какво не може да се направи. В повечето случаи всичко, от което се нуждаете, е да опростите работния си процес в по-управляеми задачи и да опростите неговата автоматизация.

Каквото и да се случи, следните видове задачи са автоматизирани по различни начини от различни компании. А това означава, че вие ​​също трябва да постигнете успех в автоматизирането на подобни.

• Събиране на данни – Компютрите станаха толкова добри през последните десетилетия, че повечето дейности, свързани с цифри и букви, могат лесно да бъдат автоматизирани. Това важи особено за дигитализираните азбуки, въпреки че технологията за оптично разпознаване на символи (OCR) не остава по-назад. Ако можете да го видите и прочетете, значи и вашият компютър може да го види, като използвате правилното приложение.
  
  
• Задачи с голям обем – Компютрите са бързи и не се уморяват. Когато има много работа за вършене, често е най-добре първо да отделите малко време, за да автоматизирате и да спестите време по-късно.
  
  
• Нуждае се от множество входове – Когато задачите трябва да се предават от ръка на ръка или от бюро на бюро, тогава едно-единствено тясно място може да наруши целия работен процес. Но автоматизирането на колкото се може повече от него намалява прекъсванията.
  
  
• Досадни задачи – Някои задачи са адски скучни и не носят много удовлетворение. Така че, ако можете да ги автоматизирате, тогава страхотно!

• Чувствителни към времето задачи – Вие и членовете на вашия екип може да не сте винаги там, за да посрещнете всичките си бизнес нужди. А това означава, че често може да пропускате крайните срокове за чувствителни към времето задачи. Автоматизирането на някои или повечето от тези задачи обаче трябва да реши проблема.
  
  
• Повтарящи се задачи – Някои задачи са глупаво повтарящи се и ще ви накарат да попитате „трябва ли да продължа да правя това?“. Автоматизацията е най-добрият отговор там.
  
  
• Задачи без място за грешка – Въпреки че все още са склонни към грешки, компютрите не правят грешки. Така че правилно конфигурирана автоматизирана система с откриване на грешки винаги ще победи ръчните системи по нива на точност.
  
  
• Човешки ресурси – От присъединяване до актуализации, фирмени новини, проследяване на времето, отпуски на служители, администриране на болнични и отпуски. Автоматизирането на управлението на човешките ресурси може да направи чудеса за всеки бизнес.
  
  
• Счетоводство – Избягвайте грешки и ненужни главоболия, като автоматизирате счетоводството си.
  
  
• продажби и маркетинг – Има много популярни маркетинг и CRM платформи които предлагат автоматизация. И това е доказано, че повишава ефективността и печалбите.
  
  
• Управление hа Проекти - Много платформи за управление на проекти също ви позволяват да автоматизирате и да спестите време.

Видове средства за автоматизация

Има 3 вида инструменти за автоматизация на работния процес, които ще намерите там: кодирани, с нисък код и без код. Ето по-отблизо всеки.

1. Кодирани инструменти за автоматизация – Това са инструменти, за които трябва да напишете компютърен код, за да изпълните необходимите задачи. Перфектен пример е Linux Shell.
   
   
2. Инструменти за автоматизация с нисък код – Инструментите с нисък код по същество работят без кодиране. Но все пак трябва да знаете как да кодирате, защото често ще трябва да правите промени или да въвеждате няколко реда код. Платформата Salesforce е добър пример.
   
   
3. Без инструменти за автоматизация на код – Почти всеки може да използва тези инструменти. Не е необходимо да знаете език за програмиране, за да работи. Много дори идват с красиви и добре обмислени потребителски интерфейси за ефективност.

Топ софтуер и методи за автоматизация

Има много начини и инструменти за автоматизиране на вашия бизнес. Те работят по различен начин, имат различни предпоставки и списъкът е почти безкраен. Ето обаче най-добрите имена, с които трябва да сте наясно.

• Smartsheet – Името казва всичко. Приложение без код и подобно на електронна таблица, което предлага различни типове полета за въвеждане. Освен това позволява на екипите да работят по-бързо чрез автоматизиране.
  
  
• Cron – Планировчик на задачи за Linux & *nix. Позволява ви да настроите задания за изпълнение на определени интервали от минути до месеци и дори годишно. Работа тук може да бъде всеки изпълним компютърен код.
  
  
• Скрипт на Shell – Ще ви трябват познания по компютърно програмиране, за да можете да пишете скриптове от командния ред на Linux Shell или всяка операционна система по ваш избор. Но след като можете, тогава има малко неща, които не можете да автоматизирате, тъй като повечето уеб сървъри имат Shell.
  
  
• Интегрирайте – Предлага решения за автоматизация на работния процес за компании от всякакъв размер. Това е платформа с нисък код с предварително изградени приложения, формуляри, имейл, мобилни функции, API интеграции и интуитивен интерфейс.
  
  
• Zapier – Популярна платформа за автоматизация без код. Zapier помага на компаниите да автоматизират всичко - от маркетинг до управление на поръчки и взаимоотношения с клиенти. Той ви свързва с над 3,000 SaaS приложения.
  
  
• IFTTT – Подобен е на Zapier, но малко по-фокусиран върху лична употреба и употреба в малък бизнес. IFTTT означава If This Then That и е платформа за разработка без код.
  
  
• nintex – Инструмент за управление на работния процес с нисък код. Той разполага с управление на процеси и автоматизация за много индустрии от банкиране до финанси, енергетика, производство, правителство и т.н. Започва от $955 на месец за неограничени потребители.
  
  
• HubSpot – Впечатляваща и изпълнена с функции платформа за управление на връзките с клиенти (CRM). Той предлага много функции за автоматизация за всички видове бизнес.
  
  
• Флокзу – Платформа за управление на работен процес и бизнес процеси с нисък код и базирана на облак. Идеален за компании със сложна дейност.
  
  
• Гравитационен поток – Това е плъгин за управление и автоматизация на работния процес за WordPress сайтове.
  
  
• Питон – Това е езикът за програмиране Python. Модерен и многофункционален компютърен език, който се предлага на почти всички платформи. Той е лесен за четене и писане и ви позволява да правите много невероятни неща с огромната му библиотека.

Заключение

Стигайки до края на тази публикация за автоматизация на работния процес и задачите, видяхте многото най-добри опции там и какво могат да предложат.

Всички ние имаме различни нужди и притежаваме различни нива на умения. Така че тук няма най-добър вариант. По-скоро от вас зависи да намерите кое работи най-добре.