چھوٹے کاروباروں کے لیے روبوٹک پروسیس آٹومیشن

روبوٹک عمل آٹومیشن نہ صرف بڑے اداروں کے لیے ہے۔ چھوٹے کاروبار صحیح اقدامات کر کے اس کے بہت سے فوائد سے یکساں طور پر فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔

دہرائے جانے والے کاموں کو مکمل کرنے سے لے کر محنتی یا وقت لینے والے عمل کو سنبھالنے تک، اس کی کوئی حد نہیں ہے کہ آر پی اے کسی تنظیم کے لیے کیا کر سکتا ہے۔ بونس کے طور پر، یہ ملازمین کے لیے زیادہ پیداواری کام میں مشغول ہونے کا راستہ بھی بناتا ہے۔
روبوٹک پروسیس آٹومیشن مارکیٹ کی قدر کی گئی۔ 2.3 میں 2022 ارب $ اور 39 تک 30% کمپاؤنڈ سالانہ گروتھ ریٹ (CAGR) سے $2030+ بلین تک بڑھنے کی توقع ہے۔ یہ پوسٹ آپ کو دکھاتی ہے کہ RPA آپ کے کاروبار کے لیے کس طرح مددگار ثابت ہو سکتا ہے۔

RPA کیسے کام کرتا ہے؟

RPA یا روبوٹک پروسیس آٹومیشن ایک سافٹ ویئر پر مبنی نقطہ نظر ہے جو کسی فرد یا تنظیم کو کمپیوٹر ویژن، مشین لرننگ اور دیگر آٹومیشن ٹیکنالوجیز کے امتزاج کا استعمال کرتے ہوئے اعلیٰ حجم اور اکثر دنیاوی کاموں کو مکمل کرنے کے قابل بناتا ہے۔

انسانی صارف کو پہلے روبوٹ کو کمپیوٹر پر انسٹال کرنے کی ضرورت ہوتی ہے اور پھر اسے مخصوص کام انجام دینے کا طریقہ دکھانا ہوتا ہے۔ اس کے بعد روبوٹ کسی مخصوص ایونٹ کے شروع ہونے کے بعد صارف کی چالوں کو دوبارہ چلانے کے قابل ہو جاتا ہے۔ اس طرح کے واقعات ای میل کی رسید، بٹن دبانے، وغیرہ ہو سکتے ہیں۔ مخصوص کام فائلوں کو منتقل کرنے سے لے کر ڈیٹا انٹری تک، ایپلیکیشن شروع کرنے، ویب کو براؤز کرنے اور اسی طرح کے ہو سکتے ہیں۔

دوسرے لفظوں میں، RPA سسٹمز ورچوئل روبوٹس ہیں جو عام طور پر انسانوں کے ذریعے مکمل کیے گئے مختلف کاموں کو مکمل کر سکتے ہیں، اور جن کے لیے متعدد مراحل یا ایپلیکیشنز کی ضرورت ہوتی ہے۔ وہ یہ کام قوانین پر مبنی اعمال پر عمل کرکے اور انسانی مداخلت کے بغیر کرسکتے ہیں۔

آر پی اے کے فوائد

RPA چھوٹے کاروباروں کے لیے مسابقتی فائدہ لاتا ہے کیونکہ یہ ایسے فوائد پیش کرتا ہے جو بصورت دیگر صرف بڑے بجٹ والی بڑی کارپوریشنوں کے لیے دستیاب ہوتے ہیں۔ اہم فوائد درج ذیل ہیں۔

• پیداوری کو فروغ دینا: روبوٹ بغیر کسی وقفے کے یا تھکے ہوئے چوبیس گھنٹے انتھک کام کرتے ہیں۔ وہ زیادہ تر کاموں کو کسی بھی انسان سے زیادہ تیزی سے انجام دے سکتے ہیں اور اس کا مطلب یہ ہے کہ ایک ہی روبوٹ وقت کے ایک حصے میں بہت سے لوگوں کا کام کر سکتا ہے، جس سے مجموعی طور پر کاروبار سے زیادہ نتائج برآمد ہوتے ہیں۔
• بہتر درستگی: خرابی میں کمی روبوٹک پروسیس آٹومیشن کو لاگو کرنے کی ایک اور اچھی وجہ ہے کیونکہ روبوٹ انسانوں کی طرح غلطیاں نہیں کرتے۔ نتیجہ کاروبار سے پیداوار کا اعلیٰ معیار ہے۔
• لاگت کی بچت: ایک اچھا RPA سافٹ ویئر آپ کی کمپنی کی رقم کو انسانی کارکنوں کی سطح سے نیچے دہرائے جانے والے کاموں کو مکمل کرنے کی لاگت کو کم کر کے بچائے گا۔ زیادہ سے زیادہ دہرائے جانے والے عمل کو خودکار بنا کر، آپ اپنے آؤٹ پٹ کو بڑھا کر اضافی عملے کی ضرورت کو بھی دور کر سکتے ہیں۔ آخر میں، کمپنی برابر یا زیادہ کام کے لیے کم معاوضہ دے کر زیادہ منافع کماتی ہے۔
• بہتر تعمیل: کام کے عمل جن میں متعدد ضوابط، پروٹوکول، یا قوانین کی تعمیل ہوتی ہے، روبوٹک عمل آٹومیشن کے ساتھ بہتر نتائج حاصل کریں گے۔
• آسان اسکیل ایبلٹی: ایک بار جب کوئی عمل خودکار ہو جاتا ہے، تو اس کا پیمانہ بنانا آسان اور زیادہ لاگت والا ہو جاتا ہے۔ چال یہ ہے کہ پہلے آپ کی تنظیم میں ایسے عمل کی شناخت اور نقشہ تیار کیا جائے جو تیزی سے خودکار ہوسکتے ہیں۔
• بہتر تجزیات: روبوٹ انسانوں سے بہتر ریکارڈ رکھتے ہیں، اس لیے یہ دیکھنا آسان ہے کہ وہ کسی بھی مقررہ وقت کے دوران کیسے کام کر رہے ہیں۔
• بہتر کسٹمر سروس: روبوٹک پروسیس آٹومیشن کسٹمر سروس کے مسائل کو فوری اور مؤثر طریقے سے حل کرنے میں مدد کر سکتی ہے، اس طرح گاہک کی وفاداری کو بہتر بناتا ہے اور منتھن کو کم کرتا ہے۔

کمپنیوں کی اقسام جو RPA سے فائدہ اٹھا سکتی ہیں۔

کاروبار کی تقریباً ہر قسم اور سائز روبوٹک پروسیس آٹومیشن سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ فنانس، اکاؤنٹنگ، رئیل اسٹیٹ، طبی خدمات، خوردہ، ٹیلی کمیونیکیشن، مینوفیکچرنگ، اور بہت سارے میں چھوٹے اور درمیانے درجے کے کاروبار اپنے کاموں کو خودکار کرنے سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔

یہاں واحد ضرورت یہ ہے کہ کاروبار میں بار بار کام کیے جائیں جو آسانی سے قابل شناخت اور آٹومیشن کے لیے قابل رسائی ہوں۔ مزید برآں، اس طرح کے زیادہ دہرائے جانے والے کاموں کا ہونا، کاروبار کو RPA کے لیے بہتر بناتا ہے۔

مقبول RPA استعمال کے کیسز

ایک تنظیم میں بہت سارے عمل ہیں جو RPA کا استعمال کرتے ہوئے خودکار ہوسکتے ہیں۔ یہ حقیقت ان مختلف تنظیموں سے ظاہر ہوتی ہے جنہوں نے پہلے ہی کسی نہ کسی سطح پر عمل آٹومیشن حاصل کر لیا ہے۔ انہیں مندرجہ ذیل مختلف محکموں یا شعبوں میں تقسیم کیا جاسکتا ہے۔

1. ڈیٹا انٹری: ڈیٹا انٹری کے ساتھ RPA کے بہترین فوائد میں سے ایک ڈیٹا کی توثیق ہے، جس میں کئی قواعد شامل ہیں جو اہم معاملات میں غلط معلومات درج کرنا ناممکن بنا دیتے ہیں۔
2. حساب: بہت سے کاموں کے لیے سادہ پیکج کے وزن سے لے کر زیادہ پیچیدہ عمل جیسے منافع اور نقصان کے حسابات، رسید کے حسابات، فوائد کی پروسیسنگ وغیرہ تک حساب کی ضرورت ہوتی ہے۔ RPA ایسی ملازمتوں کو آسان اور درست بناتا ہے۔
3. ریکارڈ رکھنے: لین دین کو ریکارڈ کرنے سے لے کر کاروبار کے لیے ضروری ڈیٹا یا دستاویزات کو محفوظ کرنے، CRM کو اپ ڈیٹ کرنے، اور خودکار بیک اپ انجام دینے تک، RPA آپ کی ٹیم کو بہت زیادہ کام اور پیسہ بچا سکتا ہے۔
4. فروخت اور مارکیٹنگ: زیادہ تر سیلز اور مارکیٹنگ تنظیموں نے اپنی ای میلز اور انوائسنگ کے لیے آٹومیشن کو اپنایا ہے، لیکن ابھی بھی بہت سارے چھوٹے کاروبار موجود ہیں جو دستی راستے پر چلتے رہتے ہیں۔
5. فنانس اور بینکنگ: درخواستوں کے درمیان ڈیٹا کی منتقلی سے لے کر قرض کے دعووں کی پروسیسنگ، رسیدوں کا بیک اپ، کسٹمر اکاؤنٹ مینجمنٹ، ڈیٹا کی توثیق، اور دھوکہ دہی کا پتہ لگانے تک، بینکنگ انڈسٹری آٹومیشن کے بغیر ایک بڑی خرابی کا شکار ہو جائے گی۔
6. کسٹمر سروس: اپوائنٹمنٹ شیڈولنگ، فالو اپ میسجز، کسٹمر سپورٹ ٹکٹنگ اور مدد کے لیے کسٹمر کی معلومات کے اپ ڈیٹس سمیت۔
7. پرچون: آپ ویب سائٹس سے مصنوعات کی معلومات نکال سکتے ہیں اور ان کے ساتھ اپنے سسٹمز کو اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں، سیلز ای میلز درآمد کر سکتے ہیں، اپنی انوینٹری کو اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں، وغیرہ۔
8. ٹیلی کمیونیکیشنز کا: RPA کمپنیوں کو کلائنٹ کے ڈیٹا کا بیک اپ لینے، متعلقہ معلومات نکالنے اور کلائنٹ کے بلوں پر کارروائی کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔
9. صحت کی دیکھ بھال: مریض کے ڈیٹا پر کارروائی کرنا، طبی بلوں پر کارروائی کرنا، مریضوں کے ڈیٹا کو ذخیرہ کرنا، انشورنس پراسیس کرنا، وغیرہ۔
10. HR: پے رول پروسیسنگ سے لے کر ملازم کی آن بورڈنگ تک اور بہت سے دوسرے کام۔
11. ہوسٹنگ: ریزرویشنز اور بکنگ کا انتظام، گاہک کے تاثرات اور سروے، ادائیگی کی کارروائی، خدمت کی درخواستیں، اور بہت کچھ۔

آر پی اے کے نقصانات

اس کے بے شمار فوائد کے علاوہ، روبوٹک پروسیس آٹومیشن کے منفی پہلو/چیلنجز بھی ہیں۔ ذہن میں رکھنے کے لئے یہاں اہم ہیں۔

• ابتدائ اخراجات: ایک RPA حکمت عملی کا ابتدائی نفاذ مہنگا ہو سکتا ہے، کیونکہ اس میں RPA سافٹ ویئر کی لاگت، تربیت، انفراسٹرکچر، اور انضمام کے اخراجات شامل ہیں۔ اس لیے اس کی فزیبلٹی کا انحصار کاروبار کے بجٹ اور آپریشنز کے سائز پر ہے۔
• نفاذ کی پیچیدگی: سسٹم کو موجودہ آئی ٹی سسٹمز اور ورک فلو میں ضم کرنا ایک پیچیدہ اور وقت طلب معاملہ ہو سکتا ہے۔ مزید برآں، اس کی کامیابی کا انحصار ملازمین پر ہے اور وہ کتنے کوآپریٹو یا کھلے ذہن کے ہیں۔
• علمی حدود: روبوٹک پروسیس آٹومیشن بنیادی طور پر سخت، وضع کردہ اصولوں پر چلتی ہے، جس کا مطلب ہے کہ ان میں اکثر ایسے کاموں کے مسائل ہوں گے جن کے لیے انسانی تخلیقی صلاحیت یا فیصلہ سازی کی ضرورت ہوتی ہے۔ دوسری طرف، انہیں مزید لچکدار بنانے سے، غیر متوقع غلطیوں کے امکانات کھل جاتے ہیں۔ AI انضمام میں مدد ملے گی، لیکن اس کی بھی حدود ہیں۔

اپنے کاروبار میں RPA کا اطلاق کیسے کریں۔

زیادہ تر چھوٹے کاروباروں پر روبوٹک پروسیس آٹومیشن کو لاگو کرنا ایک بہتر ساختہ تنظیم بنا کر ان کے کاموں کو ہموار کرنے میں مدد کر سکتا ہے جس میں بالآخر کارکردگی کو بڑھانا چاہیے۔ اسے حاصل کرنے کے لیے یہاں ایک قدم بہ قدم گائیڈ ہے۔

مرحلہ 1: آٹومیشن کے مواقع کا اندازہ لگائیں۔

آپ کا پہلا قدم یہ ہے کہ آپ اپنی تنظیم کے ارد گرد تلاش کریں تاکہ عمل آٹومیشن کے لیے بہترین شعبوں کو آزمایا جا سکے۔ آپ دہرائے جانے والے کاموں کی تلاش کر رہے ہیں جو قواعد پر مبنی ہوں اور خودکار ہو سکیں۔ جتنا ہو سکے دریافت کریں۔ بصیرت کے لیے اپنے کارکنوں سے بات کریں۔

مرحلہ 2: کاروباری فوائد کا تعین کریں۔

اگلا، آپ کو اپنے منتخب کردہ ہر عمل کو خودکار کرنے کے کاروباری فوائد پر غور کرنے کی ضرورت ہے۔ ہر عمل کتنا پیچیدہ ہے اور آپ کے کاروبار میں مزدوری کی کتنی بچت لائی جا سکتی ہے؟ اپنے آٹومیشن کے کاموں کو ان کی سرمایہ کاری پر ممکنہ واپسی کی بنیاد پر درجہ بندی کریں۔

مرحلہ 3: صحیح RPA سافٹ ویئر کا انتخاب کریں۔

اب صحیح آر پی اے ٹول کا انتخاب کرنے کا وقت ہے یا اگر آپ کے پاس مہارت ہے تو خود سے ایک ڈیزائن کریں۔ ذیل میں سرفہرست پیشکشوں کی فہرست دی گئی ہے، بشمول بامعاوضہ اور اوپن سورس متغیرات۔

مرحلہ 4: چھوٹا شروع کریں۔

پانی کی جانچ کرنے اور چھوٹے پیمانے پر اپنی تنظیم میں RPA کے اثرات کا جائزہ لینے کے لیے پائلٹ پروجیکٹ کے ساتھ شروع کرنا بہتر ہے۔ یہ خطرات کو محدود کرتا ہے اور آپ کو بڑے منصوبوں سے نمٹنے میں کچھ تجربہ حاصل ہوتا ہے۔

مرحلہ 5: RPA اور ٹرین ٹیم کو نافذ کریں۔

یہ مرحلہ اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کے پاس کتنے ملازمین ہیں اور وہ کتنے ہیں۔ لہذا، یہ آسان یا مشکل ہوسکتا ہے، منحصر ہے. مقصد یہ ہے کہ آپ کے ملازمین یہ سمجھیں کہ بوٹس کے ساتھ کس طرح کام کرنا ہے، ان کی پیشرفت کی نگرانی کیسے کی جائے، اور اگر ضرورت ہو تو قدم بڑھائیں۔

مرحلہ 6: مشاہدہ اور تجزیہ کریں۔

کوئی بھی نظام کامل نہیں ہے - یہاں تک کہ بہترین کمپنیاں بھی بہتر ہوتی رہتی ہیں۔ لہذا، جب آپ نے اپنے کاروباری کاموں میں روبوٹک آٹومیشن کے کچھ درجے کو لاگو کیا ہے، تب بھی آپ کو اپنے مجموعی ورک فلو کی نگرانی کرنے اور ممکنہ اصلاح کے لیے علاقے تلاش کرنے کے لیے وقتاً فوقتاً ان کا تجزیہ کرنے کی ضرورت ہے۔

مقبول آر پی اے سافٹ ویئر کی فہرست

وہاں بہت سے RPA سافٹ ویئر حل موجود ہیں اور وہ تمام شکلوں میں دستیاب ہیں - مکمل طور پر تجارتی سے کمیونٹی اور اوپن سورس ورژن تک۔ یہ آپ پر منحصر ہے کہ آپ کے چھوٹے کاروبار کے لیے کیا بہتر ہے۔ یہاں سرفہرست اختیارات ہیں۔

• UiPath۔
• کہیں بھی آٹومیشن
• اچھا آر پی اے
• روبو کارپ
• ورک فیوژن
• IBM روبوٹک پروسیس آٹومیشن
• akaBot
• کوفیکس
• نوکری
• بلیو پرزم
• مائیکروسافٹ پاور آٹومیٹ
• آٹومیشن ایج
• ٹیگ یو آئی

اکثر پوچھے گئے سوالات

چھوٹے کاروباروں کے لیے روبوٹک پروسیس آٹومیشن کے حوالے سے اکثر پوچھے جانے والے سوالات درج ذیل ہیں۔

RPA روایتی آٹومیشن سے کیسے مختلف ہے؟

آر پی اے زیادہ لچکدار ہے، کیونکہ یہ نام، نمبر، صارف انٹرفیس، وغیرہ پر غور کرتا ہے تاکہ ایک ترتیب میں اپنی اگلی کارروائی کا فیصلہ کرے۔

کیا RPA میرے چھوٹے کاروباروں کے لیے اچھا ہے؟

ہاں، RPA چھوٹے کاروباروں کو مارکیٹ میں ایک بڑا مسابقتی برتری دے سکتا ہے۔

کیا مجھے اپنے کاروبار میں RPA نافذ کرنے کے لیے پروگرامنگ کی مہارت کی ضرورت ہے؟

نہیں، زیادہ تر RPA ٹولز غیر تکنیکی ماہرین کے لیے ڈیزائن کیے گئے ہیں اور وہ صارف کے لیے موافق ہیں۔

کیا RPA محفوظ ہے؟

ہاں، یہ ہو سکتا ہے۔ اچھے RPA سافٹ ویئر میں پہلے سے موجود حفاظتی خصوصیات ہیں، اور اگر آپ اپنی کمپنی میں ڈیٹا کے تحفظ کے اچھے اقدامات کو نافذ کرتے ہیں، تو آپ کو ٹھیک ہونا چاہیے۔

کیا ایک چھوٹا کاروبار RPA کے ذریعے اخراجات بچا سکتا ہے؟

ہاں، یہ کر سکتا ہے۔ لیکن یہ آپ کی صنعت اور ان عملوں پر منحصر ہے جنہیں آپ خودکار بنانا چاہتے ہیں۔

کیا مفت یا اوپن سورس RAP سافٹ ویئر ہیں؟

ہاں، بہت سے آر پی اے سافٹ ویئر جیسے UiPath۔ مفت کمیونٹی ایڈیشنز یا آزمائشی ورژن کے ساتھ آئیں۔ دوسرے پسند کرتے ہیں۔ روبو کارپ اور ٹیگ یو آئی اوپن سورس پروجیکٹس ہیں۔

نتیجہ

روبوٹک پروسیس آٹومیشن اور چھوٹے کاروباروں کے لیے اس کے فوائد کے بارے میں اس پوسٹ کو راؤنڈ اپ کرتے ہوئے، آپ دیکھ سکتے ہیں کہ آج کی دنیا میں آٹومیشن اب کوئی آپشن نہیں ہے – آپ یا تو پکڑ لیتے ہیں یا پیچھے رہ جاتے ہیں۔

تاہم، آپ اس مرحلے تک کیسے پہنچنے کا انتخاب کرتے ہیں، یہ آپ پر منحصر ہے۔ لیکن یاد رکھیں کہ ہر کاروبار منفرد ہوتا ہے اور صرف وہ لوگ جو اس شو کو چلا رہے ہیں وہ واقعی دنیاوی کاموں کو جان سکیں گے جو آٹومیشن.