Hur du automatiserar ditt företag

Att automatisera arbetsflöden kan vara en mycket användbar faktor för att växa ditt företag. Vi kanske inte kan ersätta mänskliga arbetare, men vi kan alltid öka effektiviteten genom att införa automatisering.

Det finns många uppgifter som du kan automatisera i ett företag och många sätt att göra det. Även många branschspecifika program har nu sina egna automationsfunktioner, men det finns också programvara som fungerar över branscher och plattformar.

Vilket sätt du än väljer är upp till dig, eftersom detta beror på din verksamhet och vad du försöker uppnå. Det här inlägget ger dig en bred bild av ämnet och belyser insikter som kan ta ditt företag till nästa nivå.

Datorn är en automatör

Ja. Även om de flesta ser datorn som en fantastisk enhet som låter dem surfa på webben och interagera på sociala medier, är det färre som inser att det är en maskin som är designad för att fungera.

Datorappar är instruktioner som fortsätter att göra samma saker om och om igen samtidigt som de letar efter ändrade förhållanden. De verkar på omvärlden genom att efterlikna mänskligt beteende som beräkningar och ritningar, men de gör det mycket snabbare.

Poängen här är att när du ser varje dator, smartphone eller webbserver som den uppgiftsövervaknings- och slutförandemaskin som den är. Då kan du bättre utnyttja deras kraft för att öka din produktivitet.

Arbetsflöde vs processautomation

Det finns en liten skillnad som du behöver känna till. Och det är skillnaden mellan automatisering av arbetsflöden och automatisering av affärsprocesser.

Ett arbetsflöde hänvisar till de steg som en uppgift måste gå igenom för att bli klar. Detta kan innebära att gå från en arbetare till en annan, bli kontrollerad av en gruppmedlem och sedan undertecknad av en arbetsledare. Och så vidare. Arbetsflöden är ofta enkla och involverar interaktion mellan människor och dokument.

En affärsprocess, å andra sidan, innebär mer komplexa och sammanhängande uppgifter. Det kan också ses som ett arbetsflöde av många arbetsflöden. Samordning av olika sammanlänkade uppgifter som samverkar för att garantera framgången för verksamheten som helhet.

Här är en kort jämförelse av båda termerna i tabellform. Observera att det här inlägget fokuserar på automatisering av arbetsflöden.

Arbetsflödesautomation	Affärsprocessautomation
Hanterar en eller flera uppgifter för att få ett jobb gjort	Hanterar ett eller arbetsflöden som får jobb gjorda
Fokuserar på arbetseffektivitet	Fokuserar på övergripande systemsamordning
Kan involvera interaktioner mellan människor och maskiner	Innebär mer abstrakta organisationsbegrepp
Mindre komplex och snabbare att implementera	Mer komplex och skalbar
Bäst för att organisera människor och dokument	Bäst för att hantera system, initiativ, människor

Fördelarna med automatisering av arbetsflöden

Som du kan föreställa dig finns det många fördelar att vinna med automatisering av arbetsflöden. Och även om de i slutändan kommer att bero på din exakta verksamhet och de uppgifter du gör, här är en lista över universella fördelar att förvänta sig.

• Tidsbesparingar – Den här är uppenbar. När du väl har automatiserat alla dessa vardagliga och repetitiva uppgifter som kostar den genomsnittliga kontorsarbetaren över 30 dagar per år, kommer du att spara tid. För det andra kan du sedan investera denna sparade tid i mer produktiva ansträngningar för att öka verksamheten.
  
  
• Öppenhet – Det krävs en nivå av disciplin för att korrekt analysera ett arbetsflöde och automatisera det. Detta skapar i sin tur ordning och reda i hur ditt företag sköter sina uppgifter. Gör det lättare att se hur snabbt ett projekt fortskrider och att göra uppskattningar.
  
  
• Effektivitet och tillväxtboost – Att automatisera delar av ditt arbete förbättrar din totala effektivitet eftersom du kan få mer arbete gjort med mindre mänsklig insats. Denna ökning kommer att leda till högre produktivitet, vilket i sin tur leder till affärstillväxt och mer vinster.
  
  
• Lägre kostnader – Att använda mindre mänsklig arbetskraft innebär också färre löner, vilket leder till lägre driftskostnader. Denna fördel är särskilt uppenbar i större företag, där de kumulativa besparingarna kan uppgå till en ansenlig summa. Tänk dock på att automatisering i allmänhet minskar arbetskostnaderna, inte eliminerar dem.
  
  
• Färre misstag – Det här är en av de stora automationsfördelarna i vissa branscher. Människan är felbenägen, så de som måste mata in oändliga mängder data kommer att göra misstag då och då. Maskiner gör inte sådana misstag. Och även när det finns ett problem varar korrigeringarna längre.
  
  
• Skalbarhet – Att välja ett skalbart företag och automatisera det så mycket som möjligt är huvudorsaken bakom de flesta internetmiljonärers framgångshistorier. När du väl har strukturerat och automatiserat repetitiva uppgifter på rätt sätt, är allt du behöver för att tjäna mer pengar i ditt företag att helt enkelt skruva upp volymen.

Nackdelarna med automatisering av arbetsflöden

Den stora nackdelen med att automatisera ditt företags arbetsflöde är den initiala investeringen. Även om det varierar från företag till företag, kan denna investering bestå av den tid du behöver för att lära dig automatiseringsprocessen, pengarna du spenderade för att köpa den och alla andra kostnader.

De framgångar som många företag upplever från automatisering visar dock att de flesta av investeringarna kommer att vara värda det.

Idealiska uppgifter att automatisera

Inte varje uppgift eller verksamhet lämpar sig för automatisering. Vissa är lättare än andra. Så det är upp till dig att kontrollera först och se vad som kan och inte kan göras. Oftast behöver du bara förenkla ditt arbetsflöde till mer hanterbara uppgifter och du förenklar dess automatisering.

Vad som än händer har följande typer av uppgifter automatiserats på olika sätt av olika företag. Och detta betyder att du också bör lyckas med att automatisera liknande.

• Datainsamling – Datorer har blivit så bra under de senaste decennierna att det mesta arbetet med siffror och bokstäver lätt kan automatiseras. Detta gäller särskilt för digitaliserade alfabet, även om teknologin för optisk teckenigenkänning (OCR) inte ligger långt efter. Om du kan se och läsa den, så kan din dator också göra det med rätt applikation.
  
  
• Uppgifter med hög volym – Datorer är snabba och tröttnar inte. När det finns mycket arbete att göra, är det ofta bäst att lägga lite tid på att först automatisera och spara tid senare.
  
  
• Behöver flera ingångar – När uppgifter måste passera från hand till hand eller skrivbord till skrivbord, då kan en enda flaskhals störa hela arbetsflödet. Men att automatisera så mycket som möjligt minskar störningarna.
  
  
• Tråkiga uppgifter – Vissa uppgifter är tråkiga som fan och ger lite tillfredsställelse. Så om du kan automatisera dem, så bra!

• Tidskänsliga uppgifter – Du och dina teammedlemmar kanske inte alltid är där för att ta hand om alla dina affärsbehov. Och det gör att du ofta missar deadlines för tidskänsliga uppgifter. Att automatisera vissa eller de flesta av sådana uppgifter borde dock lösa problemet.
  
  
• Upprepade uppgifter – Vissa uppgifter är dumt repetitiva och kommer att få dig att fråga "måste jag fortsätta göra det här?". Automation är det bästa svaret där.
  
  
• Inga-utrymme-för-fel-uppgifter – Även om de fortfarande är benägna att göra fel, gör datorer inga misstag. Så ett korrekt konfigurerat automatiserat system med feldetektering kommer alltid att slå manuella system i noggrannhetsnivåer.
  
  
• Human Resources – Från onboarding till uppdateringar, företagsnyheter, tidsregistrering, anställdas semester, sjuk- och ledighetsadministration. Att automatisera personalhantering kan göra underverk för alla företag.
  
  
• Redovisning – Undvik misstag och onödig huvudvärk genom att automatisera din bokföring.
  
  
• Försäljning och marknadsföring – Det finns många populära marknadsföring och CRM-plattformar som erbjuder automatisering. Och detta har visat sig öka effektiviteten och vinsten.
  
  
• Projektledning - Många projektledningsplattformar låter dig även automatisera och spara tid.

Typer av automationsverktyg

Det finns tre typer av verktyg för automatisering av arbetsflöden som du hittar där: kodad, låg kod och ingen kod. Här är en närmare titt på var och en.

1. Kodade automationsverktyg – Det här är verktyg som du behöver skriva datorkod för för att utföra de nödvändiga uppgifterna. Ett perfekt exempel är Linux Shell.
   
   
2. Lågkodsautomationsverktyg – Lågkodsverktyg fungerar i princip utan kodning. Men du behöver fortfarande veta hur du kodar, eftersom du ofta behöver göra ändringar eller ange några rader kod. Salesforce-plattformen är ett bra exempel.
   
   
3. Inga kodautomatiseringsverktyg – Nästan alla kan använda dessa verktyg. Du behöver inte kunna ett programmeringsspråk för att få det att fungera. Många kommer till och med med vackra och genomtänkta användargränssnitt för effektivitet.

Bästa automatiseringsprogram och metoder

Det finns många sätt och verktyg för att automatisera ditt företag. De fungerar olika, har olika förutsättningar och listan är nästan oändlig. Men här är de bästa namnen där ute som du bör vara medveten om.

• Smartsheet – Namnet säger allt. En kodfri och kalkylbladsliknande applikation som erbjuder olika typer av inmatningsfält. Det gör det också möjligt för team att arbeta snabbare genom att automatisera.
  
  
• Cron – Linux & *nix jobbschemaläggare. Det låter dig ställa in jobb som ska utföras med bestämda intervall från minuter till månader, och till och med årligen. Ett jobb här kan vara vilken körbar datorkod som helst.
  
  
• Shell-skript – Du behöver kunskap om datorprogrammering för att kunna skriva kommandoradsskript på Linux-skalet eller valfritt operativsystem. Men när du väl kan, då är det lite du inte kan automatisera, eftersom de flesta webbservrar har ett skal.
  
  
• Integrera – Erbjuder lösningar för automatisering av arbetsflöden för företag av alla storlekar. Det är en lågkodsplattform med förbyggda appar, formulär, e-post, mobilfunktioner, API-integrationer och ett intuitivt gränssnitt.
  
  
• Zapier – En populär automationsplattform utan kod. Zapier hjälper företag att automatisera allt från marknadsföring till order- och kundrelationshantering. Den förbinder dig med över 3,000 XNUMX SaaS-appar.
  
  
• Ifttt – Det liknar Zapier, men något mer fokuserat på personligt bruk och småföretag. IFTTT står för If This Then That och är en utvecklingsplattform utan kod.
  
  
• nintex – Ett verktyg för hantering av arbetsflöden med låg kod. Den har processhantering och automatisering för många branscher från bank till finans, energi, tillverkning, myndigheter och så vidare. Det börjar på $955 per månad för obegränsade användare.
  
  
• Hubspot – En imponerande och funktionsfylld plattform för kundrelationshantering (CRM). Den erbjuder många automationsfunktioner för alla typer av företag.
  
  
• Flokzu – En lågkodad och molnbaserad arbetsflödes- och affärsprocesshanteringsplattform. Idealisk för företag med komplex verksamhet.
  
  
• Gravitation Flow – Detta är ett plugin för arbetsflödeshantering och automatisering för WordPress-webbplatser.
  
  
• Python – Det här är programmeringsspråket Python. Ett modernt och mångsidigt datorspråk som är tillgängligt på nästan alla plattformar. Det är lätt att läsa och skriva och låter dig göra massor av fantastiska saker med sitt stora bibliotek.

Slutsats

När du kommer till slutet av detta inlägg om arbetsflöde och automatisering av uppgifter har du sett de många bästa alternativen där ute och vad de har att erbjuda.

Vi har alla olika behov och har olika kompetensnivåer. Så det finns inget enskilt bästa alternativ här. Det är snarare upp till dig att hitta vad som fungerar bäst.