Kako avtomatizirati svoje podjetje

Avtomatizacija delovnih tokov je lahko zelo koristen dejavnik pri rasti vašega podjetja. Morda ne bomo mogli nadomestiti človeških delavcev, lahko pa vedno povečamo učinkovitost z uvedbo avtomatizacije.

Obstaja veliko nalog, ki jih lahko avtomatizirate v podjetju, in veliko načinov za to. Celo veliko programske opreme, specifične za industrijo, zdaj vključuje lastne funkcije avtomatizacije, vendar obstaja tudi programska oprema, ki deluje v različnih panogah in platformah.

Kateri način boste izbrali, je odvisno od vas, saj je to odvisno od vašega posla in tega, kaj želite doseči. Ta objava vam daje širok pogled na temo in osvetljuje vpoglede, ki lahko vaše podjetje popeljejo na višjo raven.

Računalnik je avtomat

ja Čeprav večina ljudi vidi računalnik kot neverjetno napravo, ki jim omogoča brskanje po spletu in interakcijo na družbenih medijih, se manj zaveda, da je to stroj, ki je zasnovan za opravljanje dela.

Računalniške aplikacije so navodila, ki vedno znova delajo iste stvari, medtem ko preverjajo spremenjene pogoje. Na zunanji svet delujejo tako, da posnemajo človeško vedenje, kot sta računanje in risanje, vendar to počnejo veliko hitreje.

Bistvo tukaj je, da ko vidite vsak računalnik, pametni telefon ali spletni strežnik kot stroj za spremljanje in dokončanje nalog, to tudi je. Potem lahko bolje izkoristite njihovo moč za povečanje vaše produktivnosti.

Potek dela proti avtomatizaciji procesov

Obstaja majhna razlika, ki jo morate poznati. In to je razlika med avtomatizacijo delovnega toka in avtomatizacijo poslovnih procesov.

Potek dela se nanaša na korake, skozi katere mora iti opravilo, da je dokončano. To lahko pomeni, da greste od enega delavca do drugega, da vas pregleda član ekipe, nato pa podpiše nadzornik. In tako dalje. Poteki dela so pogosto preprosti in vključujejo interakcijo med ljudmi in dokumenti.

Po drugi strani pa poslovni proces vključuje bolj zapletene in medsebojno povezane naloge. Lahko ga vidimo tudi kot delovni tok številnih delovnih tokov. Usklajevanje različnih medsebojno povezanih nalog, ki skupaj zagotavljajo uspeh podjetja kot celote.

Tukaj je kratka tabelarična primerjava obeh izrazov. Upoštevajte, da se ta objava osredotoča na avtomatizacijo poteka dela.

Avtomatizacija delovnega toka	Avtomatizacija poslovnih procesov
Upravlja eno ali več nalog, da opravi delo	Upravlja enega ali poteke dela, ki opravljajo opravila
Osredotoča se na učinkovitost dela	Osredotoča se na splošno koordinacijo sistema
Lahko vključuje interakcije med človekom in strojem	Vključuje bolj abstraktne organizacijske koncepte
Manj zapleten in hitrejši za izvedbo	Bolj zapleten in razširljiv
Najboljše za organiziranje ljudi in dokumentov	Najboljše za upravljanje sistemov, pobud, ljudi

Prednosti avtomatizacije delovnega toka

Kot si lahko predstavljate, obstaja veliko prednosti, ki jih lahko pridobite z avtomatizacijo delovnega toka. In čeprav bodo na koncu odvisne od vašega natančnega posla in nalog, ki jih opravljate, je tukaj seznam univerzalnih prednosti, ki jih lahko pričakujete.

• Prihranek časa – Ta je očiten. Ko boste avtomatizirali vsa tista vsakdanja in ponavljajoča se opravila, ki povprečnega pisarniškega delavca stanejo več kot 30 dni na leto, boste prihranili čas. Drugič, ta prihranjeni čas lahko nato vložite v bolj produktivna prizadevanja za pospešitev poslovanja.
  
  
• Preglednost – Za pravilno analizo poteka dela in njegovo avtomatizacijo je potrebna raven discipline. To pa ustvari red v načinu, kako vaše podjetje opravlja svoje naloge. Omogoča lažje opazovanje, kako hitro projekt napreduje, in izdelavo ocen.
  
  
• Učinkovitost in povečanje rasti – Avtomatizacija delov vašega dela izboljša vašo splošno učinkovitost, saj lahko opravite več dela z manj človeškega vložka. Ta spodbuda bo pomenila višjo produktivnost, kar posledično pomeni rast poslovanja in večji dobiček.
  
  
• Nižji stroški – Uporaba manj človeškega dela pomeni tudi nižje plače, kar pomeni nižje stroške poslovanja. Ta prednost je še posebej očitna v večjih podjetjih, kjer lahko kumulativni prihranki znašajo precejšnje zneske. Ne pozabite pa, da avtomatizacija na splošno zmanjša stroške dela, ne pa jih odpravi.
  
  
• Manj napak – To je ena glavnih prednosti avtomatizacije v nekaterih panogah. Človek je nagnjen k napakam, zato bodo tisti, ki morajo vnašati neskončne količine podatkov, občasno delali napake. Stroji ne delajo takih napak. In tudi ko pride do težave, so popravki dolgotrajnejši.
  
  
• Prilagodljivost – Izbira razširljivega podjetja in njegova čim večja avtomatizacija je glavni razlog za zgodbe o uspehu večine internetnih milijonarjev. Ko imate pravilno strukturirane in avtomatizirane ponavljajoče se naloge, je vse, kar potrebujete, da zaslužite več denarja v svojem podjetju, preprosto povečati glasnost.

Slabosti avtomatizacije delovnega toka

Glavna pomanjkljivost avtomatizacije poteka dela vašega podjetja je začetna naložba. Čeprav se razlikuje od podjetja do podjetja, je ta naložba lahko sestavljena iz časa, ki ga potrebujete za učenje postopka avtomatizacije, denarja, ki ste ga porabili za nakup, in vseh drugih stroškov.

Vendar pa uspehi, ki jih številna podjetja doživljajo z avtomatizacijo, kažejo, da bo večina naložb vredna.

Idealne naloge za avtomatizacijo

Ni vsaka naloga ali posel primeren za avtomatizacijo. Nekateri so lažji od drugih. Torej, na vas je, da najprej preverite in vidite, kaj lahko in česa ne. Še vedno je večinoma vse, kar potrebujete, poenostaviti potek dela v bolj obvladljive naloge in poenostaviti njegovo avtomatizacijo.

Karkoli se že zgodi, so različna podjetja na različne načine avtomatizirala naslednje vrste opravil. In to pomeni, da bi morali tudi vi najti uspeh pri avtomatizaciji podobnih.

• Zbiranje podatkov – Računalniki so v zadnjih desetletjih postali tako dobri, da je večino dela, ki vključuje številke in črke, enostavno avtomatizirati. To še posebej velja za digitalizirane abecede, čeprav tehnologija optičnega prepoznavanja znakov (OCR) ne zaostaja veliko. Če ga lahko vidite in berete vi, lahko tudi vaš računalnik, če uporabite pravo aplikacijo.
  
  
• Naloge velikega obsega – Računalniki so hitri in se ne utrudijo. Ko je dela veliko, je pogosto najbolje, da najprej porabite nekaj časa za avtomatizacijo in kasneje prihranite čas.
  
  
• Potrebuje več vnosov – Ko morajo naloge prehajati iz roke v roko ali od mize do mize, lahko eno samo ozko grlo zmoti celoten potek dela. Toda čim večja avtomatizacija zmanjša motnje.
  
  
• Dolgočasne naloge – Nekatere naloge so dolgočasne in prinašajo malo zadovoljstva. Torej, če jih lahko avtomatizirate, potem super!

• Časovno občutljive naloge – Vi in člani vaše ekipe morda niste vedno tam, da bi poskrbeli za vse vaše poslovne potrebe. In to pomeni, da lahko pogosto zamudite roke za časovno občutljive naloge. Avtomatizacija nekaterih ali večine takšnih nalog pa bi morala rešiti težavo.
  
  
• Ponavljajoče se naloge – Nekatere naloge se neumno ponavljajo in vas bodo spraševali, ali moram to početi še naprej? Avtomatizacija je najboljši odgovor.
  
  
• Naloge brez prostora za napake – Računalniki ne delajo napak, čeprav so še vedno nagnjeni k napakam. Tako bo pravilno konfiguriran avtomatiziran sistem z zaznavanjem napak vedno premagal ročne sisteme v stopnjah natančnosti.
  
  
• Človeški viri – Od vkrcanja do posodobitev, novic podjetja, sledenja časa, dopustov zaposlenih, administracije bolniških in dopustov. Avtomatizacija upravljanja človeških virov lahko dela čudeže za vsako podjetje.
  
  
• računovodstvo – Izognite se napakam in nepotrebnim glavobolom z avtomatizacijo vašega računovodstva.
  
  
• Prodaja – Veliko jih je priljubljenih marketinške in CRM platforme ki ponujajo avtomatizacijo. In to dokazano povečuje učinkovitost in dobiček.
  
  
• Project Management - Veliko platforme za vodenje projektov omogoča tudi avtomatizacijo in prihranek časa.

Vrste orodij za avtomatizacijo

Obstajajo 3 vrste orodij za avtomatizacijo poteka dela, ki jih boste našli: kodirana, z nizko kodo in brez kode. Tukaj je podrobnejši pogled na vsakega.

1. Kodirana orodja za avtomatizacijo – To so orodja, za katera morate napisati računalniško kodo, da lahko opravite potrebne naloge. Popoln primer je Linux Shell.
   
   
2. Orodja za avtomatizacijo nizke kode – Orodja z nizko kodo v bistvu delujejo brez kodiranja. Še vedno pa morate znati kodirati, saj boste pogosto morali narediti spremembe ali vnesti nekaj vrstic kode. Dober primer je platforma Salesforce.
   
   
3. Brez orodij za avtomatizacijo kode – Ta orodja lahko uporabljajo skoraj vsi. Za delovanje vam ni treba poznati programskega jezika. Mnogi imajo celo lepe in dobro premišljene uporabniške vmesnike za učinkovitost.

Vrhunska programska oprema in metode za avtomatizacijo

Obstaja veliko načinov in orodij za avtomatizacijo vašega poslovanja. Delujejo drugače, imajo različne predpogoje in seznam je skoraj neskončen. Vendar pa so tu najboljša imena, ki bi se jih morali zavedati.

• SmartSheet – Ime pove vse. Aplikacija brez kode in preglednici podobna aplikacija, ki ponuja različne vrste vnosnih polj. Ekipam omogoča tudi hitrejše delo z avtomatizacijo.
  
  
• Cron – Načrtovalnik opravil za Linux in *nix. Omogoča vam nastavitev opravil za izvajanje v nastavljenih intervalih od minut do mesecev in celo letno. Opravilo tukaj je lahko katera koli izvedljiva računalniška koda.
  
  
• Shell Scripting – Potrebovali boste znanje računalniškega programiranja, da boste lahko pisali skripte ukazne vrstice v lupini Linux ali katerem koli OS po vaši izbiri. Ko pa lahko, je le malo stvari, ki jih ne morete avtomatizirati, saj ima večina spletnih strežnikov Shell.
  
  
• Poglobite – Ponuja rešitve za avtomatizacijo poteka dela za podjetja vseh velikosti. To je platforma z nizko kodo z vnaprej izdelanimi aplikacijami, obrazci, e-pošto, mobilnimi funkcijami, integracijami API-jev in intuitivnim vmesnikom.
  
  
• Zapier – Priljubljena platforma za avtomatizacijo brez kode. Zapier pomaga podjetjem avtomatizirati vse od trženja do upravljanja naročil in odnosov s strankami. Povezuje vas z več kot 3,000 aplikacijami SaaS.
  
  
• IFTTT – Podoben je Zapierju, vendar nekoliko bolj osredotočen na osebno uporabo in uporabo v malih podjetjih. IFTTT je kratica za If This Then That in je razvojna platforma brez kode.
  
  
• nintex – Orodje za upravljanje poteka dela z nizko kodo. Vsebuje upravljanje procesov in avtomatizacijo za številne industrije od bančništva do financ, energetike, proizvodnje, vlade itd. Začne se pri 955 USD na mesec za neomejene uporabnike.
  
  
• Hubspot – Impresivna in s funkcijami polna platforma za upravljanje odnosov s strankami (CRM). Ponuja številne funkcije avtomatizacije za vse vrste podjetij.
  
  
• Flokzu – Platforma za upravljanje poteka dela in poslovnih procesov z nizko kodo in v oblaku. Idealno za podjetja s kompleksnim poslovanjem.
  
  
• Gravitacijski tok – To je vtičnik za upravljanje poteka dela in avtomatizacijo za spletna mesta WordPress.
  
  
• Python – To je programski jezik Python. Sodoben in vsestranski računalniški jezik, ki je na voljo na skoraj vseh platformah. Je enostaven za branje in pisanje, s svojo ogromno knjižnico pa vam omogoča, da naredite veliko neverjetnih stvari.

zaključek

Ob koncu te objave o avtomatizaciji delovnega toka in opravil ste videli številne vrhunske možnosti in njihovo ponudbo.

Vsi imamo različne potrebe in imamo različne ravni spretnosti. Tu torej ni najboljše možnosti. Namesto tega je na vas, da ugotovite, kaj najbolje deluje.