Robotická automatizace procesů pro malé podniky

Robotická automatizace procesů není jen pro velké podniky. Malé podniky mohou stejně tak profitovat z jeho mnoha výhod tím, že podniknou správné kroky.

Od dokončení opakujících se úkolů až po zvládnutí pracných nebo časově náročných procesů, neexistuje žádné omezení toho, co může RPA pro organizaci udělat. Jako bonus to také umožňuje zaměstnancům zapojit se do produktivnější práce.
Trh s automatizací robotických procesů byl oceněn na 2.3 miliard $ v 2022 a očekává se, že do roku 39 poroste 30% složenou roční mírou růstu (CAGR) na 2030+ miliard USD. Tento příspěvek vám ukazuje, jak může RPA pomoci vašemu podnikání.

Obsah skrýt

Jak RPA funguje?

Výhody RPA

Typy společností, které mohou těžit z RPA

Populární případy použití RPA

Nevýhody RPA

Jak uplatnit RPA ve vašem podnikání

Seznam oblíbeného softwaru RPA

Často kladené dotazy

Závěr

Jak RPA funguje?

RPA neboli robotická automatizace procesů je softwarový přístup, který umožňuje jednotlivci nebo organizaci dokončit rozsáhlé a často všední úkoly pomocí kombinace počítačového vidění, strojového učení a dalších automatizačních technologií.

Lidský uživatel musí nejprve nainstalovat robota do počítače a poté mu ukázat, jak provádět konkrétní úkoly. Robot je poté schopen přehrát pohyby uživatele, jakmile je spuštěna určitá událost. Takovými událostmi může být přijetí e-mailu, stisknutí tlačítka a tak dále. Konkrétní úkoly mohou sahat od přenosu souborů po zadávání dat, spouštění aplikace, procházení webu a tak dále.

Jinými slovy, systémy RPA jsou virtuální roboti, kteří dokážou plnit různé úkoly, které obvykle vykonávají lidé, a které vyžadují více kroků nebo aplikací. Mohou to dělat dodržováním pravidel založených na akcích a bez lidského zásahu.

Výhody RPA

RPA přináší konkurenční výhodu malým podnikům, protože nabízí výhody, které jsou jinak dostupné pouze velkým korporacím s obrovskými rozpočty. Hlavní výhody jsou následující.

Zvýšení produktivity: Roboti pracují neúnavně 24 hodin denně, aniž by si dělali přestávky nebo se unavili. Dále mohou provádět většinu úkolů rychleji než kterýkoli člověk, a to znamená, že jeden robot může dělat práci mnoha lidí za zlomek času, což vede k celkově více výstupům z podnikání.
Vylepšená přesnost: Redukce chyb je dalším dobrým důvodem pro implementaci automatizace robotických procesů, protože roboti nedělají chyby jako lidé. Výsledkem je vyšší kvalita výstupu z podnikání.
Úspora nákladů: Dobrý software RPA ušetří vaší společnosti peníze tím, že sníží náklady na dokončení opakujících se úkolů pod úroveň lidských pracovníků. Automatizací co největšího počtu opakujících se procesů můžete dokonce odstranit potřebu dalšího personálu tím, že zvýšíte svůj výkon. V konečném důsledku má společnost větší zisky tím, že platí méně za stejnou nebo více práce.
Vylepšená shoda: Pracovní procesy, které zahrnují shodu s mnoha předpisy, protokoly nebo zákony, dosáhnou lepších výsledků s robotickou automatizací procesů.
Snadnější škálovatelnost: Jakmile je proces automatizován, jeho škálování se stává jednodušším a nákladově efektivnější. Trik je nejprve identifikovat a zmapovat procesy ve vaší organizaci, které lze rychle automatizovat.
Lepší Analytics: Roboti vedou lepší záznamy než lidé, takže je snazší vidět, jak pracovali v jakémkoli daném časovém rámci.
Rozšířený zákaznický servis: Robotická automatizace procesů může pomoci rychle a efektivně vyřešit problémy se zákaznickým servisem, a tím zlepšit loajalitu zákazníků a snížit jejich odchod.

Typy společností, které mohou těžit z RPA

Z automatizace robotických procesů může těžit téměř každý typ a velikost podniku. Malé a střední podniky v oblasti financí, účetnictví, nemovitostí, lékařských služeb, maloobchodu, telekomunikací, výroby a mnoha dalších mohou těžit z automatizace svých operací.

Jediným požadavkem je, aby podnik měl opakující se úkoly, které jsou snadno identifikovatelné a přístupné automatizaci. Navíc díky většímu počtu takových opakujících se úkolů se podnik lépe hodí pro RPA.

Populární případy použití RPA

V organizaci je tolik procesů, které lze automatizovat pomocí RPA. Tato skutečnost je patrná z různých organizací, které již dosáhly určité úrovně automatizace procesů. Mohou být rozděleny do různých oddělení nebo sektorů následovně.

Data Entry: Jednou z nejlepších výhod RPA se zadáváním dat je validace dat, která zahrnuje několik pravidel, která znemožňují zadání nesprávných informací v kritických případech.
Výpočty: Mnoho úloh vyžaduje výpočty od jednoduchých hmotností balíků až po složitější procesy, jako jsou výpočty zisků a ztrát, výpočty faktur, zpracování výhod a tak dále. RPA dělá takové práce snadné a přesné.
Vedení záznamů: Od zaznamenávání transakcí po ukládání důležitých dat nebo dokumentů nezbytných pro podnikání, aktualizaci CRM a provádění automatických záloh, RPA může vašemu týmu ušetřit spoustu práce a peněz.
prodej a marketing: Většina prodejních a marketingových organizací přijala automatizaci pro své e-maily a fakturaci, ale stále existuje spousta malých podniků, které se nadále ubírají ruční cestou.
Finance a bankovnictví: Od migrace dat mezi aplikacemi až po zpracování úvěrových nároků, zálohování účtenek, správu zákaznických účtů, ověřování dat a odhalování podvodů – bez automatizace by byl bankovní průmysl ve velkém nepořádku.
Služby zákazníkům: Včetně aktualizací zákaznických informací týkajících se plánování schůzek, následných zpráv, prodeje vstupenek zákaznické podpory a pomoci.
Maloobchod: Můžete extrahovat informace o produktech z webových stránek a aktualizovat pomocí nich své systémy, importovat prodejní e-maily, aktualizovat svůj inventář a tak dále.
Telekomunikace: RPA může společnostem pomoci zálohovat klientská data, extrahovat relevantní informace a zpracovávat klientské účty.
Zdravotní péče: Zpracování údajů o pacientech, zpracování lékařských účtů, ukládání údajů o pacientech, zpracování pojištění atd.
HR: Od zpracování mezd až po nástup zaměstnanců a mnoho dalších úkolů.
Pohostinství: Správa rezervací a rezervací, zpětná vazba a průzkumy zákazníků, zpracování plateb, žádosti o služby a další.

Nevýhody RPA

Kromě četných výhod má robotická automatizace procesů také své nevýhody/výzvy. Zde jsou ty hlavní, které je třeba mít na paměti.

Počáteční náklady: Počáteční implementace strategie RPA může být nákladná, protože zahrnuje náklady na software RPA, školení, infrastrukturu a integraci. Jeho proveditelnost proto závisí na rozpočtu podniku a velikosti operací.
Složitost implementace: Integrace systému do stávajících IT systémů a pracovních postupů může být složitá a časově náročná záležitost. Navíc její úspěch závisí na zaměstnancích a na tom, jak jsou kooperativní nebo otevření.
Kognitivní limity: Robotická automatizace procesů v podstatě běží na pevných, předem stanovených pravidlech, což znamená, že budou mít často problémy s úkoly, které vyžadují lidskou kreativitu nebo rozhodování. Jejich větší flexibilita na druhé straně otevírá možnosti pro nepředvídatelné chyby. Integrace AI pomůže, ale má také své limity.

Jak uplatnit RPA ve vašem podnikání

Uplatnění robotické automatizace procesů u většiny malých podniků může pomoci zefektivnit jejich provoz vytvořením lépe strukturované organizace, která by nakonec měla zaznamenat zvýšení efektivity. Zde je návod krok za krokem, jak toho dosáhnout.

Krok 1: Posuďte příležitosti automatizace

Vaším prvním krokem je rozhlédnout se po vaší organizaci a pokusit se najít nejlepší oblasti pro automatizaci procesů. Hledáte opakující se úkoly, které jsou založeny na pravidlech a lze je automatizovat. Objevte co nejvíce. Promluvte si se svými pracovníky, abyste získali přehled.

Krok 2: Určete obchodní výhody

Dále musíte zvážit obchodní výhody automatizace každého z procesů, které jste vybrali. Jak složitý je každý proces a jak velkou úsporu práce může váš podnik přinést? Ohodnoťte své automatizační úlohy na základě jejich potenciální návratnosti investic.

Krok 3: Vyberte správný software RPA

Nyní je čas vybrat si správný nástroj RPA nebo si jej navrhnout sami, pokud na to máte dovednosti. Níže je uveden seznam nejlepších nabídek, včetně placených a open-source variant.

Krok 4: Začněte v malém

Nejlepší je začít s pilotním projektem k testování vod a vyhodnocení dopadu RPA ve vaší organizaci v menším měřítku. To omezuje rizika a získává určité zkušenosti s řešením větších projektů.

Krok 5: Implementujte RPA & Train Team

Tento krok závisí na typu zaměstnanců, které máte a kolik jich je. Takže to může být snadné nebo obtížné, v závislosti na tom. Cílem je, aby vaši zaměstnanci pochopili, jak spolupracovat s roboty, jak sledovat jejich pokrok a v případě potřeby zasáhnout.

Krok 6: Pozorujte a analyzujte

Žádný systém není dokonalý – i ty nejlepší společnosti se neustále zlepšují. I když jste ve svých obchodních operacích implementovali určitou úroveň robotické automatizace, stále musíte sledovat své celkové pracovní postupy a čas od času je analyzovat, abyste našli oblasti pro možnou optimalizaci.

Seznam oblíbeného softwaru RPA

Existuje mnoho softwarových řešení RPA a jsou dostupná ve všech formách – od plně komerčních až po komunitní a open-source verze. Je jen na vás, abyste našli to, co je pro vaši malou firmu nejlepší. Zde jsou nejlepší možnosti.

Často kladené dotazy

Níže jsou uvedeny některé často kladené otázky týkající se automatizace robotických procesů pro malé podniky.

Jak se RPA liší od tradiční automatizace?

RPA je flexibilnější, protože bere v úvahu jména, čísla, uživatelské rozhraní a tak dále při rozhodování o své další akci v pořadí.

Je RPA dobrá pro mé malé podniky?

Ano, RPA může poskytnout malým podnikům velkou konkurenční výhodu na trhu.

Potřebuji k implementaci RPA ve svém podnikání znalosti programování?

Ne, většina nástrojů RPA je navržena pro laiky a je uživatelsky přívětivá.

Je RPA bezpečný?

Ano, může být. Dobrý software RPA má vestavěné bezpečnostní funkce, a pokud ve vaší společnosti zavedete dobrá opatření na ochranu dat, měli byste být v pořádku.

Může malá firma ušetřit náklady díky RPA?

Ano, může. To však závisí na vašem odvětví a procesech, které chcete automatizovat.

Existuje bezplatný nebo otevřený software RAP?

Ano, mnoho RPA softwaru jako UiPath přicházejí s bezplatnými komunitními edicemi nebo zkušebními verzemi. Ostatním se líbí Robocorp a TagUI jsou open-source projekty.

Závěr

Po zaokrouhlení tohoto příspěvku o robotické automatizaci procesů a jejích výhodách pro malé podniky můžete vidět, že automatizace již není v dnešním světě možností – buď dohoníte, nebo zůstanete pozadu.

Jak se k tomuto kroku rozhodnete přistoupit, je však na vás. Ale pamatujte, že každý podnik je jedinečný a pouze ti, kdo provozují show, budou znát skutečně všední úkoly, pro které jsou ideální automatizace.