Sådan automatiserer du din virksomhed

Automatisering af arbejdsgange kan være en meget nyttig faktor for at få din virksomhed til at vokse. Vi er måske ikke i stand til at erstatte menneskelige arbejdere, men vi kan altid øge effektiviteten ved at indføre automatisering.

Der er mange opgaver, som du kan automatisere i en virksomhed og mange måder at gøre det på. Selv masser af branchespecifik software inkluderer nu deres egne automatiseringsfunktioner, men der er også software, der fungerer på tværs af brancher og platforme.

Uanset hvilken vej du vælger, er op til dig, da dette afhænger af din virksomhed og hvad du forsøger at opnå. Dette indlæg giver dig et bredt overblik over emnet og kaster lys over indsigter, der kan tage din virksomhed til næste niveau.

Computeren er en automator

Ja. Selvom de fleste mennesker ser computeren som en fantastisk enhed, der lader dem surfe på nettet og interagere på sociale medier, er det færre, der indser, at det er en maskine, der er designet til at udføre arbejde.

Computerapps er instruktioner, der bliver ved med at gøre de samme ting igen og igen, mens de tjekker for ændrede forhold. De opererer på omverdenen ved at efterligne menneskelig adfærd som beregninger og tegning, men de gør det meget hurtigere.

Pointen her er, at når du ser hver computer, smartphone eller webserver som den opgaveovervågnings- og fuldførelsesmaskine, den er. Så kan du bedre udnytte deres magt til at øge din produktivitet.

Workflow vs procesautomatisering

Der er en lille forskel, som du skal kende. Og det er forskellen mellem automatisering af arbejdsgange og automatisering af forretningsprocesser.

En arbejdsgang refererer til de trin, som en opgave skal igennem for at blive fuldført. Dette kan betyde, at man går fra én arbejder til en anden, bliver tjekket af et teammedlem og derefter underskrevet af en supervisor. Og så videre. Arbejdsgange er ofte enkle og involverer interaktion mellem mennesker og dokumenter.

En forretningsproces involverer på den anden side mere komplekse og indbyrdes relaterede opgaver. Det kan også ses som en arbejdsgang af mange arbejdsgange. Koordinering af forskellige indbyrdes forbundne opgaver, der arbejder sammen for at sikre succes for virksomheden som helhed.

Her er en kort sammenligning af begge udtryk i tabelform. Bemærk venligst, at dette indlæg fokuserer på automatisering af workflow.

Workflow Automation	Automatisering af forretningsprocesser
Håndterer en eller flere opgaver for at få et job udført	Administrerer en eller arbejdsgange, der får opgaver udført
Fokuserer på arbejdseffektivitet	Fokuserer på overordnet systemkoordinering
Kan involvere menneske- og maskininteraktioner	Involverer mere abstrakte organisatoriske begreber
Mindre kompleks og hurtigere at implementere	Mere kompleks og skalerbar
Bedst til at organisere mennesker og dokumenter	Bedst til styring af systemer, initiativer, mennesker

Fordelene ved workflowautomatisering

Som du kan forestille dig, er der mange fordele at hente ved workflowautomatisering. Og selvom de i sidste ende vil afhænge af din nøjagtige virksomhed og de opgaver, du udfører, er her en liste over universelle fordele, du kan forvente.

• Tidsbesparelser – Det her er indlysende. Når du har automatiseret alle de hverdagsagtige og gentagne opgaver, der koster den gennemsnitlige kontormedarbejder over 30 dage om året, sparer du tid. For det andet kan du så investere denne sparede tid i mere produktive bestræbelser på at booste virksomheden.
  
  
• Gennemsigtighed – Det kræver et niveau af disciplin at analysere en arbejdsgang korrekt og automatisere den. Dette skaber igen orden i den måde, din virksomhed håndterer sine opgaver på. Gør det nemmere at se, hvor hurtigt et projekt skrider frem, og at lave skøn.
  
  
• Effektivitet og vækstboost – Automatisering af dele af dit arbejde forbedrer din overordnede effektivitet, fordi du kan få udført mere arbejde med mindre menneskelig input. Dette løft vil udmønte sig i højere produktivitet, hvilket igen oversættes til forretningsvækst og mere overskud.
  
  
• Lavere omkostninger – At bruge mindre menneskelig arbejdskraft betyder også færre lønninger, hvilket betyder lavere driftsomkostninger. Denne fordel er især tydelig i større virksomheder, hvor den kumulative besparelse kan udgøre en betragtelig sum. Husk dog, at automatisering generelt reducerer lønomkostningerne, ikke eliminerer dem.
  
  
• Færre fejl - Dette er en af ​​de store automatiseringsfordele i nogle brancher. Mennesket er fejltilbøjeligt, så dem, der skal indtaste uendelige mængder data, vil ende med at begå fejl fra tid til anden. Maskiner laver ikke sådanne fejl. Og selv når der er et problem, er rettelserne længerevarende.
  
  
• Skalerbarhed – At vælge en skalerbar virksomhed og automatisere den så meget som muligt er hovedårsagen bag de fleste internetmillionærers succeshistorier. Når du har ordentligt struktureret og automatiseret gentagne opgaver, er alt hvad du behøver for at tjene flere penge i din virksomhed blot at skrue op for volumen.

Ulemperne ved workflowautomatisering

Den største ulempe ved at automatisere din virksomheds arbejdsgang er den første investering. Selvom det varierer fra virksomhed til virksomhed, kan denne investering bestå af den tid, du skal bruge til at lære automatiseringsprocessen, de penge, du brugte på at købe den, og eventuelle andre omkostninger.

Men de succeser, som mange virksomheder oplever fra automatisering, viser, at de fleste af investeringerne vil være det værd.

Ideelle opgaver at automatisere

Ikke enhver opgave eller virksomhed egner sig til automatisering. Nogle er nemmere end andre. Så det er op til dig at tjekke først og se, hvad der kan og ikke kan gøres. De fleste gange stadig er alt, hvad du behøver, at forenkle din arbejdsgang til mere overskuelige opgaver, og du forenkler dens automatisering.

Uanset hvad der sker, er følgende typer opgaver blevet automatiseret på forskellige måder af forskellige virksomheder. Og det betyder, at du også bør finde succes med at automatisere lignende.

• Dataindsamling - Computere er blevet så gode i de sidste årtier, at det meste arbejde med tal og bogstaver nemt kan automatiseres. Dette gælder især for digitaliserede alfabeter, selvom teknologien til optisk tegngenkendelse (OCR) ikke er langt bagefter. Hvis du kan se og læse det, så kan din computer også bruge det rigtige program.
  
  
• Højvolumen opgaver – Computere er hurtige og bliver ikke trætte. Når der er masser af arbejde at gøre, så er det ofte bedst at bruge lidt tid først på at automatisere og spare tid senere.
  
  
• Har brug for flere indgange – Når opgaver skal gå fra hånd til hånd eller skrivebord til skrivebord, så kan en enkelt flaskehals forstyrre hele arbejdsgangen. Men automatisering af så meget af det som muligt reducerer forstyrrelser.
  
  
• Kedelige opgaver – Nogle opgaver er kedelige og giver kun lidt tilfredsstillelse. Så hvis du kan automatisere dem, så fantastisk!

• Tidsfølsomme opgaver – Du og dine teammedlemmer er måske ikke altid der for at passe alle dine forretningsbehov. Og det betyder, at du ofte går glip af deadlines for tidsfølsomme opgaver. Automatisering af nogle eller de fleste af sådanne opgaver burde dog løse problemet.
  
  
• Gentagne opgaver - Nogle opgaver er dumt gentagne, og vil få dig til at spørge "skal jeg blive ved med at gøre det her?". Automatisering er det bedste svar der.
  
  
• Opgaver uden plads til fejl – Selvom de stadig er tilbøjelige til at fejle, laver computere ikke fejl. Så et korrekt konfigureret automatiseret system med fejldetektion vil altid slå manuelle systemer i nøjagtighedsniveauer.
  
  
• Human Resources – Fra onboarding til opdateringer, virksomhedsnyheder, tidsregistrering, medarbejderferier, syge- og orlovsadministration. Automatisering af menneskelig ressourcestyring kan gøre underværker for enhver virksomhed.
  
  
• Bogføring og administration – Undgå fejl og unødvendig hovedpine ved at automatisere dit regnskab.
  
  
• salg og marketing – Der er mange populære marketing og CRM platforme der tilbyder automatisering. Og dette har vist sig at øge effektiviteten og overskuddet.
  
  
• Projektledelse - Mange projektledelsesplatforme lader dig også automatisere og spare tid.

Typer af automatiseringsværktøjer

Der er 3 typer værktøjer til automatisering af arbejdsgange, som du finder derude: Kodet, lav kode og ingen kode. Her er et nærmere kig på hver.

1. Kodede automatiseringsværktøjer – Dette er værktøjer, du skal skrive computerkode til for at udføre de nødvendige opgaver. Et perfekt eksempel er Linux Shell.
   
   
2. Lav kode automatiseringsværktøjer – Lavkodeværktøjer fungerer i det væsentlige uden kodning. Men du skal stadig vide, hvordan du koder, fordi du ofte skal lave ændringer eller indtaste et par linjer kode. Salesforce-platformen er et godt eksempel.
   
   
3. Ingen kodeautomatiseringsværktøjer – Næsten alle kan bruge disse værktøjer. Du behøver ikke at kunne et programmeringssprog for at få det til at fungere. Mange kommer endda med flotte og gennemtænkte brugergrænseflader for effektivitet.

Top automatiseringssoftware og -metoder

Der er mange måder og værktøjer til at automatisere din virksomhed. De arbejder forskelligt, har forskellige forudsætninger, og listen er næsten uendelig. Men her er de bedste navne derude, som du bør være opmærksom på.

• Smartsheet – Navnet siger det hele. Et program uden kode og regneark, der tilbyder forskellige typer inputfelter. Det gør det også muligt for teams at arbejde hurtigere ved at automatisere.
  
  
• Cron – Linux & *nix jobplanlægger. Det lader dig opsætte job til at udføre med faste intervaller fra minutter til måneder, og endda årligt. Et job her kan være enhver eksekverbar computerkode.
  
  
• Shell Scripting – Du skal bruge viden om computerprogrammering for at kunne skrive kommandolinjescripts på Linux Shell eller et hvilket som helst operativsystem efter eget valg. Men når du først kan det, så er der lidt du ikke kan automatisere, da de fleste webservere har en Shell.
  
  
• Integrering – Tilbyder workflow-automatiseringsløsninger til virksomheder i alle størrelser. Det er en lavkodeplatform med forudbyggede apps, formularer, e-mail, mobilfunktioner, API-integrationer og en intuitiv grænseflade.
  
  
• Zapier – En populær automatiseringsplatform uden kode. Zapier hjælper virksomheder med at automatisere alt fra markedsføring til ordre- og kundestyring. Den forbinder dig med over 3,000 SaaS-apps.
  
  
• IFTTT – Det ligner Zapier, men lidt mere fokuseret på personlig og mindre virksomhedsbrug. IFTTT står for If This Then That og er en udviklingsplatform uden kode.
  
  
• nintex – Et værktøj til styring af arbejdsgange med lav kode. Den byder på processtyring og automatisering for mange brancher fra bank til finans, energi, fremstilling, regering og så videre. Det starter ved $955 per måned for ubegrænsede brugere.
  
  
• Hubspot – En imponerende og funktionsfyldt platform til styring af kunderelationer (CRM). Det tilbyder mange automatiseringsfunktioner til alle typer virksomheder.
  
  
• Flokzu – En lav-kode og cloud-baseret workflow og business process management platform. Ideel til virksomheder med komplekse operationer.
  
  
• Gravity Flow – Dette er et plugin til workflowstyring og automatisering til WordPress-websteder.
  
  
• Python – Dette er Python-programmeringssproget. Et moderne og alsidigt computersprog, der er tilgængeligt på næsten alle platforme. Den er nem at læse og skrive og lader dig lave en masse fantastiske ting med dets store bibliotek.

Konklusion

Når du kommer til slutningen af ​​dette indlæg om workflow og automatisering af opgaver, har du set de mange topmuligheder derude, og hvad de har at tilbyde.

Vi har alle forskellige behov og har forskellige færdighedsniveauer. Så der er ikke en enkelt bedste mulighed her. Det er snarere op til dig at finde, hvad der fungerer bedst.