Zvýšení produktivity: Uvolnění principu 80/20 ve vašem podnikání

Život není vyvážený – některé věci jsou důležitější než jiné. Aplikováno na podnikání, znamená to, že menšina vašeho úsilí přináší většinu vašich výnosů.

Vilfredo Pareto před více než 100 lety zjistil, že relativně málo lidí vlastní většinu bohatství, a to byl zrod Paretova principu, známého také jako princip 80/20.

Paretův princip je univerzální – funguje všude a ovlivňuje vše. Působí na obchodní produktivitu a zisky, stejně jako na trhy a zákazníky. Tento příspěvek vám ukáže, jak to udělat, aby to fungovalo pro vaši firmu.

Pochopení Paretova nebo principu 80/20

Pokud jste jako většina lidí, budete věnovat stejné množství svého času a úsilí různým úkolům, které musíte provést, abyste udrželi své podnikání v chodu. Paretův princip vám jednoduše říká, že takový přístup je špatný, protože většina úkolů, kterým věnujete čas, přispívá k vašemu konečnému výsledku jen velmi málo.

Tajemstvím využití principu 80/20 ve vašem podnikání se zvýšením produktivity je porozumět zákonu nerovnoměrného rozdělení – v každé situaci hraje roli jen málo životně důležitých a mnoho triviálních faktorů.

Když si uvědomíte tento zákon a budete ve svém podnikání hledat tyto faktory, jistě objevíte jedinečné vzorce, které jsou klíčem ke zvýšení vaší produktivity. Stačí vědět, na co nebo kam zaměřit své aktivity a zásada nejmenší námahy udělá zbytek za vás.

Variace principu

Princip 80/20 nebo Paretův princip není pevnou matematickou funkcí. Spíše je to orientační pravidlo přírodních jevů a událostí, které tuto frázi vysvětluje životně málo a mnoho triviálních. 

Jednodušeji řečeno, těch pár životně důležitých je menšina, která má v každém případě důležitost, zatímco triviální mnozí jsou většinou, na kterých nezáleží. Jinými slovy, princip 80/20 nemusí být vždy 20% a 80% vztahy. Může to být také 10 % a 90 %, 30 % a 70 % nebo jiné nevyvážené vztahy až do 0.3 % a 99 %.

Tento přirozený vztah najdete všude od obchodu po sport, ekonomiku, sociální média, řešení problémů, softwarové inženýrství a prodej. 

Některé příklady ze skutečného života

Menšina chyb může způsobit většinu pádů v softwarovém programu. Několik zákazníků může zabírat většinu času vašeho zákaznického servisu. Většina uživatelů může používat pouze méně než 40 % funkcí vaší aplikace nebo 70 % vašich prodejů bude pocházet od 31 % vašich zákazníků.

Realita 80/20 je univerzální – všestranná a všude. Zde je seznam běžných skutečných událostí Paretova zákona v různých odvětvích.

• Ve financích nejbohatších 20 % populace často drží kolem 80 % bohatství.
• Menšina produktů společnosti bude produkovat 80 % jejích tržeb.
• Při obchodování se trhy většinu času pohybují v určitém rozmezí a ostré pohyby provádějí pouze v menšině času.
• CPU spouští pouze asi 20 % kódu softwarové aplikace 80 % času.
• Zhruba 80 % stížností na služby zákazníkům pochází z několika příčin.
• Většinu trestných činů spáchalo 20 % zločinců.
• Většina znečištění je způsobena několika továrnami.
• Zhruba 80 % kvality spánku se vyskytuje během zhruba 20 % spánku.
• Za většinu prodejů ve společnosti odpovídá několik vašich zaměstnanců.
• 20 % škůdců může způsobit většinu poškození plodin.
• Zhruba 20 % vašeho investičního portfolia bude produkovat většinu vašich příjmů.
• Většina překročení rozpočtu je způsobena několika výdaji.
• Většinu zisku v jakémkoli odvětví získává několik společností.
• Malá část příspěvků na sociálních sítích generuje většinu sdílení a lajků.
• Většina trhů je zásobována několika málo dodavateli.
• Zhruba 80 % uživatelů interaguje s 20 % uživatelského rozhraní aplikace.
• Malá část vašeho koberce se nejvíce opotřebovává.
• Jen pár vašich myšlenek povede k úspěšným nápadům.
• Asi 20 % měst má 80 % obyvatel.
• Malé procento pijáků konzumuje většinu alkoholu.
• 20 % času využíváte jen asi 80 % svých znalostí.

Výhody přijetí principu 80/20

Přijetí principu 80/20 nebo Paretova principu a jeho metod může vašemu podnikání přinést řadu výhod a zde jsou některé z nich.

1. Zvýšená účinnost: Princip 80/20 vám může pomoci dosáhnout více s menším úsilím, protože vás naučí soustředit se na to, co je důležité, a tím maximalizovat svou efektivitu.
2. Vyšší ziskovost: Vědět, na které činnosti nebo zákazníky se zaměřit, zvýší vaši ziskovost a otevře vašemu podnikání nové cesty růstu.
3. Lepší time management: Zapojení převážně do životně důležitých činností nebo oblastí projektu pomáhá vám a vašemu týmu stihnout více za méně času, a tak vám otevírá více času na jinou práci nebo volný čas.
4. Optimalizace zdrojů: Přijetí principu 80/20 umožní vaší firmě optimalizovat zdroje tím, že se zaměří především na to, na čem záleží. To sníží náklady, sníží režijní náklady, zefektivní pracovní postupy a mnoho dalšího.

Paretovy diagramy a diagramy

Paretovy diagramy nebo diagramy jsou vizuální pomůcky, které vám nebo vašemu týmu mohou pomoci vidět vztah mezi příčinami a následky v jakékoli situaci. Důležitou vlastností je zde kumulativní procento příčin. Hledáte těch pár položek, které kumulativně tvoří asi 80 % z celkového počtu, abyste věděli, kam zaměřit své úsilí.

Následují dvě ukázky Paretova grafu:

Obr. 1. Paretova tabulka kategorií produktů

Obr. 2. Paretův diagram zákaznických skupin

Jak můžete vidět z ilustrací, dámská obuv, žabky a pánská obuv tvoří téměř 80 % objemu prodeje tohoto teoretického podniku. Zákazníci typu A, B a C shodně přinášejí většinu (78 %) zisků, zatímco zákazníci typu G a H jsou ztrátoví, což společnost stojí asi 2 % zisku.

Toto je typická situace ve většině analýz 80/20. Přirozeným cílem by zde bylo maximalizovat současné marketingové kampaně společnosti na dámské boty, žabky a pánské boty a zároveň provádět další výzkum chlapeckých, dívčích a kojeneckých bot, aby bylo možné navrhnout vylepšenou marketingovou strategii.

Společnost zároveň vyčlení více času na obsluhu zákazníků typů A, B a C, přičemž sníží úroveň služeb u typů E a F a vážně zváží vypalování typů G a F.

Ano, můžete propustit zákazníka nebo jednoduše zvýšit své poplatky natolik, aby tato skupina zákazníků buď změnila vaše transakce na ziskové, nebo je poslala hledat levnější nabídku.

Jak změnit své podnikání způsobem 80/20

Změna vašeho podnikání způsobem 80/20 vyžaduje, abyste provedli analýzu svého obchodního majetku 80/20, abyste získali dostatek informací k provedení změny. Chcete co nejvíce podrobných dat, takže můžete vytvořit Paretův diagram pro každou ze skupin svých obchodních aktiv.

Každý podnik je jedinečný a bude mít různé typy aktiv, které tvoří jeho základ. Níže je uveden seznam běžných typů aktiv a jak z nich získat informace, které potřebujete k provedení nějaké změny.

Obchodní aktiva k optimalizaci

• Procesy: Proces je přesný soubor kroků, které jsou potřeba k vytvoření hodnoty v podniku. Může to být telefonování, vytváření reklamní kampaně, vývoj nového produktu, brainstorming, výroba produktu, přednášení, prezentace a mnoho dalších. Chcete získat co nejvíce informací z každého z vašich procesních kroků, jak jen můžete.
• Zákazníci: Některé podniky jsou zaměřeny na zákazníka, zatímco jiné nikoli. Pokud se tedy vaše firma spoléhá na platící zákazníky, musíte o každém z nich shromáždit co nejvíce informací.
• Produkty: Zde se můžete zaměřit na objem prodeje, ziskovost, funkce, měsíční opakující se příjmy, zapojení zákazníků a další metriky, které vám mohou poskytnout hlubší přehled o vašich produktech.
• Služby: Firmy v odvětví služeb mohou stejně tak využít princip 80/20 tím, že své klienty rozdělí do různých demografických skupin. Chcete oddělit své vysoce hodnotné nebo nejcennější klienty od ostatních a přizpůsobit jim své služby. To je typické pro Freemium nabízí.
• Kampaně: Sledování marketingových kampaní a jejich výsledků může také poskytnout dostatek údajů, které vám pomohou získat statistiky o optimalizaci.
• Čas: Pokud dokážete shromažďovat data o tom, jak využíváte svůj čas v práci, můžete stejně tak použít principy 80/20 k optimalizaci vaší produktivity. Jedním z řešení je použití nástroje pro sledování času, jako je např Toggl.
• další nástroje: Ve skutečnosti můžete použít princip 80/20 k optimalizaci téměř čehokoli, o čem můžete shromažďovat data, a to zahrnuje všechny typy obchodních nástrojů a aplikací.

80/20 Postup optimalizace

Nyní, když máte potřebná data pro obchodní aktiva, která chcete optimalizovat, zde jsou další kroky, které je třeba dodržet.

1. Identifikujte několik zásadních: Použijte svá shromážděná data k vytvoření Paretovy tabulky nebo grafu. Poté identifikujte několik životně důležitých vstupů, které tvoří asi 80 % výstupu.
2. Zaměřte své aktivity na několik důležitých věcí: Pokuste se podpořit své obchodní aktivity pomocí pár životně důležitých. Ať už se jedná o kampaně, design, tvorbu produktů nebo služby. Pokuste se rozšířit své podnikání pouze v těchto životně důležitých oblastech.
3. Eliminujte nebo delegujte triviální mnoho: Můžete se rozhodnout delegovat úkoly spojené s mnoha triviálními nebo odstranit ty nejtriviálnější, které mají nejmenší dopad na vaše podnikání.
4. Opláchněte a opakujte: Pamatujte, že 80/20 je univerzální zákon. Takže po identifikaci nejdůležitějších 20 % vašich vstupů můžete dále identifikovat nejdůležitějších 20 % z původních 20 %. Jinými slovy, vaše nejdůležitější 4 % nebo tak nějak.

Různá odvětví a Paretovy aplikace

Princip Pareto neboli 80/20 je univerzální. To znamená, že jej můžete snadno aplikovat na jakýkoli typ podnikání a zvýšit tak produktivitu a zisky, jakmile si osvojíte umění identifikace nezbytných vlastností, na které se v daném odvětví zaměřit. Zde je rychlý přehled.

• Maloobchod: Identifikujte nejprodávanější produkty nebo kategorie produktů. Segmentujte zákazníky a optimalizujte prostor v regálech.
• Služba založená: Segmentujte své zákazníky a poskytujte více služeb své vysoce hodnotné demografické skupině.
• Výroba: Zefektivněte své operace pomocí analýzy a optimalizace 80/20 pro implementaci konceptů štíhlé výroby, optimalizaci hodnotového řetězce a snížení celkových nákladů.
• Vývoj softwaru: Identifikujte a implementujte nejdůležitější funkce, které zákazníci oceňují v aplikaci. To vám pomůže uspokojit potřeby většiny uživatelů. Stejně tak se nejprve zaměřte na vyřešení nejdůležitějších chyb.
• E-commerce: Optimalizujte design webových stránek, umístění produktu a kampaně pro lépe zacílené propagace a přizpůsobení zákaznické zkušenosti.
• Project Management: Upřednostněte své nejdůležitější úkoly, abyste nastartovali své projekty. Věnujte se nejpůsobivějším činnostem, abyste rychle dokončili 20 % úkolů, které obsahují 80 % hodnoty projektu.
• Na základě předplatného: Identifikujte předplatitele s vysokou hodnotou, kteří vám generují největší příjmy, a poté jim přizpůsobte lepší služby, budujte lepší vztahy a zlepšujte udržení zákazníků.
• Marketing a reklama: Nejprve identifikujte a zaměřte úsilí organizace na nejdůležitější marketingové a reklamní úkoly.
• Články vyžadující průzkum: Modely umělé inteligence se učí důležité i nepodstatné funkce v jakékoli aplikaci pomocí milionů pokusů a omylů. Na druhé straně přístup 80/20 v jakékoli oblasti výzkumu vám umožní rychleji a snadněji dosáhnout průlomů tím, že budete konkrétně hledat důležité faktory.
• Investice: Naučte se hledat nejdůležitější faktory úspěchu před investicí do podnikání. The Hvězdný princip by Richard Koch tento proces zjednodušuje.

Nejčastější dotazy

Zde jsou často kladené otázky týkající se principu 80/20 a zvýšení produktivity.

Proč investovat do čističky vzduchu?

Po shrnutí tohoto rychlého průvodce o uvolnění principu Pareto neboli 80/20 a o tom, jak může vašemu podnikání poskytnout zvýšení produktivity, které potřebuje pro větší zisky, musíte pochopit, že jsme sotva poškrábali povrch této univerzální pravdy.

Chcete-li si přečíst více o Paretově zákonu a o tom, jak může změnit váš život a podnikání, zvažte, zda se jej nechopit Richard Kochnadčasová klasika“Princip 80/20".
Ten termín dokonce vymyslel Princip 80/20.