İşinizi nasıl otomatik hale getirirsiniz?

Sıkıcı, tekrarlayan çalışmalardan bıktınız ve işinizi otomatikleştirmenin ve biraz zaman kazanmanın yollarını mı arıyorsunuz? İşte bilmeniz gereken her şey.

İş akışlarını otomatikleştirmek, işinizi büyütmede çok yardımcı bir faktör olabilir. İnsan işçileri değiştiremeyebiliriz, ancak otomasyonu tanıtarak verimliliği her zaman artırabiliriz.

Bir işletmede otomatikleştirebileceğiniz birçok görev ve bunu yapmanın birçok yolu vardır. Birçok sektöre özel yazılım bile artık kendi otomasyon özelliklerini içeriyor, ancak sektörler ve platformlar arasında çalışan yazılımlar da var.

Hangi yolu seçerseniz seçin, bu sizin işinize ve neyi başarmaya çalıştığınıza bağlı olduğundan size kalmış. Bu gönderi size konuyla ilgili geniş bir bakış açısı sağlar ve işletmenizi bir sonraki düzeye taşıyabilecek içgörülere ışık tutar.

Bilgisayar bir otomattır

Evet. Çoğu insan bilgisayarı internette gezinmelerine ve sosyal medyada etkileşim kurmalarına izin veren harika bir cihaz olarak görse de, daha azı onun iş yapmak için tasarlanmış bir makine olduğunun farkındadır.

Bilgisayar uygulamaları, değişen koşulları kontrol ederken aynı şeyleri tekrar tekrar yapan talimatlardır. Hesaplama ve çizim gibi insan davranışlarını taklit ederek dış dünya üzerinde çalışırlar, ancak bunu çok daha hızlı yaparlar.

Buradaki nokta, her bilgisayarı, akıllı telefonu veya web sunucusunu bir kez görev izleme ve tamamlama makinesi olarak gördüğünüzde. O zaman üretkenliğinizi artırmak için güçlerinden daha iyi yararlanabilirsiniz.

İş Akışı ve Süreç Otomasyonu

Bilmeniz gereken küçük bir ayrım var. İş akışı otomasyonu ile iş süreci otomasyonu arasındaki fark da budur.

İş akışı, bir görevin tamamlanması için geçmesi gereken adımları ifade eder. Bu, bir çalışandan diğerine geçmek, bir ekip üyesi tarafından kontrol edilmek ve ardından bir süpervizör tarafından imzalanmak anlamına gelebilir. Ve benzeri. İş akışları genellikle basittir ve insanlar ile belgeler arasındaki etkileşimi içerir.

Öte yandan bir iş süreci, daha karmaşık ve birbiriyle ilişkili görevleri içerir. Birçok iş akışının bir iş akışı olarak da görülebilir. Bir bütün olarak işletmenin başarısını garanti etmek için birlikte çalışan birbirine bağlı çeşitli görevlerin koordinasyonu.

İşte her iki terimin kısa bir tablo karşılaştırması. Lütfen bu gönderinin iş akışı otomasyonuna odaklandığını unutmayın.

İş Akışı Otomasyonuİş Süreçleri Otomasyonu
Bir işi halletmek için bir veya daha fazla görevi yönetirİşleri yapan bir veya iş akışlarını yönetir
İş verimliliğine odaklanırGenel sistem koordinasyonuna odaklanır
İnsan ve makine etkileşimlerini içerebilirDaha soyut organizasyon kavramları içerir
Daha az karmaşık ve uygulanması daha hızlıDaha karmaşık ve ölçeklenebilir
İnsanları ve belgeleri düzenlemek için en iyisiSistemleri, girişimleri, insanları yönetmek için en iyisi

İş akışı otomasyonunun avantajları

Tahmin edebileceğiniz gibi, iş akışı otomasyonundan elde edilecek birçok avantaj var. Ve nihayetinde tam olarak işinize ve yaptığınız görevlere bağlı olmalarına rağmen, işte bekleyeceğiniz evrensel avantajların bir listesi.

  • Zaman Tasarrufu - Bu bariz. Ortalama bir ofis çalışanına yılda 30 günden fazla mal olan tüm bu sıradan ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirdiğinizde zaman kazanacaksınız. İkinci olarak, kazanılan bu zamanı, işi geliştirmek için daha üretken çabalara yatırabilirsiniz.

  • Şeffaflık – Bir iş akışını doğru bir şekilde analiz etmek ve otomatikleştirmek için belirli bir disiplin düzeyi gerekir. Bu da işletmenizin görevlerini yerine getirme biçiminde düzen yaratır. Bir projenin ne kadar hızlı ilerlediğini görmeyi ve tahminlerde bulunmayı kolaylaştırır.

  • Verimlilik ve Büyüme artışı – İşinizin parçalarını otomatikleştirmek, genel verimliliğinizi artırır çünkü daha az insan girdisi ile daha fazla iş yapabilirsiniz. Bu artış, daha yüksek üretkenliğe dönüşecek ve bu da iş büyümesine ve daha fazla kâra dönüşecek.

  • Daha düşük maliyetler – Daha az insan emeği kullanmak aynı zamanda daha az ücret anlamına gelir, bu da daha düşük işletme maliyetleri anlamına gelir. Bu avantaj, özellikle kümülatif tasarrufların önemli bir miktara ulaşabileceği daha büyük işletmelerde belirgindir. Bununla birlikte, otomasyonun genellikle işçilik maliyetlerini ortadan kaldırmadığını, azalttığını unutmayın.

  • Daha az hata – Bu, bazı endüstrilerdeki en önemli otomasyon avantajlarından biridir. İnsan hataya açıktır, bu nedenle sonsuz miktarda veri girmek zorunda olanlar zaman zaman hatalar yapacaklardır. Makineler böyle hatalar yapmaz. Ve bir sorun olduğunda bile, düzeltmeler daha uzun sürüyor.

  • ölçeklenebilirlik – Ölçeklenebilir bir iş seçmek ve onu mümkün olduğunca otomatikleştirmek, çoğu İnternet milyonerinin başarı hikayelerinin arkasındaki ana nedendir. Düzgün yapılandırılmış ve tekrarlanan görevleri otomatikleştirdikten sonra, işinizde daha fazla para kazanmak için ihtiyacınız olan tek şey hacmi artırmaktır.

İş akışı otomasyonunun dezavantajları

İşletmenizin iş akışını otomatikleştirmenin en büyük dezavantajı ilk yatırımdır. İşletmeden işletmeye farklılık gösterse de bu yatırım, otomasyon sürecini öğrenmeniz için gereken süre, satın almak için harcadığınız para ve diğer maliyetlerden oluşabilir.

Ancak birçok işletmenin otomasyondan elde ettiği başarılar, yatırımların çoğunun buna değeceğini gösteriyor.

Otomatikleştirmek için ideal görevler

Her görev veya işletme otomasyona uygun değildir. Bazıları diğerlerinden daha kolaydır. Yani, önce kontrol etmek ve nelerin yapılıp nelerin yapılamayacağını görmek size kalmış. Çoğu zaman, tek ihtiyacınız olan iş akışınızı daha yönetilebilir görevlere dönüştürmek ve otomasyonunu basitleştirmektir.

Ne olursa olsun, aşağıdaki görev türleri farklı şirketler tarafından farklı şekillerde otomatikleştirilmiştir. Bu da sizin de benzerlerini otomatikleştirmede başarılı olmanız gerektiği anlamına gelir.

  • Veri koleksiyonu – Bilgisayarlar son on yılda o kadar gelişti ki, sayılar ve harfler içeren çoğu iş kolayca otomatikleştirilebilir. Optik karakter tanıma (OCR) teknolojisi çok geride olmasa da, bu özellikle sayısallaştırılmış alfabeler için geçerlidir. Onu görebilir ve okuyabilirseniz, doğru uygulamayı kullanarak bilgisayarınız da görebilir.

  • Yüksek Hacimli Görevler – Bilgisayarlar hızlıdır ve yorulmazlar. Yapılması gereken çok iş olduğunda, daha sonra otomatikleştirmek ve zaman kazanmak için önce biraz zaman harcamak genellikle en iyisidir.

  • Çoklu Giriş Gerekiyor – Görevlerin elden ele veya masadan masaya geçmesi gerektiğinde, tek bir darboğaz tüm iş akışını bozabilir. Ancak mümkün olduğu kadar çoğunu otomatikleştirmek kesintileri azaltır.

  • Sıkıcı Görevler – Bazı görevler cehennem gibi sıkıcıdır ve çok az tatmin getirir. Yani, onları otomatikleştirebilirseniz, o zaman harika!
  • Zamana Duyarlı Görevler – Siz ve ekip üyeleriniz, tüm iş ihtiyaçlarınızı karşılamak için her zaman orada olmayabilirsiniz. Bu da, zamana duyarlı görevlerin son tarihlerini sık sık kaçırabileceğiniz anlamına gelir. Bununla birlikte, bu tür görevlerin bazılarını veya çoğunu otomatikleştirmek sorunu çözmelidir.

  • Tekrarlayan Görevler – Bazı görevler aptalca tekrarlar ve “bunu yapmaya devam etmeli miyim?” diye sormanıza neden olacak. Otomasyon oradaki en iyi cevaptır.

  • Hataya Yer Olmayan Görevler – Hala hataya açık olmalarına rağmen bilgisayarlar hata yapmazlar. Bu nedenle, doğru şekilde yapılandırılmış, hata algılamalı otomatik bir sistem, her zaman manuel sistemleri doğruluk seviyelerinde yenecektir.

  • İnsan Kaynakları – İşe alımdan güncellemelere, şirket haberlerine, zaman takibine, çalışan tatillerine, hastalık ve izin yönetimine. İnsan kaynakları yönetimini otomatikleştirmek, herhangi bir işletme için harikalar yaratabilir.

  • muhasebe – Muhasebenizi otomatikleştirerek hatalardan ve gereksiz baş ağrılarından kaçının.

  • Satış ve Pazarlama - Çok popüler var pazarlama ve CRM platformları otomasyon sunuyor. Ve bunun verimliliği ve karı artırdığı kanıtlanmıştır.

  • Proje Yönetimi - Birçok proje yönetim platformları ayrıca otomatikleştirmenize ve zamandan tasarruf etmenize izin verir.

Otomasyon araçlarının türleri

Orada bulacağınız 3 tür iş akışı otomasyon aracı vardır: Kodlu, düşük kodlu ve kodsuz. İşte her birine daha yakından bir bakış.

  1. Kodlu Otomasyon Araçları – Bunlar, gerekli görevleri gerçekleştirmek için bilgisayar kodu yazmanıza ihtiyaç duyan araçlardır. Mükemmel bir örnek Linux Shell'dir.

  2. Düşük Kodlu Otomasyon Araçları – Düşük kodlu araçlar, esasen kodlama olmadan çalışır. Ancak yine de nasıl kod yazılacağını bilmeniz gerekir, çünkü sık sık değişiklik yapmanız veya birkaç satır kod girmeniz gerekecektir. Salesforce platformu iyi bir örnektir.

  3. Kod Otomasyon Araçları Yok – Neredeyse herkes bu araçları kullanabilir. Çalışması için bir programlama dili bilmenize gerek yok. Hatta birçoğu, verimlilik için güzel ve iyi düşünülmüş kullanıcı arayüzleriyle birlikte gelir.

En iyi otomasyon yazılımı ve yöntemleri

İşletmenizi otomatikleştirmenin birçok yolu ve aracı vardır. Farklı çalışırlar, çeşitli önkoşulları vardır ve liste neredeyse sonsuzdur. Ancak, burada bilmeniz gereken en iyi isimler var.

  • Smartsheet - Adı her şeyi söylüyor. Farklı türde giriş alanları sunan kodsuz ve elektronik tablo benzeri bir uygulama. Ayrıca ekiplerin otomatikleştirerek daha hızlı çalışmasını sağlar.

  • cron – Linux ve *nix iş zamanlayıcı. İşleri, dakikalardan aylara ve hatta yıllık olarak belirlenen aralıklarla yürütülecek şekilde ayarlamanıza olanak tanır. Buradaki bir iş, yürütülebilir herhangi bir bilgisayar kodu olabilir.

  • Kabuk Betiği – Linux Shell'de veya istediğiniz herhangi bir işletim sisteminde komut satırı komut dosyaları yazabilmek için bilgisayar programlama bilgisine ihtiyacınız olacak. Ancak bir kez yapabildiğinizde, çoğu web sunucusunun bir Shell'i olduğu için otomatikleştiremeyeceğiniz çok az şey vardır.

  • Bütünleştirmek – Her büyüklükteki şirket için iş akışı otomasyon çözümleri sunar. Önceden oluşturulmuş uygulamalar, formlar, e-posta, mobil özellikler, API entegrasyonları ve sezgisel bir arayüz ile düşük kodlu bir platformdur.

  • Zapier – Popüler bir kodsuz otomasyon platformu. Zapier, şirketlerin pazarlamadan siparişe ve müşteri ilişkileri yönetimine kadar her şeyi otomatikleştirmesine yardımcı olur. Sizi 3,000'den fazla SaaS uygulamasına bağlar.

  • IFTTT - Zapier'e benzer, ancak biraz daha kişisel ve küçük işletme kullanımına odaklanmıştır. IFTTT, If This Then That anlamına gelir ve kodsuz bir geliştirme platformudur.

  • nintex – Düşük kodlu bir iş akışı yönetim aracı. Bankacılıktan finansa, enerjiye, üretime, devlete vb. birçok sektör için süreç yönetimi ve otomasyonu sunar. Sınırsız kullanıcılar için aylık 955 dolardan başlıyor.

  • HubSpot – Etkileyici ve özelliklerle dolu bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) platformu. Her tür işletme için birçok otomasyon özelliği sunar.

  • flokzu – Düşük kodlu ve bulut tabanlı bir iş akışı ve iş süreci yönetimi platformu. Karmaşık operasyonları olan şirketler için idealdir.

  • Yerçekimi Akışı – Bu, WordPress siteleri için bir iş akışı yönetimi ve otomasyon eklentisidir.

  • Python – Bu Python programlama dilidir. Neredeyse tüm platformlarda bulunan modern ve çok yönlü bir bilgisayar dili. Okuması ve yazması kolaydır ve geniş kütüphanesiyle birçok harika şey yapmanızı sağlar.

Sonuç

Bu iş akışının ve görev otomasyonu gönderisinin sonuna geldiğimizde, en iyi seçeneklerin çoğunu ve sunduklarını gördünüz.

Hepimizin farklı ihtiyaçları var ve farklı beceri seviyelerine sahibiz. Yani, burada tek bir en iyi seçenek yok. Aksine, en iyi olanı bulmak size kalmış.

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke, çok çeşitli kitapları okumayı seven bir bilgisayar meraklısıdır. Windows/Mac yerine Linux tercihi var ve
Ubuntu ilk günlerinden beri. Onu twitter üzerinden yakalayabilirsiniz. bongotrax

Makaleler: 278

Teknik malzeme alın

Teknoloji trendleri, başlangıç ​​trendleri, incelemeler, çevrimiçi gelir, web araçları ve pazarlama ayda bir veya iki kez

Yorum bırak

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar işaretlenmişlerdir. *