Các công cụ làm việc từ xa tốt nhất để tăng năng suất vào năm 2026

Internet đã biến công việc từ xa trở thành khả thi đối với nhiều người. Cho dù bạn đang làm việc tại nhà hay trên một hòn đảo vắng vẻ ở Maldives, điều quan trọng là bạn phải đạt được kết quả.

Để tăng năng suất cho những người làm việc từ xa, nhiều công ty đã đưa ra những công cụ thông minh giúp quản lý mọi thứ dễ dàng, từ một doanh nhân đơn lẻ cho đến một nhóm gồm hàng trăm người.

Các công cụ làm việc từ xa có nhiều loại khác nhau. Vì vậy, tùy thuộc vào loại công việc của bạn, bạn có thể cần một loại này và không cần loại kia. Bài đăng này liệt kê các loại công cụ làm việc từ xa khác nhau và các lựa chọn tốt nhất cho từng loại.

Mục lục ẩn

Công cụ làm việc từ xa tốt nhất

Kết luận

Công cụ làm việc từ xa tốt nhất

Phân loại	Công cụ hàng đầu
Quản lý dự án	Trello, Basecamp, Zoho & Jira
Lưu trữ & Chia sẻ tập tin	Google Drive, Dropbox & OneDrive
Trò chuyện trực tuyến	Slack, WhatsApp, Vật chất nhất & Discord
Quản lý thời gian	Toggl , Bác sĩ thời gian, Hubsaff & Làm việc theo nhóm
Cộng tác cùng phát triển:	bit.ai, Siêu ngữ cảnh, Bảng Zip & Treo trên tường
Cuộc họp video	Zoom , Đội, đi gặp mặt & Webex
Ghi chép	Evernote, Google Keep & bảng phác thảo
Điện thoại Doanh nghiệp	Cuộc GọiHippo, CloudTalk, Bàn phím số
Tự động hóa	Zapier & IFTTT
Chia sẻ màn hình	Tham gia với tôi – TeamViewer
Thời gian Khu	Thế giớiThời gianBuddy
Tuyển Dụng	oDesk – Guru – WeWorkRem từ xa – Fiverr – Nhà viết báo độc lập – Địa hình
Remote Desktop	Chrome Remote Desktop – AnyDesk – Máy tính từ xa
Phát triển phần mềm	GitHub – Cai Xô nhỏ – GitLab

1. Công cụ quản lý dự án

Công cụ quản lý dự án hàng đầu: Trello – Basecamp – Zoho – Jira

Nếu bạn là thành viên của một nhóm làm việc từ xa hoặc phải quản lý một nhóm, thì bạn sẽ phải sử dụng một hình thức quản lý dự án này hoặc hình thức quản lý dự án khác. Một hệ thống quản lý dự án tốt giúp bạn dễ dàng phối hợp công việc với các thành viên trong nhóm và đạt được tất cả các mục tiêu trong phạm vi hạn chế nhất định, thường bao gồm thời gian và ngân sách.

Một hệ thống quản lý dự án tốt giúp mọi người dễ dàng xem từng dự án đang ở đâu, ai đang làm gì và việc gì sẽ đến tiếp theo. Nó cũng giúp người đứng đầu nhóm dễ dàng phân bổ nhiệm vụ và duy trì tính linh hoạt.

Một số phần mềm quản lý dự án như Trello sử dụng phương pháp Kanban, trong khi những phần mềm khác sử dụng Agile, Waterfall, Scrum, biểu đồ Gantt, v.v. Bạn có thể tự kiểm tra một số và xem mình thích phương pháp nào.

Công cụ lưu trữ và chia sẻ tệp hàng đầu: Google Drive – Dropbox – OneDrive

Khả năng bạn sẽ chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong nhóm làm việc từ xa là rất cao. Vì vậy, hệ thống lưu trữ và chia sẻ tệp cũng quan trọng như nhau.

Ở đây, các công ty lớn từ Google đến Microsoft đang cạnh tranh với nhau, vì vậy có rất nhiều thứ để đạt được. Google cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí với tài khoản miễn phí, trong khi Dropbox cung cấp 2GB miễn phí và Microsoft cung cấp 5GB miễn phí với gói OneDrive.

Tất cả các nhà cung cấp này đều có các gói cao cấp khi nhu cầu dữ liệu của bạn vượt quá mức cơ bản. Và họ cũng cung cấp nhiều phương pháp chia sẻ tệp của bạn, bao gồm cả các ứng dụng dành riêng cho điện thoại thông minh. Nếu bạn muốn tốt nhất, hãy sử dụng Google Workspace và Drive 15GB của nó.

3. Công cụ trò chuyện trực tiếp

Công cụ trò chuyện trực tiếp hàng đầu: Slack – WhatsApp – Vật chất nhất – Discord

Giao tiếp là chìa khóa thành công của nhóm bạn, vì vậy bạn cần tìm đúng công cụ và sử dụng nó. Có khá nhiều công cụ để lựa chọn, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Slack nhanh, có tổ chức và an toàn. Trong khi Discord phù hợp hơn với những người thích trò chuyện bằng giọng nói và video.

Các nhóm tiên tiến hơn hoặc hay lo lắng vẫn không tin tưởng vào khả năng mã hóa đầu cuối của các công cụ như WhatsApp có thể sử dụng tùy chọn mã nguồn mở tự lưu trữ với Mattermost.

4. Công cụ quản lý thời gian

Công cụ quản lý thời gian hàng đầu: Toggl – Bác sĩ thời gian – Hubsaff – Làm việc theo nhóm

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian để tăng năng suất theo hai cách. Cách đầu tiên là nó giúp bạn theo dõi bản thân, để bạn biết mình dành bao nhiêu thời gian cho một số chương trình hoặc trang web nhất định.

Phương pháp này chia thời gian của bạn thành các hoạt động có hiệu quả như sử dụng phần mềm auto-cad và các hoạt động không có hiệu quả như duyệt mạng xã hội.

Cách thứ hai là nó giúp theo dõi công việc đã thực hiện, để bạn biết phải lập hóa đơn cho khách hàng hoặc trả cho nhân viên bao nhiêu. Nhiều công cụ phần mềm quản lý thời gian hàng đầu cũng đi kèm với các tính năng bổ sung để tăng năng suất của bạn.

5. Công cụ cộng tác

Các công cụ cộng tác hàng đầu: bit.ai – Siêu ngữ cảnh – Bảng Zip – Treo trên tường

Các công cụ này nhằm mục đích giúp các nhóm làm việc từ xa dễ dàng cộng tác hơn. Mặc dù các nền tảng lưu trữ trực tuyến như Google Drive rất tuyệt, nhưng chúng có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn với dữ liệu lộn xộn. Ví dụ, Bit.ai cung cấp cùng chức năng lưu trữ nhưng đi xa hơn với các tính năng thiết kế, quản lý và tương tác.

Các công cụ cộng tác khác như Mural và Hypercontext giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ và làm việc trên các ý tưởng trên nền tảng trực quan. Trong khi ZipBoard hướng đến các nhà phát triển nhiều hơn.

6. Cuộc họp video

Công cụ họp video hàng đầu: Zoom – Đội – GoToMeeting – Webex

Trong khi các công cụ cộng tác trực tuyến rất phù hợp với các nhóm phải làm việc trực tuyến và trao đổi ý tưởng với nhau thì các cuộc họp video lại quan trọng hơn đối với một số nhóm khác.

Các nhà quản lý có thể gặp nhau trực tuyến, một giám sát viên nhóm có thể muốn gặp riêng, có thể có một cuộc hội nghị, v.v.

Hệ thống họp video trực tuyến có sẵn cho các công ty ở mọi quy mô. Từ Zoom cho các công ty khởi nghiệp đến Webex cho khách hàng doanh nghiệp, nhu cầu và ngân sách của bạn sẽ quyết định giải pháp nào phù hợp nhất với bạn.

7. Ghi chú

Công cụ ghi chú hàng đầu: Evernote – Google Keep – bảng phác thảo

Tất cả những người sáng tạo đều phụ thuộc vào một số nguồn cảm hứng để thành công. Nhưng không có gì đảm bảo khi nào bạn sẽ có cảm hứng và khi nào không. Do đó, giải pháp là ghi lại những ý tưởng của bạn để sử dụng trong tương lai.

Có nhiều cách để thực hiện điều này và các công ty khác nhau đã đưa ra những ý tưởng khác nhau. Ví dụ, Google Keep sử dụng các thẻ linh hoạt mà bạn có thể di chuyển xung quanh. Nó cũng bao gồm các hộp đánh dấu và cho phép bạn thay đổi màu sắc dễ dàng.

Mặt khác, Sketchboard là một công cụ cộng tác nhiều hơn, vì nó cho phép các nhóm cùng nhau ghi chú. Trong khi Evernote bao gồm các tính năng quản lý tác vụ và tổ chức.

8. Điện thoại doanh nghiệp

Công cụ điện thoại kinh doanh hàng đầu: Cuộc GọiHippo – CloudTalk – Bàn phím số

Mặc dù email và hội nghị truyền hình trực tuyến ngày càng phát triển, các cuộc gọi điện thoại vẫn là phương tiện sống còn của nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, nếu bạn thấy mình cần gọi điện thường xuyên hơn, thì bạn có thể cân nhắc đến hệ thống điện thoại doanh nghiệp.

Ví dụ, CallHippo là hệ thống điện thoại ảo dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với số điện thoại địa phương và miễn phí ở nhiều quốc gia. Hệ thống này dựa trên đám mây, bao gồm các tính năng AI và tích hợp với hơn 80 dịch vụ.

CloudTalk và DialPad đều giống nhau. Chúng cung cấp không gian làm việc đơn giản để kết nối với nhóm hoặc khách hàng của bạn theo cách thông minh, hiệu quả và giá cả phải chăng.

KHAI THÁC. Tự động hóa

Các công cụ tự động hóa hàng đầu: Zapier – IFTTT

Tự động hóa quy trình có thể giúp bạn tăng năng suất bằng cách tiết kiệm thời gian. Điều này cũng giải phóng bạn để tham gia vào công việc khác bổ ích hơn.

Mặc dù cách tự động hóa hoàn hảo là viết các chương trình máy tính tùy chỉnh cho nhiệm vụ cần thực hiện, nhưng các nền tảng trực tuyến như IFTTT và Zapier giúp những người không phải lập trình viên có thể tự động hóa khá nhiều.

Các hệ thống tương tự và đơn giản. Đầu tiên, bạn cần xác định trình kích hoạt. Đây là bất kỳ sự kiện nào biểu thị điểm bắt đầu của nhiệm vụ. Ví dụ, khi bạn nhận được email từ công ty XYZ.

Bước tiếp theo là cho hệ thống biết phải làm gì tiếp theo. Điều này có thể có nghĩa là chỉnh sửa email hoặc gửi thông báo cho ai đó. Bạn cũng có thể thực hiện nhiều bước cùng một lúc hoặc từng bước một.

Công cụ chia sẻ màn hình hàng đầu: Tham gia với tôi – TeamViewer

TeamViewer và Join.me từ lâu đã là những ứng dụng chia sẻ màn hình phổ biến nhất và chúng vẫn tiếp tục được sử dụng hiệu quả cho đến ngày nay.

Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng hầu hết các ứng dụng trò chuyện video và cộng tác mới hơn cũng đi kèm với các tính năng tương tự. Vì vậy, bạn có thể muốn kiểm tra ứng dụng giao tiếp nhóm mặc định của mình trước, trước khi sử dụng một trong những ứng dụng chia sẻ màn hình chuyên dụng này.

Chia sẻ màn hình quan trọng vì nhiều lý do. Bạn có thể phải trình bày ý tưởng với sếp, khách hàng hoặc đối tác. Hoặc bạn chỉ cần cho ai đó xem thứ gì đó có thể tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp hoặc thu nhập của bạn.

Screenleap là giải pháp miễn phí và đơn giản cho phép bạn chia sẻ màn hình chỉ trong vài giây tới bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web. Và không cần cài đặt.

11. Múi giờ

Công cụ múi giờ hàng đầu: Thế giớiThời gianBuddy

Làm việc từ xa có thể có nghĩa là làm việc với một nhóm phân tán trên toàn thế giới. Điều này cũng có nghĩa là các thành viên trong nhóm sẽ sống ở các múi giờ khác nhau. Và điều này có thể gây đau đầu nếu bạn muốn lên lịch họp và bạn mới làm quen với tất cả.

Một số giao diện người dùng như Gnome desktop cho phép bạn thêm nhiều múi giờ tùy thích vào đồng hồ trên máy tính để bàn. Điều này có thể hữu ích, nhưng vẫn còn chỗ để cải thiện khi nói đến việc lên lịch các cuộc họp liên múi giờ.

WorldTimeBuddy giải quyết vấn đề này theo cách tuyệt vời và thanh lịch. Chỉ cần thêm các địa điểm khác nhau của các thành viên trong nhóm của bạn. Sau đó, di chuột qua đồng hồ nhiều vùng để chọn thời gian phù hợp cho cuộc họp của bạn, sau đó bạn nhấp vào.

WorldTimeBuddy cho phép bạn xuất lịch trình này chỉ bằng một cú nhấp chuột vào Outlook/iCal, Gmail, Google Calendar và bảng tạm của hệ thống.

12. Thuê mướn

Công cụ tuyển dụng hàng đầu: oDesk – Guru – WeWorkRem từ xa – Fiverr – Freelancer.com – Địa hình

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, thì khả năng là bạn sẽ cần sự giúp đỡ sớm hay muộn. Tin tốt là bạn cũng có thể thuê người làm việc tự do từ xa và điều này có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản tiền.

Nhiều nền tảng cung cấp dịch vụ này. Từ những nền tảng giá rẻ như Fiverr, nơi người bán cung cấp dịch vụ từ 5 đô la trở lên, đến các nền tảng chung hơn như Guru. Ngoài ra còn có Toptal dành cho những người chỉ cần 3% nhân viên tài năng hàng đầu.

13. Máy tính từ xa

Công cụ điều khiển máy tính từ xa hàng đầu: Chrome Remote Desktop – AnyDesk – Máy tính từ xa

Có nhiều lý do để sử dụng phần mềm máy tính từ xa. Đầu tiên, bạn có thể có một máy tính ở nơi làm việc và muốn kết nối với nó từ máy tính xách tay của bạn, dù là ở nhà hay khi đang trên đường.

Lý do thứ hai là để bộ phận hỗ trợ CNTT giúp bạn giải quyết các vấn đề kỹ thuật. Trong khi những lý do khác bao gồm việc có một trợ lý đăng nhập và làm một số công việc trên máy tính của bạn hoặc chỉ cho người khác cách thực hiện.

Bất kể nhu cầu kết nối từ xa của bạn là gì, đều có giải pháp cho nó. Vì vậy, trước tiên bạn có thể phải kiểm tra các công cụ khác nhau như Chrome Remote Desktop, RemotePC và AnyDesk để tìm giải pháp phù hợp.

14. Phát triển phần mềm

Các công cụ phát triển phần mềm hàng đầu: GitHub – Cai Xô nhỏ – GitLab

Nếu bạn là một nhà phát triển phần mềm, thì bạn hẳn đã nghe nói đến hệ thống kho lưu trữ Git và nền tảng Git trực tuyến cho phép truy cập toàn cầu.

Kho lưu trữ Git giúp dễ dàng lặp lại quá trình phát triển phần mềm bằng cách quản lý hiệu quả nhiều phiên bản của nó. Trong khi các nền tảng Git trực tuyến giúp các nhóm từ xa dễ dàng cộng tác trong các dự án như vậy.

Các nền tảng Git từ GitHub đến BitBucket và GitLab được sử dụng bởi nhiều loại tổ chức – từ những người đóng góp mã nguồn mở phân phối toàn cầu đến các doanh nghiệp thương mại ở mọi quy mô.

Kết luận

Chúng ta đã đi đến phần cuối của danh sách các công cụ làm việc từ xa tốt nhất giúp tăng năng suất và bạn đã thấy tất cả các giải pháp hàng đầu hiện có.

Như bạn có thể tưởng tượng, tất cả chúng ta đều có công việc và nhu cầu năng suất khác nhau, vì vậy không có giải pháp duy nhất cho tất cả mọi người. Bạn có thể phải kết hợp một số công cụ này để có được bộ công cụ phù hợp cho công việc của mình.