Hvordan automatisere virksomheten din

Automatisering av arbeidsflyter kan være en svært nyttig faktor for å utvide virksomheten din. Vi kan kanskje ikke erstatte menneskelige arbeidere, men vi kan alltid øke effektiviteten ved å innføre automatisering.

Det er mange oppgaver du kan automatisere i en bedrift og mange måter å gjøre det på. Selv mye bransjespesifikk programvare inkluderer nå egne automatiseringsfunksjoner, men det finnes også programvare som fungerer på tvers av bransjer og plattformer.

Uansett hvilken måte du velger er opp til deg, siden dette avhenger av virksomheten din og hva du prøver å oppnå. Dette innlegget gir deg et bredt syn på emnet og kaster lys over innsikt som kan ta bedriften din til neste nivå.

Datamaskinen er en automator

Ja. Selv om de fleste ser på datamaskinen som en fantastisk enhet som lar dem surfe på nettet og samhandle på sosiale medier, er det færre som innser at det er en maskin som er laget for å gjøre arbeid.

Datamaskinapper er instruksjoner som fortsetter å gjøre de samme tingene om og om igjen mens de ser etter endrede forhold. De opererer på omverdenen ved å etterligne menneskelig atferd som beregninger og tegning, men de gjør det mye raskere.

Poenget her er at når du ser hver datamaskin, smarttelefon eller webserver som oppgaveovervåkings- og fullføringsmaskinen den er. Da kan du bedre utnytte kraften deres for å øke produktiviteten din.

Arbeidsflyt vs prosessautomatisering

Det er en liten forskjell du trenger å vite. Og det er forskjellen mellom automatisering av arbeidsflyt og automatisering av forretningsprosesser.

En arbeidsflyt refererer til trinnene som en oppgave må gjennom for å bli fullført. Dette kan bety å gå fra en arbeider til en annen, bli sjekket av et teammedlem og deretter signert av en veileder. Og så videre. Arbeidsflyter er ofte enkle og involverer samspillet mellom mennesker og dokumenter.

En forretningsprosess, derimot, innebærer mer komplekse og sammenhengende oppgaver. Det kan også sees på som en arbeidsflyt av mange arbeidsflyter. Koordinering av ulike sammenkoblede oppgaver som fungerer sammen for å garantere suksess for virksomheten som helhet.

Her er en kort tabellsammenligning av begge begrepene. Vær oppmerksom på at dette innlegget fokuserer på automatisering av arbeidsflyt.

Workflow Automation	Automatisering av forretningsprosesser
Administrerer en eller flere oppgaver for å få en jobb gjort	Administrerer en eller arbeidsflyter som får jobber gjort
Fokuserer på arbeidseffektivitet	Fokuserer på overordnet systemkoordinering
Kan involvere interaksjoner mellom mennesker og maskiner	Innebærer mer abstrakte organisasjonsbegreper
Mindre komplisert og raskere å implementere	Mer kompleks og skalerbar
Best for å organisere mennesker og dokumenter	Best for å administrere systemer, initiativer, mennesker

Fordelene med automatisering av arbeidsflyt

Som du kan forestille deg, er det mange fordeler å hente ved automatisering av arbeidsflyt. Og selv om de til syvende og sist vil avhenge av din eksakte virksomhet og oppgavene du gjør, er her en liste over universelle fordeler du kan forvente.

• Tidsbesparelser – Denne er åpenbar. Når du automatiserer alle de dagligdagse og repeterende oppgavene som koster den gjennomsnittlige kontorarbeideren over 30 dager per år, vil du spare tid. For det andre kan du investere denne sparte tiden i mer produktive bestrebelser for å øke virksomheten.
  
  
• Åpenhet – Det krever et nivå av disiplin for å analysere en arbeidsflyt på riktig måte og automatisere den. Dette skaper i sin tur orden i måten virksomheten din håndterer oppgavene på. Gjør det lettere å se hvor raskt et prosjekt utvikler seg og å gjøre estimater.
  
  
• Effektivitet og vekstøkning – Automatisering av deler av arbeidet ditt forbedrer den generelle effektiviteten din fordi du kan få utført mer arbeid med mindre menneskelig innsats. Dette løftet vil føre til høyere produktivitet, som igjen fører til forretningsvekst og mer fortjeneste.
  
  
• Lavere kostnader – Å bruke mindre menneskelig arbeidskraft betyr også færre lønninger, noe som gir lavere driftskostnader. Denne fordelen er spesielt tydelig i større virksomheter, hvor de kumulative besparelsene kan utgjøre en betydelig sum. Husk imidlertid at automatisering generelt reduserer lønnskostnadene, ikke eliminerer dem.
  
  
• Færre feil – Dette er en av de store automatiseringsfordelene i enkelte bransjer. Mennesket er feilutsatt, så de som må legge inn uendelige mengder data vil ende opp med å gjøre feil fra tid til annen. Maskiner gjør ikke slike feil. Og selv når det er et problem, varer rettelsene lenger.
  
  
• skalerbarhet – Å velge en skalerbar virksomhet og automatisere den så mye som mulig er hovedårsaken bak de fleste Internett-millionærers suksesshistorier. Når du har riktig strukturert og automatisert repeterende oppgaver, er alt du trenger for å tjene mer penger i virksomheten din å skru på volumet.

Ulempene med automatisering av arbeidsflyt

Den største ulempen med å automatisere virksomhetens arbeidsflyt er den første investeringen. Selv om det varierer fra virksomhet til virksomhet, kan denne investeringen bestå av tiden du trenger for å lære deg automatiseringsprosessen, pengene du brukte på å kjøpe den og eventuelle andre kostnader.

Suksessene som mange virksomheter opplever fra automatisering viser imidlertid at de fleste investeringene vil være verdt det.

Ideelle oppgaver å automatisere

Ikke alle oppgaver eller virksomheter egner seg til automatisering. Noen er lettere enn andre. Så det er opp til deg å sjekke først og se hva som kan og ikke kan gjøres. Oftest er alt du trenger å forenkle arbeidsflyten til mer håndterbare oppgaver, og du forenkler automatiseringen.

Uansett hva som skjer, har følgende typer oppgaver blitt automatisert på forskjellige måter av forskjellige selskaper. Og dette betyr at du også bør lykkes med å automatisere lignende.

• Innsamling av data – Datamaskiner har blitt så gode de siste tiårene at det meste av arbeid med tall og bokstaver lett kan automatiseres. Dette gjelder spesielt for digitaliserte alfabeter, selv om teknologi for optisk tegngjenkjenning (OCR) ikke er langt bak. Hvis du kan se og lese den, så kan datamaskinen din også, ved å bruke riktig applikasjon.
  
  
• Oppgaver med høyt volum – Datamaskiner er raske og blir ikke slitne. Når det er mye arbeid å gjøre, er det ofte best å bruke litt tid først for å automatisere og spare tid senere.
  
  
• Trenger flere innganger – Når oppgaver må gå fra hånd til hånd eller skrivebord til skrivebord, kan en enkelt flaskehals forstyrre hele arbeidsflyten. Men å automatisere så mye som mulig reduserer forstyrrelser.
  
  
• Kjedsommelige oppgaver – Noen oppgaver er kjedelige og gir lite tilfredsstillelse. Så hvis du kan automatisere dem, så flott!

• Tidssensitive oppgaver – Du og teammedlemmene dine er kanskje ikke alltid der for å ivareta alle forretningsbehovene dine. Og dette betyr at du ofte kan gå glipp av tidsfrister for tidssensitive oppgaver. Automatisering av noen eller de fleste av slike oppgaver bør imidlertid løse problemet.
  
  
• Repeterende oppgaver – Noen oppgaver er dumt repeterende, og vil få deg til å spørre «må jeg fortsette med dette?». Automatisering er det beste svaret der.
  
  
• Ingen-rom-for-feil-oppgaver – Selv om de fortsatt er utsatt for feil, gjør ikke datamaskiner feil. Så et riktig konfigurert automatisert system med feildeteksjon vil alltid slå manuelle systemer i nøyaktighetsnivåer.
  
  
• Human Resources – Fra onboarding til oppdateringer, bedriftsnyheter, tidsregistrering, ansattes ferier, syke- og permisjonsadministrasjon. Automatisering av menneskelig ressursstyring kan gjøre underverker for enhver bedrift.
  
  
• Regnskap og administrasjon – Unngå feil og unødvendig hodepine ved å automatisere regnskapet.
  
  
• Salg og markedsføring – Det er mange populære markedsføring og CRM-plattformer som tilbyr automatisering. Og dette har vist seg å øke effektiviteten og fortjenesten.
  
  
• Prosjektledelse - Mange prosjektledelsesplattformer lar deg også automatisere og spare tid.

Typer automatiseringsverktøy

Det er 3 typer automatiseringsverktøy for arbeidsflyt du vil finne der ute: Kodet, lav kode og ingen kode. Her er en nærmere titt på hver.

1. Kodede automatiseringsverktøy – Dette er verktøy du trenger å skrive datakode for for å utføre de nødvendige oppgavene. Et perfekt eksempel er Linux Shell.
   
   
2. Automatiseringsverktøy for lav kode – Lavkodeverktøy fungerer i hovedsak uten koding. Men du må fortsatt vite hvordan du koder, fordi du ofte må gjøre endringer eller skrive inn noen få linjer med kode. Salesforce-plattformen er et godt eksempel.
   
   
3. Ingen kodeautomatiseringsverktøy – Nesten alle kan bruke disse verktøyene. Du trenger ikke å kunne et programmeringsspråk for å få det til å fungere. Mange kommer til og med med vakre og gjennomtenkte brukergrensesnitt for effektivitet.

Topp automatiseringsprogramvare og -metoder

Det er mange måter og verktøy for å automatisere virksomheten din. De fungerer annerledes, har varierte forutsetninger, og listen er nesten uendelig. Men her er de beste navnene der ute som du bør være klar over.

• Smart – Navnet sier alt. Et program uten kode og regneark som tilbyr forskjellige typer inndatafelt. Det gjør det også mulig for team å jobbe raskere ved å automatisere.
  
  
• Cron – Linux & *nix jobbplanlegger. Den lar deg sette opp jobber som skal utføres med angitte intervaller fra minutter til måneder, og til og med årlig. En jobb her kan være hvilken som helst kjørbar datamaskinkode.
  
  
• Shell-skripting – Du trenger kunnskap om dataprogrammering for å kunne skrive kommandolinjeskript på Linux Shell eller et hvilket som helst operativsystem du velger. Men når du først kan det, er det lite du ikke kan automatisere, ettersom de fleste webservere har et Shell.
  
  
• Integrere – Tilbyr automatiseringsløsninger for arbeidsflyt for bedrifter i alle størrelser. Det er en lavkodeplattform med forhåndsbygde apper, skjemaer, e-post, mobilfunksjoner, API-integrasjoner og et intuitivt grensesnitt.
  
  
• Zapier – En populær automatiseringsplattform uten kode. Zapier hjelper bedrifter med å automatisere alt fra markedsføring til ordre- og kundehåndtering. Den kobler deg til over 3,000 SaaS-apper.
  
  
• IFTTT – Det ligner på Zapier, men litt mer fokusert på personlig og småbedriftsbruk. IFTTT står for If This Then That, og er en utviklingsplattform uten kode.
  
  
• Nintex – Et verktøy for administrasjon av arbeidsflyt med lav kode. Den har prosessstyring og automatisering for mange bransjer fra bank til finans, energi, produksjon, myndigheter og så videre. Det starter på $955 per måned for ubegrensede brukere.
  
  
• Hubspot – En imponerende og funksjonsfylt plattform for administrasjon av kunderelasjoner (CRM). Den tilbyr mange automatiseringsfunksjoner for alle typer virksomheter.
  
  
• Flokzu – En lav-kode og skybasert arbeidsflyt og forretningsprosessadministrasjonsplattform. Ideell for selskaper med komplekse operasjoner.
  
  
• Gravity Flow – Dette er en plugin for arbeidsflytadministrasjon og automatisering for WordPress-nettsteder.
  
  
• Python – Dette er programmeringsspråket Python. Et moderne og allsidig dataspråk som er tilgjengelig på nesten alle plattformer. Den er lett å lese og skrive og lar deg gjøre mange fantastiske ting med det enorme biblioteket.

Konklusjon

Når du kommer til slutten av dette innlegget om arbeidsflyt og automatisering av oppgaver, har du sett de mange toppalternativene der ute og hva de har å tilby.

Vi har alle ulike behov og har ulike ferdighetsnivåer. Så det er ingen enkelt beste alternativ her. Det er heller opp til deg å finne det som fungerer best.