Povećanje produktivnosti: oslobađanje načela 80/20 u vašem poslovanju

Život nije uravnotežen - neke su stvari posljedičnije od drugih. Primijenjeno na posao, to znači da manjina vaših napora donosi većinu vaših prihoda.

Vilfredo Pareto je prije više od 100 godina otkrio da relativno mali broj ljudi posjeduje većinu bogatstva i to je bilo rođenje Paretovog načela, također poznatog kao načelo 80/20.

Paretovo načelo je univerzalno – djeluje posvuda i utječe na sve. Djeluje na poslovnu produktivnost i profit, kao i na tržišta i kupce. Ovaj vam post pokazuje kako to učiniti uspješnim za vaše poslovanje.

Razumijevanje Paretovog ili 80/20 principa

Ako ste poput većine ljudi, posvetit ćete jednake količine svog vremena i truda različitim zadacima koje trebate izvršiti kako biste održali posao. Paretovo načelo jednostavno vam govori da je takav pristup pogrešan jer većina tih zadataka na koje trošite vrijeme vrlo malo doprinosi vašoj krajnjoj liniji.

Tajna oslobađanja načela 80/20 u vašem poslovanju s povećanjem produktivnosti je razumijevanje zakona nejednake distribucije – malo je vitalnih i mnogo trivijalnih čimbenika u igri u svakoj situaciji.

Postajući svjesni ovog zakona i tražeći ove čimbenike u svom poslovanju, zasigurno ćete otkriti jedinstvene obrasce koji drže ključ vašeg povećanja produktivnosti. Sve što trebate znati je na što ili gdje usmjeriti svoje aktivnosti, a princip najmanjeg napora učinit će ostalo za vas.

Varijacije principa

80/20 ili Paretov princip nije fiksna matematička funkcija. Umjesto toga, to je pravilo o prirodnim pojavama i pojavama, koje objašnjava izraz nekoliko vitalnih i mnogo trivijalnih. 

Jednostavnije rečeno, nekoliko vitalnih je manjina koja ima važnost u bilo kojem događaju, dok su trivijalni mnogi većina koja nije bitna. Drugim riječima, princip 80/20 ne mora uvijek biti odnos 20% i 80%. Također može biti 10% i 90%, 30% i 70%, ili drugi neuravnoteženi odnosi do 0.3% i 99%.

Ovaj prirodni odnos pronaći ćete posvuda, od posla do sporta, ekonomije, društvenih medija, rješavanja problema, softverskog inženjeringa i prodaje. 

Neki primjeri iz stvarnog života

Manji broj grešaka može uzrokovati većinu padova u softverskom programu. Nekoliko kupaca može oduzeti većinu vremena za vašu službu za korisnike. Većina korisnika možda će koristiti samo manje od 40% značajki vaše aplikacije ili će 70% vaše prodaje doći od 31% vaših kupaca.

Stvarnost 80/20 je univerzalna - svestrana i posvuda. Ovdje je popis uobičajenih pojava Paretovog zakona u stvarnom životu u različitim industrijama.

• U financijama, najbogatijih 20% stanovništva često drži oko 80% bogatstva.
• Manjina proizvoda tvrtke će proizvesti 80% njezine prodaje.
• U trgovanju, tržišta su većinu vremena u rasponu i čine oštre poteze samo manji dio vremena.
• CPU izvršava samo oko 20% koda softverske aplikacije u 80% vremena.
• Otprilike 80% pritužbi na korisničku službu potječe iz nekoliko uzroka.
• 20% kriminalaca počini većinu zločina.
• Većinu onečišćenja uzrokuje nekoliko tvornica.
• Otprilike 80% kvalitete sna događa se tijekom otprilike 20% sna.
• Nekoliko vaših zaposlenika odgovorno je za većinu prodaje u tvrtki.
• 20% štetnika može uzrokovati većinu štete na usjevima.
• Otprilike 20% vašeg investicijskog portfelja proizvest će većinu vaše zarade.
• Većina proračunskih prekoračenja uzrokovana je nekoliko troškova.
• Većinu profita u bilo kojoj industriji zarađuje nekoliko tvrtki.
• Mali dio objava na društvenim mrežama generira većinu dijeljenja i lajkova.
• Većinu tržišta opskrbljuje nekoliko dobavljača.
• Otprilike 80% korisnika komunicira s 20% korisničkog sučelja aplikacije.
• Mali dio vašeg tepiha ima najviše habanja.
• Samo nekoliko vaših misli dovest će do uspješnih ideja.
• Oko 20% gradova ima 80% stanovništva.
• Mali postotak konzumenata konzumira većinu alkohola.
• U 20% vremena koristite samo oko 80% svog znanja.

Prednosti prihvaćanja načela 80/20

Prihvaćanje 80/20 ili Pareto načela i njegovih metoda može donijeti brojne prednosti vašem poslovanju, a evo nekih od njih.

1. Povećana učinkovitost: Načelo 80/20 može vam pomoći da postignete više s manje truda jer vas uči da se usredotočite na ono što je važno, a time i maksimizirate svoju učinkovitost.
2. Veća profitabilnost: Znajući na koje se aktivnosti ili klijente treba usredotočiti, povećat ćete svoju profitabilnost i otvoriti svoje poslovanje novim putevima rasta.
3. Bolje upravljanje vremenom: Uključivanje uglavnom u vitalne aktivnosti ili područja projekta pomaže vama i vašem timu da učinite više u manje vremena i tako otvara više vremena bilo za drugi posao ili slobodno vrijeme.
4. Optimizacija resursa: Prihvaćanje načela 80/20 omogućit će vašoj tvrtki da optimizira resurse fokusirajući se uglavnom na ono što je bitno. To će smanjiti troškove, smanjiti režijske troškove, pojednostaviti tijek rada i još mnogo toga.

Pareto karte i dijagrami

Pareto karte ili dijagrami vizualna su pomagala koja mogu pomoći vama ili vašem timu da vidite odnos između uzroka i posljedica u bilo kojoj situaciji. Ovdje je važna značajka kumulativni postotak uzroka. Tražite nekoliko stavki koje kumulativno čine oko 80% ukupnog iznosa kako biste znali gdje usredotočiti svoje napore.

Slijede dva uzorka Pareto grafikona:

Sl. 1. Pareto dijagram kategorija proizvoda

Sl. 2. Pareto dijagram grupa kupaca

Kao što možete vidjeti na ilustracijama, ženske cipele, japanke i muške cipele čine gotovo 80% obujma prodaje ovog teorijskog poduzeća. Kupci tipa A, B i C jednako donose većinu (78%) profita, dok kupci tipa G i H snose gubitke, što tvrtku košta oko 2% profita.

Ovo je tipična situacija u većini analiza 80/20. Prirodni cilj ovdje bio bi maksimizirati trenutne marketinške kampanje tvrtke za ženske cipele, japanke i muške cipele, dok bi se provodila daljnja istraživanja cipela za dječake, cipela za djevojčice i cipela za bebe kako bi se osmislila poboljšana marketinška strategija.

U isto vrijeme, tvrtka će izdvojiti više vremena za servisiranje tipova kupaca A, B i C, dok će smanjiti razine usluge za tipove E i F i ozbiljno razmotriti otpuštanje tipova G i F.

Da, možete otpustiti kupca ili jednostavno povećati svoje naknade dovoljno za ovu skupinu kupaca da ili vaše transakcije postanu profitabilne ili ih pošaljete u potragu za jeftinijim ugovorom.

Kako promijeniti svoje poslovanje na način 80/20

Promjena vašeg poslovanja na način 80/20 zahtijeva da provedete analizu 80/20 svoje poslovne imovine kako biste stekli dovoljno uvida da napravite promjenu. Želite što više detaljnih podataka, tako da možete izraditi Pareto dijagram za svaku svoju poslovnu grupu imovine.

Svaki je posao jedinstven i imat će različite vrste imovine koja čini njegov temelj. Dakle, u nastavku je popis uobičajenih vrsta sredstava i kako od njih dobiti informacije koje su vam potrebne da izvršite neku promjenu.

Poslovna imovina za optimizaciju

• Procesira: Proces je točan skup koraka koji su potrebni za stvaranje vrijednosti u poslovanju. To može biti telefoniranje, stvaranje oglasne kampanje, razvoj novog proizvoda, razmišljanje, proizvodnja proizvoda, predavanje, prezentacije i još mnogo toga. Želite prikupiti što više informacija iz svakog koraka procesa.
• Kupci: Neka su poduzeća usmjerena na klijente, dok druga nisu. Dakle, ako se vaše poslovanje oslanja na klijente koji plaćaju, tada morate prikupiti što više informacija o svakom od njih.
• Proizvodi: Ovdje se možete usredotočiti na obujam prodaje, profitabilnost, značajke, mjesečni stalni prihod, angažman korisnika i bilo koju drugu metriku koja vam može dati dublji uvid u vaše proizvode.
• Usluge: Poduzeća u uslužnoj djelatnosti mogu jednako iskoristiti načelo 80/20 segmentirajući svoje klijente u različite demografske skupine. Želite odvojiti svoje visokovrijedne ili najvrjednije klijente od ostalih kako biste im prilagodili svoje usluge. Ovo je tipično za freemium nudi.
• Kampanje: Praćenje vaših marketinških kampanja i njihovih rezultata također može pružiti dovoljno podataka koji će vam pomoći da dobijete uvide u optimizaciju.
• Vrijeme: Ako možete prikupiti podatke o tome kako koristite svoje vrijeme na poslu, onda jednako tako možete primijeniti načela 80/20 da optimizirate svoju produktivnost. Jedno od rješenja je korištenje alata za praćenje vremena kao što je Toggl.
• Ostali alati: U stvarnosti, možete koristiti načelo 80/20 za optimizaciju gotovo svega o čemu možete prikupiti podatke, a to uključuje sve vrste poslovnih alata i aplikacija.

80/20 Optimizacijski postupak

Sada kada imate potrebne podatke za poslovnu imovinu koju želite optimizirati, slijede sljedeći koraci.

1. Prepoznajte vitalnu nekolicinu: Koristite svoje prikupljene podatke za izradu Pareto tablice ili grafikona. Zatim identificirajte nekoliko vitalnih inputa koji čine oko 80% izlaza.
2. Usmjerite svoje aktivnosti na nekoliko vitalnih: Pokušajte potaknuti svoje poslovne aktivnosti s nekoliko vitalnih. Bilo da se radi o kampanjama, dizajnu, izradi proizvoda ili uslugama. Pokušajte proširiti svoje poslovanje samo u tim vitalnim područjima.
3. Eliminirajte ili delegirajte trivijalne mnoge: Možete odlučiti delegirati zadatke povezane s mnoštvom trivijalnih ili eliminirati one najtrivijalnije koji imaju najmanji utjecaj na vaše poslovanje.
4. Isperite i ponovite: Zapamtite da je 80/20 univerzalni zakon. Dakle, nakon identificiranja najvažnijih 20% vaših inputa, možete dalje identificirati najvažnijih 20% od početnih 20%. Drugim riječima, vaših najvažnijih 4% ili otprilike.

Različite industrije i Pareto primjene

Pareto ili 80/20 princip je univerzalan. To znači da ga možete jednostavno primijeniti na bilo koju vrstu poslovanja kako biste povećali produktivnost i profit, nakon što svladate umijeće prepoznavanja potrebnih karakteristika na koje se treba usredotočiti u toj industriji. Evo kratkog pregleda.

• Maloprodaja: Identificirajte najprodavanije proizvode ili kategorije proizvoda. Segmentirajte kupce i optimizirajte prostor na policama.
• Temeljeno na usluzi: Segmentirajte svoje kupce i pružite više usluga svojoj demografskoj skupini visoke vrijednosti.
• Proizvodnja: Pojednostavite svoje operacije analizom i optimizacijom 80/20 kako biste implementirali koncepte vitke proizvodnje, optimizirali lanac vrijednosti i smanjili ukupne troškove.
• Razvoj softvera: Identificirajte i implementirajte najkritičnije značajke koje korisnici cijene u aplikaciji. To vam pomaže da zadovoljite potrebe većine korisnika. Isto tako, prvo se usredotočite na rješavanje najvažnijih grešaka.
• E-commerce: Optimizirajte dizajn web stranice, plasman proizvoda i kampanje za bolje ciljane promocije i prilagođenije korisničko iskustvo.
• Project Management: Dajte prioritet svojim najkritičnijim zadacima kako biste započeli svoje projekte. Bavite se najutjecajnijim aktivnostima kako biste brzo dovršili 20% zadataka koji čine 80% vrijednosti projekta.
• Na temelju pretplate: Identificirajte pretplatnike visoke vrijednosti koji vam ostvaruju najviše prihoda, a zatim im prilagodite bolje usluge, izgradite bolje odnose i poboljšajte zadržavanje kupaca.
• Marketing i oglašavanje: Najprije identificirajte i usredotočite napore organizacije na najvažnije marketinške i reklamne zadatke.
• Istraživanje: AI modeli uče važne i nebitne značajke u bilo kojoj aplikaciji pomoću milijuna pokušaja i pogrešaka. Pristup 80/20 u bilo kojem području istraživanja, s druge strane, omogućit će vam da brže i lakše postignete napredak tako što ćete posebno tražiti važne čimbenike.
• Ulaganje: Naučite potražiti najvažnije čimbenike uspjeha prije ulaganja u posao. The Načelo zvijezde by Richard Koch čini ovaj proces jednostavnim.

Često postavljana pitanja

Ovdje su često postavljana pitanja u vezi s načelom 80/20 i povećanjem produktivnosti.

Zaključak

Zaokruživanjem ovog kratkog vodiča o oslobađanju Pareto principa ili 80/20 i kako vašem poslovanju može dati poticaj produktivnosti koji mu je potreban za više profita, morate shvatiti da smo jedva zagrebali po površini ove univerzalne istine.

Da biste pročitali više o Paretovu zakonu i kako on može promijeniti vaš život i posao, razmislite o tome da se dočepate Richard Kochbezvremenski klasik”Načelo 80/20".
Čak je i skovao taj izraz Načelo 80/20.