Produktivitetsløft: Slipp løs 80/20-prinsippet i virksomheten din

Livet er ikke balansert - noen ting er mer konsekvens enn andre. Når det gjelder virksomhet, betyr det at et mindretall av innsatsen din gir mesteparten av inntektene dine.

Vilfredo Pareto oppdaget for over 100 år siden at relativt få mennesker hadde en majoritet av rikdommen, og det var fødselen til Pareto-prinsippet, også kjent som 80/20-prinsippet.

Pareto-prinsippet er universelt – det fungerer overalt og påvirker alt. Det fungerer på bedriftens produktivitet og fortjeneste, så vel som på markeder og kunder. Dette innlegget viser deg hvordan du får det til å fungere for bedriften din.

Forstå Pareto- eller 80/20-prinsippet

Hvis du er som folk flest, vil du dedikere like mye tid og krefter til de forskjellige oppgavene du må utføre for å holde virksomheten i gang. Pareto-prinsippet forteller deg ganske enkelt at en slik tilnærming er feil fordi de fleste av de oppgavene du bruker tid på, bidrar svært lite til bunnlinjen.

Hemmeligheten bak å slippe løs 80/20-prinsippet i virksomheten din med produktivitetsøkninger er å forstå loven om ulik fordeling – det er få vitale og mange trivielle faktorer som spiller inn i enhver situasjon.

Ved å bli klar over denne loven og søke etter disse faktorene i virksomheten din, vil du garantert oppdage unike mønstre som er nøkkelen til produktivitetsøkningen. Alt du trenger å vite er hva eller hvor du skal fokusere aktivitetene dine, og prinsippet om minst mulig innsats vil gjøre resten for deg.

Variasjoner av prinsippet

80/20 eller Pareto-prinsippet er ikke en fast matematisk funksjon. Snarere er det en tommelfingerregel for naturfenomener og forekomster, som forklarer uttrykket de vitale få og trivielle mange. 

Forenklet sett er de få vitale den minoriteten som har betydning uansett, mens de trivielle mange er majoriteten som ikke betyr noe. Med andre ord, 80/20-prinsippet trenger ikke alltid være 20% og 80% relasjoner. Det kan også være 10 % og 90 %, 30 % og 70 %, eller andre ubalanserte forhold opptil 0.3 % og 99 %.

Du vil finne dette naturlige forholdet overalt fra virksomhet til sport, økonomi, sosiale medier, problemløsning, programvareutvikling og salg. 

Noen eksempler fra det virkelige liv

Et mindretall av feil kan forårsake de fleste krasjer i et program. Noen få kunder kan ta opp mesteparten av kundeservicetiden din. De fleste brukere bruker kanskje bare mindre enn 40 % av appens funksjoner, eller 70 % av salget ditt kommer fra 31 % av kundene dine.

Virkeligheten til 80/20 er universell – allsidig og overalt. Her er en liste over vanlige ekte Pareto-lovforekomster i forskjellige bransjer.

• Innen finans har de rikeste 20% av en befolkning ofte rundt 80% av formuen.
• Et mindretall av et selskaps produkter vil produsere 80 % av salget.
• I handel er markedene i en rekkevidde mesteparten av tiden og gjør bare skarpe trekk et mindretall av tiden.
• En CPU kjører bare omtrent 20 % av en programvareapps kode 80 % av tiden.
• Omtrent 80 % av kundeserviceklagene stammer fra noen få årsaker.
• 20 % av kriminelle begår de fleste forbrytelsene.
• Mest forurensning er forårsaket av noen få fabrikker.
• Omtrent 80 % av søvnkvaliteten skjer under omtrent 20 % av søvnen.
• Noen få av dine ansatte er ansvarlige for det meste av salget i selskapet.
• 20 % av skadedyrene kan forårsake størstedelen av avlingsskaden.
• Omtrent 20 % av investeringsporteføljen din vil produsere mesteparten av inntektene dine.
• De fleste budsjettoverskridelser skyldes noen få utgifter.
• Mesteparten av overskuddet i enhver bransje tjener noen få selskaper.
• En liten brøkdel av innlegg på sosiale medier genererer de fleste delingene og likes.
• De fleste markedene forsynes av få leverandører.
• Omtrent 80 % av brukerne samhandler med 20 % av en applikasjons brukergrensesnitt.
• En liten del av teppet ditt har mest slitasje.
• Bare noen få av dine tanker vil føre til vellykkede ideer.
• Omtrent 20 % av byene har 80 % av befolkningen.
• En liten prosentandel av dem som drikker drikker mesteparten av alkoholen.
• Du bruker bare omtrent 20 % av kunnskapen din 80 % av tiden.

Fordeler med å omfavne 80/20-prinsippet

Å omfavne 80/20- eller Pareto-prinsippet og dets metoder kan gi en rekke fordeler for virksomheten din, og her er noen av dem.

1. Økt effektivitet: 80/20-prinsippet kan hjelpe deg å oppnå mer med mindre innsats fordi det lærer deg å fokusere på det som er viktig, og dermed maksimere effektiviteten.
2. Høyere lønnsomhet: Å vite hvilke aktiviteter eller kunder du skal fokusere på vil øke lønnsomheten din og åpne virksomheten din for nye veier for vekst.
3. Bedre tidsstyring: Å engasjere seg for det meste i de vitale aktivitetene eller områdene i et prosjekt hjelper deg og teamet ditt til å få gjort mer på kortere tid og åpner dermed for mer tid til enten annet arbeid eller fritid.
4. Ressursoptimalisering: Ved å omfavne 80/20-prinsippet vil virksomheten din kunne optimalisere ressursene ved å fokusere mest på det som betyr noe. Dette vil redusere kostnader, lavere faste kostnader, strømlinjeforme arbeidsflyter og mye mer.

Pareto-diagrammer og diagrammer

Pareto-diagrammer eller -diagrammer er visuelle hjelpemidler som kan hjelpe deg eller teamet ditt til å se sammenhengen mellom årsaker og virkninger i enhver situasjon. Den viktige funksjonen her er den kumulative prosentandelen av årsaker. Du ser etter de få elementene som samlet utgjør omtrent 80 % av totalen, slik at du vet hvor du skal fokusere innsatsen din.

Følgende er to Pareto-diagramprøver:

Img. 1. Pareto-diagram over produktkategorier

Img. 2. Paretodiagram over kundegrupper

Som du kan se fra illustrasjonene utgjør damesko, flip flops og herresko nesten 80 % av salgsvolumet for denne teoretiske virksomheten. Kunder av type A, B og C gir like mye (78%) av overskuddet, mens kunder av type G og H er tapspåførte, og koster selskapet rundt 2% av fortjenesten.

Dette er en typisk situasjon i de fleste 80/20-analyser. Det naturlige målet her ville være å maksimere selskapets nåværende markedsføringskampanjer for damesko, flip flips og herresko, samtidig som det forskes videre på guttesko, jentesko og babysko for å utarbeide en forbedret markedsføringsstrategi.

Samtidig vil selskapet avsette mer tid til å betjene kundetype A, B og C, samtidig som tjenestenivåene for type E og F reduseres og skytetype G og F seriøst vurderes.

Ja, du kan sparke en kunde eller ganske enkelt øke gebyrene dine nok til at denne kundegruppen enten kan gjøre transaksjonene lønnsomme eller sende dem på jakt etter en billigere avtale.

Hvordan endre virksomheten din på 80/20-veien

Å endre virksomheten din på 80/20-måten krever at du utfører en 80/20-analyse av virksomhetens eiendeler for å få nok innsikt til å gjøre en endring. Du vil ha så mye detaljert data som mulig, slik at du kan lage et Pareto-diagram for hver av virksomhetsaktivagruppene dine.

Hver virksomhet er unik og vil ha ulike typer eiendeler som utgjør grunnlaget. Så, det følgende er en liste over vanlige aktivatyper og hvordan du får informasjonen du trenger fra dem for å få til en endring.

Forretningsmidler å optimalisere

• prosesser: En prosess er det nøyaktige settet med trinn som skal til for å skape verdi i en virksomhet. Det kan være å ringe, lage en annonsekampanje, utvikle et nytt produkt, idédugnad, produktproduksjon, holde et foredrag, presentasjoner og mye mer. Du ønsker å samle så mye informasjon fra hvert av prosesstrinnene du kan.
• kunder: Noen virksomheter er kundefokuserte, mens andre ikke er det. Så hvis bedriften din er avhengig av betalende kunder, må du samle så mye informasjon du kan om hver og en av dem.
• Produkter: Her kan du fokusere på salgsvolum, lønnsomhet, funksjoner, månedlige gjentakende inntekter, kundeengasjement og enhver annen beregning som kan gi deg dypere innsikt i produktene dine.
• Tjenester: Bedrifter i servicebransjen kan like godt benytte seg av 80/20-prinsippet ved å segmentere kundene sine i ulike demografier. Du ønsker å skille dine høyverdi eller mest verdifulle kunder fra resten for å tilpasse tjenestene dine til dem. Dette er typisk for freemium tilbud.
• Kampanjer: Å holde styr på markedsføringskampanjene dine og resultatene deres kan også gi nok data til å hjelpe deg med å få optimaliseringsinnsikt.
• Tid: Hvis du kan samle inn data om hvordan du bruker tiden din på jobben, kan du også bruke 80/20-prinsipper for å optimalisere produktiviteten. En løsning er å bruke et tidssporingsverktøy som f.eks Toggl.
• Andre verktøy: I virkeligheten kan du bruke 80/20-prinsippet til å optimalisere nesten alt du kan samle data om, og dette inkluderer alle typer forretningsverktøy og applikasjoner.

80/20 Optimaliseringsprosedyre

Nå som du har de nødvendige dataene for forretningsmidlene du ønsker å optimalisere, her er de neste trinnene å følge.

1. Identifiser The Vital Få: Bruk dine innsamlede data til å lage en Pareto-tabell eller et diagram. Identifiser deretter de få viktige inngangene som utgjør omtrent 80 % av utgangen.
2. Fokuser aktivitetene dine på de få vitale: Prøv å øke forretningsaktivitetene dine med de få vitale. Enten det er kampanjer, design, produktskaping eller tjenester. Prøv å utvide virksomheten din kun på disse vitale områdene.
3. Eliminer eller deleger de trivielle mange: Du kan velge å delegere oppgaver knyttet til de trivielle mange eller eliminere de mest trivielle som gir minst innvirkning på virksomheten din.
4. Skyll og gjenta: Husk at 80/20 er en universell lov. Så, etter å ha identifisert de viktigste 20 % av inndataene dine, kan du videre identifisere de viktigste 20 % av de første 20 %. Med andre ord, dine viktigste 4% eller deromkring.

Ulike bransjer og Pareto-applikasjoner

Pareto- eller 80/20-prinsippet er universelt. Dette betyr at du enkelt kan bruke det på alle typer virksomheter for å øke produktiviteten og fortjenesten, når du mestrer kunsten å identifisere de nødvendige egenskapene å fokusere på i den bransjen. Her er en rask oversikt.

• Detaljhandel: Identifiser bestselgende produkter eller produktkategorier. Segmenter kunder og optimaliser hylleplassen.
• Tjenestebasert: Segmenter kundene dine og gi flere tjenester til den verdifulle demografien din.
• Produksjon: Strømlinjeform virksomheten din med 80/20-analyse og optimalisering for å implementere lean manufacturing-konsepter, optimalisere verdikjeden og redusere de totale kostnadene.
• Software Development: Identifiser og implementer de mest kritiske funksjonene som kunder verdsetter i en applikasjon. Dette hjelper deg med å møte behovene til flertallet av brukerne. Fokuser også på å løse de viktigste feilene først.
• E-handel: Optimaliser nettstedsdesign, produktplassering og kampanjer for bedre målrettede kampanjer og mer tilpasset kundeopplevelse.
• Prosjektledelse: Prioriter de mest kritiske oppgavene dine for å sette i gang prosjektene dine. Ta tak i de mest virkningsfulle aktivitetene for raskt å fullføre de 20 % av oppgavene som har 80 % av et prosjekts verdi.
• Abonnementsbasert: Identifiser de verdifulle abonnentene som genererer mest inntekt for deg, skreddersy deretter bedre tjenester til dem, bygg bedre relasjoner og forbedre kundebevaringen.
• Markedsføring og annonsering: Identifiser og fokuser organisasjonens innsats på de mest avgjørende markedsførings- og reklameoppgavene først.
• Forskning: AI-modeller lærer viktige og ikke-essensielle funksjoner i enhver applikasjon ved millioner av forsøk og feil. En 80/20-tilnærming innen ethvert forskningsfelt vil derimot gjøre det raskere og enklere for deg å oppnå gjennombrudd ved å spesifikt se etter viktige faktorer.
• Investering: Lær å se etter de viktigste suksessfaktorene før du investerer i en bedrift. De Stjerneprinsipp by Richard Cook gjør denne prosessen enkel.

Ofte Stilte Spørsmål

Her er vanlige spørsmål angående 80/20-prinsippet og produktivitetsøkning.

Konklusjon

Når du runder av denne hurtigveiledningen for å slippe løs Pareto- eller 80/20-prinsippet og hvordan det kan gi virksomheten din produktivitetsøkningen den trenger for mer fortjeneste, må du forstå at vi knapt har skrapet i overflaten av denne universelle sannheten.

For å lese mer om Paretos lov og hvordan den kan endre livet og virksomheten din, bør du vurdere å få tak i den Richard Cooksin tidløse klassiker "80/20-prinsippet".
Han har til og med laget begrepet 80/20-prinsippet.