Как автоматизировать свой бизнес

Устали от скучной, повторяющейся работы и ищете способы автоматизировать свой бизнес и сэкономить время? Вот все, что вам нужно знать.

Автоматизация рабочих процессов может стать очень полезным фактором для развития вашего бизнеса. Возможно, мы не сможем заменить людей, но мы всегда можем повысить эффективность, внедрив автоматизацию.

Есть много задач, которые вы можете автоматизировать в бизнесе, и много способов сделать это. Даже многие отраслевые программы теперь включают в себя собственные функции автоматизации, но есть также программы, которые работают в разных отраслях и на разных платформах.

Какой бы способ вы ни выбрали, решать вам, так как это зависит от вашего бизнеса и того, чего вы пытаетесь достичь. Этот пост дает вам широкое представление о предмете и проливает свет на идеи, которые могут вывести ваш бизнес на новый уровень.

Компьютер — это автомат

Да. Хотя большинство людей считают компьютер удивительным устройством, которое позволяет им просматривать веб-страницы и взаимодействовать в социальных сетях, немногие понимают, что это машина, предназначенная для выполнения работы.

Компьютерные приложения — это инструкции, которые повторяют одни и те же действия снова и снова, проверяя изменение условий. Они воздействуют на внешний мир, подражая человеческому поведению, такому как расчеты и рисование, но делают это гораздо быстрее.

Дело в том, что как только вы увидите каждый компьютер, смартфон или веб-сервер как машину для мониторинга и выполнения задач, которой они и являются. Тогда вы сможете лучше использовать их возможности для повышения производительности.

Рабочий процесс против автоматизации процессов

Есть небольшое различие, которое вам нужно знать. И в этом разница между автоматизацией рабочих процессов и автоматизацией бизнес-процессов.

Рабочий процесс относится к шагам, которые задача должна пройти, чтобы быть завершенной. Это может означать переход от одного работника к другому, проверку членом команды, а затем подписание руководителем. И так далее. Рабочие процессы часто просты и включают взаимодействие между людьми и документами.

С другой стороны, бизнес-процесс включает в себя более сложные и взаимосвязанные задачи. Его также можно рассматривать как рабочий процесс многих рабочих процессов. Координация различных взаимосвязанных задач, которые работают вместе, чтобы гарантировать успех бизнеса в целом.

Вот краткое табличное сравнение обоих терминов. Обратите внимание, что этот пост посвящен автоматизации рабочего процесса.

Автоматизация рабочих процессовАвтоматизация бизнес процессов
Управляет одной или несколькими задачами, чтобы выполнить работуУправляет одним или несколькими рабочими процессами, выполняющими задания
Ориентирован на эффективность работыОриентирован на общую координацию системы
Может включать взаимодействие человека и машиныВключает более абстрактные организационные концепции
Менее сложный и быстрый в реализацииБолее сложный и масштабируемый
Лучше всего подходит для организации людей и документовЛучший для управления системами, инициативами, людьми

Преимущества автоматизации рабочего процесса

Как вы понимаете, автоматизация рабочего процесса дает множество преимуществ. И хотя в конечном итоге они будут зависеть от вашего конкретного бизнеса и задач, которые вы выполняете, вот список универсальных преимуществ, которых можно ожидать.

  • Экономия времени – Это очевидно. Как только вы автоматизируете все эти рутинные и повторяющиеся задачи, на выполнение которых среднему офисному работнику уходит более 30 дней в году, вы сэкономите время. Во-вторых, вы можете инвестировать это сэкономленное время в более продуктивные усилия для развития бизнеса.

  • Прозрачность – Требуется определенный уровень дисциплины, чтобы правильно проанализировать рабочий процесс и автоматизировать его. Это, в свою очередь, создает порядок в том, как ваш бизнес справляется со своими задачами. Упрощение наблюдения за тем, как быстро продвигается проект, и составление оценок.

  • Повышение эффективности и роста – Автоматизация части вашей работы повышает вашу общую эффективность, потому что вы можете выполнять больше работы с меньшими усилиями человека. Это повышение приведет к повышению производительности, что, в свою очередь, приведет к росту бизнеса и увеличению прибыли.

  • Снижение затрат – Использование меньшего количества человеческого труда также означает меньшую заработную плату, что приводит к снижению эксплуатационных расходов. Это преимущество особенно заметно на крупных предприятиях, где совокупная экономия может составить значительную сумму. Однако имейте в виду, что автоматизация обычно снижает трудозатраты, а не устраняет их.

  • Меньше ошибок – Это одно из основных преимуществ автоматизации в некоторых отраслях. Человек подвержен ошибкам, поэтому те, кому приходится вводить бесконечные объемы данных, будут время от времени ошибаться. Машины не делают таких ошибок. И даже когда есть проблема, исправления сохраняются дольше.

  • Масштабируемость – Выбор масштабируемого бизнеса и его максимальная автоматизация – основная причина успеха большинства интернет-миллионеров. Как только вы правильно структурируете и автоматизируете повторяющиеся задачи, все, что вам нужно, чтобы заработать больше денег в своем бизнесе, — это просто увеличить объем.

Недостатки автоматизации рабочего процесса

Основным недостатком автоматизации рабочего процесса вашего бизнеса являются первоначальные инвестиции. Хотя это зависит от бизнеса, эти инвестиции могут состоять из времени, необходимого вам для изучения процесса автоматизации, денег, которые вы потратили на его покупку, и любых других затрат.

Однако успехи многих предприятий в области автоматизации показывают, что большая часть инвестиций того стоит.

Идеальные задачи для автоматизации

Не каждая задача или бизнес поддаются автоматизации. Некоторые легче, чем другие. Итак, вам решать сначала проверить и посмотреть, что можно и что нельзя сделать. В большинстве случаев все, что вам нужно, — это упростить рабочий процесс, сделав его более управляемым, и упростить его автоматизацию.

Что бы ни случилось, следующие типы задач по-разному автоматизируются разными компаниями. А это значит, что вы тоже должны добиться успеха в автоматизации подобных.

  • Сбор данных – За последние десятилетия компьютеры стали настолько хороши, что большую часть работы с цифрами и буквами можно легко автоматизировать. Это особенно верно для оцифрованных алфавитов, хотя технология оптического распознавания символов (OCR) не сильно отстает. Если вы можете его увидеть и прочитать, то сможет и ваш компьютер, используя правильное приложение.

  • Задачи большого объема – Компьютеры работают быстро и не устают. Когда нужно сделать много работы, часто лучше сначала потратить немного времени на автоматизацию и сэкономить время позже.

  • Требуется несколько входов – Когда задачи должны переходить из рук в руки или с одного стола на другой, одно узкое место может нарушить весь рабочий процесс. Но максимально возможная автоматизация снижает количество сбоев.

  • Утомительные задачи – Некоторые задачи чертовски скучны и не приносят особого удовлетворения. Итак, если вы можете их автоматизировать, то отлично!
  • срочные задачи – Вы и члены вашей команды не всегда можете быть рядом, чтобы удовлетворить все потребности вашего бизнеса. А это значит, что вы можете часто срывать сроки выполнения срочных задач. Однако автоматизация некоторых или большинства таких задач должна решить проблему.

  • Повторяющиеся задачи - Некоторые задачи тупо повторяются, и вы будете спрашивать: «Должен ли я продолжать делать это?». Автоматизация — лучший ответ.

  • Задачи, не допускающие ошибок – Хотя они все еще склонны к ошибкам, компьютеры не делают ошибок. Таким образом, правильно настроенная автоматизированная система с обнаружением ошибок всегда будет превосходить ручные системы по уровням точности.

  • Набор персонала - От регистрации до обновлений, новостей компании, учета рабочего времени, отпусков сотрудников, администрирования больничных и отпусков. Автоматизация управления человеческими ресурсами может творить чудеса для любого бизнеса.

  • Бухгалтерский учет – Избегайте ошибок и ненужной головной боли, автоматизировав свой учет.

  • Продажи и маркетинг - Есть много популярных маркетинговые и CRM-платформы которые предлагают автоматизацию. Доказано, что это повышает эффективность и прибыль.

  • Управление проектом - Многие платформы управления проектами также позволяют автоматизировать и сэкономить время.

Виды средств автоматизации.

Там вы найдете 3 типа инструментов автоматизации рабочего процесса: закодированные, с низким кодом и без кода. Вот подробнее о каждом.

  1. Кодированные инструменты автоматизации – Это инструменты, которые требуют от вас написания компьютерного кода для выполнения необходимых задач. Прекрасным примером является оболочка Linux.

  2. Инструменты автоматизации с низким кодом – Инструменты с низким кодом по существу работают без кодирования. Но вам все равно нужно знать, как кодировать, потому что вам часто нужно будет вносить изменения или вводить несколько строк кода. Платформа Salesforce является хорошим примером.

  3. Нет инструментов автоматизации кода – Почти каждый может использовать эти инструменты. Вам не нужно знать язык программирования, чтобы заставить его работать. Многие даже поставляются с красивыми и продуманными пользовательскими интерфейсами для повышения эффективности.

Лучшее программное обеспечение и методы автоматизации

Существует множество способов и инструментов для автоматизации вашего бизнеса. Они работают по-разному, имеют разные предпосылки, и этот список почти бесконечен. Тем не менее, вот основные имена, о которых вам следует знать.

  • Smartsheet - Имя говорит само за себя. Приложение без кода и похожее на электронную таблицу, которое предлагает различные типы полей ввода. Это также позволяет командам работать быстрее за счет автоматизации.

  • Крон – Планировщик заданий Linux и *nix. Он позволяет настраивать задания для выполнения с заданными интервалами от минут до месяцев и даже ежегодно. Задачей здесь может быть любой исполняемый компьютерный код.

  • Скрипты оболочки – Вам потребуются знания в области компьютерного программирования, чтобы иметь возможность писать сценарии командной строки в Linux Shell или любой другой ОС по вашему выбору. Но как только вы это сделаете, вы не сможете ничего автоматизировать, так как большинство веб-серверов имеют командную оболочку.

  • Интегрировать – Предлагает решения по автоматизации рабочих процессов для компаний любого размера. Это платформа с низким кодом с готовыми приложениями, формами, электронной почтой, мобильными функциями, интеграцией API и интуитивно понятным интерфейсом.

  • Zapier — Популярная платформа автоматизации без кода. Zapier помогает компаниям автоматизировать все, от маркетинга до управления заказами и взаимоотношениями с клиентами. Он соединяет вас с более чем 3,000 приложений SaaS.

  • IFTTT - Он похож на Zapier, но немного больше ориентирован на личное использование и использование в малом бизнесе. IFTTT расшифровывается как If This Then That и представляет собой платформу разработки без кода.

  • Nintex - Инструмент управления рабочим процессом с низким кодом. Он обеспечивает управление процессами и автоматизацию для многих отраслей, от банковского дела до финансов, энергетики, производства, правительства и так далее. Он начинается с 955 долларов в месяц для неограниченного количества пользователей.

  • Hubspot – Впечатляющая и многофункциональная платформа управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Он предлагает множество функций автоматизации для всех видов бизнеса.

  • Флокзу – Облачная платформа для управления рабочими процессами и бизнес-процессами с минимальным кодом. Идеально подходит для компаний со сложными операциями.

  • Гравитационный поток – Это плагин управления и автоматизации рабочего процесса для сайтов WordPress.

  • Питон — Это язык программирования Python. Современный и универсальный компьютерный язык, доступный практически на всех платформах. Его легко читать и писать, и он позволяет делать множество удивительных вещей с его обширной библиотекой.

Заключение

Подходя к концу этого поста об автоматизации рабочего процесса и задач, вы увидели множество лучших вариантов и то, что они могут предложить.

У всех нас разные потребности и разные уровни навыков. Таким образом, здесь нет единственного лучшего варианта. Скорее, это зависит от вас, чтобы найти то, что работает лучше всего.

Nnamdi Okeke

Ннамди Океке

Ннамди Океке — компьютерный энтузиаст, который любит читать самые разные книги. Он предпочитает Linux, а не Windows/Mac, и использует
Ubuntu с первых дней. Вы можете поймать его в твиттере через Бонготракс

Статей: 278

Получить технические вещи

Технические тенденции, тенденции стартапов, обзоры, онлайн-доход, веб-инструменты и маркетинг один или два раза в месяц.

Оставьте комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован. Обязательные поля помечены * *