Obejmując Kaizen: doskonałość dzięki ciągłym innowacjom

Kaizen to japońskie słowo, które w języku angielskim można luźno przetłumaczyć jako „dobra zmiana” lub „zmiana na lepsze”. To filozofia ciągłego doskonalenia w dążeniu do doskonałości.

Masaki Imai spopularyzował filozofię Kaizen w swojej książce z 1986 roku zatytułowanej „Kaizen: klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii”. Zaleca wprowadzanie małych, stopniowych zmian w miarę upływu czasu, jako łatwiejszego sposobu na osiągnięcie produktywności, wydajności i poprawy jakości.

Metoda Kaizen sprawdza się w biznesie inżynieryjnym, produkcyjnym, usługowym, a nawet w rozwoju osobistym i wielu innych obszarach życia. Ten post pokazuje, jak Twoja firma może osiągnąć doskonałość, stosując zasady Kaizen dotyczące ciągłych innowacji.

Kaizen kontra innowacja

U podstaw filozofii Kaizen leży kondycja ludzka – jesteśmy istotami emocjonalnymi, które często zachowują się irracjonalnie. Powodem jest to, że ludzki mózg jest podłączony do wejścia do Walcz albo uciekaj tryb, gdy wyczuje przerażające emocje, takie jak zmiana. Mechanizmem tym zarządza ciało migdałowate mózgu i jest ono pomocnym mechanizmem przetrwania. Jednak z drugiej strony często utrudnia to ludziom wprowadzanie innowacji.

Innowacja odnosi się tutaj do radykalnych zmian w firmie lub innym otoczeniu. Prośba o zaangażowanie się w poważną zmianę zwykle wywołuje u człowieka reakcję strachu lub niepokój, który aktywuje śródmózgowie i utrzymuje osobę emocjonalną w stosunku do problemu. W efekcie emocje te omijają korę nową, która odpowiada za racjonalne myślenie i logikę niezbędną w takiej pracy.

Z kolei Kaizen opowiada się za małymi zmianami, które są nieistotne emocjonalnie. Takie podejście utrzymuje osobę w zrównoważonym, racjonalnym stanie umysłu i ułatwia ciągłe doskonalenie zarówno w środowisku zawodowym, jak i osobistym. Kaizen wierzy, że żaden proces nie może być doskonały, ponieważ zawsze będzie miejsce na ulepszenia. Stanowi to podstawę do osiągnięcia doskonałości poprzez ciągłe uczenie się i rozwój.

Obietnica dobrej zmiany

Filozofia Kaizen zrodziła wiele systemów zarządzania, z których korzystają niezliczone, odnoszące sukcesy, globalne marki, aby osiągnąć doskonałość w swoich różnych dziedzinach.

Od systemu produkcyjnego Just-In-Time Toyoty po zastosowania w szpitalach, tworzeniu oprogramowania, na lotniskach, w supermarketach i wielu innych branżach, Kaizen leży u podstaw Odchudzone myślenie i produkcja kultura.

Kaizen to podejście do zarządzania, którego celem jest osiągnięcie wielkich osiągnięć dzięki dyscyplinie i cierpliwości. Powolne dążenie do swoich celów poprzez stopniowe doskonalenie procesów i długoterminową strategię zapewnia nietechnologiczne i często tańsze podejście do innowacji.

W ten sposób japoński przemysł wytwórczy osiągnął znaczną poprawę jakości produktów i redukcję kosztów w latach 1960. i 70. XX wieku, co doprowadziło do powstania klasycznej książki Masaaki Imai.

Kluczowe zasady Kaizen

Zasady Kaizen stanowią podstawę, na której zbudowany jest ruch i jego liczne odmiany. Oto najważniejsze, które musisz znać.

• Ciągłe doskonalenie: Kaizen kładzie nacisk na dążenie do doskonałości poprzez wprowadzanie małych, ale ciągłych ulepszeń w miarę upływu czasu. Bo choć w żadnym procesie nie da się osiągnąć doskonałości, to jednak po tylu iteracjach można osiągnąć tak wysoki poziom doskonałości, że wynik naszych wysiłków zacznie na temat doskonały. Proces ten obejmuje ciągłe przeglądy, adaptacje i standaryzację.
• Małe, stopniowe zmiany: Duże zmiany mogą prowadzić do dużych problemów, ponieważ im większa wymagana zmiana, tym więcej problemów emocjonalnych, złożoności, kapitału i radykalnych operacji może być potrzebnych do jej wdrożenia. Z drugiej strony mała zmiana zwykle nie jest wielkim problemem. Ale kiedy robisz to wielokrotnie, wtedy dzieje się magia Kaizen.
• Wzmacnianie pozycji pracowników / Gemba: Kaizen rozumie, że tylko ci, którzy są najbliżej zadania lub procesu, są w stanie najlepiej zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Na przykład tylko ci, którzy korzystają z narzędzi programowych firmy, mogą najlepiej przekazać informację zwrotną dotyczącą wprowadzenia ulepszeń. To samo dotyczy każdego członka zespołu lub pracownika firmy, każdy musi brać udział w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji w firmie.
• Decyzje oparte na danych: Kaizen zaleca gromadzenie i analizę rzeczywistych danych procesowych, aby pomóc w podjęciu decyzji dotyczących ulepszeń.
• Proces, a nie wynik: Kaizen uczy operatora skupiania się na procesie, a nie na wyniku. Na przykład, jeśli wynikiem jest produkt fizyczny, który ma wady, oznacza to, że jego proces produkcyjny był w jakiś sposób wadliwy. Oznacza to również, że wadę można naprawić jedynie poprzez przestudiowanie procesu produkcyjnego i wprowadzenie niezbędnych zmian.
• Skoncentruj się na jakości: System Kaizen koncentruje się również na poprawie jakości wyników organizacji poprzez skupienie się na procesach tworzących te wyniki i doskonalenie ich.
• Normalizacja: Standaryzując swoje procesy, każda organizacja zmniejsza odchylenia oraz oszczędza czas i koszty, jednocześnie podnosząc ogólną jakość swoich produktów końcowych. Kaizen oferuje framework PDCA/SDCA, który pomaga w standaryzacji i iteracji procesów produkcyjnych firmy. W zależności od branży standaryzacja może być tak prosta, jak napisanie pliku Standardowa instrukcja obsługi dla pracowników usług lub stworzenie systemu wspomaganego narzędziami, który zawiera szczegółowe pomiary dla każdego etapu procesu.
• Eliminacja odpadów: Kaizen uczy, że marnotrawstwo (mudra) zabija wydajność i rentowność. Dlatego zaleca wyeliminowanie 7 mudr ze wszystkich swoich działań, aby zwiększyć wydajność. Do marnotrawstw zalicza się nadprodukcję, ruch, zapasy, defekty, nadmierne przetwarzanie, transport i oczekiwanie. Im bardziej zredukujesz każdy z tych czynników produkcji w swojej organizacji, tym wyższa będzie Twoja efektywność operacyjna.
• Eliminacja napięcia: Przeciążenie lub obciążenie, znane również po japońsku jako muri, może w równym stopniu obniżyć wartość wyników firmy. Taka eliminacja wiąże się z użyciem odpowiednich narzędzi i potencjału do danego stanowiska, zatrudnieniem lub przeszkoleniem wykwalifikowanych specjalistów i tak dalej.
• Następny proces to klient: Ta zasada dobrze wpisuje się w dążenie do najwyższej jakości. Zamiast kontrolować produkt raz na koniec jego rozwoju, produkt jest kontrolowany pod kątem jakości na każdym etapie, traktując następny proces jak klienta. Zasada ta nakłada obowiązek kontroli jakości na każdy poprzedzający proces, który musi zapewnić produkty najlepszej jakości ITS klientów (następny proces), nad którym należy pracować.

Zastosowanie Kaizen w biznesie

Zastosowanie zasad Kaizen w Twojej firmie zależy od rodzaju organizacji i procesów, które musisz ulepszyć. Zatem Twoja firma może być jednoosobową firmą, zespołem lub dużą organizacją, ale podstawowe zasady pozostają takie same, a zastosowanie jest następujące.

• Wspieraj kulturę Kaizen: Posiadanie kultury Kaizen w Twojej organizacji jest bardzo ważne, ponieważ stanowi podstawę ciągłego doskonalenia. Trzeba przeszkolić cały zespół. Wszyscy pracownicy muszą się zaangażować i zrozumieć, że żaden wkład nie jest za mały. Kierownictwo powinno także zobowiązać się do organizowania regularnych spotkań z całym zespołem w celu omówienia i znalezienia rozwiązań.
• Zidentyfikuj najbardziej istotne problemy: Zawsze będziesz mieć problemy, nad którymi musisz popracować i poprawić. Kaizen opowiada się za zasadą Gemba. Oznacza to zbieranie danych wejściowych ze stacji, na której wykonywana jest praca. Możesz także skorzystać z analizy danych, skrzynek sugestii, opinii klientów, wskaźników wydajności i innych rozwiązań w celu zidentyfikowania rozwiązań udoskonalających. Jeśli jest wiele problemów, możesz ustalić priorytety zadań za pomocą analiza 80/20 dla najlepszych rezultatów.
• Uruchom proces Kaizen: PDCA/SDCA Plan-Wykonaj-Sprawdź-Działaj / Standaryzuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj to główne cykle procesów, podczas których wprowadzasz niezbędne ulepszenia w organizacji. Najpierw zawsze robi się SDCA, więc można tworzyć standardy, a potem kolejne cykle to PDCA. Oto jak to działa
  
  1. Planuj/standaryzuj: Planowanie tutaj oznacza ustalenie celu poprawy w dowolnym obszarze Twojej firmy. Filozofia Kaizen wymaga, aby zawsze istniał cel poprawy i plany działania, które pozwolą go osiągnąć. Jednakże przy pierwszym uruchomieniu i za każdym razem, gdy pojawia się nieprawidłowość, należy przeprowadzić standaryzację. Etap standaryzacji określa zasady, wskaźniki lub dokładne kroki, których należy przestrzegać za każdym razem, gdy praca jest wykonywana. Dopiero po ustabilizowaniu się procesu pracy tworzysz plany ulepszeń dla każdego cyklu lub iteracji.
  2. Do: Jest to po prostu proces wykonywania pracy zgodnie ze standardami określonymi w kroku 1) powyżej.
  3. Sprawdź: Sprawdzasz proces, aby ustalić, czy wdrożenie przyniosło pożądane rezultaty lub czy nadal jest na dobrej drodze.
  4. działać: Dotyczy wykonania nowej procedury i jej normalizacji jako standardowego sposobu obsługi takiego zadania w Twojej firmie.
     
• Wypłucz i powtórz: Kaizen polega na ciągłych udoskonaleniach i innowacjach, dlatego po każdym cyklu musisz kontynuować. Możesz też w równym stopniu skoncentrować swoje wysiłki na doskonaleniu na innym procesie. Po prostu spłucz i powtórz.

Stosowanie Kaizen w życiu codziennym

Możesz także zastosować filozofię Kaizen w swoim życiu osobistym, aby uzyskać rezultaty z takich działań, jak poprawa kondycji, lepsze odżywianie, nauka, praca i osiąganie różnorodnych celów. Sztuka polega na tym, aby początkowo skupić się na małych i nieistotnych emocjonalnie celach. Coś, co Cię nie zestresuje i w żaden sposób nie wywoła niepokoju.

Na przykład, jeśli chcesz poprawić kondycję poprzez jogging, możesz wyznaczyć sobie stosunkowo prosty cel: biegać w miejscu tylko przez 1 minutę dziennie, a następnie rozwijać się. Jeśli chcesz rzucić palenie, możesz zmniejszać liczbę papierosów o jedną paczkę co tydzień lub miesiąc, aż do rzucenia palenia. Możesz także poświęcić zaledwie 5 minut na myślenie lub pracę nad dużym lub przerażającym projektem, dopóki nie zacznie on działać.

Celem jest rozpoczęcie od małych kroków, a następnie wprowadzanie małych, stopniowych i ciągłych zmian w miarę upływu czasu. Działa, ponieważ eliminuje prokrastynację, niepokój i inne zachowania autosabotażowe, które powstrzymują ludzi przed osiągnięciem celów.

Lista zwrotów i koncepcji Kaizen

Ponieważ filozofia Kaizen wywodzi się z Japonii, znajdziesz w niej wiele japońskich terminów, które są w niej stale używane. Oto krótka lista głównych terminów Kaizen i ich znaczeń.

5S: Oto pięć (5S) dobrego sprzątania.

1. Seiri (sortowanie): Klasyfikuj przedmioty, zachowaj niezbędne elementy i odrzuć niepotrzebne.
2. Seiton (prostowanie): Uporządkuj swoje narzędzia według zastosowania, aby zminimalizować czas i wysiłek.
3. Seiso (peeling): Oczyść i utrzymuj swoje miejsce pracy w czystości.
4. Seiketsu (usystematyzuj): Postępuj zgodnie z systemem i używaj odpowiednich narzędzi, ochrony i sprzętu.
5. Shitsuke (standaryzacja): Zachowaj samodyscyplinę.

Reszta: Muda oznacza odpady i istnieje 7 mud lub odpadów, jak następuje.

1. Nadprodukcja: Produkcja więcej niż potrzeba jest marnotrawstwem.
2. Magazyn: Wiele gotowych lub niedokończonych produktów w magazynie nie dodaje żadnej wartości.
3. Wady: Każdy wadliwy produkt to strata zasobów.
4. Ruch: Wysiłek fizyczny, który nie dodaje wartości produktowi, jest stratą czasu.
5. Nadmierne przetwarzanie: Niewłaściwe i niezoptymalizowane podejście do przetwarzania może być marnotrawstwem.
6. Czekanie: Bezczynny operator to strata czasu.
7. Transport: Im częściej produkt jest transportowany, tym więcej powstaje odpadów.

Gemba: Miejsce, w którym dzieją się rzeczy lub praca. Każdy menedżer potrzebuje doświadczenia z pierwszej ręki.

Muri: (Przeciążenie) Ciężka sytuacja. To tak, jakby dać nowemu pracownikowi pracę weterana bez uprzedniego zapewnienia mu odpowiedniego przeszkolenia.

Mura: (Odmiana) Dzieje się tak, gdy płynny przebieg pracy zostaje zatrzymany z powodu niewielkich różnic w zadaniu lub czasie poświęconym na proces. Standaryzacja sobie z tym radzi.

Jidoka: Automatyzacja

Organizacje korzystające z Kaizen

Wiele dużych i małych organizacji, które znasz, stosuje zasady Kaizen w swojej działalności. Należą do nich wszyscy, od Toyoty po Sony, Canon, Panasonic, Hondę, Samsung, Nestle, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes i rządy takie jak Zjednoczone Emiraty Arabskie, Mauritius , Kenii i Indiach.

Oczywiście lista jest długa.

Najczęściej zadawane pytania

Oto kilka najczęściej zadawanych pytań związanych z metodologią Kaizen i ciągłymi innowacjami.

Wniosek

Podsumowując ten krótki przewodnik na temat zasad Kaizen i tego, jak mogą one pomóc Ci osiągnąć doskonałość w Twojej firmie poprzez ciągłe innowacje, powinieneś już mieć pomysł lub dwa, jak wdrożyć pewne zmiany.

Kaizen jest filozofią przewodnią, a jej metody nie są wyryte w kamieniu. Ale jeśli zastosujesz się do jego wskazówek i wyruszysz w podróż ciągłej transformacji, z pewnością osiągniesz doskonałość.