اپنے کاروبار کو خودکار کرنے کا طریقہ

ورک فلو کو خودکار کرنا آپ کے کاروبار کو بڑھانے میں ایک بہت مددگار عنصر ہو سکتا ہے۔ ہو سکتا ہے ہم انسانی کارکنوں کی جگہ نہ لے سکیں، لیکن ہم ہمیشہ آٹومیشن متعارف کروا کر کارکردگی کو بڑھا سکتے ہیں۔

بہت سے کام ہیں جنہیں آپ کاروبار میں خودکار کر سکتے ہیں اور اسے کرنے کے بہت سے طریقے ہیں۔ یہاں تک کہ بہت سارے صنعت کے مخصوص سافٹ ویئر میں اب خود کی آٹومیشن خصوصیات شامل ہیں، لیکن ایسا سافٹ ویئر بھی ہے جو صنعتوں اور پلیٹ فارمز میں کام کرتا ہے۔

آپ جو بھی راستہ منتخب کرتے ہیں وہ آپ پر منحصر ہے، کیونکہ یہ آپ کے کاروبار پر منحصر ہے اور آپ کیا حاصل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں۔ یہ پوسٹ آپ کو موضوع کے بارے میں ایک وسیع نظریہ فراہم کرتی ہے اور بصیرت پر کچھ روشنی ڈالتی ہے جو آپ کے کاروبار کو اگلے درجے تک لے جا سکتی ہے۔

کمپیوٹر ایک آٹومیٹر ہے۔

جی ہاں اگرچہ زیادہ تر لوگ کمپیوٹر کو ایک حیرت انگیز ڈیوائس کے طور پر دیکھتے ہیں جو انہیں ویب براؤز کرنے اور سوشل میڈیا پر بات چیت کرنے دیتا ہے، لیکن بہت کم لوگ یہ سمجھتے ہیں کہ یہ ایک مشین ہے جو کام کرنے کے لیے بنائی گئی ہے۔

کمپیوٹر ایپس وہ ہدایات ہیں جو بدلے ہوئے حالات کی جانچ کرتے ہوئے ایک ہی کام کو بار بار کرتی رہتی ہیں۔ وہ حساب اور ڈرائنگ جیسے انسانی رویے کی تقلید کرکے بیرونی دنیا پر کام کرتے ہیں، لیکن وہ اسے بہت تیزی سے کرتے ہیں۔

یہاں بات یہ ہے کہ ایک بار جب آپ ہر کمپیوٹر، اسمارٹ فون، یا ویب سرور کو ٹاسک مانیٹرنگ اور مکمل کرنے والی مشین کے طور پر دیکھتے ہیں۔ تب آپ اپنی پیداواری صلاحیت کو بڑھانے کے لیے ان کی طاقت کا بہتر فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔

ورک فلو بمقابلہ عمل آٹومیشن

ایک چھوٹا سا فرق ہے جو آپ کو جاننے کی ضرورت ہے۔ اور ورک فلو آٹومیشن اور بزنس پروسیس آٹومیشن میں یہی فرق ہے۔

ورک فلو سے مراد وہ مراحل ہیں جن سے کسی کام کو مکمل کرنے کے لیے گزرنا پڑتا ہے۔ اس کا مطلب ہو سکتا ہے کہ ایک کارکن سے دوسرے کارکن کے پاس جانا، ٹیم کے کسی رکن کے ذریعے جانچ پڑتال، پھر سپروائزر کے ذریعے دستخط۔ وغیرہ وغیرہ۔ ورک فلو اکثر آسان ہوتے ہیں اور اس میں لوگوں اور دستاویزات کے درمیان تعامل شامل ہوتا ہے۔

دوسری طرف ایک کاروباری عمل میں زیادہ پیچیدہ اور باہم متعلقہ کام شامل ہوتے ہیں۔ اسے بہت سے ورک فلو کے ورک فلو کے طور پر بھی دیکھا جا سکتا ہے۔ مختلف باہم مربوط کاموں کا تال میل جو مجموعی طور پر کاروبار کی کامیابی کی ضمانت کے لیے مل کر کام کرتے ہیں۔

یہاں دونوں اصطلاحات کا ایک مختصر ٹیبلولر موازنہ ہے۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ یہ پوسٹ ورک فلو آٹومیشن پر مرکوز ہے۔

ورک فلو آٹومیشن	بزنس پروسیس آٹومیشن
کام کرنے کے لیے ایک یا زیادہ کاموں کا انتظام کرتا ہے۔	ایک یا ورک فلو کا انتظام کرتا ہے جس سے کام ہو جاتے ہیں۔
کام کی کارکردگی پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔	مجموعی نظام کوآرڈینیشن پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔
انسانی اور مشینی تعاملات شامل ہو سکتے ہیں۔	مزید تجریدی تنظیمی تصورات شامل ہیں۔
کم پیچیدہ اور لاگو کرنے میں تیز	زیادہ پیچیدہ اور توسیع پذیر
لوگوں اور دستاویزات کو منظم کرنے کے لیے بہترین	نظام، اقدامات، لوگوں کے انتظام کے لیے بہترین

ورک فلو آٹومیشن کے فوائد

جیسا کہ آپ تصور کر سکتے ہیں، ورک فلو آٹومیشن سے حاصل ہونے والے بہت سے فوائد ہیں۔ اور اگرچہ وہ بالآخر آپ کے عین کاروبار اور آپ کے کاموں پر منحصر ہوں گے، یہاں امید کے لیے عالمگیر فوائد کی فہرست ہے۔

• وقت بچت - یہ ایک واضح ہے. ایک بار جب آپ ان تمام دنیاوی اور دہرائے جانے والے کاموں کو خودکار کر لیتے ہیں جن کی اوسط آفس ورکر کو سالانہ 30 دن سے زیادہ خرچ کرنا پڑتا ہے، تو آپ کا وقت بچ جائے گا۔ دوم، پھر آپ اس بچائے گئے وقت کو کاروبار کو فروغ دینے کے لیے مزید نتیجہ خیز کوششوں میں لگا سکتے ہیں۔
  
  
• شفافیت - ورک فلو کا صحیح تجزیہ کرنے اور اسے خودکار کرنے کے لیے نظم و ضبط کی ایک سطح کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ، بدلے میں، آپ کے کاروبار کے کاموں کو سنبھالنے کے طریقے میں ترتیب پیدا کرتا ہے۔ یہ دیکھنا آسان ہے کہ پروجیکٹ کتنی تیزی سے آگے بڑھ رہا ہے اور تخمینہ لگانا۔
  
  
• کارکردگی اور ترقی کو فروغ دینا - اپنے کام کے حصوں کو خودکار بنانا آپ کی مجموعی کارکردگی کو بہتر بناتا ہے کیونکہ آپ کم انسانی ان پٹ کے ساتھ زیادہ کام کر سکتے ہیں۔ یہ فروغ اعلی پیداواری صلاحیت کا ترجمہ کرے گا، جس کے نتیجے میں کاروبار میں اضافہ اور زیادہ منافع ہوگا۔
  
  
• کم لاگت - کم انسانی مزدوری کے استعمال کا مطلب بھی کم اجرت ہے، جو آپریٹنگ اخراجات کو کم کرنے کا ترجمہ کرتا ہے۔ یہ فائدہ خاص طور پر بڑے کاروباری اداروں میں واضح ہوتا ہے، جہاں مجموعی بچت ایک قابل قدر رقم ہو سکتی ہے۔ تاہم، ذہن میں رکھیں کہ آٹومیشن عام طور پر مزدوری کے اخراجات کو کم کرتی ہے، انہیں ختم نہیں کرتی۔
  
  
• کم غلطیاں - یہ کچھ صنعتوں میں آٹومیشن کے بڑے فوائد میں سے ایک ہے۔ انسان غلطی کا شکار ہے، لہٰذا جن لوگوں کو لامتناہی ڈیٹا داخل کرنا پڑتا ہے وہ وقتاً فوقتاً غلطیاں کرتے رہتے ہیں۔ مشینیں ایسی غلطیاں نہیں کرتیں۔ اور یہاں تک کہ جب کوئی مسئلہ ہوتا ہے، اصلاحات زیادہ دیرپا ہوتی ہیں۔
  
  
• اسکیل ایبلٹی - ایک قابل توسیع کاروبار کا انتخاب اور اسے زیادہ سے زیادہ خودکار بنانا زیادہ تر انٹرنیٹ کروڑ پتیوں کی کامیابی کی کہانیوں کی بڑی وجہ ہے۔ ایک بار جب آپ نے دہرائے جانے والے کاموں کو مناسب طریقے سے ترتیب دیا اور خودکار بنا لیا، تو آپ کو اپنے کاروبار میں زیادہ پیسہ کمانے کے لیے صرف حجم کو کرینک کرنا ہے۔

ورک فلو آٹومیشن کے نقصانات

آپ کے کاروبار کے ورک فلو کو خودکار کرنے کا بڑا نقصان ابتدائی سرمایہ کاری ہے۔ اگرچہ یہ کاروبار سے دوسرے کاروبار میں مختلف ہوتا ہے، لیکن یہ سرمایہ کاری اس وقت پر مشتمل ہو سکتی ہے جب آپ کو آٹومیشن کے عمل کو سیکھنے کی ضرورت ہوتی ہے، آپ نے اسے خریدنے کے لیے جو رقم خرچ کی ہے، اور دیگر اخراجات۔

تاہم، آٹومیشن سے بہت سے کاروباروں کو حاصل ہونے والی کامیابیاں ظاہر کرتی ہیں کہ زیادہ تر سرمایہ کاری اس کے قابل ہوگی۔

خودکار کرنے کے لیے مثالی کام

ہر کام یا کاروبار خود کو آٹومیشن پر قرض نہیں دیتا۔ کچھ دوسروں کے مقابلے میں آسان ہیں۔ لہذا، یہ آپ پر منحصر ہے کہ پہلے چیک کریں اور دیکھیں کہ کیا کیا جا سکتا ہے اور کیا نہیں کیا جا سکتا۔ اکثر اوقات اب بھی، آپ کو بس اپنے ورک فلو کو مزید قابل انتظام کاموں میں آسان بنانے کی ضرورت ہے اور آپ اس کی آٹومیشن کو آسان بناتے ہیں۔

کچھ بھی ہو، درج ذیل قسم کے کاموں کو مختلف کمپنیوں نے مختلف طریقوں سے خودکار بنایا ہے۔ اور اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو بھی ایسے ہی لوگوں کو خودکار بنانے میں کامیابی ملنی چاہیے۔

• ڈیٹا جمع - پچھلی دہائیوں میں کمپیوٹرز اتنے اچھے ہو گئے ہیں کہ اعداد اور حروف پر مشتمل زیادہ تر کام آسانی سے خودکار ہو سکتے ہیں۔ یہ خاص طور پر ڈیجیٹائزڈ حروف تہجی کے لیے درست ہے، حالانکہ آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن (OCR) ٹیکنالوجی بہت پیچھے نہیں ہے۔ اگر آپ اسے دیکھ اور پڑھ سکتے ہیں، تو آپ کا کمپیوٹر بھی صحیح ایپلی کیشن کا استعمال کر سکتا ہے۔
  
  
• ہائی والیوم ٹاسکس - کمپیوٹر تیز ہیں اور تھکتے نہیں ہیں۔ جب کرنے کے لیے بہت سارے کام ہوتے ہیں، تو اکثر بہتر ہوتا ہے کہ پہلے خودکار کرنے کے لیے تھوڑا سا وقت گزارا جائے اور بعد میں وقت کی بچت کی جائے۔
  
  
• ایک سے زیادہ ان پٹ کی ضرورت ہے۔ - جب کاموں کو ہاتھ سے ہاتھ یا ڈیسک سے میز تک منتقل کرنا پڑتا ہے، تو ایک ہی رکاوٹ پورے کام کے بہاؤ کو روک سکتی ہے۔ لیکن اس میں سے زیادہ سے زیادہ خودکار کرنے سے رکاوٹیں کم ہوجاتی ہیں۔
  
  
• تھکا دینے والے کام - کچھ کام جہنم کی طرح بورنگ ہوتے ہیں اور تھوڑا سا اطمینان لاتے ہیں۔ لہذا، اگر آپ انہیں خودکار کر سکتے ہیں، تو بہت اچھا!

• وقت کے لحاظ سے حساس کام - ہو سکتا ہے کہ آپ اور آپ کی ٹیم کے اراکین آپ کی تمام کاروباری ضروریات کو پورا کرنے کے لیے ہمیشہ موجود نہ ہوں۔ اور اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ اکثر وقت کے لحاظ سے حساس کاموں کی ڈیڈ لائن سے محروم ہو سکتے ہیں۔ تاہم، اس طرح کے کچھ یا زیادہ تر کاموں کو خودکار کرنے سے مسئلہ حل ہونا چاہیے۔
  
  
• دہرائے جانے والے کام - کچھ کام احمقانہ طور پر دہرائے جاتے ہیں، اور کیا آپ پوچھیں گے کہ "کیا مجھے یہ کام جاری رکھنا چاہیے؟" آٹومیشن وہاں کا بہترین جواب ہے۔
  
  
• خرابی کے لیے بغیر کمرے کے کام - اگرچہ وہ اب بھی غلطیوں کا شکار ہیں، کمپیوٹر غلطیاں نہیں کرتے۔ لہذا، غلطی کا پتہ لگانے کے ساتھ ایک مناسب طریقے سے تشکیل شدہ خودکار نظام ہمیشہ درستگی کی سطحوں میں دستی نظاموں کو شکست دے گا۔
  
  
• انسانی وسائل - آن بورڈنگ سے لے کر اپ ڈیٹس، کمپنی کی خبریں، وقت سے باخبر رہنے، ملازمین کی چھٹیاں، بیمار اور چھٹی انتظامیہ۔ انسانی وسائل کا خودکار انتظام کسی بھی کاروبار کے لیے حیرت انگیز کام کر سکتا ہے۔
  
  
• اکاؤنٹنگ - اپنے اکاؤنٹنگ کو خودکار کرکے غلطیوں اور غیر ضروری سر درد سے بچیں۔
  
  
• فروخت اور مارکیٹنگ - بہت سارے مشہور ہیں۔ مارکیٹنگ اور CRM پلیٹ فارم جو آٹومیشن پیش کرتے ہیں۔ اور یہ کارکردگی اور منافع کو بڑھانے کے لیے ثابت ہوا ہے۔
  
  
• پراجیکٹ مینیجمنٹ کی - بہت پروجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارمز آپ کو خودکار اور وقت کی بچت بھی کرنے دیتا ہے۔

آٹومیشن ٹولز کی اقسام

ورک فلو آٹومیشن ٹولز کی 3 قسمیں ہیں جو آپ کو وہاں مل جائیں گی: کوڈڈ، لو کوڈ، اور کوئی کوڈ نہیں۔ یہاں ہر ایک پر ایک قریبی نظر ہے.

1. کوڈڈ آٹومیشن ٹولز - یہ وہ ٹولز ہیں جن کے لیے ضروری کاموں کو پورا کرنے کے لیے آپ کو کمپیوٹر کوڈ لکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ایک بہترین مثال لینکس شیل ہے۔
   
   
2. کم کوڈ آٹومیشن ٹولز - کم کوڈ والے ٹولز بنیادی طور پر بغیر کوڈنگ کے کام کرتے ہیں۔ لیکن آپ کو ابھی بھی کوڈ کرنے کا طریقہ جاننے کی ضرورت ہے، کیونکہ آپ کو اکثر تبدیلیاں کرنے یا کوڈ کی چند لائنیں داخل کرنے کی ضرورت ہوگی۔ سیلز فورس پلیٹ فارم ایک اچھی مثال ہے۔
   
   
3. کوئی کوڈ آٹومیشن ٹولز نہیں۔ - تقریباً ہر کوئی ان ٹولز کو استعمال کر سکتا ہے۔ اسے کام کرنے کے لیے آپ کو پروگرامنگ زبان جاننے کی ضرورت نہیں ہے۔ یہاں تک کہ بہت سے لوگ کارکردگی کے لیے خوبصورت اور سوچے سمجھے یوزر انٹرفیس کے ساتھ آتے ہیں۔

سرفہرست آٹومیشن سافٹ ویئر اور طریقے

آپ کے کاروبار کو خودکار کرنے کے بہت سے طریقے اور ٹولز ہیں۔ وہ مختلف طریقے سے کام کرتے ہیں، مختلف شرائط رکھتے ہیں، اور فہرست تقریبا لامتناہی ہے۔ تاہم، یہاں سرفہرست نام ہیں جن سے آپ کو آگاہ ہونا چاہیے۔

• Smartsheet - نام یہ سب کہتا ہے۔ بغیر کوڈ اور اسپریڈشیٹ جیسی ایپلی کیشن جو مختلف قسم کے ان پٹ فیلڈز پیش کرتی ہے۔ یہ ٹیموں کو خودکار طریقے سے تیزی سے کام کرنے کے قابل بھی بناتا ہے۔
  
  
• کرون - لینکس اور * نکس جاب شیڈولر۔ یہ آپ کو منٹوں سے مہینوں اور یہاں تک کہ سالانہ وقفوں پر کام کرنے کے لیے ملازمتیں ترتیب دینے دیتا ہے۔ یہاں کام کوئی بھی قابل عمل کمپیوٹر کوڈ ہوسکتا ہے۔
  
  
• شیل اسکرپٹنگ - لینکس شیل یا اپنی پسند کے کسی بھی OS پر کمانڈ لائن اسکرپٹ لکھنے کے لیے آپ کو کمپیوٹر پروگرامنگ کے علم کی ضرورت ہوگی۔ لیکن ایک بار جب آپ کر سکتے ہیں، تو بہت کم ہے کہ آپ خود کار نہیں کر سکتے، کیونکہ زیادہ تر ویب سرورز میں شیل ہوتا ہے۔
  
  
• انضمام کرنا - تمام سائز کی کمپنیوں کے لیے ورک فلو آٹومیشن حل پیش کرتا ہے۔ یہ ایک کم کوڈ پلیٹ فارم ہے جس میں پری بلٹ ایپس، فارمز، ای میل، موبائل فیچرز، API انٹیگریشنز اور ایک بدیہی انٹرفیس ہے۔
  
  
• Zapier - ایک مقبول بغیر کوڈ آٹومیشن پلیٹ فارم۔ Zapier کمپنیوں کو مارکیٹنگ سے لے کر آرڈر اور کسٹمر ریلیشن شپ مینجمنٹ تک ہر چیز کو خودکار بنانے میں مدد کرتا ہے۔ یہ آپ کو 3,000 سے زیادہ SaaS ایپس سے جوڑتا ہے۔
  
  
• IFTTT - یہ Zapier کی طرح ہے، لیکن ذاتی اور چھوٹے کاروباری استعمال پر تھوڑا زیادہ توجہ مرکوز کرتا ہے. IFTTT کا مطلب ہے If This then That، اور یہ بغیر کوڈ کے ترقیاتی پلیٹ فارم ہے۔
  
  
• نائنٹیکس - ایک کم کوڈ ورک فلو مینجمنٹ ٹول۔ اس میں بینکنگ سے لے کر فنانس، توانائی، مینوفیکچرنگ، حکومت وغیرہ تک بہت سی صنعتوں کے لیے پراسیس مینجمنٹ اور آٹومیشن کی خصوصیات ہیں۔ یہ لامحدود صارفین کے لیے ہر ماہ $955 سے شروع ہوتا ہے۔
  
  
• Hubspot - ایک متاثر کن اور خصوصیت سے بھرپور کسٹمر ریلیشن مینجمنٹ (CRM) پلیٹ فارم۔ یہ تمام قسم کے کاروبار کے لیے آٹومیشن کی بہت سی خصوصیات پیش کرتا ہے۔
  
  
• فلوکزو - ایک کم کوڈ اور کلاؤڈ بیسڈ ورک فلو اور بزنس پروسیس مینجمنٹ پلیٹ فارم۔ پیچیدہ آپریشنز والی کمپنیوں کے لیے مثالی۔
  
  
• کشش ثقل بہاؤ - یہ ورڈپریس سائٹس کے لیے ورک فلو مینجمنٹ اور آٹومیشن پلگ ان ہے۔
  
  
• ازگر - یہ Python پروگرامنگ زبان ہے۔ ایک جدید اور ورسٹائل کمپیوٹر زبان جو تقریباً تمام پلیٹ فارمز پر دستیاب ہے۔ یہ پڑھنا اور لکھنا آسان ہے اور آپ کو اس کی وسیع لائبریری کے ساتھ بہت ساری حیرت انگیز چیزیں کرنے دیتا ہے۔

نتیجہ

اس ورک فلو اور ٹاسک آٹومیشن پوسٹ کے اختتام پر، آپ نے وہاں بہت سے سرفہرست آپشنز دیکھے ہوں گے اور وہ کیا پیش کرتے ہیں۔

ہم سب کی مختلف ضروریات ہیں اور مہارت کی مختلف سطحیں ہیں۔ لہذا، یہاں کوئی واحد بہترین آپشن نہیں ہے۔ بلکہ، یہ آپ پر منحصر ہے کہ کون سا بہترین کام کرتا ہے۔