Aumento de produtividade: liberando o princípio 80/20 em sua empresa

A vida não é equilibrada – algumas coisas têm mais consequências do que outras. Aplicado aos negócios, significa que uma minoria de seus esforços traz a maior parte de seus rendimentos.

Vilfredo Pareto descobriu há mais de 100 anos que relativamente poucas pessoas detinham a maior parte da riqueza e esse foi o nascimento do princípio de Pareto, também conhecido como princípio 80/20.

O princípio de Pareto é universal – funciona em todos os lugares e afeta tudo. Ele trabalha na produtividade e nos lucros dos negócios, bem como nos mercados e clientes. Este post mostra como fazer isso funcionar para o seu negócio.

Entendendo o Princípio de Pareto ou 80/20

Se você for como a maioria das pessoas, dedicará quantidades iguais de tempo e esforço às diferentes tarefas que precisa executar para manter seu negócio funcionando. O princípio de Pareto simplesmente diz que tal abordagem é errada porque a maioria das tarefas nas quais você gasta muito pouco contribui para o seu resultado final.

O segredo para liberar o princípio 80/20 em seus negócios com aumentos de produtividade é entender a lei da distribuição desigual – há poucos fatores vitais e muitos triviais em jogo em qualquer situação.

Ao conhecer essa lei e pesquisar esses fatores em seu negócio, você certamente descobrirá padrões únicos que são a chave para aumentar sua produtividade. Tudo o que você precisa saber é o que ou onde focar suas atividades e o princípio do menor esforço fará o resto por você.

Variações do Princípio

O princípio 80/20 ou Pareto não é uma função matemática fixa. Em vez disso, é uma regra prática de fenômenos e ocorrências naturais, o que explica a frase os poucos vitais e muitos triviais. 

Em termos mais simples, os poucos vitais são a minoria que tem importância em qualquer evento, enquanto os muitos triviais são a maioria que não importa. Em outras palavras, o princípio 80/20 nem sempre tem que ser 20% e 80% de relacionamentos. Também pode ser 10% e 90%, 30% e 70%, ou outras relações não balanceadas até 0.3% e 99%.

Você encontrará esse relacionamento natural em todos os lugares, desde negócios a esportes, economia, mídia social, solução de problemas, engenharia de software e vendas. 

Alguns exemplos da vida real

Uma minoria de bugs pode causar a maioria das falhas em um programa de software. Alguns clientes podem estar ocupando a maior parte do seu tempo de atendimento ao cliente. A maioria dos usuários pode usar apenas menos de 40% dos recursos do seu aplicativo ou 70% de suas vendas virão de 31% de seus clientes.

A realidade do 80/20 é universal – versátil e em qualquer lugar. Aqui está uma lista de ocorrências comuns da lei de Pareto na vida real em diferentes setores.

• Nas finanças, os 20% mais ricos de uma população geralmente detêm cerca de 80% da riqueza.
• Uma minoria dos produtos de uma empresa produzirá 80% de suas vendas.
• Na negociação, os mercados estão em um intervalo na maior parte do tempo e apenas fazem movimentos bruscos na minoria do tempo.
• Uma CPU executa apenas cerca de 20% do código de um aplicativo de software 80% do tempo.
• Aproximadamente 80% das reclamações de atendimento ao cliente se originam de algumas causas.
• 20% dos criminosos cometem a maioria dos crimes.
• A maior parte da poluição é causada por algumas fábricas.
• Aproximadamente 80% da qualidade do sono ocorre durante aproximadamente 20% do sono.
• Alguns de seus funcionários são responsáveis ​​pela maior parte das vendas da empresa.
• 20% das pragas podem causar a maior parte dos danos às culturas.
• Cerca de 20% de sua carteira de investimentos produzirá a maior parte de seus ganhos.
• A maioria dos estouros orçamentários é causada por algumas despesas.
• A maior parte do lucro em qualquer setor é obtida por algumas empresas.
• Uma pequena fração das postagens de mídia social gera a maioria dos compartilhamentos e curtidas.
• A maioria dos mercados é abastecida por poucos fornecedores.
• Aproximadamente 80% dos usuários interagem com 20% da interface de usuário de um aplicativo.
• Uma pequena parte do seu tapete está mais desgastada.
• Apenas alguns de seus pensamentos levarão a ideias de sucesso.
• Cerca de 20% das cidades têm 80% da população.
• Uma pequena porcentagem de bebedores consome a maior parte do álcool.
• Você usa apenas cerca de 20% do seu conhecimento 80% do tempo.

Benefícios de abraçar o princípio 80/20

Adotar o princípio 80/20 ou Pareto e seus métodos pode trazer inúmeros benefícios para o seu negócio e aqui estão alguns deles.

1. Maior eficiência: O princípio 80/20 pode ajudá-lo a alcançar mais com menos esforço porque ensina a focar no que é importante e, portanto, maximizar sua eficiência.
2. Maior lucratividade: saber em quais atividades ou clientes focar aumentará sua lucratividade e abrirá novos caminhos para o crescimento de seus negócios.
3. Melhor gerenciamento de tempo: envolver-se principalmente nas atividades ou áreas vitais de um projeto ajuda você e sua equipe a fazer mais em menos tempo e, assim, abre mais tempo para outro trabalho ou lazer.
4. Otimização de Recursos: A adoção do princípio 80/20 permitirá que sua empresa otimize recursos, concentrando-se principalmente no que importa. Isso reduzirá os custos, diminuirá as despesas gerais, simplificará os fluxos de trabalho e muito mais.

Gráficos e Diagramas de Pareto

Os gráficos ou diagramas de Pareto são recursos visuais que podem ajudar você ou sua equipe a ver a relação entre causas e efeitos em qualquer situação. A característica importante aqui é a porcentagem cumulativa de causas. Você está procurando os poucos itens que compõem cumulativamente cerca de 80% do total para que você saiba onde concentrar seus esforços.

A seguir estão dois exemplos de gráfico de Pareto:

imagem 1. Gráfico de Pareto das categorias de produtos

imagem 2. Gráfico de Pareto de grupos de clientes

Como você pode ver nas ilustrações, sapatos femininos, chinelos e sapatos masculinos representam quase 80% do volume de vendas desse empreendimento teórico. Os clientes dos Tipos A, B e C trazem igualmente a maioria (78%) dos lucros, enquanto os clientes dos Tipos G e H incorrem em perdas, custando à empresa cerca de 2% dos lucros.

Esta é uma situação típica na maioria das análises 80/20. O objetivo natural aqui seria maximizar as campanhas de marketing atuais da empresa para sapatos femininos, flip flips e masculinos enquanto conduzia mais pesquisas sobre sapatos masculinos, femininos e infantis para elaborar uma estratégia de marketing aprimorada.

Ao mesmo tempo, a empresa alocará mais tempo para atender os tipos de clientes A, B e C, reduzindo os níveis de serviço para os tipos E e F e considerando seriamente a demissão dos tipos G e F.

Sim, você pode demitir um cliente ou simplesmente aumentar suas taxas o suficiente para que esse grupo de clientes torne suas transações lucrativas ou os envie em busca de um negócio mais barato.

Como Mudar Seu Negócio da Maneira 80/20

Mudar seu negócio para o modelo 80/20 requer que você conduza uma análise 80/20 de seus ativos de negócios para obter insights suficientes para fazer uma mudança. Você deseja o máximo de dados detalhados possível, para poder criar um diagrama de Pareto para cada um de seus grupos de ativos de negócios.

Cada negócio é único e terá diferentes tipos de ativos que compõem sua base. Então, a seguir está uma lista de tipos de ativos comuns e como obter as informações que você precisa deles para efetuar alguma mudança.

Ativos de negócios para otimizar

• processos: Um processo é o conjunto exato de etapas necessárias para criar valor em um negócio. Pode ser fazer ligações, criar uma campanha publicitária, desenvolver um novo produto, fazer brainstorming, fabricar produtos, fazer uma palestra, apresentações e muito mais. Você deseja coletar o máximo possível de informações de cada uma das etapas do processo.
• Clientes: algumas empresas são focadas no cliente, enquanto outras não. Portanto, se sua empresa depende de clientes pagantes, você precisa coletar o máximo de informações possível sobre cada um deles.
• Produtos: aqui, você pode se concentrar no volume de vendas, lucratividade, recursos, receita recorrente mensal, engajamento do cliente e qualquer outra métrica que possa fornecer informações mais profundas sobre seus produtos.
• Serviços: As empresas do setor de serviços também podem usar o princípio 80/20, segmentando seus clientes em diferentes grupos demográficos. Você está procurando separar seus clientes de alto valor ou mais valiosos do resto para personalizar seus serviços para eles. Isso é típico de Freemium oferece.
• Campanhas: acompanhar suas campanhas de marketing e seus resultados também pode fornecer dados suficientes para ajudá-lo a obter insights de otimização.
• Tempo: Se você pode coletar dados sobre como usa seu tempo no trabalho, também pode aplicar os princípios 80/20 para otimizar sua produtividade. Uma solução é usar uma ferramenta de controle de tempo, como Toggl.
• Outras Ferramentas: na realidade, você pode usar o princípio 80/20 para otimizar praticamente qualquer coisa sobre a qual possa coletar dados e isso inclui todos os tipos de ferramentas e aplicativos de negócios.

Procedimento de otimização 80/20

Agora que você tem os dados necessários para os ativos de negócios que deseja otimizar, eis os próximos passos a seguir.

1. Identifique os poucos vitais: use seus dados coletados para criar uma tabela ou gráfico de Pareto. Em seguida, identifique as poucas entradas vitais que constituem cerca de 80% da saída.
2. Concentre suas atividades nos poucos vitais: tente impulsionar suas atividades comerciais com os poucos vitais. Sejam campanhas, design, criação de produtos ou serviços. Tente expandir seus negócios apenas nessas áreas vitais.
3. Elimine ou delegue os muitos triviais: Você pode optar por delegar tarefas associadas às muitas triviais ou eliminar as mais triviais que trazem menos impacto ao seu negócio.
4. Enxaguar e repetir: Lembre-se que o 80/20 é uma lei universal. Então, depois de identificar os 20% mais importantes de suas entradas, você pode identificar os 20% mais importantes dos 20% iniciais. Em outras palavras, seus 4% mais importantes ou por aí.

Diferentes indústrias e aplicações Pareto

O princípio de Pareto ou 80/20 é universal. Isso significa que você pode aplicá-lo facilmente a qualquer tipo de negócio para aumentar a produtividade e os lucros, uma vez que você domina a arte de identificar as características necessárias para focar nesse setor. Aqui está um rápido resumo.

• Varejo: identifique produtos ou categorias de produtos mais vendidos. Segmente os clientes e otimize o espaço nas prateleiras.
• Baseado em serviço: segmente seus clientes e forneça mais serviços para seu grupo demográfico de alto valor.
• Manufatura: simplifique suas operações com análise e otimização 80/20 para implementar conceitos de manufatura enxuta, otimizar a cadeia de valor e reduzir os custos gerais.
• Desenvolvimento de Software: Identifique e implemente os recursos mais importantes que os clientes valorizam em um aplicativo. Isso ajuda você a atender às necessidades da maioria dos usuários. Da mesma forma, concentre-se em resolver os bugs mais importantes primeiro.
• Ecommerce: otimize o design do site, a colocação do produto e as campanhas para obter promoções mais bem direcionadas e uma experiência do cliente mais personalizada.
• Gestão de Projetos: Priorize suas tarefas mais críticas para iniciar seus projetos. Enfrente as atividades de maior impacto para concluir rapidamente os 20% das tarefas que representam 80% do valor de um projeto.
• Baseado em assinatura: identifique os assinantes de alto valor que geram mais receita para você e, em seguida, adapte melhores serviços a eles, construa melhores relacionamentos e melhore a retenção de clientes.
• Marketing e publicidade: primeiro identifique e concentre os esforços da organização nas tarefas mais cruciais de marketing e publicidade.
• Estudos: os modelos de IA aprendem recursos importantes e não essenciais em qualquer aplicativo por milhões de tentativas e erros. Uma abordagem 80/20 em qualquer campo de pesquisa, por outro lado, tornará mais rápido e fácil para você alcançar avanços, procurando especificamente por fatores importantes.
• Investir: Aprenda a procurar os fatores de sucesso mais importantes antes de investir em um negócio. O Princípio Estelar by Richard Koch torna este processo simples.

Perguntas Frequentes

Aqui estão as perguntas frequentes sobre o princípio 80/20 e aumento de produtividade.

Conclusão

Completando este guia rápido sobre como liberar o princípio de Pareto ou 80/20 e como ele pode dar ao seu negócio o aumento de produtividade necessário para obter mais lucros, você deve entender que mal arranhamos a superfície dessa verdade universal.

Para ler mais sobre a lei de Pareto e como ela pode mudar sua vida e seus negócios, considere entrar em contato com Richard Kochclássico atemporal de "O Princípio 80/20".
Ele até cunhou o termo Princípio 80/20.