Kā automatizēt savu biznesu

Darbplūsmu automatizācija var būt ļoti noderīgs faktors jūsu biznesa attīstībā. Mēs, iespējams, nevarēsim aizstāt cilvēkus, taču mēs vienmēr varam palielināt efektivitāti, ieviešot automatizāciju.

Uzņēmumā ir daudz uzdevumu, kurus varat automatizēt, un daudzi veidi, kā to paveikt. Pat daudzas nozarei specifiskas programmatūras tagad ietver savus automatizācijas līdzekļus, taču ir arī programmatūra, kas darbojas dažādās nozarēs un platformās.

Tas, kuru veidu izvēlaties, ir atkarīgs no jums, jo tas ir atkarīgs no jūsu uzņēmuma un tā, ko jūs mēģināt sasniegt. Šī ziņa sniedz plašu priekšstatu par šo tēmu un sniedz ieskatu, kas var pacelt jūsu biznesu uz nākamo līmeni.

Dators ir automāts

Jā. Lai gan lielākā daļa cilvēku uztver datoru kā pārsteidzošu ierīci, kas ļauj pārlūkot tīmekli un mijiedarboties sociālajos medijos, mazāk cilvēku saprot, ka tā ir mašīna, kas paredzēta darbam.

Datora lietotnes ir norādījumi, kas turpina darīt vienu un to pašu darbību, vienlaikus pārbaudot, vai nav mainīti apstākļi. Viņi darbojas uz ārpasauli, atdarinot cilvēka uzvedību, piemēram, aprēķinus un zīmēšanu, taču viņi to dara daudz ātrāk.

Lieta ir tāda, ka katru datoru, viedtālruni vai tīmekļa serveri redzat kā uzdevumu uzraudzības un pabeigšanas mašīnu. Tad jūs varat labāk izmantot to spēku, lai palielinātu savu produktivitāti.

Darbplūsma pret procesu automatizāciju

Ir neliela atšķirība, kas jums jāzina. Un tā ir atšķirība starp darbplūsmas automatizāciju un biznesa procesu automatizāciju.

Darbplūsma attiecas uz darbībām, kas jāveic, lai uzdevums tiktu pabeigts. Tas varētu nozīmēt pāreju no viena darbinieka pie otra, komandas loceklis to pārbauda un pēc tam paraksta vadītājs. Un tā tālāk. Darbplūsmas bieži ir vienkāršas un ietver mijiedarbību starp cilvēkiem un dokumentiem.

No otras puses, biznesa process ietver sarežģītākus un savstarpēji saistītus uzdevumus. To var uzskatīt arī par daudzu darbplūsmu darbplūsmu. Dažādu savstarpēji saistītu uzdevumu koordinēšana, kas darbojas kopā, lai garantētu uzņēmuma panākumus kopumā.

Šeit ir īss abu terminu salīdzinājums tabulā. Lūdzu, ņemiet vērā, ka šī ziņa ir vērsta uz darbplūsmas automatizāciju.

Darbplūsmas automatizācija	Biznesa procesu automatizācija
Pārvalda vienu vai vairākus uzdevumus, lai paveiktu darbu	Pārvalda vienu vai darbplūsmas, kurās tiek paveikti darbi
Koncentrējas uz darba efektivitāti	Koncentrējas uz vispārējo sistēmas koordināciju
Var ietvert cilvēku un mašīnu mijiedarbību	Ietver abstraktākus organizācijas jēdzienus
Mazāk sarežģīts un ātrāk īstenojams	Sarežģītāka un mērogojamāka
Vislabāk cilvēku un dokumentu kārtošanai	Vispiemērotākais sistēmu, iniciatīvu, cilvēku pārvaldībai

Darbplūsmas automatizācijas priekšrocības

Kā jau varat iedomāties, darbplūsmas automatizācijai ir daudz priekšrocību. Un, lai gan tie galu galā būs atkarīgi no jūsu precīzā biznesa un veicamiem uzdevumiem, šeit ir saraksts ar universālajām priekšrocībām, kas sagaidāmas.

• Laika ietaupījums – Tas ir acīmredzams. Tiklīdz jūs automatizēsit visus tos ikdienišķos un atkārtotos uzdevumus, kas vidēji biroja darbiniekam izmaksā vairāk nekā 30 dienas gadā, jūs ietaupīsit laiku. Otrkārt, jūs varat ieguldīt šo ietaupīto laiku produktīvākos centienos, lai veicinātu uzņēmējdarbību.
  
  
• Caurspīdīgums – Lai pareizi analizētu darbplūsmu un automatizētu to, ir nepieciešams disciplīnas līmenis. Tas savukārt rada kārtību, kā jūsu uzņēmums veic savus uzdevumus. Ļauj vieglāk redzēt, cik ātri projekts norisinās, un veikt aplēses.
  
  
• Efektivitāte un izaugsmes stimuls – Daļu darba automatizācija uzlabo vispārējo efektivitāti, jo varat paveikt vairāk darba ar mazāku cilvēku ieguldījumu. Šis pieaugums nozīmēs augstāku produktivitāti, kas savukārt nozīmē uzņēmējdarbības izaugsmi un lielāku peļņu.
  
  
• Zemākas izmaksas – Izmantojot mazāku cilvēku darbaspēku, samazinās arī algas, kas nozīmē zemākas darbības izmaksas. Šī priekšrocība ir īpaši acīmredzama lielākos uzņēmumos, kur kumulatīvie ietaupījumi var sasniegt ievērojamu summu. Tomēr paturiet prātā, ka automatizācija parasti samazina darbaspēka izmaksas, nevis tās novērš.
  
  
• Mazāk kļūdu – Šī ir viena no galvenajām automatizācijas priekšrocībām dažās nozarēs. Cilvēks ir pakļauts kļūdām, tāpēc tie, kuriem ir jāievada bezgalīgi daudz datu, laiku pa laikam pieļaus kļūdas. Mašīnas tādas kļūdas nepieļauj. Un pat tad, ja ir problēma, labojumi ir ilgāki.
  
  
• Mērogojamība – Mērogojama biznesa izvēle un pēc iespējas vairāk tā automatizācija ir galvenais iemesls vairumam interneta miljonāru veiksmes stāstu. Kad esat pareizi strukturējis un automatizējis atkārtotus uzdevumus, viss, kas jums nepieciešams, lai jūsu biznesā nopelnītu vairāk, ir vienkārši palielināt skaļumu.

Darbplūsmas automatizācijas trūkumi

Jūsu uzņēmuma darbplūsmas automatizēšanas galvenais trūkums ir sākotnējais ieguldījums. Lai gan tas atšķiras atkarībā no uzņēmuma, šis ieguldījums var sastāvēt no laika, kas jums nepieciešams, lai apgūtu automatizācijas procesu, naudu, ko iztērējāt tā iegādei, un citām izmaksām.

Tomēr panākumi, ko daudzi uzņēmumi piedzīvo automatizācijas jomā, liecina, ka lielākā daļa ieguldījumu būs tā vērti.

Ideāli automatizējami uzdevumi

Ne katrs uzdevums vai bizness ir piemērots automatizācijai. Daži ir vieglāk nekā citi. Tātad, vispirms ir jāpārbauda un jānoskaidro, ko var un ko nevar darīt. Vairumā gadījumu viss, kas jums nepieciešams, ir vienkāršot darbplūsmu pārvaldāmākiem uzdevumiem un vienkāršot tās automatizāciju.

Lai kas arī notiktu, dažādi uzņēmumi dažādos veidos ir automatizējuši tālāk norādītos uzdevumu veidus. Un tas nozīmē, ka arī jums vajadzētu gūt panākumus līdzīgu automatizācijā.

• Datu vākšana – Datori pēdējo desmitgažu laikā ir kļuvuši tik labi, ka lielāko daļu darbu, kas saistīts ar cipariem un burtiem, var viegli automatizēt. Tas jo īpaši attiecas uz digitalizētiem alfabētiem, lai gan optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) tehnoloģija daudz neatpaliek. Ja jūs to varat redzēt un lasīt, tad to var redzēt arī jūsu dators, izmantojot pareizo lietojumprogrammu.
  
  
• Liela apjoma uzdevumi – Datori ir ātri un nenogurst. Ja ir daudz darāmā darba, bieži vien vislabāk ir vispirms veltīt nedaudz laika, lai automatizētu un vēlāk ietaupītu laiku.
  
  
• Nepieciešamas vairākas ievades – Ja uzdevumi ir jānodod no rokas rokā vai no galda uz galdu, viens sašaurinājums var izjaukt visu darbplūsmu. Bet pēc iespējas vairāk automatizējot to, tiek samazināti traucējumi.
  
  
• Garlaicīgi uzdevumi – Daži uzdevumi ir garlaicīgi un nesniedz nelielu gandarījumu. Tātad, ja jūs varat tos automatizēt, tad lieliski!

• Laika ziņā jutīgi uzdevumi – Jūs un jūsu komandas locekļi ne vienmēr esat klāt, lai apmierinātu visas jūsu biznesa vajadzības. Un tas nozīmē, ka jūs bieži varat nokavēt termiņus, kad veicat uzdevumus, kas ir saistīti ar laiku. Tomēr, automatizējot dažus vai lielāko daļu šādu uzdevumu, problēma jāatrisina.
  
  
• Atkārtoti uzdevumi – Daži uzdevumi muļķīgi atkārtojas, un jūs liks jautāt: "Vai man tas ir jāturpina?". Automatizācija ir labākā atbilde.
  
  
• Uzdevumi bez vietas kļūdām – Lai gan tie joprojām ir pakļauti kļūdām, datori nekļūdās. Tātad pareizi konfigurēta automatizēta sistēma ar kļūdu noteikšanu vienmēr pārspēs manuālās sistēmas precizitātes līmenī.
  
  
• Cilvēkresursi - No iestrādes līdz atjauninājumiem, uzņēmuma jaunumiem, laika uzskaitei, darbinieku brīvdienām, slimības un atvaļinājumu administrēšanai. Cilvēkresursu pārvaldības automatizācija var radīt brīnumus jebkuram uzņēmumam.
  
  
• grāmatvedība – Izvairieties no kļūdām un nevajadzīgām galvassāpēm, automatizējot grāmatvedību.
  
  
• Pārdošana un Mārketings – Ir daudz populāru mārketinga un CRM platformas kas piedāvā automatizāciju. Ir pierādīts, ka tas palielina efektivitāti un peļņu.
  
  
• Projektu vadība - Daudzi projektu vadības platformas ļauj arī automatizēt un ietaupīt laiku.

Automatizācijas rīku veidi

Ir 3 veidu darbplūsmas automatizācijas rīki, kurus jūs uzzināsit: kodēts, zems kods un bez koda. Šeit ir sīkāks ieskats katrā.

1. Kodēti automatizācijas rīki – Šie ir rīki, kuriem nepieciešams ierakstīt datora kodu, lai veiktu nepieciešamos uzdevumus. Lielisks piemērs ir Linux Shell.
   
   
2. Zema koda automatizācijas rīki - Zema koda rīki būtībā darbojas bez kodēšanas. Bet jums joprojām ir jāzina, kā kodēt, jo jums bieži būs jāveic izmaiņas vai jāievada dažas koda rindiņas. Salesforce platforma ir labs piemērs.
   
   
3. Nav koda automatizācijas rīku – Šos rīkus var izmantot gandrīz ikviens. Lai tā darbotos, jums nav jāzina programmēšanas valoda. Daudziem pat ir skaistas un pārdomātas lietotāja saskarnes efektivitātes nodrošināšanai.

Populārākā automatizācijas programmatūra un metodes

Ir daudz veidu un rīku, kā automatizēt savu biznesu. Viņi strādā atšķirīgi, tiem ir dažādi priekšnosacījumi, un saraksts ir gandrīz bezgalīgs. Tomēr šeit ir populārākie vārdi, kas jums jāzina.

• Smartsheet – Nosaukums izsaka visu. Bezkoda un izklājlapai līdzīga lietojumprogramma, kas piedāvā dažāda veida ievades laukus. Tas arī ļauj komandām strādāt ātrāk, automatizējot.
  
  
• Cron - Linux un *nix darbu plānotājs. Tas ļauj iestatīt darbus, kas jāveic ar noteiktiem intervāliem no minūtēm līdz mēnešiem un pat katru gadu. Darbs šeit var būt jebkurš izpildāms datora kods.
  
  
• Shell skripti – Jums būs nepieciešamas datorprogrammēšanas zināšanas, lai varētu rakstīt komandrindas skriptus Linux Shell vai jebkurā OS pēc jūsu izvēles. Bet, ja jūs varat, tad ir maz, ko nevar automatizēt, jo lielākajai daļai tīmekļa serveru ir Shell.
  
  
• Integrificēt – Piedāvā darbplūsmas automatizācijas risinājumus visu izmēru uzņēmumiem. Tā ir zema koda platforma ar iepriekš izveidotām lietotnēm, veidlapām, e-pastu, mobilajām funkcijām, API integrāciju un intuitīvu saskarni.
  
  
• Zapier - Populāra bezkoda automatizācijas platforma. Zapier palīdz uzņēmumiem automatizēt visu, sākot no mārketinga līdz pasūtījumu un klientu attiecību pārvaldībai. Tas savieno jūs ar vairāk nekā 3,000 SaaS lietotnēm.
  
  
• IFTTT – Tas ir līdzīgs Zapier, bet nedaudz vairāk vērsts uz personīgo un mazo uzņēmumu izmantošanu. IFTTT apzīmē If This Then That, un tā ir izstrādes platforma bez koda.
  
  
• Nintex - Zema koda darbplūsmas pārvaldības rīks. Tā piedāvā procesu pārvaldību un automatizāciju daudzām nozarēm, sākot no banku darbības līdz finansēm, enerģētikai, ražošanai, valdībai utt. Tas sākas no USD 955 mēnesī neierobežotiem lietotājiem.
  
  
• Hubspot – Iespaidīga un ar funkcijām bagāta klientu attiecību pārvaldības (CRM) platforma. Tā piedāvā daudzas automatizācijas funkcijas visu veidu uzņēmumiem.
  
  
• Flokšu – Zema koda un mākoņdatošanas darbplūsmas un biznesa procesu pārvaldības platforma. Ideāli piemērots uzņēmumiem ar sarežģītām darbībām.
  
  
• Gravitācijas plūsma - Šis ir darbplūsmas pārvaldības un automatizācijas spraudnis WordPress vietnēm.
  
  
• Pitons - Šī ir Python programmēšanas valoda. Mūsdienīga un daudzpusīga datoru valoda, kas ir pieejama gandrīz visās platformās. To ir viegli lasīt un rakstīt, un ar tās plašo bibliotēku varat paveikt daudz pārsteidzošu lietu.

Secinājumi

Tuvojoties šīs darbplūsmas un uzdevumu automatizācijas ziņojuma beigām, esat redzējis daudzās populārākās iespējas un to piedāvājumu.

Mums visiem ir dažādas vajadzības un dažādi prasmju līmeņi. Tātad šeit nav viena labākā varianta. Drīzāk jums ir jāatrod tas, kas vislabāk darbojas.