วิธีทำให้ธุรกิจของคุณเป็นระบบอัตโนมัติ
เบื่อกับงานซ้ำซากน่าเบื่อและกำลังมองหาวิธีที่จะทำให้ธุรกิจของคุณเป็นระบบอัตโนมัติและประหยัดเวลาหรือไม่ นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้
การทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติสามารถเป็นปัจจัยที่มีประโยชน์อย่างมากในการเติบโตของธุรกิจของคุณ เราอาจไม่สามารถแทนที่คนงานได้ แต่เราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้เสมอโดยการนำระบบอัตโนมัติมาใช้
มีงานหลายอย่างที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติในธุรกิจได้ และมีหลายวิธีที่จะทำได้ แม้แต่ซอฟต์แวร์เฉพาะอุตสาหกรรมจำนวนมากในปัจจุบันก็มีคุณลักษณะการทำงานอัตโนมัติเป็นของตัวเอง แต่ยังมีซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้ในหลายอุตสาหกรรมและหลายแพลตฟอร์มอีกด้วย
ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใดก็ขึ้นอยู่กับคุณ เนื่องจากขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณและเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ โพสต์นี้จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของเรื่องนี้และมองเห็นข้อมูลเชิงลึกที่จะช่วยยกระดับธุรกิจของคุณให้สูงขึ้น
คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องอัตโนมัติ
ใช่ แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะมองว่าคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่น่าทึ่งที่ช่วยให้ท่องเว็บและโต้ตอบบนโซเชียลมีเดียได้ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่ตระหนักว่าคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องจักรที่ออกแบบมาเพื่อทำงาน
แอปคอมพิวเตอร์เป็นคำสั่งที่ทำสิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่าในขณะที่ตรวจสอบเงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงไป แอปเหล่านี้ทำงานบนโลกภายนอกโดยเลียนแบบพฤติกรรมของมนุษย์ เช่น การคำนวณและการวาดภาพ แต่ทำได้เร็วกว่ามาก
ประเด็นสำคัญคือ เมื่อคุณเห็นคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรือเว็บเซิร์ฟเวอร์ทุกเครื่องเป็นเครื่องติดตามและจัดการงานให้เสร็จสิ้น คุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากพลังของเครื่องเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ดีขึ้น
เวิร์กโฟลว์เทียบกับกระบวนการอัตโนมัติ
มีข้อแตกต่างเล็กน้อยที่คุณจำเป็นต้องทราบ นั่นคือความแตกต่างระหว่างการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์และการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ
เวิร์กโฟลว์หมายถึงขั้นตอนที่งานต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น ซึ่งอาจหมายถึงการย้ายจากคนงานคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง การตรวจสอบโดยสมาชิกในทีม จากนั้นหัวหน้างานจะลงนาม เป็นต้น เวิร์กโฟลว์มักจะเรียบง่ายและเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบระหว่างบุคคลและเอกสาร
ในทางกลับกัน กระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับงานที่ซับซ้อนและเกี่ยวข้องกันมากกว่า นอกจากนี้ยังสามารถมองได้ว่าเป็นเวิร์กโฟลว์ของเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก การประสานงานงานต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันซึ่งทำงานร่วมกันเพื่อรับประกันความสำเร็จของธุรกิจโดยรวม
ต่อไปนี้เป็นการเปรียบเทียบแบบตารางสั้นๆ ของทั้งสองคำ โปรดทราบว่าโพสต์นี้เน้นที่การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์
| Workflow Automation | ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ |
|---|---|
| จัดการงานหนึ่งงานหรือมากกว่านั้นเพื่อให้ทำงานสำเร็จ | จัดการเวิร์กโฟลว์หนึ่งหรือหลายเวิร์กโฟลว์เพื่อให้ทำงานสำเร็จ |
| เน้นประสิทธิภาพการทำงาน | เน้นการประสานงานระบบโดยรวม |
| สามารถมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์และเครื่องจักรได้ | เกี่ยวข้องกับแนวคิดองค์กรที่เป็นนามธรรมมากขึ้น |
| ซับซ้อนน้อยลงและดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น | ซับซ้อนมากขึ้นและปรับขนาดได้ |
| ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบผู้คนและเอกสาร | ดีที่สุดสำหรับการจัดการระบบ ความคิดริเริ่ม บุคลากร |
ข้อดีของการทำงานอัตโนมัติ
คุณคงทราบดีอยู่แล้วว่าการทำงานอัตโนมัติมีข้อดีหลายประการ แม้ว่าสุดท้ายแล้วข้อดีเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณและงานที่คุณทำ แต่ต่อไปนี้คือรายการข้อดีทั่วไปที่คาดว่าจะได้รับ
- ประหยัดเวลา – ข้อนี้ชัดเจน เมื่อคุณทำให้การทำงานซ้ำซากจำเจที่พนักงานออฟฟิศทั่วไปต้องเสียเวลากว่า 30 วันต่อปีเป็นระบบอัตโนมัติ คุณจะประหยัดเวลาได้ ประการที่สอง คุณสามารถนำเวลาที่ประหยัดได้ไปลงทุนกับกิจกรรมที่มีประสิทธิผลมากขึ้นเพื่อส่งเสริมธุรกิจ
- ความโปร่งใส การวิเคราะห์และทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นระบบอัตโนมัติอย่างเหมาะสมนั้นต้องมีวินัยในระดับหนึ่ง ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการงานต่างๆ ได้อย่างเป็นระเบียบ และทำให้เห็นความคืบหน้าของโครงการได้ง่ายขึ้น และช่วยให้สามารถประมาณการได้
- การเพิ่มประสิทธิภาพและการเติบโต การทำให้ส่วนงานของคุณเป็นระบบอัตโนมัติจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม เนื่องจากคุณจะทำงานได้มากขึ้นโดยที่มนุษย์เข้ามาเกี่ยวข้องน้อยลง การเพิ่มนี้จะส่งผลให้ผลิตภาพสูงขึ้น ส่งผลให้ธุรกิจเติบโตและมีกำไรมากขึ้น
- ลดต้นทุน การใช้แรงงานคนน้อยลงยังหมายถึงค่าจ้างที่น้อยลง ซึ่งส่งผลให้ต้นทุนการดำเนินงานลดลง ข้อได้เปรียบนี้เห็นได้ชัดโดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งการประหยัดโดยรวมสามารถเป็นจำนวนเงินที่มากพอสมควร อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าระบบอัตโนมัติมักจะช่วยลดต้นทุนแรงงาน ไม่ใช่ขจัดต้นทุนดังกล่าว
- ความผิดพลาดน้อยลง – นี่เป็นหนึ่งในประโยชน์หลักด้านระบบอัตโนมัติในบางอุตสาหกรรม มนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่เสี่ยงต่อข้อผิดพลาด ดังนั้น ผู้ที่ต้องป้อนข้อมูลจำนวนมหาศาลจึงอาจทำผิดพลาดได้เป็นครั้งคราว แต่เครื่องจักรไม่ทำผิดพลาดเช่นนี้ และแม้ว่าจะมีปัญหาเกิดขึ้น การแก้ไขก็จะใช้เวลานานขึ้น
- scalability การเลือกธุรกิจที่ปรับขนาดได้และดำเนินการให้เป็นระบบอัตโนมัติมากที่สุดคือเหตุผลหลักเบื้องหลังความสำเร็จของเศรษฐีอินเทอร์เน็ตส่วนใหญ่ เมื่อคุณมีโครงสร้างและงานซ้ำๆ ที่เหมาะสมแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อสร้างรายได้เพิ่มในธุรกิจของคุณก็คือการเพิ่มปริมาณ
ข้อเสียของการทำงานอัตโนมัติ
ข้อเสียเปรียบหลักของการทำให้เวิร์กโฟลว์ของธุรกิจของคุณเป็นระบบอัตโนมัติคือการลงทุนเริ่มต้น แม้ว่าจะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ แต่การลงทุนนี้อาจประกอบด้วยเวลาที่คุณต้องใช้เพื่อเรียนรู้กระบวนการทำงานอัตโนมัติ เงินที่คุณจ่ายไปเพื่อซื้อกระบวนการนี้ และต้นทุนอื่นๆ
อย่างไรก็ตาม ความสำเร็จที่ธุรกิจจำนวนมากได้รับจากระบบอัตโนมัติแสดงให้เห็นว่าการลงทุนส่วนใหญ่คุ้มค่า
งานในอุดมคติที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ
ไม่ใช่ว่าทุกงานหรือทุกธุรกิจจะเหมาะกับการทำงานอัตโนมัติ บางงานทำได้ง่ายกว่างานอื่นๆ ดังนั้น คุณต้องตรวจสอบก่อนว่าอะไรทำได้และทำไม่ได้ ส่วนใหญ่แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือลดขั้นตอนการทำงานให้เหลือเพียงงานที่จัดการได้ง่ายกว่า แล้วคุณก็จะสามารถทำให้การทำงานอัตโนมัติง่ายขึ้น
ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น งานประเภทต่อไปนี้ได้รับการทำให้อัตโนมัติด้วยวิธีที่แตกต่างกันโดยบริษัทต่างๆ และนั่นหมายความว่าคุณเองก็ควรประสบความสำเร็จในการทำงานประเภทเดียวกันให้เป็นอัตโนมัติเช่นกัน
- การเก็บรวบรวมข้อมูล คอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงหลายทศวรรษที่ผ่านมา ทำให้การทำงานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขและตัวอักษรส่วนใหญ่สามารถทำงานโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับตัวอักษรที่แปลงเป็นดิจิทัล แม้ว่าเทคโนโลยีการจดจำอักขระด้วยแสง (OCR) จะตามหลังมาไม่ไกลนัก หากคุณสามารถเห็นและอ่านได้ คอมพิวเตอร์ของคุณก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยใช้แอปพลิเคชันที่เหมาะสม
- งานที่มีปริมาณมาก – คอมพิวเตอร์ทำงานเร็วและไม่เมื่อยล้า เมื่อมีงานต้องทำมากมาย การใช้เวลาเพียงเล็กน้อยก่อนจะทำให้ระบบอัตโนมัติทำงานได้เร็วขึ้นจึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า
- ต้องมีอินพุตหลายรายการ เมื่อต้องส่งต่องานจากมือหนึ่งไปยังอีกมือหนึ่งหรือจากโต๊ะหนึ่งไปยังอีกโต๊ะหนึ่ง ปัญหาคอขวดเพียงจุดเดียวสามารถรบกวนเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดได้ แต่การทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จะช่วยลดปัญหาการหยุดชะงักได้
- งานที่น่าเบื่อหน่าย – งานบางอย่างน่าเบื่อสุดๆ และไม่ค่อยน่าพอใจนัก ดังนั้น หากคุณสามารถทำให้งานเหล่านี้เป็นอัตโนมัติได้ ก็ถือว่าเยี่ยมมาก!
- งานที่ต้องมีกำหนดเวลา – คุณและสมาชิกในทีมอาจไม่สามารถดูแลความต้องการทางธุรกิจทั้งหมดได้เสมอไป ซึ่งหมายความว่าคุณอาจพลาดกำหนดเวลาสำหรับงานที่มีความสำคัญด้านเวลาได้บ่อยครั้ง อย่างไรก็ตาม การทำให้บางงานหรือเกือบทั้งหมดเป็นอัตโนมัติน่าจะช่วยแก้ปัญหานี้ได้
- งานที่ทำซ้ำ – งานบางอย่างซ้ำซากจนน่าตกใจ และจะทำให้คุณต้องถามว่า “ฉันต้องทำแบบนี้ต่อไปหรือเปล่า” การทำงานอัตโนมัติเป็นคำตอบที่ดีที่สุด
- งานที่ไม่มีพื้นที่สำหรับข้อผิดพลาด แม้ว่าคอมพิวเตอร์ยังคงมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ แต่ระบบอัตโนมัติก็ไม่เกิดข้อผิดพลาด ดังนั้น ระบบอัตโนมัติที่มีการกำหนดค่าอย่างเหมาะสมพร้อมการตรวจจับข้อผิดพลาดจะเหนือกว่าระบบแมนนวลในด้านความแม่นยำเสมอ
- ทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การต้อนรับพนักงานใหม่ไปจนถึงการอัปเดต ข่าวสารของบริษัท การติดตามเวลา วันหยุดของพนักงาน การบริหารการลาป่วยและลากิจ การทำให้การจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นระบบอัตโนมัติสามารถสร้างผลมหัศจรรย์ให้กับธุรกิจใดๆ ก็ได้
- การบัญชี – หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความยุ่งยากที่ไม่จำเป็นด้วยการทำบัญชีของคุณให้เป็นระบบอัตโนมัติ
- การตลาด – มีมากมายที่นิยม แพลตฟอร์มการตลาดและ CRM ที่เสนอการทำงานอัตโนมัติ และสิ่งนี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและผลกำไรได้
- การบริหารจัดการโครงการ - มากมาย แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ และยังช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติและประหยัดเวลาได้อีกด้วย
ประเภทของเครื่องมืออัตโนมัติ
มีเครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ 3 ประเภทที่คุณจะพบในท้องตลาด ได้แก่ แบบโค้ด แบบโค้ดน้อย และแบบไม่ต้องโค้ด ต่อไปนี้คือรายละเอียดของแต่ละเครื่องมือ
- เครื่องมืออัตโนมัติแบบเข้ารหัส – เป็นเครื่องมือที่ต้องให้คุณเขียนโค้ดคอมพิวเตอร์เพื่อทำงานที่จำเป็น ตัวอย่างที่ดีที่สุดคือ Linux Shell
- เครื่องมืออัตโนมัติแบบ Low Code เครื่องมือแบบ Low-code ทำงานได้โดยพื้นฐานโดยไม่ต้องเขียนโค้ด แต่คุณยังคงต้องรู้วิธีเขียนโค้ด เนื่องจากคุณมักจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือป้อนโค้ดเพียงไม่กี่บรรทัด แพลตฟอร์ม Salesforce เป็นตัวอย่างที่ดี
- เครื่องมืออัตโนมัติแบบไม่มีโค้ด – แทบทุกคนสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้ คุณไม่จำเป็นต้องรู้ภาษาการเขียนโปรแกรมเพื่อให้มันทำงานได้ หลายโปรแกรมมาพร้อมกับอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่สวยงามและได้รับการออกแบบมาอย่างดีเพื่อประสิทธิภาพ
ซอฟต์แวร์และวิธีการอัตโนมัติชั้นนำ
มีวิธีการและเครื่องมือมากมายที่จะทำให้ธุรกิจของคุณเป็นระบบอัตโนมัติ พวกมันทำงานแตกต่างกัน มีข้อกำหนดเบื้องต้นที่แตกต่างกัน และรายการนั้นแทบจะไม่มีที่สิ้นสุด อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือชื่อชั้นนำที่คุณควรทราบ
- Smartsheet ชื่อก็บอกทุกอย่างแล้ว แอปพลิเคชันแบบไม่ต้องใช้โค้ดและคล้ายสเปรดชีตที่มีฟิลด์อินพุตให้เลือกหลายประเภท นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมทำงานได้เร็วขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติ
- cron – ตัวกำหนดเวลาการทำงานของ Linux และ *nix ช่วยให้คุณกำหนดงานให้ทำงานในช่วงเวลาที่กำหนดได้ตั้งแต่นาที เดือน หรือแม้กระทั่งรายปี งานในที่นี้สามารถเป็นโค้ดคอมพิวเตอร์ที่สามารถทำงานได้
- การเขียนสคริปต์เชลล์ – คุณต้องมีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์จึงจะเขียนสคริปต์บรรทัดคำสั่งบน Linux Shell หรือระบบปฏิบัติการใดๆ ก็ได้ที่คุณเลือก แต่เมื่อทำได้แล้ว แทบไม่มีอะไรเลยที่คุณจะทำอัตโนมัติไม่ได้ เนื่องจากเว็บเซิร์ฟเวอร์ส่วนใหญ่มี Shell
- บูรณาการ – นำเสนอโซลูชันการทำงานอัตโนมัติสำหรับบริษัททุกขนาด เป็นแพลตฟอร์มแบบโลว์โค้ดที่มีแอป แบบฟอร์ม อีเมล ฟีเจอร์มือถือ การผสานรวม API และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายที่สร้างไว้ล่วงหน้า
- Zapier – แพลตฟอร์มอัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ดยอดนิยม Zapier ช่วยให้บริษัทต่างๆ ทำระบบอัตโนมัติทุกอย่างตั้งแต่การตลาดไปจนถึงการจัดการคำสั่งซื้อและความสัมพันธ์กับลูกค้า โดยเชื่อมต่อคุณกับแอป SaaS กว่า 3,000 แอป
- IFTTT – คล้ายกับ Zapier แต่เน้นการใช้งานส่วนบุคคลและธุรกิจขนาดเล็กมากกว่าเล็กน้อย IFTTT ย่อมาจาก If This Then That และเป็นแพลตฟอร์มการพัฒนาแบบไม่ต้องเขียนโค้ด
- นินเท็กซ์ – เครื่องมือจัดการเวิร์กโฟลว์แบบ low code มีคุณสมบัติการจัดการกระบวนการและระบบอัตโนมัติสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ มากมาย ตั้งแต่ธนาคาร การเงิน พลังงาน การผลิต รัฐบาล และอื่นๆ อีกมากมาย ราคาเริ่มต้นที่ 955 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้ไม่จำกัดจำนวน
- Hubspot แพลตฟอร์มการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ที่น่าประทับใจและเต็มไปด้วยคุณสมบัติต่างๆ มีคุณสมบัติอัตโนมัติมากมายสำหรับธุรกิจทุกประเภท
- โฟลคซู แพลตฟอร์มการจัดการเวิร์กโฟลว์และกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้โค้ดน้อยและบนคลาวด์ เหมาะสำหรับบริษัทที่มีการดำเนินงานที่ซับซ้อน
- การไหลของแรงโน้มถ่วง – นี่เป็นปลั๊กอินการจัดการเวิร์กโฟลว์และการทำงานอัตโนมัติสำหรับไซต์ WordPress
- หลาม – นี่คือภาษาการเขียนโปรแกรม Python ซึ่งเป็นภาษาคอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยและใช้งานได้หลากหลายและใช้งานได้บนแทบทุกแพลตฟอร์ม อ่านและเขียนได้ง่าย และให้คุณทำสิ่งที่น่าทึ่งมากมายด้วยไลบรารีขนาดใหญ่
สรุป
เมื่อมาถึงตอนท้ายของโพสต์เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์และการทำงานอัตโนมัตินี้ คุณจะได้พบกับตัวเลือกยอดนิยมมากมายที่มีอยู่และสิ่งที่ตัวเลือกเหล่านี้มีให้
เราทุกคนมีความต้องการที่แตกต่างกันและมีทักษะที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงไม่มีทางเลือกที่ดีที่สุดเพียงทางเดียว แต่คุณต้องเป็นผู้ค้นหาวิธีที่เหมาะสมที่สุด
บทความที่เกี่ยวข้อง
