Jak automatizovat své podnikání

Automatizace pracovních postupů může být velmi užitečným faktorem pro růst vašeho podnikání. Možná nejsme schopni nahradit lidské pracovníky, ale vždy můžeme zvýšit efektivitu zavedením automatizace.

Existuje mnoho úkolů, které můžete v podnikání automatizovat, a mnoho způsobů, jak to udělat. Dokonce i mnoho softwaru specifického pro průmysl nyní obsahuje vlastní automatizační funkce, ale existuje také software, který funguje napříč odvětvími a platformami.

Jaký způsob si vyberete, je na vás, protože to závisí na vašem podnikání a na tom, čeho se snažíte dosáhnout. Tento příspěvek vám poskytuje široký pohled na toto téma a osvětluje poznatky, které mohou vaši firmu posunout na další úroveň.

Počítač je automat

Ano. I když většina lidí vidí počítač jako úžasné zařízení, které jim umožňuje procházet web a komunikovat na sociálních sítích, jen málo z nich si uvědomuje, že je to stroj navržený k práci.

Počítačové aplikace jsou pokyny, které dělají stále stejné věci a přitom kontrolují změněné podmínky. Operují ve vnějším světě tím, že napodobují lidské chování, jako jsou výpočty a kreslení, ale dělají to mnohem rychleji.

Jde o to, že jakmile uvidíte každý počítač, smartphone nebo webový server jako stroj na sledování a dokončování úkolů, kterým je. Pak můžete lépe využít jejich sílu ke zvýšení vaší produktivity.

Workflow versus automatizace procesů

Je zde malý rozdíl, který musíte vědět. A to je rozdíl mezi automatizací pracovních postupů a automatizací obchodních procesů.

Pracovní postup označuje kroky, kterými musí úkol projít, aby byl dokončen. To může znamenat přechod od jednoho pracovníka k druhému, nechat se zkontrolovat členem týmu a poté podepsat nadřízený. A tak dále. Pracovní postupy jsou často jednoduché a zahrnují interakci mezi lidmi a dokumenty.

Na druhé straně obchodní proces zahrnuje složitější a vzájemně související úkoly. Lze na něj také pohlížet jako na pracovní postup mnoha pracovních postupů. Koordinace různých vzájemně propojených úkolů, které společně zaručují úspěch podniku jako celku.

Zde je krátké tabulkové srovnání obou termínů. Upozorňujeme, že tento příspěvek se zaměřuje na automatizaci pracovních postupů.

Automatizace pracovních postupů	Automatizace podnikových procesů
Spravuje jeden nebo více úkolů, aby byla práce hotová	Spravuje jeden nebo pracovní postupy, které provádějí úkoly
Zaměřuje se na efektivitu práce	Zaměřuje se na celkovou koordinaci systému
Může zahrnovat interakci člověka a stroje	Zahrnuje abstraktnější organizační koncepty
Méně složité a rychlejší na implementaci	Složitější a škálovatelnější
Nejlepší pro organizaci lidí a dokumentů	Nejlepší pro správu systémů, iniciativ, lidí

Výhody automatizace pracovních postupů

Jak si dokážete představit, automatizace pracovních postupů nabízí mnoho výhod. A přestože budou v konečném důsledku záviset na vašem konkrétním podnikání a úkolech, které děláte, zde je seznam univerzálních výhod, které lze očekávat.

• Úspora času – Tohle je jasné. Jakmile zautomatizujete všechny ty všední a opakující se úkoly, které stojí průměrného administrativního pracovníka přes 30 dní v roce, ušetříte čas. Zadruhé můžete tento ušetřený čas investovat do produktivnějšího úsilí o posílení podnikání.
  
  
• Průhlednost – Správná analýza pracovního postupu a jeho automatizace vyžaduje určitou úroveň disciplíny. To zase vytváří pořádek ve způsobu, jakým vaše firma zvládá své úkoly. Usnadnění sledování, jak rychle projekt postupuje, a provádění odhadů.
  
  
• Zvýšení efektivity a růstu – Automatizace částí vaší práce zlepšuje vaši celkovou efektivitu, protože můžete udělat více práce s menším lidským vstupem. Toto zvýšení se promítne do vyšší produktivity, což se následně promítne do obchodního růstu a vyšších zisků.
  
  
• Nižší náklady – Použití menšího množství lidské práce znamená také nižší mzdy, což znamená nižší provozní náklady. Tato výhoda je patrná zejména ve větších podnicích, kde mohou kumulativní úspory dosahovat značné částky. Mějte však na paměti, že automatizace obecně snižuje mzdové náklady, nikoli je odstraňuje.
  
  
• Méně chyb – To je jedna z hlavních výhod automatizace v některých průmyslových odvětvích. Lidská bytost je náchylná k chybám, takže ti, kteří musí zadávat nekonečné množství dat, čas od času udělají chyby. Stroje takové chyby nedělají. A i když dojde k problému, opravy trvají déle.
  
  
• Škálovatelnost – Výběr škálovatelného podnikání a jeho co největší automatizace je hlavním důvodem úspěchů většiny internetových milionářů. Jakmile máte správně strukturované a automatizované opakující se úkoly, vše, co potřebujete k vydělávání více peněz ve vašem podnikání, je jednoduše natočit objem.

Nevýhody automatizace pracovních postupů

Hlavní nevýhodou automatizace pracovních postupů vaší firmy jsou počáteční investice. I když se to liší podnik od podniku, tato investice se může skládat z času, který potřebujete, abyste se naučili proces automatizace, peněz, které jste utratili za jeho nákup, a jakýchkoli dalších nákladů.

Úspěchy, které mnoho podniků zažívá v oblasti automatizace, však ukazují, že většina investic se vyplatí.

Ideální úkoly k automatizaci

Ne každý úkol nebo podnikání se hodí k automatizaci. Některé jsou jednodušší než jiné. Je tedy na vás, abyste nejprve zkontrolovali a zjistili, co lze a nelze udělat. Ve většině případů vše, co potřebujete, je zjednodušit svůj pracovní postup na lépe zvládnutelné úkoly a zjednodušit jeho automatizaci.

Ať se stane cokoli, následující typy úloh byly různými společnostmi automatizovány různými způsoby. A to znamená, že i vy byste měli najít úspěch v automatizaci podobných.

• Sběr dat – Počítače se v posledních desetiletích tak zlepšily, že většinu práce zahrnující čísla a písmena lze snadno automatizovat. To platí zejména pro digitalizované abecedy, i když technologie optického rozpoznávání znaků (OCR) nezůstává pozadu. Pokud to vidíte a čtete vy, může to pomocí správné aplikace také váš počítač.
  
  
• Velkoobjemové úkoly – Počítače jsou rychlé a neunavují se. Když je potřeba udělat hodně práce, pak je často nejlepší věnovat nejprve trochu času automatizaci a později ušetřit čas.
  
  
• Vyžaduje více vstupů – Když se úkoly musí předávat z ruky do ruky nebo ze stolu na stůl, pak jediné úzké místo může narušit celý pracovní postup. Ale co možná největší automatizace snižuje narušení.
  
  
• Únavné úkoly – Některé úkoly jsou pekelně nudné a přinášejí jen malé uspokojení. Takže pokud je dokážete zautomatizovat, pak skvělé!

• Časově citlivé úkoly – Vy a členové vašeho týmu nemusíte být vždy přítomni, abyste se postarali o všechny vaše obchodní potřeby. A to znamená, že můžete často zmeškat termíny pro časově náročné úkoly. Automatizace některých nebo většiny takových úloh by však měla problém vyřešit.
  
  
• Opakující se úkoly – Některé úkoly se hloupě opakují a budete se ptát: „Musím v tom pokračovat?“. Tam je automatizace nejlepší odpovědí.
  
  
• Úlohy bez prostoru pro chyby – Přestože jsou počítače stále náchylné k chybám, chyby nedělají. Správně nakonfigurovaný automatizovaný systém s detekcí chyb tedy vždy překoná manuální systémy v úrovních přesnosti.
  
  
• Lidské zdroje – Od nástupu po aktualizace, zprávy o společnosti, sledování času, dovolené zaměstnanců, administrativu nemocenského a dovolené. Automatizace řízení lidských zdrojů může udělat zázraky pro každou firmu.
  
  
• Účetnictví – Vyvarujte se chyb a zbytečných bolestí hlavy automatizací svého účetnictví.
  
  
• prodej a marketing - Existuje mnoho populárních marketingové a CRM platformy které nabízejí automatizaci. A bylo prokázáno, že to zvyšuje efektivitu a zisky.
  
  
• Project Management - Mnoho platformy pro řízení projektů také vám umožní automatizovat a ušetřit čas.

Typy automatizačních nástrojů

Existují 3 typy nástrojů pro automatizaci pracovních postupů, které tam najdete: Kódovaný, nízký kód a žádný kód. Zde je bližší pohled na každou z nich.

1. Kódované automatizační nástroje – Jedná se o nástroje, které vyžadují, abyste napsali počítačový kód, abyste mohli provádět potřebné úkoly. Dokonalým příkladem je Linux Shell.
   
   
2. Nástroje pro automatizaci nízkého kódu – Nízkokódové nástroje v podstatě fungují bez kódování. Stále ale musíte vědět, jak kódovat, protože často budete muset provést změny nebo zadat pár řádků kódu. Dobrým příkladem je platforma Salesforce.
   
   
3. Žádné nástroje pro automatizaci kódu – Tyto nástroje může používat téměř každý. Aby to fungovalo, nepotřebujete znát programovací jazyk. Mnoho z nich dokonce přichází s krásným a dobře promyšleným uživatelským rozhraním pro efektivitu.

Špičkový automatizační software a metody

Existuje mnoho způsobů a nástrojů, jak automatizovat vaše podnikání. Fungují jinak, mají různé předpoklady a jejich seznam je téměř nekonečný. Zde jsou však hlavní jména, kterých byste si měli být vědomi.

• Smartsheet – Jméno mluví za vše. Aplikace bez kódu a podobná tabulkovému procesoru, která nabízí různé typy vstupních polí. To také umožňuje týmům pracovat rychleji díky automatizaci.
  
  
• Cron – Plánovač úloh pro Linux a *nix. Umožňuje vám nastavit úlohy tak, aby se spouštěly v nastavených intervalech od minut do měsíců a dokonce i ročně. Úlohou zde může být jakýkoli spustitelný počítačový kód.
  
  
• Shell skriptování – Budete potřebovat znalosti počítačového programování, abyste mohli psát skripty příkazového řádku na Linux Shell nebo libovolném OS dle vašeho výběru. Ale jakmile to dokážete, pak je jen málo věcí, které nemůžete automatizovat, protože většina webových serverů má Shell.
  
  
• Začlenit – Nabízí řešení automatizace pracovních postupů pro společnosti všech velikostí. Jedná se o platformu s nízkým kódem s předpřipravenými aplikacemi, formuláři, e-mailem, mobilními funkcemi, integrací API a intuitivním rozhraním.
  
  
• Zapier – Populární platforma pro automatizaci bez kódu. Zapier pomáhá společnostem automatizovat vše od marketingu po objednávky a řízení vztahů se zákazníky. Spojuje vás s více než 3,000 XNUMX aplikacemi SaaS.
  
  
• IFTTT – Je podobný Zapieru, ale o něco více zaměřený na osobní použití a použití pro malé firmy. IFTTT znamená If This Then That a je to platforma pro vývoj bez kódu.
  
  
• nintex – Nástroj pro správu pracovního toku s nízkým obsahem kódu. Obsahuje procesní řízení a automatizaci pro mnoho odvětví od bankovnictví po finance, energetiku, výrobu, státní správu a tak dále. Začíná na 955 dolarech měsíčně pro neomezené uživatele.
  
  
• Hubspot – Působivá platforma pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) plná funkcí. Nabízí mnoho funkcí automatizace pro všechny typy podniků.
  
  
• Flokzu – Nízkokódová a cloudová platforma pro správu pracovních postupů a obchodních procesů. Ideální pro společnosti se složitým provozem.
  
  
• Gravitační tok – Toto je plugin pro správu pracovních postupů a automatizaci pro weby WordPress.
  
  
• PYTHON – Toto je programovací jazyk Python. Moderní a všestranný počítačový jazyk, který je dostupný téměř na všech platformách. Snadno se čte a píše a díky své rozsáhlé knihovně vám umožní dělat spoustu úžasných věcí.

Proč investovat do čističky vzduchu?

Na konci tohoto příspěvku o automatizaci pracovních postupů a úkolů jste viděli mnoho nejlepších možností a co mohou nabídnout.

Každý máme jiné potřeby a máme různé úrovně dovedností. Zde tedy neexistuje jediná nejlepší možnost. Spíše je na vás, abyste našli to, co funguje nejlépe.