Zwiększenie produktywności: uwolnienie zasady 80/20 w Twojej firmie

Życie nie jest zrównoważone – niektóre rzeczy są bardziej istotne niż inne. W odniesieniu do biznesu oznacza to, że mniejszość Twoich wysiłków przynosi większość Twoich dochodów.

Vilfredo Pareto odkrył ponad 100 lat temu, że stosunkowo niewiele osób posiadało większość majątku i to były narodziny zasady Pareto, znanej również jako zasada 80/20.

Zasada Pareto jest uniwersalna – działa wszędzie i wpływa na wszystko. Działa na produktywność i zyski firmy, a także na rynki i klientów. W tym poście dowiesz się, jak wykorzystać to w swojej firmie.

Zrozumienie zasady Pareto lub zasady 80/20

Jeśli jesteś jak większość ludzi, poświęcisz taką samą ilość czasu i wysiłku różnym zadaniom, które musisz wykonać, aby Twoja firma działała. Zasada Pareto po prostu mówi Ci, że takie podejście jest błędne, ponieważ większość zadań, na które poświęcasz czas, ma niewielki wpływ na Twoje zyski.

Sekretem uwolnienia zasady 80/20 w Twojej firmie poprzez zwiększenie produktywności jest zrozumienie prawa nierównej dystrybucji – w każdej sytuacji bierze udział kilka istotnych i wiele trywialnych czynników.

Uświadomiwszy sobie to prawo i poszukując tych czynników w swoim biznesie, z pewnością odkryjesz unikalne wzorce, które są kluczem do wzrostu Twojej produktywności. Wszystko, co musisz wiedzieć, to na czym i gdzie skupić swoje działania, a zasada najmniejszego wysiłku zrobi resztę za Ciebie.

Odmiany zasady

Zasada 80/20 lub Zasada Pareto nie jest stałą funkcją matematyczną. Jest to raczej praktyczna zasada dotycząca zjawisk i zdarzeń naturalnych, która wyjaśnia to wyrażenie najważniejszych nielicznych i trywialnych wielu. 

Mówiąc prościej, nieliczni kluczowi to mniejszość, która i tak ma znaczenie, podczas gdy trywialna większość to większość, która nie ma znaczenia. Innymi słowy, zasada 80/20 nie zawsze musi oznaczać relacje 20% i 80%. Może to być również 10% i 90%, 30% i 70% lub inne niezrównoważone relacje do 0.3% i 99%.

Tę naturalną relację znajdziesz wszędzie, od biznesu po sport, ekonomię, media społecznościowe, rozwiązywanie problemów, inżynierię oprogramowania i sprzedaż. 

Kilka przykładów z życia wziętych

Mniejszość błędów może powodować większość awarii oprogramowania. Kilku klientów może zajmować większość czasu obsługi klienta. Większość użytkowników może korzystać tylko z mniej niż 40% funkcji Twojej aplikacji lub 70% sprzedaży będzie pochodzić od 31% Twoich klientów.

Rzeczywistość lat 80/20 jest uniwersalna – wszechstronna i wszędzie. Oto lista typowych, rzeczywistych przypadków stosowania prawa Pareto w różnych branżach.

• W finansach najbogatsze 20% populacji często posiada około 80% majątku.
• Mniejszość produktów firmy będzie stanowić 80% jej sprzedaży.
• W handlu rynki przez większość czasu znajdują się w przedziale i tylko w mniejszości przypadków wykonują ostre ruchy.
• Procesor wykonuje tylko około 20% kodu aplikacji w 80% przypadków.
• Około 80% skarg dotyczących obsługi klienta ma kilka przyczyn.
• Większość przestępstw popełnia 20% przestępców.
• Większość zanieczyszczeń jest spowodowana przez kilka fabryk.
• Około 80% jakości snu ma miejsce podczas około 20% snu.
• Za większość sprzedaży w firmie odpowiada kilku Twoich pracowników.
• 20% szkodników może spowodować większość szkód w uprawach.
• Około 20% Twojego portfela inwestycyjnego będzie generować większość Twoich zysków.
• Większość przekroczeń budżetu wynika z kilku wydatków.
• Większość zysków w każdej branży osiąga kilka firm.
• Niewielka część postów w mediach społecznościowych generuje większość udostępnień i polubień.
• Większość rynków zaopatrywana jest przez kilku dostawców.
• Około 80% użytkowników wchodzi w interakcję z 20% interfejsu użytkownika aplikacji.
• Mała część dywanu jest najbardziej zużyta.
• Tylko kilka Twoich myśli doprowadzi do udanych pomysłów.
• Około 20% miast ma 80% populacji.
• Niewielki odsetek pijących spożywa większość alkoholu.
• W 20% przypadków wykorzystujesz tylko około 80% swojej wiedzy.

Korzyści z przyjęcia zasady 80/20

Przyjęcie zasady 80/20 lub Pareto i jej metod może przynieść Twojej firmie liczne korzyści, a oto niektóre z nich.

1. Zwiększona wydajność: Zasada 80/20 może pomóc Ci osiągnąć więcej przy mniejszym wysiłku, ponieważ uczy koncentrowania się na tym, co ważne, a tym samym maksymalizowania swojej efektywności.
2. Wyższa rentowność: wiedza o tym, na jakich działaniach lub klientach należy się skupić, zwiększy Twoją rentowność i otworzy Twoją firmę na nowe ścieżki wzrostu.
3. Lepsze zarządzanie czasem: Angażowanie się głównie w istotne działania lub obszary projektu pomaga Tobie i Twojemu zespołowi zrobić więcej w krótszym czasie, a tym samym zapewnia więcej czasu na inną pracę lub wypoczynek.
4. Optymalizacja zasobów: Zastosowanie zasady 80/20 umożliwi Twojej firmie optymalizację zasobów poprzez skupienie się głównie na tym, co ważne. Obniży to koszty, obniży koszty ogólne, usprawni przepływ pracy i wiele więcej.

Wykresy i diagramy Pareto

Wykresy lub diagramy Pareto to pomoce wizualne, które mogą pomóc Tobie lub Twojemu zespołowi dostrzec związek między przyczynami i skutkami w każdej sytuacji. Ważną cechą jest tutaj skumulowany odsetek przyczyn. Szukasz kilku elementów, które łącznie stanowią około 80% całości, dzięki czemu będziesz wiedział, na czym skoncentrować swoje wysiłki.

Poniżej znajdują się dwie próbki wykresu Pareto:

Obraz. 1. Wykres Pareto kategorii produktów

Obraz. 2. Wykres Pareto grup klientów

Jak widać na ilustracjach, obuwie damskie, klapki i obuwie męskie stanowią blisko 80% wolumenu sprzedaży tego teoretycznego przedsięwzięcia. Klienci typu A, B i C w równym stopniu przynoszą większość (78%) zysków, podczas gdy klienci typu G i H ponoszą straty, co kosztuje firmę około 2% zysków.

Jest to typowa sytuacja w większości analiz 80/20. Naturalnym celem byłoby maksymalizacja bieżących kampanii marketingowych firmy dotyczących obuwia damskiego, klapek i obuwia męskiego przy jednoczesnym prowadzeniu dalszych badań nad butami chłopięcymi, dziewczęcymi i dziecięcymi w celu opracowania ulepszonej strategii marketingowej.

Jednocześnie firma przeznaczy więcej czasu na obsługę klientów typu A, B i C, jednocześnie obniżając poziom usług dla typów E i F i poważnie rozważając wypalanie typów G i F.

Tak, możesz zwolnić klienta lub po prostu zwiększyć swoje opłaty na tyle, aby ta grupa klientów albo przyniosła zyski Twoim transakcjom, albo skłoniła ich do szukania tańszej oferty.

Jak zmienić swój biznes metodą 80/20

Zmiana firmy w sposób 80/20 wymaga przeprowadzenia analizy zasobów biznesowych 80/20, aby uzyskać wystarczającą wiedzę, aby dokonać zmiany. Chcesz jak najwięcej szczegółowych danych, więc możesz utworzyć diagram Pareto dla każdej grupy aktywów firmy.

Każda firma jest wyjątkowa i będzie miała różne rodzaje aktywów, które stanowią jej podstawę. Poniżej znajduje się lista typowych typów aktywów oraz sposób uzyskania od nich potrzebnych informacji, aby wprowadzić pewne zmiany.

Aktywa biznesowe do optymalizacji

• Procesy: Proces to dokładny zestaw kroków, które należy wykonać, aby stworzyć wartość w firmie. Może to być wykonywanie rozmów telefonicznych, tworzenie kampanii reklamowej, opracowywanie nowego produktu, burza mózgów, wytwarzanie produktu, wygłaszanie przemówień, prezentacje i wiele innych. Chcesz zebrać jak najwięcej informacji z każdego etapu procesu.
• Nasi Klienci: Niektóre firmy są zorientowane na klienta, inne nie. Jeśli więc Twoja firma opiera się na płacących klientach, musisz zebrać jak najwięcej informacji o każdym z nich.
• Produkty : tutaj możesz skupić się na wielkości sprzedaży, rentowności, funkcjach, miesięcznych przychodach powtarzalnych, zaangażowaniu klientów i wszelkich innych wskaźnikach, które mogą zapewnić głębszy wgląd w Twoje produkty.
• Usługi: Firmy z branży usługowej mogą w równym stopniu skorzystać z zasady 80/20, dzieląc swoich klientów na różne grupy demograficzne. Chcesz oddzielić swoich klientów o wysokiej wartości lub najcenniejszych od reszty, aby dostosować do nich swoje usługi. Jest to typowe Freemium oferuje.
• Kampanie: śledzenie kampanii marketingowych i ich wyników może również dostarczyć wystarczającej ilości danych, które pomogą Ci uzyskać spostrzeżenia dotyczące optymalizacji.
• Czas: Jeśli potrafisz gromadzić dane na temat tego, jak wykorzystujesz swój czas w pracy, możesz w równym stopniu zastosować zasady 80/20, aby zoptymalizować swoją produktywność. Jednym z rozwiązań jest użycie narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak Toggl.
• Inne narzędzia: W rzeczywistości zasadę 80/20 można zastosować do optymalizacji niemal wszystkiego, o czym można gromadzić dane, w tym wszelkiego rodzaju narzędzi i aplikacji biznesowych.

Procedura optymalizacji 80/20

Teraz, gdy masz już niezbędne dane dotyczące zasobów biznesowych, które chcesz zoptymalizować, wykonaj kolejne kroki.

1. Zidentyfikuj kilka kluczowych: Użyj zebranych danych, aby utworzyć tabelę lub wykres Pareto. Następnie zidentyfikuj kilka kluczowych wejść, które stanowią około 80% wyników.
2. Skoncentruj swoje działania na kilku kluczowych osobach: Spróbuj ożywić swoją działalność biznesową z nielicznymi niezbędnymi osobami. Niezależnie od tego, czy chodzi o kampanie, projektowanie, tworzenie produktów czy usługi. Spróbuj rozwinąć swój biznes tylko w tych kluczowych obszarach.
3. Wyeliminuj lub oddeleguj trywialną liczbę: Możesz delegować zadania związane z wieloma trywialnymi zadaniami lub wyeliminować te najbardziej trywialne, które mają najmniejszy wpływ na Twoją firmę.
4. Wypłucz i powtórz: Pamiętaj, że 80/20 to prawo uniwersalne. Zatem po zidentyfikowaniu najważniejszych 20% danych wejściowych możesz dalej zidentyfikować najważniejsze 20% z początkowych 20%. Innymi słowy, Twoje najważniejsze 4% lub mniej więcej.

Różne branże i zastosowania Pareto

Zasada Pareto lub 80/20 jest uniwersalna. Oznacza to, że możesz z łatwością zastosować go w każdym rodzaju działalności, aby zwiększyć produktywność i zyski, gdy tylko opanujesz sztukę identyfikowania niezbędnych cech, na których należy się skupić w tej branży. Oto krótki przegląd.

• Sprzedaż detaliczna: Zidentyfikuj najlepiej sprzedające się produkty lub kategorie produktów. Segmentuj klientów i optymalizuj przestrzeń na półkach.
• Oparte na usługach: Segmentuj klientów i zapewniaj więcej usług dla Twojej grupy demograficznej o dużej wartości.
• Produkcja: Usprawnij swoje operacje dzięki analizie i optymalizacji 80/20, aby wdrożyć koncepcje odchudzonej produkcji, zoptymalizować łańcuch wartości i zmniejszyć ogólne koszty.
• Tworzenie oprogramowania: Zidentyfikuj i zaimplementuj najważniejsze funkcje aplikacji, które cenią klienci. Pomaga to zaspokoić potrzeby większości użytkowników. Podobnie skup się najpierw na rozwiązaniu najważniejszych błędów.
• E-commerce: Optymalizacja projektu witryny internetowej, lokowania produktów i kampanii w celu uzyskania lepiej ukierunkowanych promocji i bardziej spersonalizowanej obsługi klienta.
• Zarządzanie Projektami: nadaj priorytet swoim najważniejszym zadaniom, aby rozpocząć swoje projekty. Zajmij się najbardziej wpływowymi działaniami, aby szybko ukończyć 20% zadań, które stanowią 80% wartości projektu.
• Oparte na subskrypcji: Zidentyfikuj najbardziej wartościowych subskrybentów, którzy generują dla Ciebie największe przychody, a następnie dostosuj do nich lepsze usługi, buduj lepsze relacje i poprawiaj utrzymanie klientów.
• Marketing i reklama: Zidentyfikuj i skoncentruj wysiłki organizacji na najważniejszych zadaniach marketingowych i reklamowych.
• Badania: Modele AI uczą się ważnych i nieistotnych funkcji dowolnej aplikacji poprzez miliony prób i błędów. Z drugiej strony podejście 80/20 w dowolnej dziedzinie badawczej sprawi, że szybsze i łatwiejsze będzie osiągnięcie przełomów poprzez szczególne szukanie ważnych czynników.
• Inwestowanie: Naucz się szukać najważniejszych czynników sukcesu przed inwestycją w firmę. The Zasada gwiazdy by Ryszard Kocha czyni ten proces prostym.

Najczęściej zadawane pytania

Oto często zadawane pytania dotyczące zasady 80/20 i zwiększenia produktywności.

Wniosek

Podsumowując ten krótki przewodnik na temat wykorzystania zasady Pareto lub 80/20 i tego, jak może ona zapewnić Twojej firmie wzrost produktywności, którego potrzebuje, aby uzyskać większe zyski, musisz zrozumieć, że ledwo zarysowaliśmy powierzchnię tej uniwersalnej prawdy.

Aby dowiedzieć się więcej o prawie Pareto i o tym, jak może ono zmienić Twoje życie i biznes, rozważ przeczytanie tej książki Ryszard Kochaponadczasowy klasyk”Zasada 80/20".
Ukuł nawet to określenie Zasada 80/20.