Produktivitetshöjning: Frigör 80/20-principen i ditt företag

Livet är inte balanserat – vissa saker är mer följdriktiga än andra. Tillämpat på företag betyder det att en minoritet av dina ansträngningar ger majoriteten av dina intäkter.

Vilfredo Pareto upptäckte för över 100 år sedan att relativt få människor hade en majoritet av rikedomen och det var födelsen av Pareto-principen, även känd som 80/20-principen.

Pareto-principen är universell – den fungerar överallt och påverkar allt. Det fungerar på företagens produktivitet och vinster, såväl som på marknader och kunder. Det här inlägget visar hur du får det att fungera för ditt företag.

Förstå Pareto- eller 80/20-principen

Om du är som de flesta andra kommer du att ägna lika mycket tid och ansträngning åt de olika uppgifterna som du behöver utföra för att hålla ditt företag igång. Pareto-principen säger dig helt enkelt att ett sådant tillvägagångssätt är fel eftersom de flesta av de uppgifter du lägger tid på bidrar väldigt lite till din resultat.

Hemligheten med att släppa lös 80/20-principen i ditt företag med produktivitetshöjningar är att förstå lagen om ojämlik fördelning – det finns få viktiga och många triviala faktorer som spelar in i alla situationer.

Genom att bli medveten om denna lag och söka efter dessa faktorer i ditt företag kommer du säkert att upptäcka unika mönster som är nyckeln till din produktivitetsökning. Allt du behöver veta är vad eller var du ska fokusera dina aktiviteter och principen om minsta ansträngning kommer att göra resten åt dig.

Variationer av principen

80/20 eller Pareto-principen är inte en fast matematisk funktion. Det är snarare en tumregel för naturfenomen och händelser, som förklarar frasen de vitala få och triviala många. 

I enklare termer är de fåtal vitala den minoritet som har betydelse i alla händelser, medan de triviala många är majoriteten som inte spelar någon roll. Med andra ord, 80/20-principen behöver inte alltid vara 20% och 80% relationer. Det kan också vara 10 % och 90 %, 30 % och 70 %, eller andra obalanserade relationer upp till 0.3 % och 99 %.

Du hittar denna naturliga relation överallt från företag till sport, ekonomi, sociala medier, problemlösning, mjukvaruutveckling och försäljning. 

Några exempel från det verkliga livet

En minoritet av buggar kan orsaka de flesta krascher i ett program. Ett fåtal kunder kanske tar upp större delen av din kundtjänsttid. De flesta användare kanske bara använder mindre än 40 % av funktionerna i din app eller så kommer 70 % av din försäljning från 31 % av dina kunder.

Verkligheten med 80/20 är universell – mångsidig och överallt. Här är en lista över vanliga händelser i Pareto-lagstiftningen i olika branscher.

• Inom finans har de rikaste 20 % av en befolkning ofta runt 80 % av rikedomen.
• En minoritet av ett företags produkter kommer att producera 80 % av dess försäljning.
• Inom handel är marknaderna i ett intervall för det mesta och gör bara skarpa rörelser en minoritet av tiden.
• En CPU exekverar endast cirka 20 % av en programvaruapps kod 80 % av tiden.
• Ungefär 80 % av kundtjänstklagomålen kommer från ett fåtal orsaker.
• 20 % av brottslingarna begår de flesta av brotten.
• De flesta föroreningarna orsakas av ett fåtal fabriker.
• Ungefär 80 % av sömnkvaliteten sker under ungefär 20 % av sömnen.
• Några av dina anställda är ansvariga för den mesta försäljningen i företaget.
• 20 % av skadedjuren kan orsaka majoriteten av skadorna på skörden.
• Ungefär 20 % av din investeringsportfölj kommer att producera majoriteten av dina intäkter.
• De flesta budgetöverskridanden orsakas av ett fåtal utgifter.
• Det mesta av vinsten i någon bransch tjänas av ett fåtal företag.
• En liten del av inläggen på sociala medier genererar de flesta delningar och gilla-markeringar.
• Majoriteten av marknaderna försörjs av få leverantörer.
• Ungefär 80 % av användarna interagerar med 20 % av en applikations användargränssnitt.
• En liten del av din matta har mest slitage.
• Endast ett fåtal av dina tankar kommer att leda till framgångsrika idéer.
• Cirka 20 % av städerna har 80 % av befolkningen.
• En liten andel av de som dricker konsumerar det mesta av alkoholen.
• Du använder bara cirka 20% av din kunskap 80% av tiden.

Fördelar med att anamma 80/20-principen

Att anamma 80/20 eller Pareto-principen och dess metoder kan ge många fördelar för ditt företag och här är några av dem.

1. Ökad effektivitet: 80/20-principen kan hjälpa dig att uppnå mer med mindre ansträngning eftersom den lär dig att fokusera på det som är viktigt och därmed maximera din effektivitet.
2. Högre lönsamhet: Att veta vilka aktiviteter eller kunder du ska fokusera på kommer att öka din lönsamhet och öppna ditt företag för nya vägar för tillväxt.
3. Bättre tidshantering: Att mestadels engagera sig i de viktiga aktiviteterna eller områdena i ett projekt hjälper dig och ditt team att få mer gjort på kortare tid och därmed öppnar upp mer tid för antingen annat arbete eller fritid.
4. Resursoptimering: Genom att anamma 80/20-principen kommer ditt företag att kunna optimera resurserna genom att fokusera mest på det som är viktigt. Detta kommer att sänka kostnader, lägre omkostnader, effektivisera arbetsflöden och mycket mer.

Pareto-diagram och diagram

Paretodiagram eller diagram är visuella hjälpmedel som kan hjälpa dig eller ditt team att se sambandet mellan orsaker och effekter i alla situationer. Den viktiga egenskapen här är den kumulativa andelen orsaker. Du letar efter de få artiklar som kumulativt utgör cirka 80 % av den totala summan så att du vet var du ska fokusera dina ansträngningar.

Följande är två Pareto-diagramexempel:

Img. 1. Paretodiagram över produktkategorier

Img. 2. Paretodiagram över kundgrupper

Som du kan se från illustrationerna utgör damskor, flip flops och herrskor nästan 80 % av försäljningsvolymen för detta teoretiska företag. Kunder av typ A, B och C ger lika mycket majoriteten (78 %) av vinsten, medan kunderna av typ G och H är förlustbringande, vilket kostar företaget cirka 2 % av vinsten.

Detta är en typisk situation i de flesta 80/20-analyser. Det naturliga målet här skulle vara att maximera företagets nuvarande marknadsföringskampanjer för damskor, flip flips och herrskor samtidigt som man genomför ytterligare forskning om pojkskor, flickskor och babyskor för att utforma en förbättrad marknadsföringsstrategi.

Samtidigt kommer företaget att lägga mer tid på att serva kundtyperna A, B och C, samtidigt som servicenivåerna för typ E och F sänks och att man allvarligt överväger att elda typ G och F.

Ja, du kan sparka en kund eller helt enkelt höja dina avgifter tillräckligt mycket för att den här kundgruppen antingen ska göra dina transaktioner lönsamma eller skicka dem att leta efter en billigare affär.

Hur du förändrar ditt företag på 80/20-vägen

För att förändra ditt företag på 80/20-sättet kräver du en 80/20-analys av dina affärstillgångar för att få tillräckligt med insikter för att göra en förändring. Du vill ha så mycket detaljerad data som möjligt, så att du kan skapa ett Pareto-diagram för var och en av dina affärstillgångsgrupper.

Varje företag är unikt och kommer att ha olika typer av tillgångar som utgör grunden. Så, följande är en lista över vanliga tillgångstyper och hur du får den information du behöver från dem för att åstadkomma någon förändring.

Affärstillgångar att optimera

• Processer: En process är den exakta uppsättningen steg som krävs för att skapa värde i ett företag. Det kan vara att ringa telefonsamtal, skapa en annonskampanj, utveckla en ny produkt, brainstorming, produkttillverkning, hålla ett föredrag, presentationer och mycket mer. Du vill samla in så mycket information från vart och ett av dina processsteg som du kan.
• Kunder: Vissa företag är kundfokuserade, medan andra inte är det. Så om ditt företag är beroende av betalande kunder måste du samla in så mycket information du kan om var och en av dem.
• Produkter: Här kan du fokusera på försäljningsvolym, lönsamhet, funktioner, månatliga återkommande intäkter, kundengagemang och alla andra mätvärden som kan ge dig djupare insikter i dina produkter.
• Tjänster: Företag inom servicebranschen kan likaväl använda 80/20-principen genom att segmentera sina kunder i olika demografier. Du vill separera dina högvärdiga eller mest värdefulla kunder från resten för att anpassa dina tjänster till dem. Detta är typiskt för freemium erbjudanden.
• Kampanjer: Att hålla reda på dina marknadsföringskampanjer och deras resultat kan också ge tillräckligt med data för att hjälpa dig att få optimeringsinsikter.
• Tid: Om du kan samla in data om hur du använder din tid på jobbet, kan du likaså tillämpa 80/20-principer för att optimera din produktivitet. En lösning är att använda ett tidsspårningsverktyg som t.ex Toggl.
• Andra verktyg: I verkligheten kan du använda 80/20-principen för att optimera nästan allt som du kan samla in data om och detta inkluderar alla typer av affärsverktyg och applikationer.

80/20 optimeringsprocedur

Nu när du har den nödvändiga informationen för de affärstillgångar som du vill optimera, här är nästa steg att följa.

1. Identifiera The Vital Få: Använd dina insamlade data för att skapa en Pareto-tabell eller ett diagram. Identifiera sedan de få viktiga ingångar som utgör cirka 80 % av utmatningen.
2. Fokusera dina aktiviteter på de viktiga få: Försök att stärka dina affärsaktiviteter med de vitala få. Oavsett om det är kampanjer, design, produktskapande eller tjänster. Försök att expandera din verksamhet endast inom dessa viktiga områden.
3. Eliminera eller delegera de triviala många: Du kan välja att delegera uppgifter förknippade med de triviala många eller eliminera de mest triviala som ger minst inverkan på ditt företag.
4. Skölj & Upprepa: Kom ihåg att 80/20 är en universell lag. Så efter att ha identifierat de viktigaste 20 % av dina indata, kan du ytterligare identifiera de viktigaste 20 % av de initiala 20 %. Med andra ord, dina viktigaste 4% eller ungefär.

Olika industrier & Pareto-applikationer

Pareto- eller 80/20-principen är universell. Detta innebär att du enkelt kan tillämpa det på alla typer av företag för att öka produktiviteten och vinsten, när du väl behärskar konsten att identifiera de nödvändiga egenskaperna att fokusera på i den branschen. Här är en snabb sammanfattning.

• Detaljhandeln: Identifiera bästsäljande produkter eller produktkategorier. Segmentera kunder och optimera hyllutrymmet.
• Servicebaserad: Segmentera dina kunder och tillhandahåll fler tjänster till din värdefulla demografi.
• Produktion: Effektivisera din verksamhet med 80/20-analys och optimering för att implementera lean manufacturing-koncept, optimera värdekedjan och minska de totala kostnaderna.
• Software Development: Identifiera och implementera de mest kritiska funktionerna som kunderna värdesätter i en applikation. Detta hjälper dig att möta behoven hos de flesta användare. Fokusera också på att lösa de viktigaste felen först.
• E-handel: Optimera webbdesign, produktplacering och kampanjer för bättre riktade kampanjer och mer anpassad kundupplevelse.
• Projektledning: Prioritera dina mest kritiska uppgifter för att starta dina projekt. Ta itu med de mest effektfulla aktiviteterna för att snabbt slutföra de 20 % av uppgifterna som rymmer 80 % av ett projekts värde.
• Prenumerationsbaserad: Identifiera de värdefulla prenumeranter som genererar mest intäkter för dig, skräddarsy sedan bättre tjänster för dem, bygg bättre relationer och förbättra kundbehållningen.
• Marknadsföring och reklam: Identifiera och fokusera organisationens ansträngningar på de mest avgörande marknadsförings- och reklamuppgifterna först.
• Forskning: AI-modeller lär sig viktiga och icke-väsentliga funktioner i alla applikationer genom miljontals försök och misstag. Ett 80/20-förhållningssätt inom vilket forskningsfält som helst kommer å andra sidan att göra det snabbare och lättare för dig att uppnå genombrott genom att specifikt leta efter viktiga faktorer.
• Investera: Lär dig att leta efter de viktigaste framgångsfaktorerna innan du investerar i ett företag. De Stjärnprincip by Richard Cook gör denna process enkel.

Vanliga frågor om partihandel med mat och dryck

Här är vanliga frågor om 80/20-principen och produktivitetshöjning.

Slutsats

När du avrundar den här snabbguiden om hur du släpper lös Pareto- eller 80/20-principen och hur den kan ge ditt företag den produktivitetsökning den behöver för mer vinst, måste du förstå att vi knappt har skrapat på ytan av denna universella sanning.

För att läsa mer om Paretos lag och hur den kan förändra ditt liv och företag, överväg att ta tag i Richard Cooks tidlösa klassiker”80/20-principen".
Han myntade till och med begreppet 80/20-principen.