Hoe u uw bedrijf kunt automatiseren

Ben je het saaie, repetitieve werk zat en ben je op zoek naar manieren om je bedrijf te automatiseren en tijd te besparen? Hier is alles wat u moet weten.

Het automatiseren van workflows kan een zeer nuttige factor zijn bij de groei van uw bedrijf. We zijn misschien niet in staat om menselijke werknemers te vervangen, maar we kunnen de efficiëntie altijd verhogen door automatisering in te voeren.

Er zijn veel taken die u in een bedrijf kunt automatiseren en er zijn veel manieren om dit te doen. Zelfs veel branchespecifieke software bevat nu eigen automatiseringsfuncties, maar er is ook software die in verschillende sectoren en platforms werkt.

Welke manier u ook kiest, het is aan u, omdat dit afhangt van uw bedrijf en wat u probeert te bereiken. Dit bericht geeft je een brede kijk op het onderwerp en werpt enig licht op inzichten die je bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen.

De computer is een automaat

Ja. Hoewel de meeste mensen de computer zien als een geweldig apparaat waarmee ze op internet kunnen surfen en interactie kunnen hebben op sociale media, realiseren minder mensen zich dat het een machine is die is ontworpen om te werken.

Computer-apps zijn instructies die steeds dezelfde dingen blijven doen terwijl ze controleren op gewijzigde omstandigheden. Ze opereren op de buitenwereld door menselijk gedrag na te bootsen, zoals rekenen en tekenen, maar ze doen het veel sneller.

Het punt hier is dat zodra je elke computer, smartphone of webserver ziet als de taakbewakings- en voltooiingsmachine die het is. Dan kunt u hun kracht beter benutten om uw productiviteit te verhogen.

Workflow versus procesautomatisering

Er is een klein verschil dat u moet weten. En dat is het verschil tussen workflowautomatisering en automatisering van bedrijfsprocessen.

Een workflow verwijst naar de stappen die een taak moet doorlopen om te voltooien. Dit kan betekenen dat u van de ene werknemer naar de andere gaat, wordt gecontroleerd door een teamlid en vervolgens wordt ondertekend door een supervisor. Enzovoort. Workflows zijn vaak eenvoudig en hebben betrekking op de interactie tussen mensen en documenten.

Een bedrijfsproces daarentegen omvat meer complexe en onderling gerelateerde taken. Het kan ook worden gezien als een workflow van vele workflows. De coördinatie van verschillende onderling verbonden taken die samenwerken om het succes van het bedrijf als geheel te garanderen.

Hier is een korte vergelijking in tabelvorm van beide termen. Houd er rekening mee dat dit bericht zich richt op workflowautomatisering.

Workflow AutomationAutomatisering van bedrijfsprocessen
Beheert een of meer taken om een ​​klus te klarenBeheert een of workflows die taken gedaan krijgen
Richt zich op werkefficiëntieRicht zich op de algehele systeemcoördinatie
Kan interacties tussen mensen en machines inhoudenOmvat meer abstracte organisatieconcepten
Minder complex en sneller te implementerenComplexer en schaalbaarder
Het beste voor het organiseren van mensen en documentenHet beste voor het beheren van systemen, initiatieven, mensen

De voordelen van workflowautomatisering

Zoals u zich kunt voorstellen, zijn er veel voordelen te halen uit workflowautomatisering. En hoewel ze uiteindelijk zullen afhangen van uw exacte bedrijf en de taken die u doet, is hier een lijst met universele voordelen die u kunt verwachten.

  • Tijdbesparingen - Deze is duidelijk. Zodra u al die alledaagse en repetitieve taken automatiseert die de gemiddelde kantoormedewerker meer dan 30 dagen per jaar kosten, bespaart u tijd. Ten tweede kunt u deze bespaarde tijd vervolgens investeren in productievere inspanningen om het bedrijf een boost te geven.

  • Transparantie – Er is enige discipline nodig om een ​​workflow goed te analyseren en te automatiseren. Dit schept op zijn beurt orde in de manier waarop uw bedrijf zijn taken uitvoert. Makkelijker maken om te zien hoe snel een project vordert en om schattingen te maken.

  • Efficiëntie en groei boost – Het automatiseren van delen van uw werk verbetert uw algehele efficiëntie omdat u meer werk kunt verzetten met minder menselijke inbreng. Deze boost zal zich vertalen in een hogere productiviteit, wat zich op zijn beurt vertaalt in bedrijfsgroei en meer winst.

  • Lagere kosten – Minder menselijke arbeid inzetten betekent ook minder lonen, wat zich vertaalt in lagere bedrijfskosten. Dit voordeel is vooral duidelijk in grotere ondernemingen, waar de cumulatieve besparingen een aanzienlijk bedrag kunnen bedragen. Houd er echter rekening mee dat automatisering over het algemeen de arbeidskosten verlaagt, niet elimineert.

  • Minder fouten – Dit is een van de belangrijkste automatiseringsvoordelen in sommige industrieën. De mens is foutgevoelig, dus degenen die eindeloze hoeveelheden gegevens moeten invoeren, zullen van tijd tot tijd fouten maken. Machines maken zulke fouten niet. En zelfs als er een probleem is, gaan de correcties langer mee.

  • Schaalbaarheid – Het kiezen van een schaalbaar bedrijf en het zoveel mogelijk automatiseren is de belangrijkste reden achter de succesverhalen van de meeste internetmiljonairs. Als u eenmaal goed gestructureerde en geautomatiseerde repetitieve taken hebt uitgevoerd, hoeft u alleen maar meer geld te verdienen in uw bedrijf.

De nadelen van workflowautomatisering

Het grootste nadeel van het automatiseren van de workflow van uw bedrijf is de initiële investering. Hoewel het van bedrijf tot bedrijf verschilt, kan deze investering bestaan ​​uit de tijd die je nodig hebt om het automatiseringsproces te leren, het geld dat je hebt uitgegeven om het te kopen en eventuele andere kosten.

De successen die veel bedrijven met automatisering ervaren, laten echter zien dat de meeste investeringen de moeite waard zullen zijn.

Ideale taken om te automatiseren

Niet elke taak of onderneming leent zich voor automatisering. Sommige zijn makkelijker dan andere. Het is dus aan jou om eerst te kijken wat wel en niet kan. Meestal hoeft u uw workflow alleen maar te vereenvoudigen tot beter beheersbare taken en de automatisering ervan te vereenvoudigen.

Wat er ook gebeurt, de volgende soorten taken zijn door verschillende bedrijven op verschillende manieren geautomatiseerd. En dit betekent dat u ook succes moet hebben bij het automatiseren van soortgelijke.

  • Data Collection – Computers zijn de afgelopen decennia zo goed geworden dat het meeste werk met cijfers en letters gemakkelijk kan worden geautomatiseerd. Dit geldt met name voor gedigitaliseerde alfabetten, hoewel de technologie voor optische tekenherkenning (OCR) niet ver achterblijft. Als u het kunt zien en lezen, dan kan uw computer dat ook, met de juiste toepassing.

  • Taken met hoog volume – Computers zijn snel en worden niet moe. Als er veel werk te doen is, is het vaak het beste om eerst wat tijd te besteden aan automatisering en later tijd te besparen.

  • Heeft meerdere ingangen nodig – Wanneer taken van hand tot hand of van bureau naar bureau moeten gaan, kan een enkel knelpunt de hele workflow verstoren. Maar zoveel mogelijk automatiseren vermindert verstoringen.

  • Vervelende taken – Sommige taken zijn saai als de hel en brengen weinig voldoening. Dus als je ze kunt automatiseren, prima!
  • Tijdgevoelige taken – U en uw teamleden zijn er misschien niet altijd om aan al uw zakelijke behoeften te voldoen. En dit betekent dat u vaak de deadlines voor tijdgevoelige taken mist. Het automatiseren van sommige of de meeste van dergelijke taken zou het probleem echter moeten oplossen.

  • Repetitieve taken – Sommige taken zijn dom repetitief, en zal je vragen "moet ik dit blijven doen?". Automatisering is daar het beste antwoord.

  • Taken zonder ruimte voor fouten – Hoewel ze nog steeds foutgevoelig zijn, maken computers geen fouten. Een correct geconfigureerd geautomatiseerd systeem met foutdetectie zal dus altijd handmatige systemen verslaan in nauwkeurigheidsniveaus.

  • Personeelszaken – Van onboarding tot updates, bedrijfsnieuws, urenregistratie, werknemersvakanties, ziekte- en verlofadministratie. Het automatiseren van human resource management kan wonderen verrichten voor elk bedrijf.

  • Accounting – Voorkom fouten en onnodige kopzorgen door uw boekhouding te automatiseren.

  • Verkoop & Marketing – Er zijn veel populaire marketing- en CRM-platforms die automatisering bieden. En het is bewezen dat dit de efficiëntie en winst verhoogt.

  • Project Management - Veel platformen voor projectbeheer laat u ook automatiseren en tijd besparen.

Soorten automatiseringstools

Er zijn 3 soorten tools voor workflowautomatisering die u daar zult vinden: gecodeerd, weinig code en geen code. Hier is een nadere blik op elk.

  1. Gecodeerde automatiseringstools - Dit zijn hulpmiddelen waarvoor u computercode moet schrijven om de benodigde taken uit te voeren. Een perfect voorbeeld is de Linux Shell.

  2. Automatiseringstools voor lage code – Low-code tools werken in wezen zonder codering. Maar je moet nog steeds weten hoe je moet coderen, omdat je vaak wijzigingen moet aanbrengen of een paar regels code moet invoeren. Het Salesforce-platform is daar een goed voorbeeld van.

  3. Geen code-automatiseringstools – Bijna iedereen kan deze tools gebruiken. U hoeft geen programmeertaal te kennen om het werkend te krijgen. Velen komen zelfs met mooie en goed doordachte gebruikersinterfaces voor efficiëntie.

Top automatiseringssoftware en -methoden

Er zijn veel manieren en tools om uw bedrijf te automatiseren. Ze werken anders, hebben verschillende vereisten en de lijst is bijna eindeloos. Hier zijn echter de topnamen waarvan u op de hoogte moet zijn.

  • Smartsheet - De naam zegt het al. Een no-code en spreadsheet-achtige applicatie die verschillende soorten invoervelden biedt. Het stelt teams ook in staat sneller te werken door te automatiseren.

  • cron – Linux & *nix taakplanner. Hiermee kunt u taken instellen die met vaste tussenpozen van minuten tot maanden en zelfs jaarlijks moeten worden uitgevoerd. Een taak hier kan elke uitvoerbare computercode zijn.

  • Shell-scripts – U hebt kennis van computerprogrammering nodig om opdrachtregelscripts op de Linux Shell of een willekeurig besturingssysteem naar keuze te kunnen schrijven. Maar als je dat eenmaal kunt, is er weinig dat je niet kunt automatiseren, aangezien de meeste webservers een Shell hebben.

  • Integratie – Biedt oplossingen voor workflowautomatisering voor bedrijven van elke omvang. Het is een low-code platform met vooraf gebouwde apps, formulieren, e-mail, mobiele functies, API-integraties en een intuïtieve interface.

  • Zapier – Een populair no-code automatiseringsplatform. Zapier helpt bedrijven alles te automatiseren, van marketing tot order- en klantrelatiebeheer. Het verbindt je met meer dan 3,000 SaaS-apps.

  • IFTTT – Het is vergelijkbaar met Zapier, maar iets meer gericht op persoonlijk en klein zakelijk gebruik. IFTTT staat voor If This Then That en is een ontwikkelplatform zonder code.

  • Nintex – Een tool voor workflowbeheer met weinig code. Het biedt procesbeheer en automatisering voor veel industrieën, van bankieren tot financiën, energie, productie, overheid, enzovoort. Het begint bij $ 955 per maand voor onbeperkte gebruikers.

  • Hubspot – Een indrukwekkend en functierijk platform voor klantrelatiebeheer (CRM). Het biedt veel automatiseringsfuncties voor alle soorten bedrijven.

  • Flokzu – Een low-code en cloudgebaseerd platform voor workflow- en bedrijfsprocesbeheer. Ideaal voor bedrijven met complexe operaties.

  • Zwaartekrachtstroom – Dit is een plug-in voor workflowbeheer en automatisering voor WordPress-sites.

  • Python – Dit is de programmeertaal Python. Een moderne en veelzijdige computertaal die op bijna alle platformen beschikbaar is. Het is gemakkelijk te lezen en te schrijven en laat je veel geweldige dingen doen met zijn enorme bibliotheek.

Conclusie

Aan het einde van deze post over workflow en automatisering van taken, heb je de vele topopties gezien die er zijn en wat ze te bieden hebben.

We hebben allemaal verschillende behoeften en beschikken over verschillende vaardigheidsniveaus. Er is hier dus niet één beste optie. Het is eerder aan jou om te vinden wat het beste werkt.

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke is een computerliefhebber die graag een breed scala aan boeken leest. Hij heeft een voorkeur voor Linux boven Windows/Mac en gebruikt al jaren
Ubuntu sinds zijn begindagen. Je kunt hem op twitter vangen via bongotrax

Artikelen: 278

Technische spullen ontvangen

Tech trends, startup trends, reviews, online inkomsten, webtools en marketing een of twee keer per maand

Laat een reactie achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd *