Embracing Kaizen: Excellence Through Continuous Innovation

Kaizen är ett japanskt ord som löst översätts till "Bra förändring" eller "förändring till det bättre" på engelska. Det är en filosofi för ständiga förbättringar i strävan efter excellens.

Masaki Imai populariserade Kaizen-filosofin med sin bok från 1986 med titeln "Kaizen: Nyckeln till japansk konkurrenskraftig framgångDen förespråkar att små inkrementella förändringar görs över tiden, som ett enklare sätt att uppnå produktivitets-, effektivitets- och kvalitetsförbättringar.

Kaizen-sättet fungerar för teknik, produktion, tjänstebaserade företag och till och med personlig utveckling och många andra områden i livet. Det här inlägget visar dig hur ditt företag kan uppnå excellens genom att anamma Kaizens principer för kontinuerlig innovation.

Kaizen vs innovation

Kärnan i Kaizen-filosofin ligger det mänskliga tillståndet – vi är känslovarelser som ofta agerar irrationellt. Anledningen är att den mänskliga hjärnan är kopplad att komma in i Kamp eller flykt läge när den känner av rädda känslor, såsom förändring. Denna mekanism hanteras av hjärnans amygdala och är en hjälpsam överlevnadsmekanism. Men på minussidan gör det ofta innovation svårt för människor.

Innovation avser här radikal förändring i en verksamhet eller annan miljö. En begäran om att engagera sig i en större förändring utlöser vanligtvis den mänskliga rädslan eller ångesten, som aktiverar mitthjärnan och håller den personen känslomässig över problemet. I själva verket går dessa känslor förbi neocortex som hanterar det rationella tänkande och logik som krävs för ett sådant jobb.

Kaizen, å andra sidan, förespråkar små förändringar som är emotionellt obetydliga. Detta tillvägagångssätt håller personen i ett rättfärdigt, rationellt sinnestillstånd och gör det lättare att skapa ständiga förbättringar i både professionella och personliga miljöer. Kaizen menar att ingen process kan vara perfekt, eftersom det alltid kommer att finnas utrymme för förbättringar. Detta lägger grunden för att uppnå excellens genom kontinuerligt lärande och tillväxt.

Löftet om en bra förändring

Kaizen-filosofin har skapat många ledningssystem som används av otaliga framgångsrika och globala varumärken för att uppnå excellens inom sina olika områden.

Från Toyotas Just-In-Time-produktionssystem till applikationer på sjukhus, mjukvaruutveckling, flygplatser, stormarknader och många andra industrier, är Kaizen kärnan i Lean tänkande och produktion kultur.

Kaizen är en ledningsstrategi som syftar till att uppnå stora bedrifter genom disciplin och tålamod. Att sakta snickra på dina mål genom gradvis processförbättring och en långsiktig strategi, ger ett icke-teknologiskt och ofta billigare förhållningssätt till innovation.

Det var så den japanska tillverkningsindustrin uppnådde avsevärda förbättringar av produktkvalitet och kostnadsminskningar under 1960- och 70-talen, vilket ledde till Masaaki Imais klassiska bok.

Viktiga Kaizen-principer

Kaizens principer utgör grunden för rörelsen och dess många variationer. Här är de viktigaste som du behöver veta.

• Ständiga förbättringar: Kaizen betonar strävan efter excellens genom att göra små men kontinuerliga förbättringar över tiden. För även om det är omöjligt att uppnå perfektion i någon process, är det fortfarande möjligt att uppnå en så hög nivå av excellens efter så många iterationer att resultatet av dina ansträngningar börjar se perfekt. Denna process inkluderar kontinuerliga granskningar, anpassningar och standardisering.
• Små, inkrementella förändringar: Stora förändringar kan leda till stora problem, eftersom ju större förändring som krävs, desto mer känslomässiga problem, komplexitet, kapital och radikala operationer kan behövas för att genomföra den. En liten förändring är å andra sidan vanligtvis ingen stor sak. Men när du gör det om och om igen, då händer Kaizens magi.
• Employee Empowerment / Gemba: Kaizen förstår att endast de som är närmast en uppgift eller process har de bästa förutsättningarna att identifiera förbättringsområden. Till exempel är det bara de som använder ett företags mjukvaruverktyg som bäst kan ge feedback för att göra förbättringar. Detsamma gäller för varje teammedlem eller de anställda på ett företag, alla måste ta del av företagets problemlösning och beslutsfattande.
• Datadrivna beslut: Kaizen förespråkar insamling och analys av verkliga processdata för att hjälpa till att fatta förbättringsbeslut.
• Process inte resultat: Kaizen lär operatören att fokusera på processen och inte på resultatet. Till exempel, om resultatet är en fysisk produkt som har defekter, betyder det att dess produktionsprocess på något sätt var felaktig. Detta innebär också att du bara kan rätta till bristen genom att studera produktionsprocessen och göra nödvändiga ändringar.
• Fokusera på kvalitet: Kaizen-systemet fokuserar också på att förbättra kvaliteten på en organisations resultat genom att fokusera på och förbättra processerna som skapar dessa utdata.
• Standardisering: Genom att standardisera sina processer, minskar vilken organisation som helst varians och sparar tid och kostnader, samtidigt som den övergripande kvaliteten på sina färdiga produkter ökar. Kaizen erbjuder ramverket PDCA/SDCA för att hjälpa till att standardisera och iterera ett företags produktionsprocesser. Beroende på bransch kan standardisering vara så enkelt som att skriva en Standard bruksanvisning för servicearbetare eller skapa ett verktygsstödt system som inkluderar specifika mätningar för varje steg i processen.
• Eliminering av avfall: Kaizen lär ut att avfall (mudra) är en effektivitets- och lönsamhetsdödare. Så, det förespråkar eliminering av de 7 mudras från alla dina verksamheter för att öka effektiviteten. Dessa avfall inkluderar överproduktion, rörelse, inventering, defekter, överbearbetning, transport och väntan. Ju mer du minskar var och en av dessa produktionsfaktorer i din organisation, desto högre är din operativa effektivitet.
• Eliminering av stam: Överbelastning eller påfrestning, även känd som muri på japanska, kan lika mycket försämra ett företags produktion. En sådan eliminering innebär att man använder rätt verktyg och kapacitet för jobbet, anställer eller utbildar kvalificerad personal, och så vidare.
• Nästa process är kunden: Denna princip stämmer väl överens med strävan efter högsta kvalitet. Istället för att kontrollera en produkt en gång i slutet av dess utveckling, kontrolleras produkten för kvalitet vid varje tidpunkt genom att behandla nästa process som en kund. Denna princip vilar skyldigheten att kvalitetskontrollera på varje föregående process som måste tillhandahålla de bästa kvalitetsprodukterna för dess kunder (nästa process) att arbeta med.

Ansöker Kaizen till företag

Att tillämpa Kaizen-principer på ditt företag beror på din typ av organisation och de processer som du behöver förbättra. Så ditt företag kan vara en 1-mans outfit, ett team eller en stor organisation, men de grundläggande principerna förblir desamma och applikationen är som följer.

• Främja en Kaizen-kultur: Att ha en Kaizen-kultur i din organisation är mycket viktigt eftersom det lägger grunden för ständiga förbättringar. Du måste träna hela laget. Alla anställda måste vara med och förstå att inget bidrag är för litet. Ledarskapet bör också åta sig att hålla regelbundna möten med hela teamet för att diskutera och hitta lösningar.
• Identifiera de mest relevanta frågorna: Du kommer alltid att ha problem som du behöver arbeta med och förbättra. Kaizen förespråkar Gemba-principen. Det vill säga att samla in input från den exakta stationen där arbetet sker. Du kan också använda dataanalys, förslagsrutor, kundfeedback, prestationsmått och andra lösningar för att identifiera förbättringslösningar. Om det är många problem kan du prioritera uppgifterna med hjälp av en 80/20 analys för bästa resultat.
• Kör Kaizen-processen: PDCA/SDCA för Plan-Do-Check-Act / Standardize-Do-Check-Act är de stora processcyklerna, där du gör de nödvändiga förbättringarna i organisationen. SDCA görs alltid först, så du kan skapa standarder, och sedan är efterföljande cykler PDCA. Så här fungerar det
  
  1. Planera/Standardisera: Att planera här syftar på att skapa ett mål för förbättringar inom alla delar av din verksamhet. Kaizen-filosofin kräver att det alltid finns ett mål för förbättring och handlingsplaner på plats för att uppnå det. Vid första körningen, och varje gång en avvikelse inträffar, bör det dock ske en standardisering. Standardiseringssteget anger reglerna, mätvärdena eller exakta steg som ska följas varje gång arbetet utförs. Och först efter att arbetsprocessen har stabiliserats, gör du nu förbättringsplaner för varje cykel eller iteration.
  2. Do: Det här är helt enkelt processen att utföra arbetet genom att följa standarderna i steg 1) ovan.
  3. Kolla upp: Du kontrollerar processen för att avgöra om din implementering har uppnått önskade resultat eller fortfarande är på rätt spår.
  4. Agera: Syftar på att utföra den nya proceduren och normalisera den som standardsättet för att hantera en sådan uppgift i ditt företag.
     
• Skölj & Upprepa: Kaizen handlar om ständiga förbättringar och innovation, så du måste fortsätta efter varje cykel. Eller så kan du lika gärna fokusera dina förbättringsansträngningar på en annan process. Skölj bara och upprepa.

Tillämpa Kaizen i vardagen

Du kan likaså tillämpa Kaizen-filosofin i ditt personliga liv för att få resultat från aktiviteter som att komma i form, äta bättre, studera, arbeta och nå olika mål. Tricket här är att fokusera på små och känslomässigt irrelevanta mål till en början. Något som inte kommer att stressa dig eller göra dig orolig på något sätt.

Om du till exempel vill komma i form genom att jogga kan du sätta upp ett relativt enkelt mål att jogga på plats bara 1 minut om dagen och sedan växa därifrån. Om du vill sluta röka kan du minska en enda sticka från dina cigaretter varje vecka eller månad, tills du slutar. Du kan också ägna bara 5 minuter åt att tänka eller arbeta på ett stort eller skrämmande projekt tills det börjar rulla.

Målet är att börja med små steg och sedan göra små, inkrementella och kontinuerliga förändringar över tiden. Det fungerar eftersom det tar bort förhalning, ångest och andra självsaboterande beteenden som hindrar människor från att nå sina mål.

Lista över Kaizen-fraser och begrepp

Eftersom Kaizen-filosofin har sitt ursprung i Japan, kommer du att hitta många japanska termer som ständigt används med den. Här är en snabb lista över stora Kaizen-termer och deras betydelser.

5S: De fem (5S) av god hushållning är som följer.

1. Seiri (Sortera): Klassificera föremål, behåll de nödvändiga föremålen och kassera onödiga föremål.
2. Seiton (räta ut): Organisera dina verktyg efter användning för att minimera tid och ansträngning.
3. Seiso (skrubb): Rengör och håll din arbetsplats ren.
4. Seiketsu (systematisera): Följ systemet och använd rätt verktyg, skydd och utrustning.
5. Shitsuke (Standardisera): Behåll självdisciplin.

Förändra: Muda betyder avfall och det finns 7 mudas eller avfall, enligt följande.

1. Överproduktion: Att producera mer än vad som behövs är slöseri.
2. Lager: Massor av färdiga eller ofärdiga produkter i lagret tillför inget värde.
3. defekter: Varje defekt produkt är ett slöseri med resurser.
4. Motion: Fysisk ansträngning som inte ger produkten mervärde är slöseri.
5. Överbearbetning: Ett felaktigt och ooptimerat bearbetningssätt kan vara slösaktigt.
6. väntar: En tomgångsoperatör är ett slöseri.
7. Johtin: Ju mer en produkt transporteras, desto mer avfall skapas.

Gemba: Platsen där saker eller arbete händer. Varje chef behöver en förstahandsupplevelse.

Muri: (Overburden) En ansträngande situation. Som att ge en ny anställd jobbet som en veteranarbetare utan att först ge honom ordentlig utbildning.

Mura: (Variation) Detta händer när det smidiga flödet av arbete stoppas på grund av små skillnader i uppgiften eller tid som spenderas på processen. Standardisering tar hand om detta.

Jidoka: Automation

Organisationer som använder Kaizen

Många stora och små organisationer som du vet använder Kaizens principer i sin verksamhet. De inkluderar alla från Toyota till Sony, Canon, Panasonic, Honda, Samsung, Nestle, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes och regeringar som Förenade Arabemiraten, Mauritius , Kenya och Indien.

Självklart fortsätter listan.

Vanliga frågor om partihandel med mat och dryck

Här är några vanliga frågor relaterade till Kaizen-metoden och kontinuerlig innovation.

Slutsats

När du sammanfattar den här snabbguiden om Kaizens principer och hur de kan hjälpa dig att uppnå excellens i ditt företag genom kontinuerlig innovation, bör du ha en idé eller två vid det här laget, om hur du ska implementera några förändringar.

Kaizen är en vägledande filosofi och dess metoder är inte huggna i sten. Men när du följer dess vägledning och ger dig ut på din resa av kontinuerlig transformation, då kommer du säkerligen att uppnå excellens.