Kako automatizirati svoje poslovanje

Automatizacija radnih procesa može biti vrlo koristan čimbenik u razvoju vašeg poslovanja. Možda nećemo moći zamijeniti ljudske radnike, ali uvijek možemo povećati učinkovitost uvođenjem automatizacije.

Postoji mnogo zadataka koje možete automatizirati u poduzeću i mnogo načina za to. Čak i puno softvera koji su specifični za industriju sada uključuje vlastite značajke automatizacije, ali postoji i softver koji radi u različitim industrijama i platformama.

Koji god način da odaberete ovisi o vama, jer to ovisi o vašem poslovanju i onome što pokušavate postići. Ovaj vam post daje širok pogled na temu i baca svjetlo na uvide koji mogu podići vaše poslovanje na višu razinu.

Računalo je automat

Da. Iako većina ljudi vidi računalo kao nevjerojatan uređaj koji im omogućuje pregledavanje weba i interakciju na društvenim medijima, manje njih shvaća da je to stroj koji je dizajniran za obavljanje posla.

Računalne aplikacije su upute koje neprestano rade iste stvari dok provjeravaju promijenjene uvjete. Oni djeluju na vanjski svijet oponašajući ljudsko ponašanje poput izračuna i crtanja, ali to čine mnogo brže.

Ovdje se radi o tome da jednom kada svako računalo, pametni telefon ili web poslužitelj vidite kao stroj za praćenje i dovršavanje zadataka, ono i jest. Tada možete bolje iskoristiti njihovu moć da povećate svoju produktivnost.

Tijek rada nasuprot automatizaciji procesa

Postoji mala razlika koju trebate znati. I to je razlika između automatizacije tijeka rada i automatizacije poslovnih procesa.

Tijek rada odnosi se na korake kroz koje zadatak treba proći da bi bio dovršen. To može značiti odlazak od jednog radnika do drugog, provjeru od strane člana tima, a zatim potpisivanje od strane nadređenog. I tako dalje. Tijek rada često je jednostavan i uključuje interakciju između ljudi i dokumenata.

Poslovni proces, s druge strane, uključuje složenije i međusobno povezane zadatke. Također se može promatrati kao radni tijek mnogih radnih procesa. Koordinacija različitih međusobno povezanih zadataka koji rade zajedno kako bi jamčili uspjeh poslovanja u cjelini.

Evo kratke tablične usporedbe oba pojma. Imajte na umu da se ovaj post fokusira na automatizaciju tijeka rada.

Automatizacija tijeka rada	Automatizacija poslovnih procesa
Upravlja jednim ili više zadataka kako bi obavio posao	Upravlja jednim ili tijekovima rada koji obavljaju poslove
Fokusira se na radnu učinkovitost	Fokusira se na cjelokupnu koordinaciju sustava
Može uključivati ​​ljudske i strojne interakcije	Uključuje apstraktnije organizacijske koncepte
Manje složeno i brže za implementaciju	Složenije i skalabilnije
Najbolje za organiziranje ljudi i dokumenata	Najbolje za upravljanje sustavima, inicijativama, ljudima

Prednosti automatizacije tijeka rada

Kao što možete zamisliti, postoje mnoge prednosti koje se mogu dobiti od automatizacije tijeka rada. I premda će one u konačnici ovisiti o vašem točnom poslovanju i zadacima koje obavljate, evo popisa univerzalnih prednosti koje možete očekivati.

• Ušteda vremena – Ovo je očito. Nakon što automatizirate sve one svakodnevne i ponavljajuće zadatke koji prosječnog uredskog radnika koštaju preko 30 dana godišnje, uštedjet ćete vrijeme. Drugo, možete uložiti ovo ušteđeno vrijeme u produktivnije napore za poticanje poslovanja.
  
  
• Prozirnost – Potrebna je razina discipline za pravilnu analizu tijeka rada i njegovu automatizaciju. To zauzvrat stvara red u načinu na koji vaša tvrtka obavlja svoje zadatke. Omogućuje vam da lakše vidite koliko brzo projekt napreduje i da napravite procjene.
  
  
• Poticaj učinkovitosti i rasta – Automatiziranje dijelova vašeg posla poboljšava vašu ukupnu učinkovitost jer možete obaviti više posla s manje ljudskog unosa. Ovo povećanje će rezultirati većom produktivnošću, što zauzvrat znači rast poslovanja i više profita.
  
  
• Niži troškovi – Korištenje manje ljudskog rada znači i manje plaće, što znači niže operativne troškove. Ova prednost posebno dolazi do izražaja u većim poduzećima, gdje kumulativne uštede mogu iznositi pozamašne svote. Međutim, imajte na umu da automatizacija općenito smanjuje troškove rada, a ne uklanja ih.
  
  
• Manje grešaka – Ovo je jedna od glavnih prednosti automatizacije u nekim industrijama. Ljudsko je biće sklono pogreškama, pa će oni koji moraju unositi beskrajne količine podataka s vremena na vrijeme pogriješiti. Strojevi ne rade takve pogreške. Čak i kada postoji problem, korekcije su dugotrajnije.
  
  
• skalabilnost – Odabir skalabilnog poslovanja i njegova automatizacija u najvećoj mogućoj mjeri glavni je razlog iza priča o uspjehu većine internetskih milijunaša. Nakon što pravilno strukturirate i automatizirate zadatke koji se ponavljaju, sve što trebate da zaradite više novca u svom poslu jest jednostavno pojačati glasnoću.

Nedostaci automatizacije tijeka rada

Glavni nedostatak automatizacije tijeka rada vašeg poduzeća je početno ulaganje. Iako se razlikuje od poduzeća do poduzeća, ovo se ulaganje može sastojati od vremena koje vam je potrebno da naučite proces automatizacije, novca koji ste potrošili da ga kupite i svih drugih troškova.

Međutim, uspjesi koje mnoga poduzeća doživljavaju zahvaljujući automatizaciji pokazuju da će se većina ulaganja isplatiti.

Idealni zadaci za automatizaciju

Nije svaki zadatak ili posao podložan automatizaciji. Neki su lakši od drugih. Dakle, na vama je da prvo provjerite i vidite što se smije, a što ne smije. Još uvijek u većini slučajeva sve što trebate je pojednostaviti tijek rada u lakše upravljive zadatke i pojednostaviti njegovu automatizaciju.

Što god se dogodilo, sljedeće su vrste zadataka automatizirane na različite načine od strane različitih tvrtki. A to znači da biste i vi trebali uspjeti u automatizaciji sličnih.

• Prikupljanje podataka – Računala su postala toliko dobra u posljednjim desetljećima da se većina rada koji uključuje brojeve i slova može lako automatizirati. To posebno vrijedi za digitalizirane alfabete, iako tehnologija optičkog prepoznavanja znakova (OCR) ne zaostaje mnogo. Ako ga možete vidjeti i pročitati, onda može i vaše računalo, koristeći pravu aplikaciju.
  
  
• Zadaci velikog obima – Računala su brza i ne zamaraju se. Kada ima puno posla, često je najbolje prvo potrošiti malo vremena na automatizaciju i kasnije uštedjeti vrijeme.
  
  
• Potrebno je višestruki unos – Kada zadaci moraju prelaziti iz ruke u ruku ili od stola do stola, tada jedno usko grlo može poremetiti cijeli tijek rada. Ali što je više moguće automatiziranje toga smanjuje smetnje.
  
  
• Zamorni zadaci – Neki zadaci su vraški dosadni i donose malo zadovoljstva. Dakle, ako ih možete automatizirati, onda super!

• Vremenski osjetljivi zadaci – Vi i članovi vašeg tima možda nećete uvijek biti tu da zadovoljite sve vaše poslovne potrebe. A to znači da često možete propustiti rokove za vremenski osjetljive zadatke. Međutim, automatizacija nekih ili većine takvih zadataka trebala bi riješiti problem.
  
  
• Zadaci koji se ponavljaju – Neki se zadaci glupo ponavljaju i natjerat će vas da se pitate "moram li to nastaviti raditi?". Automatizacija je tu najbolji odgovor.
  
  
• Zadaci bez mjesta za pogreške – Iako su i dalje sklona pogreškama, računala ne griješe. Dakle, ispravno konfiguriran automatizirani sustav s otkrivanjem grešaka uvijek će pobijediti ručne sustave u razinama točnosti.
  
  
• Ljudski resursi – Od uključivanja do ažuriranja, vijesti o tvrtki, praćenja radnog vremena, odmora zaposlenika, administracije bolovanja i dopusta. Automatiziranje upravljanja ljudskim resursima može učiniti čuda za svaki posao.
  
  
• računovodstvo – Izbjegnite pogreške i nepotrebne glavobolje automatizacijom svog računovodstva.
  
  
• Prodaja i marketing – Ima ih mnogo popularnih marketing i CRM platforme koji nude automatizaciju. A to dokazano povećava učinkovitost i profit.
  
  
• Project Management - Puno platforme za upravljanje projektima također vam omogućuju automatizaciju i uštedu vremena.

Vrste alata za automatizaciju

Postoje 3 vrste alata za automatizaciju tijeka rada koje ćete tamo pronaći: kodirani, s niskim kodom i bez koda. Evo detaljnijeg pogleda na svaki.

1. Kodirani alati za automatizaciju – Ovo su alati za koje morate napisati računalni kod da biste izvršili potrebne zadatke. Savršen primjer je Linux Shell.
   
   
2. Alati za automatizaciju niskog koda – Alati s niskim kodom u biti rade bez kodiranja. Ali ipak morate znati kako kodirati, jer ćete često morati napraviti promjene ili unijeti nekoliko redaka koda. Salesforce platforma je dobar primjer.
   
   
3. Nema alata za automatizaciju koda – Gotovo svi mogu koristiti ove alate. Ne morate poznavati programski jezik da biste ga pokrenuli. Mnogi čak dolaze s lijepim i dobro promišljenim korisničkim sučeljima za učinkovitost.

Vrhunski softver i metode za automatizaciju

Postoji mnogo načina i alata za automatizaciju vašeg poslovanja. Oni rade drugačije, imaju različite preduvjete, a popis je gotovo beskrajan. Međutim, evo najboljih imena kojih biste trebali biti svjesni.

• Smartsheet – Ime sve govori. Aplikacija bez koda i slična proračunskoj tablici koja nudi različite vrste polja za unos. Također omogućuje timovima brži rad automatizacijom.
  
  
• Cron – Linux & *nix planer poslova. Omogućuje vam postavljanje poslova za izvršavanje u zadanim intervalima od minuta do mjeseci, pa čak i godišnje. Posao ovdje može biti bilo koji izvršni računalni kod.
  
  
• Shell skriptiranje – Trebat će vam znanje računalnog programiranja da biste mogli pisati skripte naredbenog retka na Linux Shell-u ili bilo kojem OS-u po vašem izboru. Ali kad jednom možete, malo je toga što ne možete automatizirati, jer većina web poslužitelja ima Shell.
  
  
• Integrirati – Nudi rješenja za automatizaciju tijeka rada za tvrtke svih veličina. To je platforma s niskim kodom s unaprijed izgrađenim aplikacijama, obrascima, e-poštom, mobilnim značajkama, API integracijama i intuitivnim sučeljem.
  
  
• Zapier – Popularna platforma za automatizaciju bez kodiranja. Zapier pomaže tvrtkama automatizirati sve, od marketinga do upravljanja narudžbama i odnosa s kupcima. Povezuje vas s više od 3,000 SaaS aplikacija.
  
  
• IFTTT – Sličan je Zapieru, ali malo više usmjeren na osobnu i malu poslovnu upotrebu. IFTTT je kratica za If This Then That i razvojna je platforma bez koda.
  
  
• Nintex – Alat za upravljanje tijek rada s niskim kodom. Sadrži upravljanje procesima i automatizaciju za mnoge industrije od bankarstva do financija, energetike, proizvodnje, vlade itd. Počinje od 955 dolara mjesečno za neograničen broj korisnika.
  
  
• Hubspot – Impresivna platforma za upravljanje odnosima s kupcima (CRM) puna značajki. Nudi mnoge značajke automatizacije za sve vrste poslovanja.
  
  
• Flokzu – Platforma za tijek rada i upravljanje poslovnim procesima temeljena na niskom kodu i u oblaku. Idealno za tvrtke sa složenim poslovanjem.
  
  
• Gravitacijski tok – Ovo je dodatak za upravljanje tijekovima rada i automatizaciju za WordPress stranice.
  
  
• Piton – Ovo je programski jezik Python. Moderan i svestran računalni jezik koji je dostupan na gotovo svim platformama. Lako ga je čitati i pisati i omogućuje vam da radite mnogo nevjerojatnih stvari sa svojom ogromnom bibliotekom.

Zaključak

Dolazeći do kraja ovog posta o tijeku rada i automatizaciji zadataka, vidjeli ste mnoge vrhunske opcije koje postoje i što imaju za ponuditi.

Svi mi imamo različite potrebe i posjedujemo različite razine vještina. Dakle, ovdje ne postoji najbolja opcija. Umjesto toga, na vama je da pronađete što najbolje funkcionira.