Automação robótica de processos para pequenas empresas

A automação robótica de processos não se destina apenas a grandes empresas. As pequenas empresas podem igualmente lucrar com os seus muitos benefícios, tomando as medidas certas.

Desde a conclusão de tarefas repetitivas até o gerenciamento de processos trabalhosos ou demorados, não há limite para o que o RPA pode fazer por uma organização. Como bônus, também abre caminho para que os funcionários se envolvam em um trabalho mais produtivo.
O mercado de automação de processos robóticos foi avaliado em $ 2.3 bilhões em 2022 e deverá crescer a uma taxa composta de crescimento anual (CAGR) de 39%, para mais de US$ 30 bilhões até 2030. Esta postagem mostra como o RPA pode ajudar seu negócio.

Como funciona o RPA?

RPA ou automação de processos robóticos é uma abordagem baseada em software que permite que um indivíduo ou organização conclua tarefas de alto volume e muitas vezes rotineiras usando uma combinação de visão computacional, aprendizado de máquina e outras tecnologias de automação.

O usuário humano primeiro precisa instalar o robô em um computador e depois mostrar como realizar tarefas específicas. O robô é então capaz de reproduzir os movimentos do usuário assim que um evento específico for acionado. Tais eventos podem ser o recebimento de um e-mail, o pressionar de um botão e assim por diante. As tarefas específicas podem variar desde a transferência de arquivos até a entrada de dados, iniciando um aplicativo, navegando na web e assim por diante.

Em outras palavras, os sistemas RPA são robôs virtuais que podem realizar diversas tarefas normalmente realizadas por humanos e que requerem diversas etapas ou aplicações. Eles podem fazer isso seguindo ações baseadas em regras e sem intervenção humana.

Os benefícios do RPA

A RPA traz uma vantagem competitiva para as pequenas empresas porque oferece benefícios que, de outra forma, só estariam disponíveis para grandes corporações com orçamentos enormes. Os principais benefícios são os seguintes.

Aumento de produtividade: Os robôs trabalham incansavelmente, XNUMX horas por dia, sem fazer pausas ou se cansar. Eles podem ainda executar a maioria das tarefas mais rapidamente do que qualquer ser humano, e isso significa que um único robô pode fazer o trabalho de muitas pessoas em uma fração do tempo, levando a mais resultados gerais do negócio.
Precisão aprimorada: A redução de erros é outro bom motivo para implementar a automação de processos robóticos porque os robôs não cometem erros como os humanos. O resultado é uma produção de maior qualidade do negócio.
Economia de Custos: Um bom software RPA economizará dinheiro para sua empresa, reduzindo o custo de conclusão de tarefas repetitivas abaixo dos níveis dos trabalhadores humanos. Ao automatizar tantos processos repetitivos quanto possível, você pode até mesmo eliminar a necessidade de pessoal adicional, aumentando sua produção. No final, a empresa obtém mais lucros pagando menos por trabalho igual ou superior.
Conformidade aprimorada: Os processos de trabalho que envolvem a conformidade com vários regulamentos, protocolos ou leis alcançarão melhores resultados com a automação robótica de processos.
Escalabilidade mais fácil: depois que um processo é automatizado, escaloná-lo se torna mais fácil e mais econômico. O truque é primeiro identificar e mapear processos em sua organização que possam ser automatizados rapidamente.
Melhor análise: Os robôs mantêm registros melhores que os humanos, por isso é mais fácil ver como eles têm trabalhado em um determinado período de tempo.
Atendimento aprimorado ao cliente: A automação robótica de processos pode ajudar a resolver problemas de atendimento ao cliente de maneira rápida e eficaz, melhorando assim a fidelidade do cliente e reduzindo a rotatividade.

Tipos de empresas que podem se beneficiar com RPA

Quase todos os tipos e tamanhos de empresas podem se beneficiar da automação de processos robóticos. As pequenas e médias empresas dos setores financeiro, contábil, imobiliário, serviços médicos, varejo, telecomunicações, manufatura e muito mais podem se beneficiar da automatização de suas operações.

O único requisito aqui é que o negócio tenha tarefas repetitivas que sejam facilmente identificáveis e acessíveis à automação. Além disso, ter mais tarefas repetitivas torna o negócio mais adequado ao RPA.

Casos de uso populares de RPA

Existem tantos processos em uma organização que podem ser automatizados usando RPA. Este facto é evidente nas diversas organizações que já alcançaram algum nível de automatização de processos. Eles podem ser divididos em diferentes departamentos ou setores da seguinte forma.

Entrada de Dados: Um dos melhores benefícios do RPA com entrada de dados é a validação de dados, que inclui diversas regras que impossibilitam a inserção de informações erradas em casos críticos.
Cálculos: muitas tarefas exigem cálculos desde simples pesos de pacotes até processos mais complexos, como cálculos de lucros e perdas, cálculos de faturas, processamento de benefícios e assim por diante. A RPA torna esses trabalhos fáceis e precisos.
Manutenção de Registros: desde o registro de transações até o salvamento de dados ou documentos importantes necessários ao negócio, atualização do CRM e realização de backups automáticos, o RPA pode economizar muito trabalho e dinheiro para sua equipe.
Sales & Marketing: a maioria das organizações de vendas e marketing adotou a automação para seus e-mails e faturamento, mas ainda existem muitas pequenas empresas que continuam seguindo o caminho manual.
Finanças e Bancos: Da migração de dados entre aplicativos ao processamento de solicitações de empréstimos, backup de recibos, gerenciamento de contas de clientes, validações de dados e detecção de fraudes, o setor bancário estaria em uma grande confusão sem automação.
Atendimento ao Cliente: Incluindo atualizações de informações do cliente para agendamento de compromissos, mensagens de acompanhamento, emissão de tickets de suporte ao cliente e assistência.
Varejo: você pode extrair informações de produtos de sites e atualizar seus sistemas com elas, importar e-mails de vendas, atualizar seu inventário e assim por diante.
Telecomunicações: A RPA pode ajudar as empresas a fazer backup de dados de clientes, extrair informações relevantes e processar faturas de clientes.
Assistência médica: Processamento de dados de pacientes, processamento de contas médicas, armazenamento de dados de pacientes, processamento de seguros e assim por diante.
HR: Do processamento da folha de pagamento à integração de funcionários e muitas outras tarefas.
Hotelaria e Restauração: Gerenciamento de reservas e reservas, feedback e pesquisas de clientes, processamento de pagamentos, solicitações de serviço e muito mais.

As desvantagens do RPA

Além de suas inúmeras vantagens, a automação de processos robóticos também tem suas desvantagens/desafios. Aqui estão os principais que você deve ter em mente.

Custo inicial: A implementação inicial de uma estratégia de RPA pode ser cara, pois inclui o custo do software RPA, treinamento, infraestrutura e custos de integração. Sua viabilidade, portanto, depende do orçamento do negócio e do tamanho das operações.
Complexidade de implementação: Integrar o sistema aos sistemas e fluxos de trabalho de TI existentes pode ser uma tarefa complexa e demorada. Além disso, o seu sucesso depende dos funcionários e do quão cooperativos ou de mente aberta eles são.
Limites Cognitivos: A automação de processos robóticos funciona basicamente com regras rígidas e definidas, o que significa que muitas vezes eles terão problemas com tarefas que exigem criatividade humana ou tomada de decisões. Torná-los mais flexíveis, por outro lado, abre possibilidades para erros imprevisíveis. A integração da IA ajudará, mas também tem os seus limites.

Como aplicar RPA em seu negócio

A aplicação da automação robótica de processos à maioria das pequenas empresas pode ajudar a agilizar suas operações, criando uma organização mais bem estruturada que deverá eventualmente ver um aumento na eficiência. Aqui está um guia passo a passo para conseguir isso.

Etapa 1: avaliar oportunidades de automação

O primeiro passo é examinar sua organização para tentar encontrar as melhores áreas para automação de processos. Você está procurando tarefas repetitivas baseadas em regras e que possam ser automatizadas. Descubra o máximo que puder. Converse com seus funcionários para obter informações.

Etapa 2: determinar os benefícios comerciais

Em seguida, você precisa considerar os benefícios comerciais de automatizar cada um dos processos selecionados. Quão complexo é cada processo e quanta economia de mão de obra pode ser trazida para o seu negócio? Avalie suas tarefas de automação com base no retorno potencial do investimento.

Etapa 3: escolha o software RPA correto

Agora é a hora de escolher a ferramenta RPA certa ou de projetar uma você mesmo, se tiver as habilidades necessárias. Abaixo está uma lista das principais ofertas disponíveis, incluindo variantes pagas e de código aberto.

Etapa 4: comece pequeno

É melhor começar com um projeto piloto para testar o terreno e avaliar o impacto da RPA na sua organização em menor escala. Isso limita os riscos e lhe dá alguma experiência na abordagem de projetos maiores.

Etapa 5: Implementar RPA e treinar equipe

Esta etapa depende do tipo de funcionários que você tem e de quantos eles são. Então, pode ser fácil ou difícil, dependendo. O objetivo é que seus funcionários entendam como trabalhar junto com bots, como monitorar seu progresso e intervir se houver necessidade.

Etapa 6: observar e analisar

Nenhum sistema é perfeito – mesmo as melhores empresas continuam a melhorar. Portanto, embora tenha implementado algum nível de automação robótica em suas operações de negócios, você ainda precisa monitorar seus fluxos de trabalho gerais e analisá-los de tempos em tempos para encontrar áreas para possível otimização.

Lista de softwares RPA populares

Existem muitas soluções de software RPA disponíveis em todos os formatos – desde versões totalmente comerciais até versões comunitárias e de código aberto. Cabe a você encontrar o que é melhor para sua pequena empresa. Aqui estão as principais opções.

Perguntas Frequentes

A seguir estão algumas perguntas frequentes sobre automação de processos robóticos para pequenas empresas.

Como o RPA difere da automação tradicional?

O RPA é mais flexível, pois considera nomes, números, interface do usuário e assim por diante para decidir sua próxima ação em sequência.

O RPA é bom para minhas pequenas empresas?

Sim, a RPA pode proporcionar às pequenas empresas uma grande vantagem competitiva no mercado.

Preciso de habilidades de programação para implementar RPA em meu negócio?

Não, a maioria das ferramentas RPA são projetadas para não técnicos e são fáceis de usar.

O RPA é seguro?

Sim, pode ser. Um bom software RPA possui recursos de segurança integrados e, se você implementar boas medidas de proteção de dados em sua empresa, tudo ficará bem.

Uma pequena empresa pode economizar custos com RPA?

Sim pode. Mas isso depende do seu setor e dos processos que você deseja automatizar.

Existem softwares RAP gratuitos ou de código aberto?

Sim, muitos softwares RPA como UiPath vêm com edições comunitárias gratuitas ou versões de teste. Outros gostam Robocorp e TagUI são projetos de código aberto.

Conclusão

Resumindo esta postagem sobre automação de processos robóticos e seus benefícios para pequenas empresas, você pode ver que a automação não é mais uma opção no mundo de hoje – ou você alcança o atraso ou fica para trás.

Como você escolhe abordar esta etapa, entretanto, depende de você. Mas lembre-se de que cada negócio é único e somente aqueles que comandam o show conhecerão as tarefas verdadeiramente mundanas que são perfeitas para automação.