Embracing Kaizen: Excellence Through Continuous Innovation

Kaizen er et japansk ord som løst oversettes til "Good Change" eller "endre til det bedre" på engelsk. Det er en filosofi for kontinuerlig forbedring i jakten på fortreffelighet.

Masaki Imai populariserte Kaizen-filosofien med boken sin fra 1986 med tittelen « Kaizen: Nøkkelen til japansk konkurransedyktig suksess ». Den anbefaler å gjøre små, trinnvise endringer over tid, som en enklere måte å oppnå produktivitet, effektivitet og kvalitetsforbedringer på.

Kaizen-måten fungerer for ingeniør-, produksjons-, tjenestebaserte virksomheter og til og med personlig utvikling og mange andre områder av livet. Dette innlegget viser deg hvordan virksomheten din kan oppnå fortreffelighet ved å omfavne Kaizen-prinsippene for kontinuerlig innovasjon.

Kaizen vs innovasjon

Kjernen i Kaizen-filosofien ligger den menneskelige tilstanden – vi er emosjonelle vesener som ofte handler irrasjonelt. Årsaken er at den menneskelige hjernen er koblet til å gå inn i kamp-eller-flukt -modus når den registrerer fryktfølelser, som for eksempel forandring. Denne mekanismen håndteres av hjernens amygdala og er en nyttig overlevelsesmekanisme. Men på ulempen gjør den ofte innovasjon vanskelig for mennesker.

Innovasjon refererer her til radikal endring i en virksomhet eller annen setting. En forespørsel om å forplikte seg til en større endring utløser vanligvis den menneskelige fryktresponsen eller angsten, som aktiverer midthjernen og holder personen emosjonell om problemet. Faktisk omgår disse følelsene neocortex som håndterer den rasjonelle tenkningen og logikken som er nødvendig for en slik jobb.

Kaizen på sin side tar til orde for små endringer som er følelsesmessig ubetydelige. Denne tilnærmingen holder personen i en rasjonell sinnstilstand og gjør det lettere å skape kontinuerlige forbedringer i både profesjonelle og personlige miljøer. Kaizen mener at ingen prosess kan være perfekt, da det alltid vil være rom for forbedring. Dette legger grunnlaget for å oppnå fortreffelighet gjennom kontinuerlig læring og vekst.

Løftet om en god forandring

Kaizen-filosofien har født mange styringssystemer som brukes av utallige vellykkede og globale merkevarer for å oppnå fortreffelighet på sine forskjellige felt.

Fra Toyotas Just-In-Time-produksjonssystem til applikasjoner på sykehus, programvareutvikling, flyplasser, supermarkeder og mange andre bransjer, ligger Kaizen i kjernen av Lean-tenkningen og produksjonskulturen.

Kaizen er en ledelsestilnærming som har som mål å oppnå store bragder gjennom disiplin og tålmodighet. Langsomt å nå målene dine gjennom gradvis prosessforbedring og en langsiktig strategi, gir en ikke-teknologisk og ofte billigere tilnærming til innovasjon.

Dette var hvordan den japanske produksjonsindustrien oppnådde betydelige forbedringer i produktkvalitet og kostnadsreduksjoner gjennom 1960- og 70-tallet, noe som førte til Masaaki Imais klassiske bok.

Key Kaizen-prinsipper

Prinsippene til Kaizen danner grunnlaget som bevegelsen og dens mange variasjoner er bygget på. Her er de viktigste du trenger å vite.

• Kontinuerlig Forbedring: Kaizen legger vekt på jakten på fortreffelighet ved å gjøre små, men kontinuerlige forbedringer over tid. For selv om det er umulig å oppnå perfeksjon i noen prosess, er det fortsatt mulig å oppnå et så høyt nivå av fortreffelighet etter så mange gjentakelser at resultatet av din innsats begynner å se perfekt. Denne prosessen inkluderer kontinuerlige gjennomganger, tilpasninger og standardisering.
• Små, inkrementelle endringer: Store endringer kan føre til store problemer, fordi jo større endringen er, jo flere emosjonelle problemer, kompleksiteter, kapital og radikale operasjoner kan være nødvendig for å implementere den. En liten endring, derimot, er vanligvis ingen stor sak. Men når du gjør det om og om igjen, så skjer magien til Kaizen.
• Employee Empowerment / Gemba: Kaizen forstår at bare de som er nærmest en oppgave eller prosess er i den beste posisjonen til å identifisere områder for forbedring. For eksempel er det bare de som bruker programvareverktøyene til et selskap som best kan gi tilbakemelding for å gjøre forbedringer. Det samme gjelder for hvert teammedlem eller de ansatte i en bedrift, alle må ta del i bedriftens problemløsning og beslutningstaking.
• Datadrevne beslutninger: Kaizen tar til orde for innsamling og analyse av reelle prosessdata for å hjelpe til med å ta forbedringsbeslutninger.
• Prosess ikke resultat: Kaizen lærer operatøren å fokusere på prosessen og ikke på resultatet. For eksempel, hvis resultatet er et fysisk produkt som har defekter, betyr det at produksjonsprosessen på en eller annen måte var feil. Dette betyr også at du bare kan rette feilen ved å studere produksjonsprosessen og gjøre nødvendige endringer.
• Fokus på kvalitet: Kaizen-systemet fokuserer også på å forbedre kvaliteten på en organisasjons resultater ved å fokusere på og forbedre prosessene som skaper disse resultatene.
• Standardisering: Ved å standardisere sine prosesser, reduserer enhver organisasjon varians, og sparer tid og kostnader, samtidig som den øker den generelle kvaliteten på sine ferdige produkter. Kaizen tilbyr PDCA/SDCA-rammeverket for å hjelpe til med å standardisere og iterere et selskaps produksjonsprosesser. Avhengig av bransje kan standardisering være så enkelt som å skrive en Standard bruksanvisning for servicearbeidere eller lage et verktøystøttet system som inkluderer spesifikke målinger for hvert trinn i prosessen.
• Eliminering av avfall: Kaizen lærer at avfall (mudra) er en effektivitets- og lønnsomhetsdreper. Så den tar til orde for å eliminere de 7 mudraene fra alle operasjonene dine for å øke effektiviteten. Dette avfallet inkluderer overproduksjon, bevegelse, inventar, defekter, overprosessering, transport og venting. Jo mer du reduserer hver av disse produksjonsfaktorene i organisasjonen, desto høyere er operasjonell effektivitet.
• Eliminering av belastning: Overbelastning eller belastning, også kjent som muri på japansk, kan like mye svekke et selskaps produksjon. En slik eliminering innebærer bruk av riktig verktøy og kapasitet for jobben, ansettelse eller opplæring av kvalifiserte fagfolk, og så videre.
• Neste prosess er kunden: Dette prinsippet henger godt sammen med streben etter topp kvalitet. I stedet for å kontrollere et produkt én gang på slutten av utviklingen, kontrolleres produktet for kvalitet på hvert tidspunkt ved å behandle neste prosess som en kunde. Dette prinsippet hviler plikten til kvalitetskontroll på hver foregående prosess som må gi de beste kvalitetsproduktene for sin kunder (neste prosess) å jobbe med.

Bruker Kaizen til bedrifter

Å bruke Kaizen-prinsippene på virksomheten din avhenger av typen organisasjon og prosessene du trenger å forbedre. Så bedriften din kan være et 1-manns antrekk, et team eller en stor organisasjon, men de grunnleggende prinsippene forblir de samme og applikasjonen er som følger.

• Fremme en Kaizen-kultur: Å ha en Kaizen-kultur i organisasjonen din er veldig viktig fordi det legger grunnlaget for konstant forbedring. Du må trene hele laget. Alle ansatte må være om bord og forstå at ingen bidrag er for liten. Ledelse bør også forplikte seg til å holde jevnlige møter med hele teamet for å diskutere og finne løsninger.
• Identifiser de mest relevante problemene: Du vil alltid ha problemer som du må jobbe med og forbedre på. Kaizen tar til orde for Gemba-prinsippet. Det vil si å samle inn innspill fra den eksakte stasjonen der arbeidet skjer. Du kan også bruke dataanalyse, forslagsbokser, tilbakemeldinger fra kunder, ytelsesmålinger og andre løsninger for å identifisere forbedringsløsninger. Hvis det er mange problemer, kan du prioritere oppgavene vha en 80/20 analyse for de beste resultatene.
• Kjør Kaizen-prosessen: PDCA/SDCA for Plan-Do-Check-Act / Standardize-Do-Check-Act er de viktigste prosesssyklusene, der du gjør de nødvendige forbedringene i organisasjonen. SDCA gjøres alltid først, slik at du kan lage standarder, og deretter er påfølgende sykluser PDCA. Her er hvordan det fungerer
  
  1. Planlegg/Standardiser: Å planlegge her refererer til å etablere et mål for forbedring i alle områder av virksomheten din. Kaizen-filosofien krever at det alltid er et mål for forbedring og handlingsplaner på plass for å oppnå det. På den første kjøringen, og hver gang det oppstår en abnormitet, bør det imidlertid være en standardisering. Standardiseringstrinnet angir reglene, beregningene eller nøyaktige trinnene som skal følges hver gang arbeidet gjøres. Og først etter at arbeidsprosessen er stabilisert, lager du nå forbedringsplaner for hver syklus eller iterasjon.
  2. Do: Dette er ganske enkelt prosessen med å gjøre arbeidet ved å følge standardene som er satt i trinn 1) ovenfor.
  3. Trykk her: Du sjekker prosessen for å finne ut om implementeringen har oppnådd de ønskede resultatene eller fortsatt er i rute.
  4. Handling: Refererer til å utføre den nye prosedyren og normalisere den som standardmåten for å håndtere en slik oppgave i virksomheten din.
     
• Skyll og gjenta: Kaizen handler om kontinuerlige forbedringer og innovasjon, så du må fortsette etter hver syklus. Eller du kan like mye fokusere forbedringsinnsatsen din på en annen prosess. Bare skyll og gjenta.

Bruker Kaizen i dagliglivet

Du kan også bruke Kaizen-filosofien i ditt personlige liv for å få resultater fra aktiviteter som å komme i form, spise bedre, studere, jobbe og nå ulike mål. Trikset her er å fokusere på små og følelsesmessig irrelevante mål først. Noe som ikke vil stresse deg eller gjøre deg engstelig på noen måte.

For eksempel, hvis du ønsker å komme i form ved å jogge, kan du sette deg et relativt enkelt mål om å jogge på stedet i bare 1 minutt om dagen, og deretter vokse derfra. Hvis du ønsker å slutte å røyke, kan du redusere en enkelt pinne fra sigarettene hver uke eller måned, til du slutter. Du kan også dedikere bare 5 minutter til å tenke eller jobbe med et stort eller skremmende prosjekt til det begynner å rulle.

Målet er å starte med små skritt, og deretter gjøre små, inkrementelle og kontinuerlige endringer over tid. Det fungerer fordi det reduserer utsettelse, angst og annen selvsaboterende atferd som hindrer folk i å nå målene sine.

Liste over Kaizen-fraser og konsepter

Fordi Kaizen-filosofien har sin opprinnelse i Japan, vil du finne mange japanske termer i konstant bruk med den. Her er en rask liste over store Kaizen-begreper og deres betydninger.

5S: De fem (5S) for god husorden er som følger.

1. Seiri (Sorter): Klassifiser gjenstander, behold de nødvendige gjenstandene, og kast de unødvendige gjenstandene.
2. Seiton (rett ut): Organiser verktøyene dine etter bruk for å minimere tid og krefter.
3. Seiso (skrubb): Rengjør og hold arbeidsplassen din ren.
4. Seiketsu (systematisere): Følg systemet, og bruk riktig verktøy, beskyttelse og utstyr.
5. Shitsuke (standardisert): Oppretthold selvdisiplin.

Muda: Muda betyr avfall, og det finnes 7 mudaer eller avfall, som følger.

1. Overproduksjon: Å produsere mer enn nødvendig er bortkastet.
2. Varelager: Mange ferdige eller uferdige produkter i varelageret gir ingen verdi.
3. defekter: Hvert defekt produkt er sløsing med ressurser.
4. Motion: Fysisk anstrengelse som ikke gir verdi til produktet er bortkastet.
5. Overbearbeiding: En feil og uoptimalisert behandlingstilnærming kan være bortkastet.
6. venter: En inaktiv operatør er bortkastet.
7. Transport: Jo mer et produkt transporteres, jo mer avfall skapes det.

Gemba: Stedet der ting eller arbeid skjer. Enhver leder trenger førstehåndserfaring.

Muri: (Overbelastning) En anstrengende situasjon. Som å gi en nyansatt jobben til en veteranarbeider uten først å gi ham riktig opplæring.

Mura: (Variasjon) Dette skjer når den jevne arbeidsflyten stoppes på grunn av små forskjeller i oppgaven eller tiden som brukes på prosessen. Standardisering tar seg av dette.

Jidoka: Automatisering

Organisasjoner som bruker Kaizen

Mange store og små organisasjoner som du vet bruker Kaizen-prinsipper i sin virksomhet. De inkluderer alle fra Toyota til Sony, Canon, Panasonic, Honda, Samsung, Nestle, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes og regjeringer som De forente arabiske emirater, Mauritius , Kenya og India.

Selvfølgelig fortsetter listen.

Ofte Stilte Spørsmål

Her er noen vanlige spørsmål knyttet til Kaizen-metodikken og kontinuerlig innovasjon.

Konklusjon

Når du avslutter denne hurtigveiledningen om prinsippene til Kaizen og hvordan de kan hjelpe deg til å oppnå fortreffelighet i virksomheten din gjennom kontinuerlig innovasjon, bør du nå ha en idé eller to om hvordan du kan implementere noen endringer.

Kaizen er en veiledende filosofi og metodene er ikke hugget i stein. Men når du følger dens veiledning og legger ut på din reise med kontinuerlig transformasjon, vil du helt sikkert oppnå fortreffelighet.