Pagyakap kay Kaizen: Kahusayan sa Pamamagitan ng Patuloy na Pagbabago

Ang Kaizen ay isang Japanese na salita na maluwag na isinasalin sa "Good Change" o "change for the better" sa English. Ito ay isang pilosopiya para sa patuloy na pagpapabuti sa paghahangad ng kahusayan.

Masaki Imai pinasikat ang pilosopiya ng Kaizen sa kanyang aklat noong 1986 na pinamagatang “Kaizen: Ang Susi sa Japanese Competitive TagumpayItinataguyod nito ang paggawa ng maliliit na incremental na pagbabago sa paglipas ng panahon, bilang isang mas madaling paraan upang makamit ang pagiging produktibo, kahusayan, at mga pagpapabuti ng kalidad.

Gumagana ang paraan ng Kaizen para sa engineering, produksyon, mga negosyong nakabatay sa serbisyo, at maging sa personal na pag-unlad at marami pang ibang larangan ng buhay. Ipinapakita sa iyo ng post na ito kung paano makakamit ng iyong negosyo ang kahusayan sa pamamagitan ng pagtanggap sa mga prinsipyo ng Kaizen ng patuloy na pagbabago.

Kaizen vs Innovation

Nasa kaibuturan ng pilosopiya ng Kaizen ang kalagayan ng tao - tayo ay mga emosyonal na nilalang na kadalasang kumikilos nang hindi makatwiran. Ang dahilan ay ang utak ng tao ay naka-wire na pumasok sa Fight o Flight mode sa tuwing nakakaramdam ito ng mga nakakatakot na emosyon, tulad ng pagbabago. Ang mekanismong ito ay pinangangasiwaan ng amygdala ng utak at isang nakakatulong na mekanismo ng kaligtasan. Ngunit sa downside, madalas na ginagawang mahirap para sa mga tao ang pagbabago.

Ang inobasyon dito ay tumutukoy sa radikal na pagbabago sa isang negosyo o iba pang setting. Ang isang kahilingan na gumawa sa isang malaking pagbabago ay kadalasang nagti-trigger ng tugon sa takot o pagkabalisa ng tao, na nagpapagana sa kalagitnaan ng utak at nagpapanatili sa taong iyon na emosyonal tungkol sa isyu. Sa katunayan, ang mga damdaming ito ay lumalampas sa neocortex na humahawak sa makatwirang pag-iisip at lohika na kinakailangan para sa ganoong trabaho.

Si Kaizen, sa kabilang banda, ay nagtataguyod ng maliliit na pagbabago na hindi gaanong mahalaga sa damdamin. Ang diskarte na ito ay nagpapanatili sa tao sa isang level-headed, rational na estado ng pag-iisip at ginagawang mas madali upang lumikha ng patuloy na mga pagpapabuti sa parehong propesyonal at personal na mga kapaligiran. Naniniwala si Kaizen na walang proseso ang maaaring maging perpekto, dahil palaging may puwang para sa pagpapabuti. Naglalatag ito ng pundasyon para sa pagkamit ng kahusayan sa pamamagitan ng patuloy na pag-aaral at paglago.

Ang Pangako ng Isang Magandang Pagbabago

Ang pilosopiya ng Kaizen ay nagbunga ng maraming sistema ng pamamahala na ginagamit ng hindi mabilang na matagumpay at pandaigdigang mga tatak upang makamit ang kahusayan sa kanilang iba't ibang larangan.

Mula sa Just-In-Time na sistema ng produksyon ng Toyota hanggang sa mga aplikasyon sa mga ospital, software development, paliparan, supermarket, at marami pang ibang industriya, ang Kaizen ay nasa gitna ng Lean na pag-iisip at produksyon kultura.

Ang Kaizen ay isang diskarte sa pamamahala na naglalayong makamit ang magagandang tagumpay sa pamamagitan ng disiplina at pasensya. Ang dahan-dahang pag-chipping sa iyong mga layunin sa pamamagitan ng unti-unting pagpapabuti ng proseso at isang pangmatagalang diskarte, ay nagbibigay ng hindi teknolohikal at kadalasang mas murang diskarte sa pagbabago.

Ito ay kung paano nakamit ng industriya ng pagmamanupaktura ng Japan ang malaking pagpapabuti sa kalidad ng produkto at mga pagbawas sa gastos sa pamamagitan ng 1960s at 70s, na humahantong sa klasikong libro ni Masaaki Imai.

Mga Pangunahing Prinsipyo ng Kaizen

Ang mga prinsipyo ng Kaizen ang bumubuo sa pundasyon kung saan itinayo ang kilusan at ang maraming pagkakaiba-iba nito. Narito ang mga pangunahing kailangan mong malaman.

• Patuloy na Pagbuti: Binibigyang-diin ni Kaizen ang paghahangad ng kahusayan sa pamamagitan ng paggawa ng maliliit ngunit patuloy na pagpapabuti sa paglipas ng panahon. Dahil, kahit na imposibleng makamit ang pagiging perpekto sa anumang proseso, posible pa ring makamit ang ganoong mataas na antas ng kahusayan pagkatapos ng napakaraming mga pag-ulit na ang resulta ng iyong mga pagsisikap ay magsisimulang tumingin perpekto. Kasama sa prosesong ito ang tuluy-tuloy na mga pagsusuri, mga adaptasyon, at standardisasyon.
• Maliit, Mga Incremental na Pagbabago: Ang malalaking pagbabago ay maaaring humantong sa malalaking problema, dahil mas malaki ang kinakailangang pagbabago, mas maraming emosyonal na isyu, kumplikado, kapital, at radikal na operasyon ang maaaring kailanganin upang maipatupad ito. Ang isang maliit na pagbabago, sa kabilang banda, ay karaniwang hindi malaking bagay. Ngunit kapag ginawa mo ito nang paulit-ulit, mangyayari ang mahika ni Kaizen.
• Employee Empowerment / Gemba: Nauunawaan ni Kaizen na tanging ang mga pinakamalapit sa isang gawain o proseso ang nasa pinakamagandang posisyon upang tukuyin ang mga lugar para sa pagpapabuti. Halimbawa, ang mga gumagamit lamang ng mga tool ng software ng isang kumpanya ang pinakamahusay na makakapagbigay ng feedback upang gumawa ng mga pagpapabuti. Ganoon din sa bawat miyembro ng koponan o mga empleyado ng isang kumpanya, lahat ay kailangang makibahagi sa paglutas ng problema at paggawa ng desisyon ng kumpanya.
• Mga Desisyon na Batay sa Data: Itinataguyod ni Kaizen ang pagkolekta at pagsusuri ng totoong data ng proseso upang makatulong sa pag-abot ng mga pagpapasya sa pagpapabuti.
• Proseso hindi Resulta: Tinuturuan ni Kaizen ang operator na tumuon sa proseso at hindi sa resulta. Halimbawa, kung ang resulta ay isang pisikal na produkto na may mga depekto, nangangahulugan ito na ang proseso ng paggawa nito ay may depekto sa anumang paraan. Nangangahulugan din ito na maaari mo lamang itama ang kapintasan sa pamamagitan ng pag-aaral sa proseso ng produksyon at paggawa ng mga kinakailangang pagbabago.
• Tumuon sa Kalidad: Nakatuon din ang sistema ng Kaizen sa pagpapabuti ng kalidad ng mga output ng isang organisasyon sa pamamagitan ng pagtutok at pagpapabuti ng mga prosesong lumilikha ng mga output na iyon.
• Standardisasyon: Sa pamamagitan ng pag-standardize ng mga proseso nito, binabawasan ng anumang organisasyon ang pagkakaiba-iba, at nakakatipid ng oras at gastos, habang pinapalakas ang pangkalahatang kalidad ng mga natapos na produkto nito. Nag-aalok ang Kaizen ng PDCA/SDCA framework para tumulong sa pag-standardize at pag-ulit ng mga proseso ng produksyon ng kumpanya. Depende sa industriya, ang standardisasyon ay maaaring kasing simple ng pagsulat ng a Standard Operating Manual para sa mga service worker o paglikha ng tool-aided system na kinabibilangan ng mga partikular na sukat para sa bawat hakbang sa proseso.
• Pag-aalis ng Basura: Itinuro ni Kaizen na ang basura (mudra) ay isang pamatay ng kahusayan at kakayahang kumita. Kaya, itinataguyod nito ang pag-aalis ng 7 mudra mula sa lahat ng iyong mga operasyon upang mapalakas ang kahusayan. Kabilang sa mga basurang ito ang sobrang produksyon, paggalaw, imbentaryo, mga depekto, labis na pagproseso, transportasyon, at paghihintay. Kapag mas binabawasan mo ang bawat isa sa mga salik ng produksyon na ito sa iyong organisasyon, mas mataas ang iyong kahusayan sa pagpapatakbo.
• Pag-aalis ng Strain: Ang overburden o strain, na kilala rin bilang muri sa Japanese ay maaaring magpababa ng halaga sa mga output ng kumpanya. Ang nasabing pag-aalis ay nangangailangan ng paggamit ng mga tamang kasangkapan at kapasidad para sa trabaho, pagkuha o pagsasanay ng mga kwalipikadong propesyonal, at iba pa.
• Ang Susunod na Proseso ay Ang Customer: Ang prinsipyong ito ay mahusay na nauugnay sa paghahanap para sa pinakamataas na kalidad. Sa halip na kontrolin ang isang produkto nang isang beses sa pagtatapos ng pagbuo nito, ang produkto ay kinokontrol para sa kalidad sa bawat sandali sa pamamagitan ng pagtrato sa susunod na proseso bilang isang customer. Ang prinsipyong ito ay nakasalalay sa tungkulin ng kontrol sa kalidad sa bawat naunang proseso na kailangang ibigay ang pinakamahusay na kalidad ng mga produkto para sa kanyang customer (susunod na proseso) na gagawin.

Paglalapat ng Kaizen Sa Negosyo

Ang paglalapat ng mga prinsipyo ng Kaizen sa iyong negosyo ay depende sa iyong uri ng organisasyon at sa mga prosesong kailangan mong pagbutihin. Kaya, ang iyong negosyo ay maaaring isang 1-man outfit, isang team, o isang malaking organisasyon, ngunit ang mga pangunahing prinsipyo ay nananatiling pareho at ang aplikasyon ay ang mga sumusunod.

• Pagyamanin ang isang Kaizen Culture: Ang pagkakaroon ng kultura ng Kaizen sa iyong organisasyon ay napakahalaga dahil ito ang naglalatag ng pundasyon para sa patuloy na pagpapabuti. Kailangan mong sanayin ang buong koponan. Ang lahat ng mga empleyado ay dapat na nakasakay at nauunawaan na walang kontribusyon na masyadong maliit. Ang pamumuno ay dapat ding mangako sa pagdaraos ng mga regular na pagpupulong kasama ang buong pangkat upang talakayin at makahanap ng mga solusyon.
• Tukuyin ang Mga Pinaka-Kaugnay na Isyu: Palagi kang magkakaroon ng mga isyu na kailangan mong ayusin at pagbutihin. Itinataguyod ni Kaizen ang prinsipyo ng Gemba. Iyon ay, pangangalap ng input mula sa eksaktong istasyon kung saan nangyayari ang trabaho. Maaari mo ring gamitin ang pagsusuri ng data, mga kahon ng suhestiyon, feedback ng customer, sukatan ng pagganap, at anumang iba pang solusyon upang matukoy ang mga solusyon sa pagpapahusay. Kung maraming isyu, maaari mong unahin ang mga gawain gamit isang 80/20 na pagsusuri para sa pinakamahusay na mga resulta.
• Patakbuhin ang Proseso ng Kaizen: Ang PDCA/SDCA ng Plan-Do-Check-Act / Standardize-Do-Check-Act ay ang mga pangunahing cycle ng proseso, kung saan gagawin mo ang mga kinakailangang pagpapabuti sa organisasyon. Palaging ginagawa muna ang SDCA, para makagawa ka ng mga pamantayan, at pagkatapos ay ang mga kasunod na cycle ay PDCA. Narito kung paano ito gumagana
  
  1. Planuhin/I-standardize: Ang pagpaplano dito ay tumutukoy sa pagtatatag ng target para sa pagpapabuti sa anumang bahagi ng iyong negosyo. Hinihiling ng pilosopiya ng Kaizen na laging may target para sa pagpapabuti at mga plano ng aksyon na nakalagay upang makamit ito. Sa unang pagtakbo, gayunpaman, at sa bawat oras na may abnormalidad, dapat mayroong isang standardisasyon. Itinatakda ng hakbang sa standardisasyon ang mga panuntunan, sukatan, o eksaktong hakbang na dapat sundin sa tuwing tapos na ang gawain. At pagkatapos lamang ma-stabilize ang proseso ng trabaho, gagawa ka na ba ngayon ng mga plano sa pagpapabuti para sa bawat cycle o pag-ulit.
  2. Do: Ito ay simpleng proseso ng paggawa ng gawain sa pamamagitan ng pagsunod sa mga pamantayang itinakda sa Hakbang 1) sa itaas.
  3. Tsek: Sinusuri mo ang proseso upang matukoy kung ang iyong pagpapatupad ay nakamit ang ninanais na mga resulta o nasa track pa rin.
  4. Kumilos: Tumutukoy sa pagsasagawa ng bagong pamamaraan at pag-normalize nito bilang karaniwang paraan ng paghawak ng ganoong gawain sa iyong negosyo.
     
• Banlawan at Ulitin: Ang Kaizen ay tungkol sa patuloy na pagpapabuti at pagbabago, kaya kailangan mong magpatuloy pagkatapos ng bawat cycle. O maaari mong pantay na ituon ang iyong mga pagsisikap sa pagpapabuti sa isa pang proseso. Banlawan lang at ulitin.

Paglalapat ng Kaizen Sa Pang-araw-araw na Buhay

Maaari mong pantay na ilapat ang pilosopiya ng Kaizen sa iyong personal na buhay upang makakuha ng mga resulta mula sa mga aktibidad tulad ng pagiging fit, pagkain ng mas mahusay, pag-aaral, paggawa ng trabaho, at pag-abot sa iba't ibang layunin. Ang lansihin dito ay mag-focus sa maliliit at emosyonal na walang kaugnayang mga layunin sa una. Isang bagay na hindi ka ma-stress o mag-aalala sa anumang paraan.

Halimbawa, kung gusto mong maging fit sa pamamagitan ng jogging, maaari kang magtakda ng medyo simpleng layunin ng pag-jogging on the spot sa loob lamang ng 1 minuto sa isang araw, at pagkatapos ay lumaki mula doon. Kung gusto mong huminto sa paninigarilyo, maaari mong bawasan ang isang stick mula sa iyong mga sigarilyo bawat linggo o buwan, hanggang sa huminto ka. Maaari ka ring maglaan ng 5 minuto lamang sa pag-iisip o paggawa sa isang malaki o nakakatakot na proyekto hanggang sa ito ay gumulong.

Ang layunin ay magsimula sa maliliit na hakbang, at pagkatapos ay gumawa ng maliliit, incremental, at tuluy-tuloy na mga pagbabago sa paglipas ng panahon. Gumagana ito dahil pinuputol nito ang pagpapaliban, pagkabalisa, at iba pang mga pag-uugali sa pagsasabotahe sa sarili na pumipigil sa mga tao na maabot ang kanilang mga layunin.

Listahan ng Mga Parirala at Konsepto ng Kaizen

Dahil nagmula ang pilosopiya ng Kaizen sa Japan, makakakita ka ng maraming terminong Hapones na palaging ginagamit dito. Narito ang isang mabilis na listahan ng mga pangunahing termino ng Kaizen at ang kanilang mga kahulugan.

5S: Ang limang (5S) ng mabuting housekeeping ay ang mga sumusunod.

1. Seiri (Pagsunud-sunurin): Pag-uri-uriin ang mga bagay, panatilihin ang mga kinakailangang bagay, at itapon ang mga hindi kinakailangang bagay.
2. Seiton (Ituwid): Ayusin ang iyong mga tool ayon sa paggamit upang mabawasan ang oras at pagsisikap.
3. Seiso (Scrub): Linisin at panatilihing malinis ang iyong lugar ng trabaho.
4. Seiketsu (Systematize): Sundin ang system, at gamitin ang mga tamang tool, proteksyon, at gear.
5. Shitsuke (I-standardize): Panatilihin ang disiplina sa sarili.

Baguhin: Ang ibig sabihin ng Muda ay basura at mayroong 7 mudas o basura, gaya ng mga sumusunod.

1. Sobrang produksyon: Ang paggawa ng higit sa kailangan ay isang pag-aaksaya.
2. imbentaryo: Maraming tapos o hindi natapos na mga produkto sa imbentaryo ay walang dagdag na halaga.
3. Mga Depekto: Ang bawat may sira na produkto ay isang pag-aaksaya ng mga mapagkukunan.
4. Galaw: Ang pisikal na pagsusumikap na hindi nagdaragdag ng halaga sa produkto ay isang pag-aaksaya.
5. Over-processing: Ang isang mali at hindi na-optimize na diskarte sa pagproseso ay maaaring maging aksaya.
6. Naghihintay: Ang isang idle operator ay isang basura.
7. transportasyon: Kung mas maraming dinadala ang isang produkto, mas maraming basura ang nalilikha.

Gemba: Ang lugar kung saan nangyayari ang mga bagay o trabaho. Ang bawat tagapamahala ay nangangailangan ng unang karanasan.

Muri: (Overburden) Isang mabigat na sitwasyon. Tulad ng pagbibigay sa isang bagong empleyado ng trabaho ng isang beteranong manggagawa nang hindi muna siya binibigyan ng tamang pagsasanay.

Mura: (Variation) Nangyayari ito kapag natigil ang maayos na daloy ng trabaho dahil sa kaunting pagkakaiba sa gawain o oras na ginugol sa proseso. Ang standardisasyon ang bahala dito.

Jidoka: Pag-aautomat

Mga Organisasyong Gumagamit ng Kaizen

Maraming malalaki at maliliit na organisasyon na alam mo ang gumagamit ng mga prinsipyo ng Kaizen sa kanilang mga operasyon. Kabilang sa mga ito ang lahat mula Toyota hanggang Sony, Canon, Panasonic, Honda, Samsung, Nestle, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes, at mga pamahalaan tulad ng United Arab Emirates, Mauritius , Kenya, at India.

Siyempre, ang listahan ay nagpapatuloy.

Mga Madalas Itanong

Narito ang ilang mga madalas itanong na may kaugnayan sa pamamaraan ng Kaizen at patuloy na pagbabago.

Konklusyon

Sa pagtatapos ng mabilis na gabay na ito sa mga prinsipyo ng Kaizen at kung paano ka matutulungan ng mga ito na makamit ang kahusayan sa iyong negosyo sa pamamagitan ng patuloy na pagbabago, dapat ay mayroon ka nang isa o dalawa sa ngayon, kung paano ipatupad ang ilang pagbabago.

Ang Kaizen ay isang gabay na pilosopiya at ang mga pamamaraan nito ay hindi nakatakda sa bato. Ngunit kapag sinunod mo ang patnubay nito at nagsimula sa iyong paglalakbay ng tuluy-tuloy na pagbabago, tiyak na makakamit mo ang kahusayan.