Πώς να αυτοματοποιήσετε την επιχείρησή σας

Η αυτοματοποίηση των ροών εργασίας μπορεί να είναι ένας πολύ χρήσιμος παράγοντας για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Μπορεί να μην είμαστε σε θέση να αντικαταστήσουμε τους ανθρώπινους εργάτες, αλλά μπορούμε πάντα να ενισχύσουμε την αποτελεσματικότητα εισάγοντας την αυτοματοποίηση.

Υπάρχουν πολλές εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε σε μια επιχείρηση και πολλοί τρόποι για να το κάνετε. Ακόμη και πολλά λογισμικά ειδικά για τον κλάδο περιλαμβάνουν πλέον δικά τους χαρακτηριστικά αυτοματισμού, αλλά υπάρχει επίσης λογισμικό που λειτουργεί σε βιομηχανίες και πλατφόρμες.

Όποιον τρόπο κι αν επιλέξετε εξαρτάται από εσάς, καθώς αυτό εξαρτάται από την επιχείρησή σας και από το τι προσπαθείτε να επιτύχετε. Αυτή η ανάρτηση σάς δίνει μια ευρεία εικόνα του θέματος και ρίχνει φως σε πληροφορίες που μπορούν να ανεβάσουν την επιχείρησή σας στο επόμενο επίπεδο.

Ο υπολογιστής είναι αυτοματοποιητής

Ναί. Αν και οι περισσότεροι άνθρωποι βλέπουν τον υπολογιστή ως μια εκπληκτική συσκευή που τους επιτρέπει να περιηγούνται στον Ιστό και να αλληλεπιδρούν στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, λιγότεροι συνειδητοποιούν ότι είναι μια μηχανή που έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί.

Οι εφαρμογές υπολογιστών είναι οδηγίες που συνεχίζουν να κάνουν τα ίδια πράγματα ξανά και ξανά ενώ ελέγχουν για αλλαγμένες συνθήκες. Λειτουργούν στον έξω κόσμο μιμούμενοι την ανθρώπινη συμπεριφορά, όπως υπολογισμούς και ζωγραφιές, αλλά το κάνουν πολύ πιο γρήγορα.

Το θέμα εδώ είναι ότι μόλις δείτε κάθε υπολογιστή, smartphone ή διακομιστή ιστού ως το μηχάνημα παρακολούθησης και ολοκλήρωσης εργασιών που είναι. Τότε μπορείτε να αξιοποιήσετε καλύτερα τη δύναμή τους για να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας.

Ροή εργασίας έναντι αυτοματισμού διαδικασιών

Υπάρχει μια μικρή διάκριση που πρέπει να γνωρίζετε. Και αυτή είναι η διαφορά μεταξύ της αυτοματοποίησης ροής εργασιών και της αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών.

Μια ροή εργασίας αναφέρεται στα βήματα που πρέπει να περάσει μια εργασία για να ολοκληρωθεί. Αυτό μπορεί να σημαίνει μετάβαση από τον έναν εργαζόμενο στον άλλο, έλεγχο από ένα μέλος της ομάδας και, στη συνέχεια, υπογραφή από έναν προϊστάμενο. Και ούτω καθεξής. Οι ροές εργασίας είναι συχνά απλές και περιλαμβάνουν την αλληλεπίδραση μεταξύ ατόμων και εγγράφων.

Μια επιχειρηματική διαδικασία, από την άλλη πλευρά, περιλαμβάνει πιο σύνθετες και αλληλένδετες εργασίες. Μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως μια ροή εργασίας πολλών ροών εργασίας. Ο συντονισμός διαφόρων διασυνδεδεμένων εργασιών που συνεργάζονται για να εγγυηθούν την επιτυχία της επιχείρησης στο σύνολό της.

Ακολουθεί μια σύντομη σύγκριση πίνακα και των δύο όρων. Λάβετε υπόψη ότι αυτή η ανάρτηση εστιάζει στην αυτοματοποίηση ροής εργασιών.

Αυτοματοποίηση ροής εργασιών	Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών
Διαχειρίζεται μία ή περισσότερες εργασίες για να ολοκληρώσει μια δουλειά	Διαχειρίζεται μία ή ροές εργασιών που πραγματοποιούν εργασίες
Εστιάζει στην αποδοτικότητα της εργασίας	Εστιάζει στον συνολικό συντονισμό του συστήματος
Μπορεί να περιλαμβάνει αλληλεπιδράσεις ανθρώπου και μηχανής	Περιλαμβάνει πιο αφηρημένες οργανωτικές έννοιες
Λιγότερο περίπλοκο και ταχύτερο στην εφαρμογή	Πιο πολύπλοκο και επεκτάσιμο
Το καλύτερο για την οργάνωση ατόμων και εγγράφων	Το καλύτερο για τη διαχείριση συστημάτων, πρωτοβουλιών, ανθρώπων

Τα πλεονεκτήματα του αυτοματισμού ροής εργασιών

Όπως μπορείτε να φανταστείτε, υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα που μπορείτε να αποκομίσετε από την αυτοματοποίηση ροής εργασιών. Και παρόλο που τελικά θα εξαρτηθούν από την ακριβή επιχείρησή σας και τις εργασίες που κάνετε, εδώ είναι μια λίστα με καθολικά πλεονεκτήματα που πρέπει να περιμένετε.

• Εξοικονόμηση χρόνου – Αυτό είναι προφανές. Μόλις αυτοματοποιήσετε όλες εκείνες τις εγκόσμιες και επαναλαμβανόμενες εργασίες που κοστίζουν στον μέσο υπάλληλο γραφείου πάνω από 30 ημέρες το χρόνο, θα εξοικονομήσετε χρόνο. Δεύτερον, μπορείτε στη συνέχεια να επενδύσετε αυτόν τον εξοικονομημένο χρόνο σε πιο παραγωγικές προσπάθειες για την ενίσχυση της επιχείρησης.
  
  
• Διαφάνεια – Απαιτείται ένα επίπεδο πειθαρχίας για να αναλυθεί σωστά μια ροή εργασίας και να αυτοματοποιηθεί. Αυτό, με τη σειρά του, δημιουργεί τάξη στον τρόπο με τον οποίο η επιχείρησή σας χειρίζεται τα καθήκοντά της. Διευκολύνει να δείτε πόσο γρήγορα προχωρά ένα έργο και να κάνετε εκτιμήσεις.
  
  
• Ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της ανάπτυξης – Η αυτοματοποίηση τμημάτων της εργασίας σας βελτιώνει τη συνολική σας απόδοση, επειδή μπορείτε να κάνετε περισσότερη δουλειά με λιγότερη ανθρώπινη συνεισφορά. Αυτή η ώθηση θα μεταφραστεί σε υψηλότερη παραγωγικότητα, η οποία με τη σειρά της μεταφράζεται σε επιχειρηματική ανάπτυξη και περισσότερα κέρδη.
  
  
• Χαμηλότερο κόστος – Η χρήση λιγότερης ανθρώπινης εργασίας σημαίνει επίσης λιγότερους μισθούς, πράγμα που μεταφράζεται σε χαμηλότερο λειτουργικό κόστος. Αυτό το πλεονέκτημα είναι ιδιαίτερα εμφανές σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις, όπου η σωρευτική εξοικονόμηση μπορεί να ανέλθει σε ένα αρκετά μεγάλο ποσό. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι η αυτοματοποίηση γενικά μειώνει το εργατικό κόστος, όχι το εξαλείφει.
  
  
• Λιγότερα λάθη – Αυτό είναι ένα από τα σημαντικότερα οφέλη αυτοματισμού σε ορισμένες βιομηχανίες. Ο άνθρωπος είναι επιρρεπής σε σφάλματα, επομένως όσοι πρέπει να εισάγουν ατελείωτες ποσότητες δεδομένων θα καταλήξουν να κάνουν λάθη από καιρό σε καιρό. Οι μηχανές δεν κάνουν τέτοια λάθη. Και ακόμη και όταν υπάρχει πρόβλημα, οι διορθώσεις είναι πιο μακροχρόνιες.
  
  
• Απεριόριστες δυνατότητες – Η επιλογή μιας επεκτάσιμης επιχείρησης και η όσο το δυνατόν περισσότερο αυτοματοποίησή της είναι ο κύριος λόγος πίσω από τις ιστορίες επιτυχίας των περισσότερων εκατομμυριούχων του Διαδικτύου. Αφού έχετε σωστά δομημένες και αυτοματοποιημένες επαναλαμβανόμενες εργασίες, το μόνο που χρειάζεστε για να κερδίσετε περισσότερα χρήματα στην επιχείρησή σας είναι απλώς να αυξήσετε τον όγκο.

Τα μειονεκτήματα του αυτοματισμού ροής εργασιών

Το σημαντικότερο μειονέκτημα της αυτοματοποίησης της ροής εργασιών της επιχείρησής σας είναι η αρχική επένδυση. Αν και διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση, αυτή η επένδυση μπορεί να αποτελείται από το χρόνο που χρειάζεστε για να μάθετε τη διαδικασία αυτοματισμού, τα χρήματα που ξοδέψατε για να την αγοράσετε και οποιοδήποτε άλλο κόστος.

Ωστόσο, οι επιτυχίες που βιώνουν πολλές επιχειρήσεις από την αυτοματοποίηση δείχνουν ότι οι περισσότερες από τις επενδύσεις θα αξίζουν τον κόπο.

Ιδανικές εργασίες για αυτοματοποίηση

Δεν προσφέρεται κάθε εργασία ή επιχείρηση στον αυτοματισμό. Κάποια είναι πιο εύκολα από άλλα. Επομένως, είναι στο χέρι σας να ελέγξετε πρώτα και να δείτε τι μπορεί και τι δεν μπορεί να γίνει. Τις περισσότερες φορές, το μόνο που χρειάζεστε είναι να απλοποιήσετε τη ροή εργασίας σας σε πιο διαχειρίσιμες εργασίες και να απλοποιήσετε την αυτοματοποίησή της.

Ό,τι κι αν συμβεί, οι παρακάτω τύποι εργασιών έχουν αυτοματοποιηθεί με διαφορετικούς τρόπους από διαφορετικές εταιρείες. Και αυτό σημαίνει ότι και εσείς θα πρέπει να βρείτε επιτυχία στην αυτοματοποίηση παρόμοιων.

• Συλλογή δεδομένων – Οι υπολογιστές έχουν γίνει τόσο καλοί τις τελευταίες δεκαετίες που οι περισσότερες εργασίες που αφορούν αριθμούς και γράμματα μπορούν εύκολα να αυτοματοποιηθούν. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τα ψηφιοποιημένα αλφάβητα, αν και η τεχνολογία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) δεν είναι πολύ πίσω. Εάν μπορείτε να το δείτε και να το διαβάσετε, τότε μπορεί και ο υπολογιστής σας, χρησιμοποιώντας τη σωστή εφαρμογή.
  
  
• Εργασίες μεγάλου όγκου – Οι υπολογιστές είναι γρήγοροι και δεν κουράζονται. Όταν υπάρχει πολλή δουλειά να κάνετε, τότε είναι συχνά καλύτερο να αφιερώσετε λίγο χρόνο πρώτα για να αυτοματοποιήσετε και να εξοικονομήσετε χρόνο αργότερα.
  
  
• Χρειάζεται πολλαπλές εισροές – Όταν οι εργασίες πρέπει να περνούν από χέρι σε χέρι ή γραφείο σε γραφείο, τότε ένα μόνο σημείο συμφόρησης μπορεί να διαταράξει ολόκληρη τη ροή εργασίας. Αλλά η αυτοματοποίηση όσο το δυνατόν μεγαλύτερου μέρους του μειώνει τις διακοπές.
  
  
• Κουραστικές εργασίες – Ορισμένες εργασίες είναι βαρετές και φέρνουν λίγη ικανοποίηση. Έτσι, αν μπορείτε να τα αυτοματοποιήσετε, τότε τέλεια!

• Εργασίες ευαίσθητες στον χρόνο – Εσείς και τα μέλη της ομάδας σας μπορεί να μην είστε πάντα εκεί για να καλύψετε όλες τις επιχειρηματικές σας ανάγκες. Και αυτό σημαίνει ότι μπορεί συχνά να χάσετε τις προθεσμίες για εργασίες ευαίσθητες στον χρόνο. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση ορισμένων ή των περισσότερων από αυτές τις εργασίες θα πρέπει να λύσει το πρόβλημα.
  
  
• Επαναλαμβανόμενες εργασίες – Ορισμένες εργασίες είναι ανόητα επαναλαμβανόμενες και θα σας κάνουν να ρωτήσετε «πρέπει να συνεχίσω να το κάνω αυτό;». Ο αυτοματισμός είναι η καλύτερη απάντηση εκεί.
  
  
• Εργασίες χωρίς χώρο για σφάλματα – Αν και εξακολουθούν να είναι επιρρεπείς σε λάθη, οι υπολογιστές δεν κάνουν λάθη. Έτσι, ένα σωστά διαμορφωμένο αυτοματοποιημένο σύστημα με ανίχνευση σφαλμάτων θα κερδίζει πάντα τα χειροκίνητα συστήματα σε επίπεδα ακρίβειας.
  
  
• Ανθρώπινο Δυναμικό – Από την επιβίβαση έως τις ενημερώσεις, τα νέα της εταιρείας, την παρακολούθηση χρόνου, τις διακοπές των εργαζομένων, τη διαχείριση ασθενειών και αδειών. Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να κάνει θαύματα για κάθε επιχείρηση.
  
  
• Λογιστήριο – Αποφύγετε λάθη και περιττούς πονοκεφάλους αυτοματοποιώντας τη λογιστική σας.
  
  
• Πωλήσεις – Υπάρχουν πολλά δημοφιλή πλατφόρμες μάρκετινγκ και CRM που προσφέρουν αυτοματισμό. Και αυτό έχει αποδειχθεί ότι ενισχύει την αποτελεσματικότητα και τα κέρδη.
  
  
• Project Management - Πολλά πλατφόρμες διαχείρισης έργων σας επιτρέπουν επίσης να αυτοματοποιείτε και να εξοικονομείτε χρόνο.

Τύποι εργαλείων αυτοματισμού

Υπάρχουν 3 είδη εργαλείων αυτοματισμού ροής εργασιών που θα βρείτε εκεί: Κωδικοποιημένα, χαμηλού κώδικα και χωρίς κώδικα. Εδώ είναι μια πιο προσεκτική ματιά στο καθένα.

1. Κωδικοποιημένα Εργαλεία Αυτοματισμού – Αυτά είναι εργαλεία για τα οποία χρειάζεται να γράψετε κώδικα υπολογιστή για να ολοκληρώσετε τις απαραίτητες εργασίες. Ένα τέλειο παράδειγμα είναι το Linux Shell.
   
   
2. Εργαλεία αυτοματισμού χαμηλού κώδικα – Τα εργαλεία χαμηλού κώδικα λειτουργούν ουσιαστικά χωρίς κωδικοποίηση. Πρέπει όμως να ξέρετε πώς να κωδικοποιείτε, γιατί συχνά θα χρειαστεί να κάνετε αλλαγές ή να εισάγετε μερικές γραμμές κώδικα. Η πλατφόρμα Salesforce είναι ένα καλό παράδειγμα.
   
   
3. Χωρίς Εργαλεία Αυτοματισμού Κώδικα – Σχεδόν όλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτά τα εργαλεία. Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε μια γλώσσα προγραμματισμού για να λειτουργήσει. Πολλοί μάλιστα διαθέτουν όμορφες και καλά μελετημένες διεπαφές χρήστη για αποτελεσματικότητα.

Κορυφαίο λογισμικό και μέθοδοι αυτοματισμού

Υπάρχουν πολλοί τρόποι και εργαλεία για να αυτοματοποιήσετε την επιχείρησή σας. Λειτουργούν διαφορετικά, έχουν ποικίλες προϋποθέσεις και η λίστα είναι σχεδόν ατελείωτη. Ωστόσο, εδώ είναι τα κορυφαία ονόματα εκεί έξω που πρέπει να γνωρίζετε.

• Smartsheet – Το όνομα τα λέει όλα. Μια εφαρμογή χωρίς κώδικα και σαν υπολογιστικό φύλλο που προσφέρει διαφορετικούς τύπους πεδίων εισαγωγής. Επιτρέπει επίσης στις ομάδες να εργάζονται πιο γρήγορα με την αυτοματοποίηση.
  
  
• cron – Προγραμματιστής εργασιών Linux & *nix. Σας επιτρέπει να ρυθμίζετε εργασίες για εκτέλεση σε καθορισμένα διαστήματα από λεπτά έως μήνες, ακόμη και ετησίως. Μια εργασία εδώ μπορεί να είναι οποιοσδήποτε εκτελέσιμος κώδικας υπολογιστή.
  
  
• Shell Scripting – Θα χρειαστείτε γνώσεις προγραμματισμού υπολογιστών για να μπορείτε να γράφετε σενάρια γραμμής εντολών στο Linux Shell ή σε οποιοδήποτε λειτουργικό σύστημα της επιλογής σας. Αλλά από τη στιγμή που μπορείτε, τότε υπάρχουν λίγα πράγματα που δεν μπορείτε να αυτοματοποιήσετε, καθώς οι περισσότεροι διακομιστές ιστού διαθέτουν Shell.
  
  
• Ενδιαφέρον – Προσφέρει λύσεις αυτοματισμού ροής εργασιών για εταιρείες όλων των μεγεθών. Πρόκειται για μια πλατφόρμα χαμηλού κώδικα με προκατασκευασμένες εφαρμογές, φόρμες, email, δυνατότητες για κινητά, ενσωματώσεις API και μια διαισθητική διεπαφή.
  
  
• Zapier – Μια δημοφιλής πλατφόρμα αυτοματισμού χωρίς κώδικα. Η Zapier βοηθά τις εταιρείες να αυτοματοποιήσουν τα πάντα, από το μάρκετινγκ μέχρι τις παραγγελίες και τη διαχείριση σχέσεων με τους πελάτες. Σας συνδέει με περισσότερες από 3,000 εφαρμογές SaaS.
  
  
• IFTTT – Είναι παρόμοιο με το Zapier, αλλά ελαφρώς πιο επικεντρωμένο στην προσωπική και μικρή επιχειρηματική χρήση. Το IFTTT σημαίνει If This Then That και είναι μια πλατφόρμα ανάπτυξης χωρίς κώδικα.
  
  
• Νίντεξ – Ένα εργαλείο διαχείρισης ροής εργασιών χαμηλού κώδικα. Διαθέτει διαχείριση διαδικασιών και αυτοματισμό για πολλούς κλάδους, από τον τραπεζικό τομέα έως τη χρηματοδότηση, την ενέργεια, τη μεταποίηση, την κυβέρνηση και ούτω καθεξής. Ξεκινά από 955 $ το μήνα για απεριόριστους χρήστες.
  
  
• Hubspot – Μια εντυπωσιακή και γεμάτη δυνατότητες πλατφόρμα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM). Προσφέρει πολλές δυνατότητες αυτοματισμού για όλους τους τύπους επιχειρήσεων.
  
  
• Flokzu – Μια πλατφόρμα διαχείρισης ροής εργασιών και επιχειρηματικών διαδικασιών με χαμηλό κώδικα και cloud. Ιδανικό για εταιρείες με πολύπλοκες δραστηριότητες.
  
  
• Ροή βαρύτητας – Αυτό είναι ένα πρόσθετο διαχείρισης ροής εργασιών και αυτοματισμού για ιστότοπους WordPress.
  
  
• Python – Αυτή είναι η γλώσσα προγραμματισμού Python. Μια σύγχρονη και ευέλικτη γλώσσα υπολογιστή που είναι διαθέσιμη σε όλες σχεδόν τις πλατφόρμες. Είναι εύκολο να διαβάσετε και να γράψετε και σας επιτρέπει να κάνετε πολλά καταπληκτικά πράγματα με την τεράστια βιβλιοθήκη του.

Συμπέρασμα

Φτάνοντας στο τέλος αυτής της ανάρτησης ροής εργασίας και αυτοματισμού εργασιών, έχετε δει τις πολλές κορυφαίες επιλογές εκεί έξω και τι έχουν να προσφέρουν.

Όλοι έχουμε διαφορετικές ανάγκες και έχουμε διαφορετικά επίπεδα δεξιοτήτων. Επομένως, δεν υπάρχει καμία καλύτερη επιλογή εδώ. Αντίθετα, εξαρτάται από εσάς να βρείτε αυτό που λειτουργεί καλύτερα.