Ενίσχυση παραγωγικότητας: Απελευθερώνοντας την αρχή 80/20 στην επιχείρησή σας

Η ζωή δεν είναι ισορροπημένη – κάποια πράγματα είναι πιο σημαντικά από άλλα. Εφαρμόζεται στις επιχειρήσεις, σημαίνει ότι η μειοψηφία των προσπαθειών σας αποφέρει το μεγαλύτερο μέρος των εσόδων σας.

Ο Βιλφρέντο Παρέτο ανακάλυψε πριν από περισσότερα από 100 χρόνια ότι σχετικά λίγοι άνθρωποι κατείχαν την πλειοψηφία του πλούτου και αυτή ήταν η γέννηση της αρχής του Παρέτο, γνωστή και ως αρχή 80/20.

Η αρχή Pareto είναι καθολική – λειτουργεί παντού και επηρεάζει τα πάντα. Λειτουργεί για την παραγωγικότητα και τα κέρδη των επιχειρήσεων, καθώς και για τις αγορές και τους πελάτες. Αυτή η ανάρτηση σας δείχνει πώς να το κάνετε να λειτουργήσει για την επιχείρησή σας.

Κατανόηση της Αρχής Pareto ή 80/20

Εάν είστε όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, θα αφιερώσετε ίσα ποσά του χρόνου και της προσπάθειάς σας στις διάφορες εργασίες που πρέπει να εκτελέσετε για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας σε λειτουργία. Η αρχή Pareto απλώς σας λέει ότι μια τέτοια προσέγγιση είναι λανθασμένη, επειδή οι περισσότερες από αυτές τις εργασίες στις οποίες ξοδεύετε χρόνο συμβάλλουν πολύ λίγο στο αποτέλεσμα σας.

Το μυστικό για την απελευθέρωση της αρχής 80/20 στην επιχείρησή σας με αυξήσεις παραγωγικότητας είναι να κατανοήσετε τον νόμο της άνισης κατανομής – υπάρχουν λίγοι ζωτικοί και πολλοί ασήμαντοι παράγοντες που παίζουν σε οποιαδήποτε κατάσταση.

Γνωρίζοντας αυτόν τον νόμο και αναζητώντας αυτούς τους παράγοντες στην επιχείρησή σας, σίγουρα θα ανακαλύψετε μοναδικά μοτίβα που κρατούν το κλειδί για την αύξηση της παραγωγικότητάς σας. Το μόνο που χρειάζεται να ξέρετε είναι τι ή πού να επικεντρώσετε τις δραστηριότητές σας και η αρχή της ελάχιστης προσπάθειας θα κάνει τα υπόλοιπα για εσάς.

Παραλλαγές του The Principle

Η αρχή 80/20 ή Pareto δεν είναι μια σταθερή μαθηματική συνάρτηση. Μάλλον, είναι ένας εμπειρικός κανόνας φυσικών φαινομένων και περιστατικών, που εξηγεί τη φράση τα ζωτικά λίγα και τα ασήμαντα πολλά. 

Με πιο απλά λόγια, οι ζωτικοί λίγοι είναι η μειοψηφία που έχει σημασία σε κάθε περίπτωση, ενώ τα ασήμαντα πολλά είναι η πλειοψηφία που δεν έχει σημασία. Με άλλα λόγια, η αρχή 80/20 δεν χρειάζεται πάντα να είναι σχέσεις 20% και 80%. Θα μπορούσε επίσης να είναι 10% και 90%, 30% και 70%, ή άλλες μη ισορροπημένες σχέσεις έως 0.3% και 99%.

Θα βρείτε αυτή τη φυσική σχέση παντού, από τις επιχειρήσεις μέχρι τον αθλητισμό, τα οικονομικά, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, την επίλυση προβλημάτων, τη μηχανική λογισμικού και τις πωλήσεις. 

Μερικά παραδείγματα πραγματικής ζωής

Μια μειοψηφία σφαλμάτων μπορεί να προκαλέσει την πλειονότητα των σφαλμάτων σε ένα πρόγραμμα λογισμικού. Μερικοί πελάτες μπορεί να καταλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου εξυπηρέτησης πελατών σας. Οι περισσότεροι χρήστες ενδέχεται να χρησιμοποιούν λιγότερο από το 40% των δυνατοτήτων της εφαρμογής σας ή το 70% των πωλήσεών σας θα προέρχεται από το 31% των πελατών σας.

Η πραγματικότητα του 80/20 είναι καθολική – ευέλικτη και παντού. Ακολουθεί μια λίστα με κοινά συμβάντα στην πραγματική ζωή του νόμου Pareto σε διαφορετικούς κλάδους.

• Στα οικονομικά, το πλουσιότερο 20% ενός πληθυσμού συχνά κατέχει περίπου το 80% του πλούτου.
• Μια μειοψηφία των προϊόντων μιας εταιρείας θα παράγει το 80% των πωλήσεών της.
• Στις συναλλαγές, οι αγορές βρίσκονται σε ένα εύρος τις περισσότερες φορές και κάνουν αιχμηρές κινήσεις μόνο μειοψηφία.
• Μια CPU εκτελεί μόνο περίπου το 20% του κώδικα μιας εφαρμογής λογισμικού το 80% των περιπτώσεων.
• Περίπου το 80% των παραπόνων εξυπηρέτησης πελατών προέρχονται από μερικές αιτίες.
• Το 20% των εγκληματιών διαπράττει τα περισσότερα από τα εγκλήματα.
• Η περισσότερη ρύπανση προκαλείται από λίγα εργοστάσια.
• Περίπου το 80% της ποιότητας του ύπνου συμβαίνει κατά τη διάρκεια περίπου του 20% του ύπνου.
• Μερικοί από τους υπαλλήλους σας είναι υπεύθυνοι για τις περισσότερες πωλήσεις στην εταιρεία.
• Το 20% των παρασίτων μπορεί να προκαλέσει την πλειονότητα των ζημιών στις καλλιέργειες.
• Περίπου το 20% του επενδυτικού σας χαρτοφυλακίου θα παράγει το μεγαλύτερο μέρος των κερδών σας.
• Οι περισσότερες υπερβάσεις προϋπολογισμού προκαλούνται από λίγα έξοδα.
• Το μεγαλύτερο μέρος του κέρδους σε οποιονδήποτε κλάδο κερδίζεται από λίγες εταιρείες.
• Ένα μικρό μέρος των αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης δημιουργεί τα περισσότερα από τα shares και τα likes.
• Η πλειονότητα των αγορών τροφοδοτείται από λίγους προμηθευτές.
• Περίπου το 80% των χρηστών αλληλεπιδρά με το 20% της διεπαφής χρήστη μιας εφαρμογής.
• Ένα μικρό μέρος του χαλιού σας έχει τη μεγαλύτερη φθορά.
• Μόνο μερικές από τις σκέψεις σας θα οδηγήσουν σε επιτυχημένες ιδέες.
• Περίπου το 20% των πόλεων έχει το 80% του πληθυσμού.
• Ένα μικρό ποσοστό των καταναλωτών καταναλώνει το μεγαλύτερο μέρος του αλκοόλ.
• Χρησιμοποιείτε μόνο περίπου το 20% των γνώσεών σας το 80% του χρόνου.

Οφέλη από την Αγκαλιάζοντας την Αρχή 80/20

Η υιοθέτηση της αρχής 80/20 ή Pareto και των μεθόδων της μπορεί να αποφέρει πολλά οφέλη στην επιχείρησή σας και εδώ είναι μερικά από αυτά.

1. Αυξημένη αποτελεσματικότητα: Η αρχή 80/20 μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε περισσότερα με λιγότερη προσπάθεια, επειδή σας διδάσκει να εστιάσετε σε ό,τι είναι σημαντικό και, ως εκ τούτου, να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητά σας.
2. Υψηλότερη κερδοφορία: Γνωρίζοντας ποιες δραστηριότητες ή πελάτες να εστιάσετε, θα ενισχύσει την κερδοφορία σας και θα ανοίξει την επιχείρησή σας σε νέους δρόμους ανάπτυξης.
3. Καλύτερη διαχείριση χρόνου: Η ενασχόληση κυρίως με ζωτικές δραστηριότητες ή τομείς ενός έργου βοηθά εσάς και την ομάδα σας να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο και έτσι ανοίγει περισσότερος χρόνος είτε για άλλη εργασία είτε για αναψυχή.
4. Βελτιστοποίηση πόρων: Η υιοθέτηση της αρχής 80/20 θα επιτρέψει στην επιχείρησή σας να βελτιστοποιήσει τους πόρους εστιάζοντας κυρίως σε ό,τι έχει σημασία. Αυτό θα μειώσει το κόστος, θα μειώσει τα γενικά έξοδα, θα βελτιώσει τις ροές εργασίας και πολλά άλλα.

Διαγράμματα & Διαγράμματα Pareto

Τα γραφήματα ή τα διαγράμματα Pareto είναι οπτικά βοηθήματα που μπορούν να βοηθήσουν εσάς ή την ομάδα σας να δείτε τη σχέση μεταξύ αιτιών και αποτελεσμάτων σε οποιαδήποτε κατάσταση. Το σημαντικό χαρακτηριστικό εδώ είναι το σωρευτικό ποσοστό των αιτιών. Αναζητάτε τα λίγα αντικείμενα που αθροιστικά αποτελούν περίπου το 80% του συνόλου, ώστε να ξέρετε πού να επικεντρώσετε τις προσπάθειές σας.

Ακολουθούν δύο δείγματα διαγραμμάτων Pareto:

Img. 1. Διάγραμμα Pareto κατηγοριών προϊόντων

Img. 2. Διάγραμμα Pareto ομάδων πελατών

Όπως μπορείτε να δείτε από τις εικόνες, τα γυναικεία παπούτσια, οι σαγιονάρες και τα ανδρικά παπούτσια αποτελούν σχεδόν το 80% του όγκου πωλήσεων για αυτήν τη θεωρητική επιχείρηση. Οι πελάτες των τύπων Α, Β και Γ αποφέρουν εξίσου την πλειονότητα (78%) των κερδών, ενώ οι πελάτες Τύπου G και Η έχουν ζημιές, κοστίζοντας στην εταιρεία περίπου το 2% των κερδών.

Αυτή είναι μια τυπική κατάσταση στις περισσότερες αναλύσεις 80/20. Ο φυσικός στόχος εδώ θα ήταν να μεγιστοποιηθούν οι τρέχουσες καμπάνιες μάρκετινγκ της εταιρείας για γυναικεία παπούτσια, σαγιονάρες και ανδρικά παπούτσια, ενώ παράλληλα θα διεξάγεται περαιτέρω έρευνα για τα παπούτσια για αγόρια, για κορίτσια και για βρεφικά παπούτσια για να επινοήσει μια βελτιωμένη στρατηγική μάρκετινγκ.

Ταυτόχρονα, η εταιρεία θα διαθέσει περισσότερο χρόνο για την εξυπηρέτηση των τύπων πελατών Α, Β και Γ, ενώ θα μειώσει τα επίπεδα εξυπηρέτησης για τους τύπους Ε και ΣΤ και θα εξετάσει σοβαρά το ενδεχόμενο πυροδότησης των τύπων G και F.

Ναι, μπορείτε να απολύσετε έναν πελάτη ή απλώς να αυξήσετε τις χρεώσεις σας αρκετά ώστε αυτή η ομάδα πελατών είτε να κάνει τις συναλλαγές σας κερδοφόρες είτε να τους στείλετε να αναζητούν μια φθηνότερη συμφωνία.

Πώς να αλλάξετε την επιχείρησή σας με τον τρόπο 80/20

Η αλλαγή της επιχείρησής σας με τον τρόπο 80/20 απαιτεί να κάνετε μια ανάλυση 80/20 των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησής σας για να αποκτήσετε αρκετές πληροφορίες για να κάνετε μια αλλαγή. Θέλετε όσο το δυνατόν περισσότερα λεπτομερή δεδομένα, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα Pareto για κάθε ομάδα περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησής σας.

Κάθε επιχείρηση είναι μοναδική και θα έχει διαφορετικούς τύπους περιουσιακών στοιχείων που αποτελούν τη βάση της. Έτσι, παρακάτω είναι μια λίστα με τους κοινούς τύπους περιουσιακών στοιχείων και πώς να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε από αυτούς για να πραγματοποιήσετε κάποια αλλαγή.

Επιχειρηματικά περιουσιακά στοιχεία για βελτιστοποίηση

• διεργασίες: Μια διαδικασία είναι το ακριβές σύνολο βημάτων που χρειάζεται για να δημιουργήσει αξία σε μια επιχείρηση. Θα μπορούσε να είναι η πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων, η δημιουργία μιας διαφημιστικής καμπάνιας, η ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος, ο καταιγισμός ιδεών, η κατασκευή προϊόντων, η παρουσίαση μιας ομιλίας, παρουσιάσεις και πολλά άλλα. Θέλετε να συγκεντρώσετε όσες περισσότερες πληροφορίες μπορείτε από κάθε βήμα της διαδικασίας σας.
• Πελάτες: Ορισμένες επιχειρήσεις είναι εστιασμένες στον πελάτη, ενώ άλλες όχι. Έτσι, εάν η επιχείρησή σας βασίζεται σε πελάτες που πληρώνουν, τότε πρέπει να συγκεντρώσετε όσες περισσότερες πληροφορίες μπορείτε για τον καθένα και για όλους αυτούς.
• Προϊόντα: Εδώ, μπορείτε να εστιάσετε στον όγκο πωλήσεων, την κερδοφορία, τις δυνατότητες, τα μηνιαία επαναλαμβανόμενα έσοδα, την αφοσίωση των πελατών και οποιαδήποτε άλλη μέτρηση που μπορεί να σας δώσει βαθύτερες πληροφορίες για τα προϊόντα σας.
• Υπηρεσίες: Οι επιχειρήσεις στον κλάδο των υπηρεσιών μπορούν εξίσου να κάνουν χρήση της αρχής 80/20 τμηματοποιώντας τους πελάτες τους σε διαφορετικά δημογραφικά στοιχεία. Θέλετε να διαχωρίσετε τους πελάτες σας υψηλής αξίας ή τους πιο πολύτιμους από τους υπόλοιπους για να προσαρμόσετε τις υπηρεσίες σας σε αυτούς. Αυτό είναι χαρακτηριστικό του freemium προσφέρει.
• Καμπάνιες: Η παρακολούθηση των καμπανιών μάρκετινγκ και των αποτελεσμάτων τους μπορεί επίσης να παρέχει αρκετά δεδομένα για να σας βοηθήσει να αποκτήσετε πληροφορίες βελτιστοποίησης.
• Χρόνος: Εάν μπορείτε να συλλέξετε δεδομένα για το πώς χρησιμοποιείτε τον χρόνο σας στη δουλειά, τότε μπορείτε να εφαρμόσετε εξίσου αρχές 80/20 για να βελτιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας. Μια λύση είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου όπως π.χ Toggl.
• άλλα Εργαλεία: Στην πραγματικότητα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρχή 80/20 για να βελτιστοποιήσετε σχεδόν οτιδήποτε μπορείτε να συλλέξετε δεδομένα και αυτό περιλαμβάνει όλους τους τύπους επιχειρηματικών εργαλείων και εφαρμογών.

80/20 Διαδικασία Βελτιστοποίησης

Τώρα που έχετε τα απαραίτητα δεδομένα για τα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης που θέλετε να βελτιστοποιήσετε, ακολουθούν τα επόμενα βήματα.

1. Προσδιορίστε τους ζωτικούς λίγους: Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα που έχετε συλλέξει για να δημιουργήσετε έναν πίνακα ή ένα γράφημα Pareto. Στη συνέχεια, προσδιορίστε τις ζωτικής σημασίας λίγες εισροές που αποτελούν περίπου το 80% της παραγωγής.
2. Εστιάστε τις δραστηριότητές σας στα ζωτικά λίγα: Προσπαθήστε να ενισχύσετε τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες με τους ζωτικούς λίγους. Είτε πρόκειται για καμπάνιες, σχεδιασμό, δημιουργία προϊόντων ή υπηρεσίες. Προσπαθήστε να επεκτείνετε την επιχείρησή σας μόνο σε αυτούς τους ζωτικούς τομείς.
3. Εξάλειψη ή ανάθεση των τετριμμένων πολλών: Μπορείτε να επιλέξετε να αναθέσετε εργασίες που σχετίζονται με τις ασήμαντες πολλές ή να εξαλείψετε τις πιο ασήμαντες που έχουν τον μικρότερο αντίκτυπο στην επιχείρησή σας.
4. Ξεπλύνετε & Επαναλάβετε: Να θυμάστε ότι το 80/20 είναι ένας παγκόσμιος νόμος. Έτσι, αφού προσδιορίσετε το πιο σημαντικό 20% των εισροών σας, μπορείτε να προσδιορίσετε περαιτέρω το πιο σημαντικό 20% του αρχικού 20%. Με άλλα λόγια, το πιο σημαντικό σας 4% ή περίπου.

Διαφορετικές Βιομηχανίες & Εφαρμογές Pareto

Η αρχή Pareto ή 80/20 είναι καθολική. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε εύκολα να το εφαρμόσετε σε κάθε τύπο επιχείρησης για να ενισχύσετε την παραγωγικότητα και τα κέρδη, αφού κατακτήσετε την τέχνη του εντοπισμού των απαραίτητων χαρακτηριστικών στα οποία πρέπει να εστιάσετε σε αυτόν τον κλάδο. Εδώ είναι μια γρήγορη σύνοψη.

• Λιανεμποριο: Προσδιορίστε προϊόντα ή κατηγορίες προϊόντων με κορυφαίες πωλήσεις. Τμηματοποιήστε πελάτες και βελτιστοποιήστε τον χώρο ραφιών.
• Βασισμένο σε υπηρεσίες: Τμηματοποιήστε τους πελάτες σας και παρέχετε περισσότερες υπηρεσίες στα δημογραφικά στοιχεία υψηλής αξίας σας.
• Βιομηχανίες: Βελτιστοποιήστε τις δραστηριότητές σας με ανάλυση και βελτιστοποίηση 80/20 για να εφαρμόσετε έννοιες λιτής κατασκευής, να βελτιστοποιήσετε την αλυσίδα αξίας και να μειώσετε το συνολικό κόστος.
• Ανάπτυξη Λογισμικού: Προσδιορίστε και εφαρμόστε τα πιο κρίσιμα χαρακτηριστικά που εκτιμούν οι πελάτες σε μια εφαρμογή. Αυτό σας βοηθά να καλύψετε τις ανάγκες της πλειοψηφίας των χρηστών. Ομοίως, εστιάστε πρώτα στην επίλυση των πιο σημαντικών σφαλμάτων.
• Ηλεκτρονικό εμπόριο: Βελτιστοποιήστε τη σχεδίαση ιστότοπου, την τοποθέτηση προϊόντων και τις καμπάνιες για καλύτερα στοχευμένες προωθήσεις και πιο προσαρμοσμένη εμπειρία πελατών.
• Project Management: Δώστε προτεραιότητα στις πιο κρίσιμες εργασίες σας για να ξεκινήσετε τα έργα σας. Αντιμετωπίστε τις πιο σημαντικές δραστηριότητες για να ολοκληρώσετε γρήγορα το 20% των εργασιών που κατέχουν το 80% της αξίας ενός έργου.
• Βάσει συνδρομής: Προσδιορίστε τους συνδρομητές υψηλής αξίας που παράγουν τα περισσότερα έσοδα για εσάς και, στη συνέχεια, προσαρμόστε καλύτερες υπηρεσίες σε αυτούς, δημιουργήστε καλύτερες σχέσεις και βελτιώστε τη διατήρηση των πελατών.
• Μάρκετινγκ & Διαφήμιση: Προσδιορίστε και επικεντρώστε τις προσπάθειες του οργανισμού πρώτα στις πιο κρίσιμες εργασίες μάρκετινγκ και διαφήμισης.
• Έρευνα: Τα μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης μαθαίνουν σημαντικά και μη βασικά χαρακτηριστικά σε οποιαδήποτε εφαρμογή με εκατομμύρια δοκιμές και λάθη. Μια προσέγγιση 80/20 σε οποιοδήποτε ερευνητικό πεδίο, από την άλλη πλευρά, θα σας κάνει πιο γρήγορη και ευκολότερη να επιτύχετε καινοτομίες αναζητώντας συγκεκριμένα σημαντικούς παράγοντες.
• Επένδυση: Μάθετε να αναζητάτε τους πιο σημαντικούς παράγοντες επιτυχίας πριν επενδύσετε σε μια επιχείρηση. Ο Star Principle by Ρίτσαρντ Κοχ κάνει αυτή τη διαδικασία απλή.

Συχνές Ερωτήσεις

Ακολουθούν συχνές ερωτήσεις σχετικά με την αρχή 80/20 και την ενίσχυση της παραγωγικότητας.

Συμπέρασμα

Στρογγυλοποιώντας αυτόν τον γρήγορο οδηγό για την απελευθέρωση της αρχής Pareto ή 80/20 και πώς μπορεί να δώσει στην επιχείρησή σας την ώθηση της παραγωγικότητας που χρειάζεται για περισσότερα κέρδη, πρέπει να καταλάβετε ότι μόλις έχουμε χαράξει την επιφάνεια αυτής της παγκόσμιας αλήθειας.

Για να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με το νόμο του Pareto και πώς μπορεί να αλλάξει τη ζωή και την επιχείρησή σας, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να τον κρατήσετε Ρίτσαρντ Κοχτο διαχρονικό κλασικό»Η Αρχή 80/20".
Επινόησε μάλιστα τον όρο 80/20 Αρχή.